Lohn­buch­hal­tung: Dafür ist sie wichtig

Wer ein er­folg­rei­ches Un­ter­neh­men führen möchte, der hat eine Menge Her­aus­for­de­run­gen zu meistern. Abgesehen vom ope­ra­ti­ven Geschäft ist dabei vor allem der bü­ro­kra­ti­sche Aufwand zu nennen, der glei­cher­ma­ßen mit dem Un­ter­neh­men wächst. Die Lohn­buch­hal­tung etwa geht weit über die pünkt­li­che Zah­lungs­ab­wick­lung der mo­nat­li­chen Gehälter und Löhne hinaus: Es sind bei­spiels­wei­se Mel­de­pflich­ten ein­zu­hal­ten und Per­so­nal­stamm­da­ten zu pflegen, ohne dabei den Überblick zu verlieren. Das ist leichter gesagt, als getan. Nicht ohne Grund lagern viele Firmen die Lohn­buch­füh­rung aus, indem sie externe Dienst­leis­ter be­auf­tra­gen.

Die Lohn­buch­hal­tung oder auch Lohn­buch­füh­rung be­schäf­tigt sich mit der Erfassung, Ab­rech­nung und Buchung von Ar­beits­ent­gel­ten (Löhnen und Gehältern) sowie deren ge­setz­li­chen und frei­wil­li­gen Abzügen. Zweck ist ei­ner­seits die Er­rech­nung des Lohn- bzw. Ge­halts­an­spruchs (brutto und netto) aller Mit­ar­bei­ter für die be­tref­fen­de Periode. An­de­rer­seits dienen die Er­geb­nis­se der Lohn­buch­hal­tung als Grundlage für die Wei­ter­ver­rech­nung von Lohn- und Ge­halts­kos­ten sowie des damit ver­knüpf­ten So­zi­al­auf­wands in der Be­triebs­buch­hal­tung. Un­ter­la­gen für die Ab­rech­nung sind u. a. Stun­den­zet­tel, Ar­beits­zeit­kar­ten und Ar­beits­ver­trä­ge.

Zudem umfasst die Lohn­buch­hal­tung folgende Aufgaben:

• Pflege von Per­so­nal­stamm­da­ten
• Führung von Lohn­kon­ten
• Erfüllung der ge­setz­lich vor­ge­schrie­be­nen Mel­de­pflich­ten (u. a. Lohn­steu­er­an­mel­dung)
• Er­stel­lung von DTA-Dateien (Da­ten­trä­ger­aus­tausch­ver­fah­ren)

Jeder Ar­beit­neh­mer erhält bei der Lohn­buch­füh­rung ein eigenes Lohnkonto zu­ge­wie­sen. Welche Daten in einem solchen Konto erfasst werden müssen, ist in § 41 des Ein­kom­men­steu­er­ge­set­zes (EStG) und in § 4 der Lohn­steu­er-Durch­füh­rungs­ver­ord­nung (LStDV) geregelt. Kleine und mittlere Un­ter­neh­men greifen bei der Lohn­buch­hal­tung häufig auf so­ge­nann­te Per­so­nal­in­for­ma­ti­ons­sys­te­me (PIS) zurück, während Groß­un­ter­neh­men hierfür in den meisten Fällen ent­spre­chen­de Module im ein­ge­setz­ten ERS-System (En­ter­pri­se Resource Planning) nutzen.

Der Aufwand der Lohn­buch­füh­rung hängt nicht nur von der Größe, sondern auch von der Art des Un­ter­neh­mens ab. Ins­be­son­de­re die Art der Per­so­nal­ent­loh­nung spielt dabei eine große Rolle: Werden An­ge­stell­te oder Arbeiter bei­spiels­wei­se nach Stunden bezahlt und Über­stun­den sowie Ar­beits­zei­ten am Wo­chen­en­de zu­sätz­lich entlohnt, bedeutet das für die Lohn­buch­hal­tung we­sent­lich mehr Arbeit, als wenn lediglich feste Gehälter gezahlt werden. Auch die generelle Per­so­nal­po­li­tik wirkt sich auf das Ar­beits­pen­sum eines Lohn­buch­hal­ters aus, denn häufige Zu- und Abgänge in der Be­leg­schaft erfordern we­sent­lich mehr Bü­ro­kra­tie als eine konstante Be­leg­schaft. Wie sehen die einzelnen Aufgaben der Lohn­buch­hal­tung aber konkret aus?

Wie bereits erwähnt, muss für jeden Ar­beit­neh­mer ein eigenes Lohnkonto erstellt und geführt werden. Dieses Konto enthält all­ge­mei­ne Angaben zur Person sowie Angaben zu Lohn bzw. Gehalt. Im Falle einer Lohn­steu­er­au­ßen­prü­fung er­leich­tert das Lohnkonto dem zu­stän­di­gen Finanzamt die Über­prü­fung des Lohn­steu­er­ab­zugs. Das Lohnkonto dient auch als Be­rech­nungs­grund­la­ge für die ge­setz­li­che Un­fall­ver­si­che­rung, die an die Be­rufs­ge­nos­sen­schaft ab­zu­füh­ren ist. Zur Person sind laut § 4 LStDV u. a. Vor- und Fa­mi­li­en­na­me, Ge­burts­da­tum, Wohn­adres­se sowie die Lohn­steu­er­klas­se und Frei­be­trä­ge anzugeben. Bei den Angaben zu den Bezügen handelt es sich u. a. um folgende:

• Tag der Lohn­zah­lung
• Lohn­zah­lungs­zeit­raum
• aus­be­zahl­ter Ar­beits­lohn (getrennt nach Bar­be­trä­gen und Sach­be­zü­gen)
• ein­be­hal­te­ne Lohn­steu­er
• steu­er­freie Bezüge
• Son­der­zah­lun­gen (z. B. Urlaubs- und Weih­nachts­geld) pauschal be­steu­er­te Bezüge
• Ent­gelt­fort­zah­lun­gen bei Krankheit oder während Mut­ter­schutz­zeit
• Wegfall des Ver­dienst­an­spruchs an we­nigs­tens fünf auf­ein­an­der­fol­gen­den Tagen (ge­kenn­zeich­net durch ein großes „U“)

Die Auf­zeich­nun­gen der einzelnen Per­so­nal­kon­ten können auf Da­ten­trä­gern geführt werden, soweit die Form der Buch­füh­rung sowie das dabei an­ge­wand­te Verfahren den Grund­sät­zen ord­nungs­mä­ßi­ger Buch­füh­rung ent­spre­chen. Wichtig ist: Die Daten müssen während der Dauer der Auf­be­wah­rungs­pflicht verfügbar sein und dem Finanzamt jederzeit – innerhalb einer an­ge­mes­se­nen Frist – in lesbarer Form be­reit­ge­stellt werden können. Die zu­stän­di­ge Behörde schreibt zu diesem Zweck eine ein­heit­li­che Form sowie eine digitale Schnitt­stel­le vor, über die an­ge­for­der­te Daten elek­tro­nisch zu über­mit­teln sind.

Eine der ele­men­ta­ren Aufgaben der Lohn­buch­hal­tung besteht in der Anmeldung neuer bzw. in der Abmeldung aus­schei­den­der Mit­ar­bei­ter bei den ver­schie­de­nen So­zi­al­ver­si­che­rungs­trä­gern:

• ge­setz­li­che Ar­beits­lo­sen­ver­si­che­rung: Ein­kom­mens­si­che­rung während der Ar­beits­su­che
• ge­setz­li­che Ren­ten­ver­si­che­rung: Al­ters­vor­sor­ge von Be­schäf­tig­ten
• ge­setz­li­che Kran­ken­ver­si­che­rung: Anspruch auf Ab­si­che­rung im Krank­heits­fall
• ge­setz­li­che Un­fall­ver­si­che­rung: Anspruch auf Ab­si­che­rung bei Ar­beits­un­fäl­len, Be­rufs­krank­hei­ten und ar­beits­be­ding­ten Ge­sund­heits­ge­fah­ren
• ge­setz­li­che Pfle­ge­ver­si­che­rung: Anspruch auf Ab­si­che­rung im Pfle­ge­fall

Für die Anmeldung benötigt die Lohn­buch­hal­tung nicht nur die per­sön­li­chen Daten des Ar­beit­neh­mers, sondern auch dessen So­zi­al­ver­si­che­rungs­num­mer. Diese ist zu Beginn des Be­schäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses vom neuen Mit­ar­bei­ter ein­zu­ho­len oder bei der Da­ten­stel­le der Ren­ten­ver­si­che­rung (DSRV) zu erfragen. Ferner sind In­for­ma­tio­nen über die Bei­trags­grup­pen, die Art der Be­schäf­ti­gung und die Staats­an­ge­hö­rig­keit sowie die ar­beit­ge­ber­spe­zi­fi­sche Be­triebs­num­mer und die Be­triebs­num­mer der zu­stän­di­gen Ein­zugs­stel­le bzw. Kran­ken­kas­se anzugeben. Die Richt­li­ni­en für die Über­mitt­lung der Daten sind in der DEÜV (Da­ten­er­fas­sungs- und Über­mitt­lungs­ver­ord­nung) definiert.

Für die Dauer der Be­schäf­ti­gung eines Ar­beit­neh­mers ist es Aufgabe der Lohn­buch­hal­tung, dem Finanzamt die ein­be­hal­te­nen Steuern und den So­li­da­ri­täts­zu­schlag zu melden. Dies geht über den On­line­ser­vice ELSTER, der ein ent­spre­chen­des Formular be­reit­stellt. Außerdem sind den Kran­ken­kas­sen die er­mit­tel­ten Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten-, Unfall- und Ar­beits­lo­sen­ver­si­che­rung sowie die Kosten der Lohn­fort­zah­lun­gen im Krank­heits­fall zu melden. Schließ­lich ist auch die Über­wei­sung der So­zi­al­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge an die Kran­ken­kas­sen zu ver­an­las­sen.

Auch wenn das Be­schäf­ti­gungs­ver­hält­nis ab­ge­lau­fen ist (Ver­trags­en­de, Kündigung etc.), ist die Lohn­buch­hal­tung gefragt. So besteht zum einen die Pflicht, das Bun­des­zen­tral­amt für Steuern über das Ende der Be­schäf­ti­gung zu in­for­mie­ren. Dies geschieht in Form einer so­ge­nann­ten Ab­mel­de­lis­te, die sich ebenfalls über ELSTER ver­schi­cken lässt. Zum anderen muss das Be­schäf­ti­gungs­en­de auch der Kran­ken­kas­se mit­ge­teilt werden, wobei zu beachten ist, dass der Ar­beit­neh­mer in jedem Fall bis zum ver­ein­bar­ten Ver­trags­en­de zu ver­si­chern ist –auch für den Fall, dass er die letzten Wochen oder Tage mit Urlaub über­brückt oder frei­ge­stellt wird. Bei einer Er­kran­kung innerhalb der Lohn­fort­zah­lungs­frist besteht die Ver­si­che­rungs­pflicht sogar über das Ar­beits­ver­hält­nis hinaus (bis zum Ende der Ent­gelt­fort­zah­lung).

Jedes Un­ter­neh­men, das am 31. Dezember des laufenden Ka­len­der­jah­res min­des­tens zehn Ar­beit­neh­mer be­schäf­tigt, ist nach § 42b des EStG dazu ver­pflich­tet, einen Lohn­steu­er­jah­res­aus­gleich durch­zu­füh­ren. Bei weniger als zehn Mit­ar­bei­tern steht es dem Ar­beit­ge­ber frei, ob er einen solchen Ausgleich machen möchte oder nicht. Zweck des Aus­gleichs ist es, die monatlich ein­be­hal­te­ne Lohn­steu­er am Ende des Jahres anhand der Jah­res­lohn­steu­er­ta­bel­le zu über­prü­fen. Dadurch werden Dif­fe­ren­zen aus­ge­gli­chen, die sich beim Vergleich der Jah­res­lohn­steu­er mit der tat­säch­lich ab­ge­führ­ten Lohn­steu­er ergeben. Zu solchen Dif­fe­ren­zen kann es bei­spiels­wei­se kommen, wenn sich im Laufe des Jahres das Gehalt verändert hat oder Ein­mal­zah­lun­gen geleistet wurden.

Für die So­zi­al­ver­si­che­rungs­trä­ger muss die Lohn­buch­hal­tung das bei­trags­pflich­ti­ge Jah­res­ent­gelt jedes Mit­ar­bei­ters an die Kran­ken­kas­se über­mit­teln. Um die Beiträge für die ge­setz­li­che Un­fall­ver­si­che­rung zu berechnen, sind außerdem das Jah­res­ar­beits­ent­gelt sowie die ge­leis­te­ten Ar­beits­stun­den an die Be­rufs­ge­nos­sen­schaf­ten zu melden.

Sobald ein Un­ter­neh­men Mit­ar­bei­ter be­schäf­tigt, ist es au­to­ma­tisch auch zur Lohn­buch­hal­tung ver­pflich­tet. Das ist auf die bereits erwähnten An­mel­de­pflich­ten bei den ver­schie­de­nen So­zi­al­ver­si­che­rungs­trä­gern und auf die Ver­pflich­tung gegenüber dem Finanzamt zu­rück­zu­füh­ren. Zudem ist jeder ge­werb­li­che Ar­beit­ge­ber in Deutsch­land nach § 108 der Ge­wer­be­ord­nung (GewO) dazu ver­pflich­tet, den be­schäf­tig­ten Ar­beit­neh­mern „bei Zahlung des Ar­beits­ent­gelts eine Ab­rech­nung in Textform zu erteilen“.

Die Aufgaben der Lohn­buch­hal­tung sind viel­fäl­tig und um­fang­reich. Auch in kleineren Un­ter­neh­men bedeuten diese Aufgaben einen hohen Arbeits- und Zeit­auf­wand. Ins­be­son­de­re bei der Auf­stel­lung der Ent­gelt­ab­rech­nun­gen ist zudem die Kor­rekt­heit von ent­schei­den­der Bedeutung: An­dern­falls führen feh­ler­haf­te Ab­rech­nun­gen, die durch das Finanzamt oder die Deutsche Ren­ten­ver­si­che­rung auf­ge­deckt werden, schnell zu nicht ein­kal­ku­lier­ten Nach­zah­lun­gen oder Strafen. Umso wichtiger ist es, dass die Lohn­buch­füh­rung durch Experten aus­ge­führt wird, wofür wahlweise ein internes Team oder ein externer Dienst­leis­ter ver­ant­wort­lich sein kann.

Der Vorteil der externen Lohn­buch­hal­tung liegt dabei vor allem in dem großen Er­fah­rungs­schatz, durch den sich die be­auf­trag­ten Steu­er­be­ra­ter oder Lohnbüros aus­zeich­nen, da diese in der Regel eine Vielzahl an Mandanten betreuen. Eine feh­ler­freie Lohn­buch­füh­rung liegt immer auch im eigenen Interesse dieser Dienst­leis­ter, die daher stets darum bemüht sind, auf dem neuesten Stand der Ge­setz­ge­bung zu sein. Die externe Stelle ist auf eine gute Zu­sam­men­ar­beit mit dem be­auf­tra­gen­den Un­ter­neh­men an­ge­wie­sen, um eine korrekte Lohn­buch­hal­tung ga­ran­tie­ren zu können. Mit welchen Maßnahmen sich die Risiken bei der externen sowie bei der internen Lohn­buch­füh­rung mi­ni­mie­ren lassen, fasst die folgende Tabelle zusammen:

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