Buchhaltungs-Software: Wie funktioniert ein Online- Buchführungsprogramm?
Die meisten Unternehmen sind zur Buchführung verpflichtet. Einerseits müssen Betriebe dem Finanzamt jedes Jahr eine Gewinnermittlung vorlegen. Andererseits sollten Unternehmer und Selbstständige auch aus eigenen Stücken daran interessiert sein, die Einnahmen und Ausgaben ihres Betriebs jederzeit nachvollziehen zu können. Schließlich lässt sich mit dieser Bilanz genau beziffern, wie rentabel ein Unternehmen ist und mit welchen Geldmitteln man in Zukunft planen kann.
Buchhaltungsprogramme erleichtern hierbei die Arbeit ungemein. Sie richten sich in erster Linie an Selbstständige und KMU, da diese häufig keinen professionellen Buchhalter beschäftigen und die Buchführung daher möglichst schnell und unkompliziert nebenher stattfinden muss. Mithilfe solcher Software gelingt aber auch Personen ohne großes Buchhaltungs-Know-how die rechtssichere Buchführung ohne weiteres.
Besonders effizient ist die cloud-basierte Buchhaltung, die Sie komplett über eine Anwendung im Webbrowser durchführen. Welche Features eine solche Online-Buchhaltungs-Software im Detail bietet und wie sie funktionieren, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.
Buchhaltungsprogramme als Web-App – was können sie leisten?
Spezielle Software für die Buchhaltung vereinfacht diese erheblich. Durch die Nutzung eines Online- bzw. Cloud-Buchführungsprogramm in Form einer Web-App sparen Sie sich sogar noch mehr Zeit. Denn wer die Finanzbuchhaltung (Fibu) online abwickelt, hat nicht nur von überall Zugriff auf seine Daten, sondern kann häufig auch direkt Vorgänge wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Online-Banking über das Programm durchführen.
Auf die Fibu spezialisierte Software hilft Ihnen aber auch noch in vielen weiteren Bereichen. Alles, was Sie für die Online-Buchführung benötigen, ist ein passendes Programm, ein internetfähiges Gerät und eine entsprechende Verbindung mit dem Web. Nachfolgend erläutern wir Ihnen die wichtigsten Funktionen einer Buchführungs-Software vor.
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Belege digitalisieren und speichern
Buchhaltungsprogramme sind schon allein deshalb nützlich, weil Sie mit ihnen Ihre komplette Buchführung in einem Programm bündeln können. So lassen mit dem Tool ganz einfach Belege wie Quittungen und Rechnungen digitalisieren und in den eigenen Account einfügen. Hierbei ist es möglich, die entsprechenden Schreiben entweder per Scanner einzulesen oder mit dem Smartphone abzufotografieren. Die Inhalte der Belege werden dann per Texterkennung erfasst, wodurch Sie viele Details (Rechnungs- und Umsatzsteuerbetrag, Datum etc.) nicht einmal manuell eingeben müssen. Die Informationen wandern direkt in Ihren Account und werden dann vom Programm automatisch bei der Bilanzierung miteinbezogen (z. B. bei der automatischen Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder der Umsatzsteuer-Voranmeldung).
Praktischerweise garantiert eine Cloud-Buchhaltungs-Software auch die gebündelte Verwahrung der Finanzbuchhaltungsdaten: Ihre Daten werden auf den Servern des Anbieters gespeichert, wodurch Sie sich nicht mehr um die Sicherung der Unterlagen kümmern müssen. Wenn Sie mithilfe der Anwendung buchführen, haben Sie stets alle Unterlagen für das Finanzamt parat.
Kassenbuch
Mit einem Kassenbuch lässt sich der komplette Zahlungseingang und -ausgang festhalten. Die Kosten und Einkünfte listet die Software automatisch anhand der erfassten Belege, Portoausgaben und vorgenommenen Überweisungen auf (wenn Sie Ihr Online-Banking-Konto mit der Anwendung verbinden, können Sie Geldsendungen direkt über das Tool abwickeln). Tages- und Monatsabschlüsse generieren Sie über solch ein Kassenbuch im Handumdrehen.
Dies ist nicht nur für die eigene Bilanzierung Ihres Unternehmens von Vorteil, sondern auch notwendig für die Betriebsprüfung durch das Finanzamt: Denn das verlangt ein vorschriftsgemäßes Kassenbuch.
Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)
KMU, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, dürfen die vereinfachte Einnahmenüberschussrechnung (kurz: EÜR) nutzen. Diese funktioniert nach dem Zu- und Abflussprinzip. Die automatische Berechnung aller Spesen und Einkünfte erleichtert auch die Erstellung der EÜR. Genau wie beim Kassenbuch wird auch die Einnahmenüberschussrechnung mit jeder Buchung aktualisiert und kann jederzeit abgerufen werden.
Mittels der EÜR sehen Sie, wie wirtschaftlich Ihr Unternehmen zu einer gewissen Zeitspanne war: Definieren Sie einfach einen Zeitraum und schon zeigt Ihnen die Anwendung Ihre Bilanz. Alle relevanten und im System verbuchten Einkünfte und Ausgaben werden bei der EÜR berücksichtigt. Und die EÜR lässt sich selbstverständlich auch als PDF exportieren.
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Die Voranmeldung für die Umsatzsteuer müssen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen in Deutschland vierteljährlich oder monatlich leisten. Das erfolgt in aller Regel über die elektronische Steuererklärung ELSTER. Die Buchhaltungs-Software erstellt viele Bestandteile der Umsatzsteuer-Voranmeldung bereits anhand der eingegangenen und ausgegangenen Rechnungen. Das Programm trennt hierbei auch zwischen den unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen.
Der Versand an das Finanzamt kann direkt über die Software geschehen. Er lässt sich sogar automatisieren, wodurch Sie nie wieder eine Umsatzsteuer-Voranmeldung versäumen. Und falls Sie einmal einen Beleg falsch verbucht haben, gibt es immer noch die Möglichkeit, dem Finanzamt eine Korrektur zukommen zu lassen.
DATEV-Export
Falls ein Steuerberater Ihre Belege überprüft, benötigt er in der Regel Ihre Bilanz im DATEV-Format. Hierbei handelt es sich um ein Standardformat innerhalb der Steuerberatung, das sich über eine entsprechende Steuerberater-Exportfunktion sofort mit einem Buchführungsprogramm erstellen lässt.
Wenn Ihrem Steuerberater die Datei alleine nicht reicht und er einen noch tieferen Einblick in Ihre Buchführung haben möchte, können Sie für ihn auch einfach einen Extra-Zugang zu Ihrem Finanzbuchhaltungskonto anlegen. Durch solche Funktionen erleichtert eine Buchführungs-Software die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater beträchtlich. Auf diese Weise sparen beide Seiten Zeit.
Fazit: Cloud-Buchhaltungsprogramme sind effizient und einfach zu bedienen
Mit der passenden Software gelingt die Buchhaltung im Handumdrehen. Sie müssen kein ausgebildeter Buchhalter sein, um das Programm bedienen zu können: Dank der vielen hilfreichen Features, Vorlagen und der automatischen Kalkulation aller Rechnungen meistern auch Laien schnell und einfach die rechtssichere Buchführung. Dabei haben Sie keinerlei Arbeit mit der Aktualisierung der Software – dies übernimmt der Anbieter für Sie. Sie müssen lediglich die Anwendung in einem Browser aufrufen und arbeiten stets mit der neusten Version des Programms.
Zugleich dient eine Buchführungs-Software auch als Datensicherung Ihrer Unterlagen. Ihre Daten liegen sicher auf den Servern des Anbieters und lassen sich mit wenigen Klicks über das Internet von Ihnen abrufen. Dabei erlaubt die Cloud-Funktionalität Ihnen nicht nur, sich auch unterwegs ein aktuelles Bild über die Finanzen Ihres Betriebs zu machen. Darüber hinaus können Sie beispielsweise auch Belege mit dem Smartphone abfotografieren und in Ihr Benutzerkonto hochladen. Rechnungen und Quittungen, die Sie per Mail erhalten haben, können Sie einfach an Ihren Account weiterleiten. Und dank der Texterkennung wird ein Großteil der Informationen direkt in das System übertragen.
Eine Buchführungs-Web-App erstellt für Sie automatisch Bilanzen, die Sie als Textdokument herunterladen können. Funktionen wie die automatische Generierung der EÜR, die unterstützte Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldung oder die Einbindung Ihres Online-Banking-Accounts erleichtern Ihnen die Buchhaltung deutlich. Alles in allem sparen Sie viel Zeit und Arbeit durch die Verwendung einer Buchhaltungs-Software und haben so mehr Zeit für das wirklich wichtige: Ihr Unternehmen.
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