Zeitmanagement: Die besten Methoden im Überblick
Mit den richtigen Methoden für das Zeitmanagement lassen sich wichtige von unwichtigen Aufgaben unterscheiden, To-dos besser planen sowie stringenter durchführen und Ergebnisse effizienter erreichen.
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Was ist Zeitmanagement?
Zeitmanagement dient Menschen dazu, ihre verfügbare Zeit möglichst effizient zur Erledigung ihrer Aufgaben einzusetzen. Näher betrachtet trifft der Begriff jedoch den Kern der Sache nicht – denn eigentlich ist es nicht die Zeit, die wir managen können, sondern unsere Arbeitsweise. Daher wird stattdessen seit einigen Jahren zunehmend der Begriff „Selbstmanagement“ verwendet, wenn es um Selbstorganisation und einen möglichst effizienten Umgang mit der verfügbaren Zeit geht.
Es existieren mittlerweile viele verschiedene Zeitmanagementsysteme bzw. Zeitmanagement-Methoden, mit denen Sie ihre beruflichen und privaten Aufgaben priorisieren, planen, durchführen und auf Erfolg kontrollieren können.
Keine Zeitmanagement-Methode ist per se besser oder schlechter als die andere. Wie gut eine Methode bei Ihnen funktioniert, hängt von Ihrer Persönlichkeit, Ihrem Arbeitsstil und den Tätigkeiten ab, auf die Sie die jeweilige Methode anwenden. Sie können also nur für sich selbst das wirksamste Zeitmanagementsystem (oder eine Kombination mehrerer Methoden) finden.
Die Vorteile von Zeitmanagement-Methoden
Wenn Sie Ihr Zeitmanagement verbessern wollen, brauchen Sie zunächst etwas Durchhaltevermögen. Denn Sie sollten verschiedene Methoden testen und jede jeweils über mehrere Wochen konsequent anwenden. Manche Methoden verursachen zunächst Mehraufwand, beschleunigen die Arbeitsprozesse später aber enorm. Erst wenn Sie eine Zeitmanagement-Methode zur Gewohnheit gemacht haben, können Sie wirklich beurteilen, ob sie für Sie funktioniert. Häufig ergibt sich die Wirkung auch aus der Kombination mehrerer Methoden. Der Prozess des Ausprobierens ist etwas mühsam, kann sich aber lohnen.
Wer Zeitmanagement beherrscht, profitiert in vielerlei Hinsicht:
- Höhere Produktivität
- Stressreduzierung
- Mehr Zeit für sich selbst, Familie und Freunde
- Bessere Work-Life-Balance
Die 8 besten Methoden für Zeitmanagement im Überblick
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die bekanntesten und erfolgreichsten Zeitmanagementsysteme bzw. Zeitmanagement-Methoden, aus der Sie Ihren eigenen Zeitmanagement-Mix entwickeln können.
Eisenhower-Prinzip
Sie haben Schwierigkeiten, Aufgaben zu priorisieren, und neigen dazu, so viel Zeit in die Beantwortung von E-Mails zu investieren, dass konzentrierte Arbeitsphasen Mangelware werden? Sie lassen sich Ihren Terminkalender von Meetings und Telefonaten diktieren? Dann sollten Sie sich das Eisenhower-Prinzip ansehen.
Dabei kategorisieren Sie alle Ihre Aufgaben mithilfe der Eisenhower-Matrix in einen von vier Quadranten:
A-Aufgaben sollten Sie sofort erledigen, da es sonst zu Problemen kommen kann. B-Aufgaben sollten Sie fest einplanen und nicht vernachlässigen (was gerne getan wird). C-Aufgaben sind dazu prädestiniert, delegiert zu werden – hier sollten Sie Ihre Aufgaben reduzieren. D-Aufgaben hingegen können Sie eliminieren oder – wenn es sich nicht anders einrichten lässt – ebenfalls delegieren.
Pareto-Prinzip
Sie sind ständig beschäftigt und sehen trotzdem, wie andere mit anscheinend deutlich weniger Aufwand an Ihnen vorbeiziehen? Dann können Sie Ihr Zeitmanagement mithilfe des Pareto-Prinzips verbessern. Die Methode sorgt dafür, dass Sie sich in Ihrer Arbeitszeit auf die Aufgaben fokussieren, die die größten Auswirkungen auf das Ergebnis haben.
Das Pareto-Prinzip besagt, dass 20 Prozent der Aufgaben für 80 Prozent des Ergebnisses verantwortlich sind. Es gilt also, die entscheidenden 20 Prozent aus dem eigenen Aufgabenstapel herauszufiltern.
ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist ein klassisches betriebswirtschaftliches Instrument, um die grundlegende Ausrichtung eines Unternehmens zu überprüfen. Das Zeitmanagementsystem unterstützt dabei, Faktoren zu visualisieren, die entscheidend zum Unternehmenserfolg beitragen.
Die Analyse untersucht z. B. folgende Fragen:
- Welche Kunden sorgen für den größten Anteil am Unternehmensumsatz?
- Welche Produkte oder Dienstleistungen leisten den größten Beitrag zum Unternehmensgewinn?
- Welche Rohstoffe verursachen die höchsten Beschaffungs- und Lagerkosten?
Bei der Beantwortung dieser Fragen werden die betrachteten Elemente in die Kategorien „A“ (sehr wichtig), „B“ (durchschnittlich wichtig) und „C“ (weniger wichtig) eingeteilt. Auch eine Einteilung in mehr als drei Gruppen ist möglich – Hauptsache, diese sind klar definiert.
So ergibt sich eine Richtschnur, worauf sich die weitere Unternehmensplanung fokussieren sollte und welche Aufgaben als nächste anzugehen sind. Die Analyse dient also eher als Vorbereitung für das weitere Zeitmanagement.
ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode widmet sich nicht den großen Fragen der Unternehmensplanung, sondern der besseren Organisation des einzelnen Arbeitstages. Sie zeigt, wie Sie Ihren Tag für größtmögliche Effektivität strukturieren, und verwendet dazu fünf Schritte, die namensgebend für die Methode sind.
Aufgaben definieren: Verschaffen Sie sich eine Übersicht über alle zu erledigenden To-dos.
Länge schätzen: Schätzen Sie die Zeit, die Sie für die Erledigung der einzelnen Aufgaben benötigen. Die Summe der somit verplanten Zeit gibt Ihnen einen Eindruck, ob Sie Ihr geplantes Tagespensum überhaupt bewältigen können.
Pufferzeiten einplanen: Sie sollten nur 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit verplanen und 40 Prozent für unerwartete Ereignisse sowie soziale Aktivitäten reservieren.
Entscheidungen treffen: Entscheiden Sie, welche Aufgabe Sie zuerst und welche im weiteren Tagesverlauf bearbeiten. Hierzu sind Priorisierungs- und Zeitmanagement-Methoden wie die Eisenhower-Matrix und die ABC-Analyse hilfreich.
Nachkontrolle: Prüfen Sie am Abend, wie gut Ihre Planung aufgegangen ist und ob Sie Ihre Ziele erreicht haben.
Pomodoro-Technik
Vor allem Büroarbeiter und Büroarbeiterinnen kennen die Versuchungen, die im Computer lauern: Social Media, E-Mails, Nachrichten. Wenn es Ihnen schwerfällt, den „Feinden der Produktivität“ zu widerstehen und über längere Zeit konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten, sollten Sie die Pomodoro-Technik testen.
Statt sich vorzunehmen, mit reiner Willenskraft jetzt aber wirklich diese eine Aufgabe abzuarbeiten, bevor irgendetwas anderes angefasst wird, unterteilt die Pomodoro-Technik Aufgaben in kleine, handhabbare Teilaufgaben, die in Zeitintervallen von je 25 Minuten bearbeitet werden. Nach jeder 25-Minuten-Einheit (pomodoro) folgt eine fünfminütige Pause. Nach vier pomodori legen Sie eine längere Pause von 30 Minuten ein. Damit haben Sie eine vollständige Pomodoro-Session abgeschlossen.
Durch den regelmäßigen Wechsel von Konzentration und Entspannung ist das Gehirn deutlich eher in der Lage, auch über mehrere Stunden fokussiert und effektiv zu arbeiten.
SMART-Methode
Damit Sie und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Aufgaben motiviert und effizient erledigen, müssen Sie zunächst die richtigen Ziele setzen. Wer unkonkrete, unrealistische Ziele ohne feststehende Deadline vorgibt, sabotiert seinen Erfolg und wird keine guten Ergebnisse erzielen – egal, welche Zeitmanagement-Methode er für die tägliche Aufgabenbewältigung heranzieht.
Um Fehler bei der Zielformulierung zu vermeiden, können Sie auf die SMART-Methode zurückgreifen. Nach diesem bewährten Modell müssen gute Ziele fünf Kriterien erfüllen: Sie sollen spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein.
Getting Things Done (GTD)
Sie haben viele berufliche und private Verpflichtungen und wollen sichergehen, dass keine Termine untergehen oder Sie plötzliche Zeitfenster ungenutzt verstreichen lassen? Das Zeitmanagementsystem Getting Things Done (GTD) ist ein Allroundsystem aus Listen und Terminkalender für Beruf und Privatleben.
Indem Sie alle Aufgaben und Projekte schriftlich festhalten, entlasten Sie Ihr Gehirn und können nichts mehr vergessen. Jede neue Information oder Aufgabe, die Sie erreicht, können Sie nach dieser Methode bearbeiten. Sie besteht aus fünf Schritten: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen, Erledigen.
Die Verarbeitung muss regelmäßig erfolgen. Um zu entscheiden, wie mit einer Aufgabe zu verfahren ist, bietet Getting Things Done einen detaillierten Entscheidungsprozess.
Sofern Sie eine Aufgabe nicht innerhalb von zwei Minuten erledigen können, setzen Sie diese auf eine passende Liste, z. B. „Projekte“, „Nächste Schritte“ oder „Warten auf“. Termine tragen Sie in Ihren Kalender ein. Mindestens einmal am Tag sichten Sie Ihre Listen und entscheiden, welche Aufgaben Sie als nächste bearbeiten wollen.
Time Boxing
Aus dem Projektmanagement stammt die Zeitmanagement-Methode des Time Boxing (auch Timeboxing). Dabei werden für Aufgaben konkrete Zeitblöcke definiert, innerhalb derer die Aufgabe unbedingt abzuschließen ist. Dahinter steht die Annahme, dass Aufgaben häufig so viel Zeit in Anspruch nehmen, wie vorhanden ist. Ohne klare Deadline können Budgets ausufern oder sich Projekte unnötig verzögern. Time Boxing schafft produktiven Handlungsdruck.
Legen Sie Zeitblöcke fest, in denen Sie oder Ihr Team fokussiert eine Aufgabe erledigen bzw. ein Ergebnis erzielen sollen. Zeitblöcke können Stunden, Tage oder Wochen umfassen, je nachdem, ob die Zeitmanagement-Methode für einzelne Aufgaben oder ganze Projektsprints verwendet wird. Für die Wirkung der Methode ist entscheidend, dass die Zeitblöcke nicht zu lang, aber auch nicht zu kurz gewählt werden, da sonst Stress entsteht, der gute Ergebnisse blockiert.
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