Pri­vat­ein­la­ge und Pri­vat­ent­nah­me buchen (Mit Bei­spie­len)

In einem Ein­zel­un­ter­neh­men oder in Per­so­nen­ge­sell­schaf­ten können Sie dem Ge­schäfts­ver­mö­gen jederzeit Geld oder Güter entnehmen bzw. hin­zu­fü­gen – vor­aus­ge­setzt, Sie verbuchen die Trans­ak­tio­nen korrekt. Worauf ist genau zu achten, wenn man eine Pri­vat­ein­la­ge oder Pri­vat­ent­nah­me bucht?

Pri­vat­ent­nah­me und Pri­vat­ein­la­ge: So buchen Sie richtig!

Zwei Dinge sind von Bedeutung, wenn Sie eine Pri­vat­ein­la­ge oder eine Pri­vat­ent­nah­me buchen:

1. Der Wert, mit dem ein solcher Vorgang verbunden ist.
2. Die Konten, auf denen Sie die Zu- und Abgänge verbuchen müssen.

Zur korrekten Buchung benötigen Sie in jedem Fall min­des­tens ein Pri­vat­kon­to im Kon­ten­plan Ihres Un­ter­neh­mens. Falls es mehrere Personen im Un­ter­neh­men gibt, denen Trans­ak­tio­nen zwischen privatem und be­trieb­li­chem Vermögen gestattet sind, bieten sich grund­sätz­lich auch mehrere Pri­vat­kon­ten an. Diese fallen als Un­ter­kon­ten unter das Ei­gen­ka­pi­tal. In der Praxis setzen viele Un­ter­neh­men jeweils ein eigenes Konto für die Entnahmen und die Einlagen ein. Bei einer Pri­vat­ent­nah­me buchen Sie den Betrag dann z. B. von „Privat“ an „Kasse“ und bei der Pri­vat­ein­la­ge von „Kasse“ an „Privat“.

Wenn Sie ein Pri­vat­kon­to ab­schlie­ßen, tauchen alle Pri­vat­ent­nah­men in der „Soll und Haben“-Auf­stel­lung links auf, während Einlagen auf der rechten Seite zu finden sind. In der Bilanz des Un­ter­neh­mens fließen Pri­vat­kon­ten in das Ei­gen­ka­pi­tal­kon­to ein. Abhängig vom Ver­hält­nis von Entnahme zu Einlage schreiben Sie die Summe von Pri­vat­kon­ten entweder auf die linke Seite (mehr Entnahme als Einlage) oder auf die rechte Seite (mehr Einlage als Entnahme).

Pri­vat­ein­la­ge und Pri­vat­ent­nah­me: Bu­chungs­satz inkl. Beispiele

Um die Bu­chungs­sät­ze zu verstehen, ist ein Blick auf ver­schie­de­ne Einlage- und Ent­nah­me­ar­ten zu empfehlen. Nach­fol­gend be­trach­ten wir die wich­tigs­ten und häu­figs­ten Formen jeweils mit passenden Bei­spie­len.

Bar­ein­la­ge und Geld­ent­nah­me buchen

Bei einer Bar­ein­la­ge oder Geld­ent­nah­me trans­fe­rie­ren Sie Geld zwischen Ihrem eigenen Vermögen und dem des Un­ter­neh­mens. Neben einem Konto „Privat“ benötigen Sie also auch ein Konto „Kasse“ oder „Bank“. Nehmen wir in diesem Fall an, Sie nehmen erst Geld aus der Kasse und zahlen zu einem anderen Zeitpunkt einen anderen Geld­be­trag wieder ein.

Zunächst entnehmen Sie der Kasse (SKR03: Konto „1000“) Ihres Un­ter­neh­mens 50 Euro. Diese gehen nach SKR03 vom Konto „1800“ ab:

An­schlie­ßend legen Sie wieder 200 Euro zurück in die Kasse. Um diese Pri­vat­ein­la­ge zu buchen, wird nach SKR03 Konto „1890“ verwendet:

Wollen Sie das Pri­vat­kon­to nun ab­schlie­ßen, sieht die Ge­gen­über­stel­lung fol­gen­der­ma­ßen aus:

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Die „Soll“-Seite muss in diesem Fall also mit einem Saldo von 150 Euro auf­ge­füllt werden, um das Konto ab­zu­schlie­ßen. Dies fließt schließ­lich als „Haben“ in das Bi­lanz­kon­to „Ei­gen­ka­pi­tal“ ein, das in unserem Beispiel einen End­be­stand in Höhe von 1.650 Euro hat:

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Sa­ch­ent­nah­me buchen

Stellen wir uns nun vor, Sie führen eine Sa­ch­ent­nah­me durch, indem Sie ein Produkt der Firma für einen privaten Zweck entnehmen. Hierfür setzen Sie nicht den Her­stel­lungs- oder An­schaf­fungs­wert, sondern den normalen Lis­ten­preis an. Hierbei handelt es sich um den Preis, den Sie auch von einem Kunden verlangen würden – inklusive Um­satz­steu­er. Diese Sa­ch­ent­nah­me ist gesondert auf einem ent­spre­chen­den Konto zu verbuchen. Einen Stuhl (Preis von 119 Euro brutto) als Pri­vat­ent­nah­me buchen Sie wie folgt:

Das Pri­vat­kon­to und das Konto für Ei­gen­ka­pi­tal schließen Sie am Ende analog zum ersten Beispiel ab.

Nut­zungs­ent­nah­me buchen

Wenn Sie einen Ge­gen­stand nicht komplett aus dem Un­ter­neh­men her­aus­neh­men, sondern nur zu­sätz­lich auch privat nutzen, müssen Sie eine Nut­zungs­ent­nah­me buchen (und diesen Betrag als geld­wer­ten Vorteil auch ver­steu­ern). In­ter­es­sant ist dies vor allem bei der privaten Nutzung des Fir­men­wa­gens. Hierfür berechnen Sie den Teilwert: Zu welchem Anteil wird das Fahrzeug privat genutzt?

Um den Teilwert der Nutzung zu ermitteln, können Sie ein Fahr­ten­buch führen. Als Al­ter­na­ti­ve dazu hat der Ge­setz­ge­ber zur Ver­ein­fa­chung die Lis­ten­preis­me­tho­de bzw. 1-Prozent-Regelung vor­ge­se­hen. Hierbei setzen Sie monatlich 1 Prozent vom deutschen Brutto-Lis­ten­preis für das Neu­fahr­zeug an – ein­schließ­lich Son­der­aus­stat­tun­gen und übrigens auch, wenn das Auto gebraucht gekauft wurde (§ 6 Abs. 4 EStG). Für Kosten, die nicht durch Vorsteuer belastet wurden, kann der Un­ter­neh­mer noch einen pau­scha­len Abschlag von 20 Prozent vornehmen. Für den Rest fällt die Um­satz­steu­er an (§ 3 Abs. 1b Ziffer 1 UStG).

Nehmen wir folgendes Bei­spiel­sze­na­rio an:

• Sie haben einen Dienst­wa­gen mit aktuellem Brut­to­lis­ten­preis von 50.000 Euro.
• Ein Prozent hiervon sind 500 Euro.
• 20 Prozent hiervon sind wiederum 100 Euro.
• Dem­entspre­chend fallen für 400 Euro Um­satz­steu­er an und für 100 Euro nicht.
• Die Um­satz­steu­er beträgt 76 Euro (19 Prozent).
• Die Pri­vat­ent­nah­me für den be­tref­fen­den Monat hat also einen Wert von 576 Euro.

Den er­mit­tel­ten Betrag buchen Sie auf das Konto „Un­ent­gelt­li­che Wert­ab­ga­ben“.

Pri­vat­ein­la­ge buchen

Be­trach­ten wir in einem letzten Beispiel noch die Pri­vat­ein­la­ge und deren Bu­chungs­satz: Nehmen wir an, Sie haben sich vor einem Jahr einen PC gekauft, der haupt­säch­lich von Ihrer Tochter genutzt wurde. Sie ist nun aber fürs Studium aus­ge­zo­gen und nutzt jetzt nur noch ihren Laptop. Den PC möchten Sie Ihrem Un­ter­neh­men übergeben. Als Teilwert setzen Sie die fort­ge­führ­ten An­schaf­fungs­kos­ten an.

Für den PC haben Sie ur­sprüng­lich 1.200 Euro gezahlt. Der Computer wird laut Afa-Tabelle (Absetzung für Abnutzung) über drei Jahre ab­ge­schrie­ben und hat also nach einem Jahr noch einen Wert von 800 Euro (wir gehen im Beispiel davon aus, dass die Einlage genau ein Jahr nach der An­schaf­fung statt­fin­det). Mit diesem Wert taucht der PC nun in Buch­hal­tung auf:

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