Be­wir­tungs­kos­ten: So nutzen Sie die steu­er­li­chen Vorteile

Be­triebs­fei­ern und Ge­schäfts­es­sen gehören zum Fir­men­le­ben oftmals dazu: Schließ­lich bildet das Bei­sam­men­sein bei Speis und Trank den perfekten Rahmen für kon­struk­ti­ve Ge­schäfts­ge­sprä­che und den ent­spann­ten Mit­ar­bei­ter­kon­takt. So sind für Selbst­stän­di­ge ge­schäft­li­che Essen in vielen Branchen ein wichtiges Mittel, um Auf­trag­ge­ber zu gewinnen, Verträge zu schließen und be­stehen­de Ge­schäfts­be­zie­hun­gen zu pflegen. Wenn es um die Bezahlung der an­fal­len­den Be­wir­tungs­auf­wen­dun­gen geht, kann der Un­ter­neh­mer von Steuer-Vorteilen pro­fi­tie­ren, die al­ler­dings zum Teil ein­ge­schränkt sind. In jedem Fall müssen die not­wen­di­gen Vor­aus­set­zun­gen vorliegen und Form­vor­schrif­ten befolgt werden.

Als Be­wir­tungs­kos­ten werden alle Auf­wen­dun­gen be­zeich­net, die bei der Bewirtung von Ge­schäfts­part­nern und Mit­ar­bei­tern entstehen. Grund­sätz­lich versteht man unter dieser Bewirtung die Dar­rei­chung von Speisen, Getränken und sonstigen Ge­nuss­mit­teln. Im weiteren Sinn zählen aber auch – mit dem je­wei­li­gen Anlass ver­knüpf­te – Ne­ben­kos­ten wie Trinkgeld oder Gar­de­ro­ben­ge­büh­ren dazu. Keine Bewirtung liegt dagegen bei der Dar­rei­chung kleinerer Auf­merk­sam­kei­ten wie bei­spiels­wei­se Kaffee, Keksen oder Tee sowie bei der Produkt- oder Wa­ren­ver­kos­tung vor: Die hierfür auf­kom­men­den Kosten zählen zu den Wer­bungs­kos­ten und sind daher zu 100% ab­zugs­fä­hig.

Grund­sätz­lich können Sie solche Be­wir­tungs­kos­ten von der Steuer absetzen, die einen be­trieb­li­chen oder ge­schäft­li­chen Hin­ter­grund haben. Vor­aus­set­zung ist, dass der Anlass des Events und die Höhe der Kosten an­ge­mes­sen sind. Un­ab­hän­gig davon, dass das zu­stän­di­ge Finanzamt also die An­ge­mes­sen­heit der Kosten überprüft, gibt es auch einen kleinen, aber feinen Un­ter­schied zwischen be­trieb­li­chen und ge­schäft­li­chen Be­wir­tungs­kos­ten: Be­wir­tungs­auf­wen­dun­gen, die durch die Ver­kös­ti­gung von Mit­ar­bei­tern, z.B. an­läss­lich einer Be­triebs­fei­er, ent­stan­den sind, gelten als be­trieb­lich ver­an­lasst und sind für bis zu jährlich 2 Be­triebs­ver­an­stal­tun­gen mit €110 (ein­schließ­lich Um­satz­steu­er), pro Ar­beit­neh­mer und Ver­an­stal­tung, als Be­triebs­aus­ga­ben ab­zugs­fä­hig. Kosten, die über diese Frei­be­trä­ge hin­aus­ge­hen, sind lohn­steu­er-und so­zi­al­ver­si­che­rungs­pflich­tig und ent­spre­chend ab­zu­rech­nen. Die Kosten einer ge­schäft­lich mo­ti­vier­ten Bewirtung sind hingegen immer zu 70 Prozent ab­zugs­fä­hig, sofern die Form­vor­schrif­ten ein­ge­hal­ten und Anlass und Höhe an­ge­mes­sen sind. Die fällige Um­satz­steu­er ist jedoch in beiden Fällen zu 100 Prozent als Vorsteuer abziehbar.

Damit Sie nicht erst vom Finanzamt erfahren, dass die von Ihnen an­ge­ge­be­nen und von der Steuer ab­ge­setz­ten Be­wir­tungs­kos­ten un­an­ge­mes­sen sind, ist es emp­feh­lens­wert, sich im Vorfeld über die vor­ge­ge­be­nen Richt­li­ni­en zu in­for­mie­ren. Zwar exis­tie­ren nur wenige konkrete Werte, doch können einige Fall­bei­spie­le und Vorgaben bei der Ein­schät­zung der An­ge­mes­sen­heit helfen. In den folgenden Absätzen be­ant­wor­ten wir die wich­tigs­ten Fragen rund um das Thema „Absetzung von Be­wir­tungs­kos­ten“. Dabei liefern wir Beispiele für Szenarien mit be­trieb­li­chem als auch für solche mit ge­schäft­li­chem Hin­ter­grund.

Das macht ein Ge­schäfts­es­sen zu einem Ge­schäfts­es­sen

Der besondere Stel­len­wert von Ge­schäfts­es­sen ist bereits zur Sprache gekommen. Egal, ob Groß­kon­zern, Klein­un­ter­neh­men oder Frei­be­ruf­ler: Dank der an­ge­neh­men, lockeren At­mo­sphä­re bildet ein ge­mein­sa­mes Essen für ver­schie­dens­te Gesprächs- und Ver­hand­lungs­si­tua­tio­nen den perfekten Hin­ter­grund. Damit das zu­stän­di­ge Finanzamt das Zu­sam­men­tref­fen auch tat­säch­lich als Ge­schäfts­es­sen anerkennt, muss ein solcher ge­schäft­li­cher Anlass aber unbedingt gegeben und nach­weis­bar sein. So sollte min­des­tens eines der folgenden Motive für das Essen vorliegen:

• Abschluss von Ge­schäf­ten
• Un­ter­brei­tung eines Angebots
• Ver­hand­lung zur Fort­füh­rung von Han­dels­be­zie­hun­gen
• Ver­trags­ab­schluss
• Pflege von Ge­schäfts­be­zie­hun­gen

Auch der Ort der Bewirtung spielt eine wichtige Rolle. Während Re­stau­rants, Bars, Gast­stät­ten oder Kantinen zum Beispiel zu den passenden Locations zählen, haben Sie bei Kosten, die bei einem Nachtclub-Besuch ent­stan­den sind, eher schlechte Karten. Außerdem sind die Be­wir­tungs­kos­ten nicht ab­zugs­fä­hig, wenn das Ge­schäfts­es­sen im privaten Haushalt des be­wir­ten­den Un­ter­neh­mers oder seiner An­ge­stell­ten statt­fin­det.

Wer kann zu einem Ge­schäfts­es­sen ein­ge­la­den werden?

Bei Personen die zu Ge­schäfts­es­sen ein­ge­la­den werden, handelt es sich ty­pi­scher­wei­se um einen konkreten be­stehen­den oder zu­künf­ti­gen Ge­schäfts­part­ner – aber auch bei der Bewirtung folgender Personen ist ein ge­schäft­li­cher Anlass gegeben:

• Freie Mit­ar­bei­ter
• Be­hör­den­ver­tre­ter
• Jour­na­lis­ten
• Lie­fe­ran­ten, Dienst­leis­ter
• Berater
• Wirt­schafts­prü­fer

Neben diesen externen Personen können Sie auch Mit­ar­bei­ter einladen, die Sie bei Ihrem Ge­schäfts­ter­min un­ter­stüt­zen. Diese müssen Sie bei der späteren Ab­rech­nung al­ler­dings wie Ihre Ge­schäfts­freun­de behandeln: Sie buchen folglich auch in diesem Fall be­schränkt ab­zugs­fä­hi­ge ge­schäft­li­che und nicht be­trieb­li­che ver­an­lass­te Be­wir­tungs­kos­ten.

Da der Wohl­fühl­fak­tor eine wichtige Rolle spielt, kann es außerdem sinnvoll sein, auch private Begleiter zu dem Ge­schäfts­es­sen ein­zu­la­den. Die dabei an­fal­len­den Be­wir­tungs­auf­wen­dun­gen lassen sich jedoch nur zum Teil steu­er­lich absetzen. Während die Ver­pfle­gung der Be­glei­tung be­triebs­frem­der Personen nämlich ebenfalls als ge­schäft­li­cher Be­wir­tungs­fall gewertet wird, zählt die Be­kös­ti­gung Ihrer Be­glei­tung (sowie der Ihrer Mit­ar­bei­ter) als private An­ge­le­gen­heit. Aus diesem Grund sind hierfür keine Steu­er­be­frei­un­gen bzw. ist kein Abzug als Be­triebs­aus­ga­be möglich.

Bis zu welchem Wert sind Be­wir­tungs­kos­ten ab­zugs­fä­hig?

Selbst­ver­ständ­lich gilt es, sowohl bei be­trieb­li­chen Feiern als auch bei ge­schäft­li­chen Essen die Ge­samt­kos­ten im Auge zu behalten. Das Finanzamt überprüft nämlich nicht nur die Vor­aus­set­zun­gen, um Be­wir­tungs­kos­ten ab­zu­set­zen. Auch die Höhe der Kosten ist ein Kriterium. Dabei ist es wiederum von Bedeutung, ob ein be­trieb­li­cher oder ein ge­schäft­li­cher Anlass vorliegt.

Für die be­trieb­lich ver­an­lass­te Bewirtung gilt, wie bereits erwähnt: Die Zahl ab­zugs­fä­hi­ger Ver­an­stal­tun­gen ist auf zwei Events pro Jahr begrenzt. Pro Event ist dabei für jeden Teil­neh­mer ein Frei­be­trag von 110,00 Euro (inklusive Um­satz­steu­er) zu­ge­las­sen. Über­stei­gen die Pro-Kopf-Kosten diese Grenze, so ist der über­stei­gen­de Betrag lohn­steu­er- und so­zi­al­ver­si­che­rungs­pflich­tig. Die Kosten inklusive So­zi­al­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge und Steuern sind jedoch als Be­triebs­aus­ga­be voll ab­zugs­fä­hig. Bringt ein Teil­neh­mer zu­sätz­li­che Personen als Be­glei­tung mit zur Feier, werden die an­fal­len­den Kosten ihm zu­ge­wie­sen, ohne dass sich der Frei­be­trag ändert. Als Ar­beit­ge­ber können Sie frei wählen, für welche zwei Ver­an­stal­tun­gen Sie die be­trieb­lich ver­an­lass­ten Be­wir­tungs­kos­ten absetzen.

Anders als bei der be­trieb­li­chen ist für die ge­schäft­li­che Bewirtung keine Kos­ten­gren­ze fest­ge­legt. Bei Ge­schäfts­es­sen und anderen Anlässen, die ge­schäft­lich motiviert sind, geht es vielmehr um die An­ge­mes­sen­heit der dabei ent­ste­hen­den Be­wir­tungs­kos­ten. Bei der Über­prü­fung be­rück­sich­tigt das Finanzamt unter anderem folgende Fragen:

• Ist der Umfang der Be­wir­tungs­auf­wen­dun­gen bran­chen­üb­lich?
• Welche Größe hat das Un­ter­neh­men?
• Wie hoch sind der jährliche Umsatz und Gewinn?
• Wie wichtig sind Au­ßen­wir­kung und Ge­schäfts­ter­mi­ne für Ihr Un­ter­neh­men?
• In welchem Ver­hält­nis stehen Be­wir­tungs­auf­wand und Ertrag?

Ob die je­wei­li­gen, ge­schäft­lich ver­an­lass­ten Be­wir­tungs­kos­ten ab­zugs­fä­hig sind, wird letzt­end­lich ganz in­di­vi­du­ell unter Be­rück­sich­ti­gung der Antworten auf obige Fragen ent­schie­den. Um böse Über­ra­schun­gen zu vermeiden, lohnt es sich also, die An­ge­mes­sen­heit der Kosten eines Ge­schäfts­events im Vorhinein zu über­den­ken. Im Zwei­fels­fall sollten Sie sich auch nicht davor scheuen, eine Ex­per­ten­mei­nung ein­zu­ho­len.

Wenn Sie Be­wir­tungs­kos­ten für Ar­beit­neh­mer und Ge­schäfts­part­ner absetzen können (egal, ob es sich dabei um ein einfaches Essen, die Weih­nachts­fei­er oder einen be­son­de­ren Anlass wie ein Fir­men­ju­bi­lä­um handelt), sparen Sie trotz zum Teil be­schränk­ter Ab­zugs­fä­hig­keit der Kosten Geld, das Sie an anderer Stelle in Ihr Un­ter­neh­men in­ves­tie­ren können. Grund­vor­aus­set­zung ist, dass der Be­wir­tungs­um­fang an­ge­mes­sen, ord­nungs­ge­mäß do­ku­men­tiert und verbucht ist. Ins­be­son­de­re über Ver­an­stal­tun­gen, zu denen sowohl Mit­ar­bei­ter des Un­ter­neh­mens als auch externe Partner ein­ge­la­den sind, sollten Sie genau Buch führen. Wichtig für den Abzug ist vor allem, dass die Kosten auf ge­son­der­te Konten gebucht werden. Im Fall des Ge­schäfts­es­sens z. B. auf be­schränkt ab­zugs­fä­hi­ge Be­wir­tungs­kos­ten und im Fall der Be­triebs­fei­er auf frei­wil­li­ge soziale Auf­wen­dun­gen lohn­steu­er­frei bzw. lohn­steu­er­pflich­tig. Damit bei der Buchung der Be­wir­tungs­kos­ten für gemischte be­trieb­lich ver­an­lass­te Ver­an­stal­tun­gen das korrekte Ver­hält­nis von voll­stän­dig und teilweise ab­zugs­fä­hi­gen Auf­wen­dun­gen angeben werden kann, benötigen Sie zum einen die Teil­neh­mer­zah­len un­ter­teilt in be­triebs­zu­ge­hö­ri­ge Teil­neh­mer und Ge­schäfts­kun­den. Zum anderen möchte das zu­stän­di­ge Finanzamt auch einen aus­sa­ge­kräf­ti­gen Nachweis für die Zu­sam­men­set­zung der Kosten haben. In unserem wei­ter­füh­ren­den Artikel erfahren Sie, wie genau ein solcher Be­wir­tungs­be­leg aus­zu­se­hen hat.

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