Be­wir­tungs­kos­ten richtig buchen

Egal, ob Som­mer­fest, Weih­nachts­fei­er oder Jah­res­ab­schluss: Wenn Sie ein fir­men­in­ter­nes Event ver­an­stal­ten, zu dem aus­schließ­lich die Mit­ar­bei­ter Ihrer Firma ein­ge­la­den sind, können Sie die Kosten unter Be­rück­sich­ti­gung der ge­setz­li­chen Regelung als be­trieb­li­che Be­wir­tungs­kos­ten verbuchen. Bis zu zweimal pro Jahr können Sie die an­tei­li­gen Ge­samt­kos­ten des Events von bis zu 110,00 Euro pro Ar­beit­neh­mer und Ver­an­stal­tung als Be­triebs­kos­ten geltend machen und auf diese Weise wertvolle Steuern sparen. Da die Fi­nanz­ver­wal­tung bei Buchungen auf das Konto „Be­wir­tungs­kos­ten“ stan­dard­mä­ßig davon ausgeht, dass diese einen ge­schäft­li­chen Hin­ter­grund haben, sollten Sie für die Ar­beit­neh­mer­be­wir­tung immer das Konto „Frei­wil­li­ge soziale Leis­tun­gen, lohn­steu­er­frei“ wählen.

Wenn also bei­spiels­wei­se insgesamt 30 Mit­ar­bei­ter an Ihrer Weih­nachts­fei­er teil­ge­nom­men haben und sich die Ge­samt­aus­ga­ben auf 3000,00 Euro inklusive Um­satz­steu­er (478,99 Euro) belaufen, können Sie die Be­wir­tungs­kos­ten (2521,01 Euro) fol­gen­der­ma­ßen nach SKR 03 bzw. SKR 04 buchen:

Immer dann, wenn Sie Personen bewirten, um Ge­schäfts­be­zie­hun­gen auf­zu­bau­en oder zu pflegen, können Sie die an­fal­len­den Kosten zu 70 Prozent als Be­triebs­aus­ga­ben abziehen. Auch die Bewirtung von Au­ßen­ste­hen­den wie Steu­er­be­ra­tern, Rechts­an­wäl­ten, freien Mit­ar­bei­tern oder Han­dels­ver­tre­tern, die Sie bei der Führung Ihres Un­ter­neh­mens un­ter­stüt­zen, fällt in diese Kategorie. Der klas­si­sche Rahmen ist ohne Zweifel das Ge­schäfts­es­sen – wo­hin­ge­gen Events wie Ein­wei­hungs- und Fir­men­ju­bi­lä­ums­fei­ern oder Tage der offenen Tür als eine Mischung aus be­trieb­li­chem und ge­schäft­li­chem Anlass gelten. Grund­vor­aus­set­zung für den Abzug ist, dass die Kosten an­ge­mes­sen sind. Die Fi­nanz­ver­wal­tung legt daher Wert darauf, dass die Bewirtung von Ge­schäfts­part­nern einzeln und getrennt von anderen Be­triebs­aus­ga­ben auf­ge­zeich­net wird. Ferner müssen die Auf­wen­dun­gen einfach nach­prüf­bar sein und den genauen Form­vor­schrif­ten über Belegform und Auf­zeich­nung ent­spre­chen.

Folgendes Beispiel il­lus­triert, wie man bei der Er­rech­nung von ab­zieh­ba­ren und nicht ab­zieh­ba­ren Kosten vorgeht:

• Sie laden drei Ge­schäfts­part­ner und zwei Ihrer Mit­ar­bei­ter zu einem Abend­essen ein, in dessen Rahmen Sie einen Vertrag über die weitere Zu­sam­men­ar­beit ab­schlie­ßen wollen. Insgesamt werden am Ende 595,00 Euro inklusive Um­satz­steu­er (95,00 Euro) fällig. Zu­sätz­lich zahlen Sie dem Kellner 20,00 Euro Trinkgeld, was Sie sich auf der Ge­samt­rech­nung quit­tie­ren lassen.

Um den Ge­samt­be­trag von 615,00 Euro nun ord­nungs­ge­mäß in der Buch­füh­rung anzugeben, ist folgende Auf­split­tung notwendig:

1. Die korrekt aus­ge­wie­se­ne Um­satz­steu­er in Höhe von 95,00 Euro kann voll­stän­dig als ab­zieh­ba­re Vorsteuer geltend gemacht werden.
    
2. Da die 70-Prozent-Regelung für alle be­wir­te­ten Personen gilt, also auch für die Mit­ar­bei­ter, muss man aus dem gesamten Netto-Rech­nungs­be­trag in Höhe von 500,00 Euro die 70 Prozent ab­zugs­fä­hi­gen Be­wir­tungs­kos­ten (350,00 Euro) sowie die 30 Prozent nicht ab­zugs­fä­hi­gen Be­wir­tungs­kos­ten (150,00 Euro) errechnen.
    
3. Da Sie zu den Be­wir­tungs­kos­ten auch das Trinkgeld buchen müssen, gehen Sie hier glei­cher­ma­ßen vor. Bedenken Sie aber, dass die Um­satz­steu­er in diesem Fall entfällt. Von den aus­ge­ge­be­nen 20,00 Euro tauchen später im Kontoplan also 14,00 Euro (70 Prozent) als Be­wir­tungs­kos­ten und 6,00 Euro (30 Prozent) als nicht ab­zugs­fä­hi­ge Be­wir­tungs­kos­ten auf.

Schließ­lich sehen die Buchungen für Be­wir­tungs­kos­ten und Trinkgeld nach SKR 03 und SKR 04 fol­gen­der­ma­ßen aus:

Nicht immer be­schrän­ken sich die Kosten bei einem Fir­men­event auf eine der beiden Ka­te­go­rien. Denn es gibt Anlässe, zu denen sowohl Mit­ar­bei­ter als auch Partner ein­ge­la­den werden. Diese gilt es bei der späteren Buchung der Ge­samt­kos­ten/Be­wir­tungs­kos­ten ent­spre­chend auf­zu­tei­len. Denkbare Szenarien sind etwa Ein­wei­hungs-, Fir­men­ju­bi­lä­ums- oder Jah­res­ab­schluss­fei­ern, bei denen häufig sowohl Mit­ar­bei­ter als auch wichtige Ge­schäfts­part­ner anwesend sind. Die an­fal­len­den Ge­samt­kos­ten splitten Sie in einem solchen Fall auf, bevor Sie an­schlie­ßend die bereits er­läu­ter­ten Bu­chungs­schrit­te vornehmen und einen Teil der Kosten voll­stän­dig (be­trieb­lich ver­an­lasst) und den anderen Teil der Kosten zu 70 Prozent (ge­schäft­lich ver­an­lasst) als Be­triebs­kos­ten abrechnen.

Zur Ver­an­schau­li­chung folgt ein Beispiel der Kom­bi­na­ti­on aus be­trieb­lich und ge­schäft­lich be­grün­de­ten Kosten:

• An­läss­lich des Jah­res­ab­schlus­ses laden Sie Ihre Mit­ar­bei­ter und Ge­schäfts­part­ner ein und zahlen dem be­auf­trag­ten Catering-Service 8.000,00 Euro ein­schließ­lich der gesondert aus­ge­wie­se­nen Um­satz­steu­er in Höhe von 1.277,31 Euro. Unter den 200 Gästen befanden sich neben 120 Mit­ar­bei­tern auch 80 Ge­schäfts­freun­de. Während die Um­satz­steu­er bei der späteren Buchung komplett als Vorsteuer abgezogen werden kann, benötigen Sie für die rest­li­chen Kosten der Ver­an­stal­tung inklusive Bewirtung zwei separate Rech­nungs­we­ge – be­trieb­lich und ge­schäft­lich begründet.

Im Gegensatz zu den bisher vor­ge­stell­ten Buchungen haben Sie für ein einzelnes Event am Ende also drei Einträge in Ihrer Buchung. Um hierbei auch die korrekten Werte anzugeben, müssen Sie bei der Er­rech­nung wie folgt vorgehen:

1. Die Netto-Kosten Ihrer spen­dier­ten Bewirtung betragen insgesamt 6.722,69 Euro. Um die be­trieb­lich ver­an­lass­ten Be­wir­tungs­kos­ten buchen zu können, müssen Sie lediglich berechnen, wie hoch der Kos­ten­an­teil für die 120 Mit­ar­bei­ter (60 Prozent) an diesem Ge­samt­be­trag ist. Die er­rech­ne­ten Kosten in Höhe von 4.033,61 Euro belaufen sich auf weniger als 110,00 Euro pro Mit­ar­bei­ter und können daher komplett als Be­triebs­aus­ga­ben (frei­wil­li­ge soziale Auf­wen­dun­gen ohne Lohn­steu­er) gebucht werden.
    
2. Auf demselben Weg errechnen Sie nun die ge­schäft­li­chen Be­wir­tungs­kos­ten. Die 80 Ge­schäfts­part­ner machen 40 Prozent der Ge­samt­teil­neh­mer­zahl aus, woraus sich ein Betrag von 2.689,08 Euro ergibt. Da bei der ge­schäft­li­chen Bewirtung aber nur 70 Prozent der Kosten abziehbar sind (1.882,36 Euro), benötigen Sie einen weiteren Re­chen­schritt, um die 30 Prozent der nicht ab­zugs­fä­hi­gen Be­wir­tungs­kos­ten (806,72 Euro) zu bestimmen.
    
3. Die korrekt aus­ge­wie­se­ne Um­satz­steu­er in Höhe von 1.277,31 Euro ist zu 100 Prozent als Vorsteuer abziehbar, muss im letzten Schritt aber auf beide Buchungen auf­ge­teilt werden. Da 60 Prozent der Teil­neh­mer Mit­ar­bei­ter sind, fügen Sie der Mit­ar­bei­ter-Buchung 766,39 Euro hinzu. Die rest­li­chen 40 Prozent (510,92 Euro) ergänzen den Bu­chungs­ein­trag der Ge­schäfts­part­ner-Kosten.

In den Buchungen nach den Standards SKR 03 und SKR 04 sieht das Ganze am Ende dann fol­gen­der­ma­ßen aus: