Be­triebs­wirt­schaft­li­che Aus­wer­tung: Was ist eine BWA?

Un­ter­neh­mer – un­ab­hän­gig davon, ob der Betrieb klein, mit­tel­groß oder groß ist – sind auf Aus­wer­tun­gen ihrer ge­schäft­li­chen Tä­tig­kei­ten an­ge­wie­sen. Für solche Aus­wer­tun­gen müssen Kenn­zah­len in Relation zu­ein­an­der gesetzt und viele un­ter­schied­li­che In­for­ma­tio­nen zu­sam­men­ge­tra­gen werden. Die Be­triebs­wirt­schaft­li­che Aus­wer­tung – kurz: BWA – gibt einen Überblick über die aktuelle wirt­schaft­li­che Lage des Un­ter­neh­mens. Viele lassen den Bericht jedoch von ihrem Steu­er­be­ra­ter erstellen und fragen sich dann: Wie muss ich die In­for­ma­tio­nen in­ter­pre­tie­ren? Andere wollen die BWA lieber ei­gen­stän­dig an­fer­ti­gen und benötigen dann Antwort auf die Frage: Wie kann man eine BWA selbst erstellen?

Die Be­triebs­wirt­schaft­li­che Aus­wer­tung wurde in den 1960er-Jahren von DATEV ent­wi­ckelt. Es handelt sich dabei um einen Bericht, der die aktuelle wirt­schaft­li­che Lage eines Un­ter­neh­mens darstellt – und zwar auf Basis der Zahlen aus der Buch­hal­tung. Ins­be­son­de­re kleine und mittlere Un­ter­neh­men, die der Buch­füh­rungs­pflicht un­ter­lie­gen, ent­schei­den sich für diese Be­richt­art. Größere Un­ter­neh­men haben meist ein um­fang­rei­che­res Be­richt­we­sen. Wer auf der anderen Seite keinerlei Bücher führt (bei­spiels­wei­se Frei­be­ruf­ler, die von der Buch­füh­rungs­pflicht befreit sind), verfügt auch nicht über die be­nö­tig­ten Daten, um eine BWA zu erstellen.

Viele Ge­schäfts­füh­rer übergeben die An­fer­ti­gung der BWA an ihren Steu­er­be­ra­ter. Dieser erstellt dann monatlich eine Aus­wer­tung. Aber auch wenn man die BWA selbst erstellt, ist ein mo­nat­li­cher Rhythmus zu empfehlen. Auf diese Weise kann man die laufenden Auf­wen­dun­gen und Erlöse zeitnah einsehen und hat so die wirt­schaft­li­che Leis­tungs­fä­hig­keit des eigenen Un­ter­neh­mens immer wieder im Blick – und nicht erst beim Jah­res­ab­schluss. Zudem verlangen viele Kre­dit­ge­ber re­gel­mä­ßig eine Be­triebs­wirt­schaft­li­che Aus­wer­tung, um ein Un­ter­neh­men und dessen wirt­schaft­li­che Situation besser ein­schät­zen zu können. Aus dem gleichen Grund sind auch In­ves­to­ren oft an der BWA in­ter­es­siert.

Basis der BWA ist die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) bzw. deren Inhalt. In die BWA gehören deshalb alle Um­satz­er­lö­se, sonstige Erträge und Auf­wen­dun­gen. Dadurch haben Ent­schei­der des Un­ter­neh­mens sowie externe Fi­nan­ciers einen de­tail­lier­ten Einblick in die wirt­schaft­li­che Leis­tungs­fä­hig­keit. Damit die BWA auch Ent­wick­lun­gen darstellt, ist es sinnvoll, die Vor­jah­res­wer­te mit­an­zu­ge­ben. Än­de­run­gen lassen sich so auf einen Blick direkt erkennen.

Die BWA enthält nur In­for­ma­tio­nen, die man der GuV entnehmen kann. Ganz oben stehen die Um­satz­er­lö­se, die ak­ti­vier­ten Ei­gen­leis­tun­gen (wenn das Un­ter­neh­men bei­spiels­wei­se selbst eine Software ent­wi­ckelt hat, die im Un­ter­neh­men ein­ge­setzt wird) und die Be­stands­ver­än­de­run­gen. Die Summe ergibt dann die Ge­samt­leis­tung. Davon abgezogen wird der Ma­te­ri­al­ein­satz bzw. der Wa­ren­ein­kauf. Das Ergebnis ist der Rohertrag.

Vom Rohertrag werden alle be­trieb­li­chen Auf­wen­dun­gen (= Ge­samt­kos­ten) abgezogen. Zu den be­trieb­li­chen Auf­wen­dun­gen gehören bei­spiels­wei­se Per­so­nal­kos­ten, Raum­kos­ten und Steuern. Das Ergebnis ist das EBIT oder operative Ergebnis bzw. Be­triebs­er­geb­nis. Darin sind weder Steuern noch Zinsen be­rück­sich­tigt.

Vom Be­triebs­er­geb­nis werden schließ­lich Zins­auf­wen­dun­gen abgezogen und Zins­er­trä­ge werden addiert. Vom so er­mit­tel­ten Ergebnis vor Steuern zieht man im nächsten Schritt die Steuern ab und erhält das vor­läu­fi­ge Ergebnis.

Diese mo­nats­wei­se Be­rech­nung des Er­geb­nis­ses ist aber längst nicht alles, was eine BWA enthält. Man findet dort darüber hinaus meist noch min­des­tens einen der folgenden Werte zur Ge­gen­über­stel­lung des aktuellen Er­geb­nis­ses:

• Wert des Vormonats
• Wert des gleichen Monats des Vorjahres
• Ku­mu­lier­ter Jah­res­wert

Auch denkbar sind:

• Planwerte (deren Er­rei­chung man sich vor­ge­nom­men hat)
• Bran­chen­wer­te

Hinzu kommt noch die für die BWA typische Angabe von Quoten: Mit pro­zen­tua­len Werten wird angegeben, wie hoch der Anteil eines Postens an der Ge­samt­leis­tung, den Ge­samt­kos­ten oder den Per­so­nal­kos­ten ist.

Die Werte aus der BWA lassen sich in ver­schie­de­nen Dia­gram­men vi­sua­li­sie­ren. In Kuchen- oder Ring­dia­gram­men stellt man die Quo­ti­en­ten dar, die zeitliche Ent­wick­lung erkennt man am besten in Li­ni­en­dia­gram­men. Die Vi­sua­li­sie­rung hilft vor allem un­in­for­mier­ten Dritten, die wirt­schaft­li­che Situation des je­wei­li­gen Un­ter­neh­mens schnell zu erfassen.

Der Aufbau wie in diesem Artikel be­schrie­ben folgt der DATEV-Standard-BWA (BWA-Form 01). Dieses Format ist uni­ver­sell ein­setz­bar und daher das am häu­figs­ten ver­wen­de­te. Es gibt aber auch andere Mög­lich­kei­ten, die BWA auf­zu­stel­len. DATEV selbst bietet ver­schie­de­ne Formate an, die speziell auf bestimmte An­for­de­run­gen zu­ge­schnit­ten sind. Da es keine recht­li­che Pflicht zur Auf­stel­lung einer Be­triebs­wirt­schaft­li­chen Aus­wer­tung gibt, kann jedes Un­ter­neh­men seine eigene BWA zu­sam­men­stel­len, so wie es am besten passt. Aber Achtung: Externe In­ter­es­sier­te sollten den Inhalt und die Dar­stel­lung auch korrekt deuten können. Daher ist es emp­feh­lens­wert, sich am Stan­dard­for­mat zu ori­en­tie­ren.

Wenn die Buch­hal­tung an eine Steu­er­be­ra­tung aus­ge­la­gert wurde, übernimmt diese nor­ma­ler­wei­se auch die Be­triebs­wirt­schaft­li­che Aus­wer­tung und sendet der Ge­schäfts­füh­rung einmal im Monat einen ent­spre­chen­den Bericht zu. Es ist aber auch pro­blem­los möglich, seine eigene BWA zu erstellen. Dies geht entweder mit einer Buch­hal­tungs-Software oder einer gut ge­pfleg­ten Excel-Datei. Diese Hilfs­mit­tel lassen dann auch die Vi­sua­li­sie­rung in Form von Dia­gram­men und Graphen zu.

Gehen wir von einem kleinen hand­werk­li­chen Betrieb aus. Die Ge­schäfts­füh­re­rin bekommt jeden Monat eine Be­triebs­wirt­schaft­li­che Aus­wer­tung zu­ge­schickt.

Die Zah­len­flut in diesem Beispiel mag auf manchen ab­schre­ckend und un­über­sicht­lich wirken. Doch oft reicht es voll­kom­men aus, sich zunächst auf ein paar wichtige Kenn­zah­len zu kon­zen­trie­ren:

• Um­satz­er­lö­se: Der Umsatz, den das Un­ter­neh­men ver­zeich­nen kann, stellt den wich­tigs­ten Faktor hin­sicht­lich des Gewinns dar. Um den Gewinn zu steigern, müssen entweder die Umsätze steigen oder die Kosten sinken.
   
• Ge­samt­leis­tung: Zu­sätz­lich zum Umsatz sind in der Ge­samt­leis­tung noch Be­stand­ver­än­de­run­gen – also unfertige und fertige Er­zeug­nis­se im Betrieb – und ak­ti­vier­te Ei­gen­leis­tun­gen enthalten. Das Hin­zu­rech­nen von Be­stands­er­hö­hun­gen und ak­ti­vier­ten Ei­gen­leis­tun­gen dient lediglich dazu, rech­ne­risch den höheren Wa­ren­ein­satz aus­zu­glei­chen. Be­stands­min­de­run­gen werden hingegen abgezogen, um den fehlenden Wa­ren­ein­satz aus­zu­glei­chen.
   
• Be­trieb­li­cher Rohertrag: Im be­trieb­li­chen Rohertrag ist der Umsatz um den Wa­ren­ein­satz bereinigt und sonstige Erlöse wurden hin­zu­ge­rech­net. Er stellt quasi die Brut­to­mar­ge des Un­ter­neh­mens dar.
   
• Ge­samt­kos­ten: In den Ge­samt­kos­ten sind alle be­triebs­be­ding­ten Posten enthalten, die den Gewinn schmälern. In dieser Zwi­schen­sum­me sind al­ler­dings noch nicht Zinsen und Steuern mit ein­ge­rech­net. Dieses auch als EBIT bekannte Ergebnis gibt einen Eindruck vom Gewinn des Un­ter­neh­mens ohne die Fi­nan­zie­rung­s­tra­te­gie oder steu­er­li­che Be­las­tun­gen ein­zu­be­zie­hen.
   
• Ergebnis vor Steuern: Im Ergebnis vor Steuern sind bereits Zins­er­trä­ge und -auf­wen­dun­gen ein­ge­rech­net.
   
• Vor­läu­fi­ges Ergebnis: Am Ende der BWA findet sich schließ­lich ein Ergebnis, das alle ge­winn­min­dern­den Faktoren be­rück­sich­tigt.

Hinzu kommen Vor­jah­res­wer­te, die der Ge­schäfts­füh­rung in der obigen Beispiel-BWA zeigen, dass das Un­ter­neh­men mehr Umsatz bei leicht ge­stie­ge­nen Kosten ver­zeich­nen konnte. Außerdem fallen die Quo­ti­en­ten auf: Die Pro­zent­wer­te er­mög­li­chen Rück­schlüs­se, wie sich zum Beispiel die Kosten zu­sam­men­set­zen oder wie hoch der Anteil am Gewinn ist.

Bitte beachten Sie den recht­li­chen Hinweis zu diesem Artikel.