Istkaufmann einfach erklärt (mit Beispielen)
Ein Istkaufmann ist jede natürliche Person, die ein Handelsgewerbe betreibt, wie es im ersten Paragraphen des Handelsgesetzbuchs heißt. Das bedeutet, die wirtschaftliche Tätigkeit macht jemanden zu einem Istkaufmann.
Was ist ein Istkaufmann?
Wer ein sogenanntes Handelsgewerbe betreibt, gilt gemäß Handelsgesetzbuch (§ 1 HGB) in der Regel als Kaufmann. Das kann eine Einzelperson sein, aber prinzipiell auch eine beliebige Gesellschaft (§ 6 HGB).
Für den Istkaufmann gilt zwar die Pflicht zum Eintrag im Handelsregister, dieser ist aber nicht konstitutiv, sondern deklaratorisch. Das heißt: Man wird nicht zum Istkaufmann, indem man sich in das Handelsregister eintragen lässt. Man ist es schon zuvor und macht den Status durch den Eintrag nur noch publik. Ebenso kann ein Istkaufmann seinen Status als Kaufmann zwar aufgeben, falls die Bedingungen dafür nicht mehr gegeben sind (§ 241a HGB), das geschieht aber nicht dadurch, dass er seinen Handelsregistereintrag löschen lässt.
Da man automatisch zu einem Istkaufmann wird und nicht selbst über den Status entscheiden kann, wird dieser Kaufmannstypus gelegentlich auch Musskaufmann genannt.
Als Istkaufmann bezeichnet man einfach erklärt im Sprachgebrauch eine Person, die kraft ihrer Tätigkeit ein Kaufmann ist. Umgekehrt ist jeder Gewerbebetrieb prinzipiell ein Handelsgewerbe, aber es gibt dabei bestimmte Ausnahmen – laut Gesetz nämlich dann, wenn das Gewerbe dies nach Art oder Umfang nicht erfordert.
Für Einzelkaufleute nennt das Handelsgesetzbuch eine Grenze von 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn pro Jahr als Grenze für den Geschäftsumfang (§ 241a HGB). Darunter gelten sie als Kleingewerbetreibende. Genau genommen sind sie damit zwar immer noch Kaufleute, aber von der Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchhaltung und Aufstellung von Bilanzen befreit. Damit zählt man sie auch nicht zu den Istkaufleuten. Die Abgabenordnung setzt dieselbe Grenze übrigens für alle Gewerbetreibenden – somit auch für Gesellschaften, die nicht schon durch ihre Rechtsform buchhaltungspflichtig, also Formkaufleute sind (§ 141 AO).
Ähnliches gilt für Forst- und Landwirte, die ebenfalls nicht als Istkaufleute gelten. Es ist allerdings für solche Betriebe sowie auch für Kleingewerbe möglich, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen. Dann werden sie zu Kannkaufleuten.
Außerdem gelten bestimmte Berufsgruppen nicht als Gewerbetreibende, sodass sie grundsätzlich keine Kaufleute und damit auch keine Istkaufleute sind. Das betrifft die sogenannten freien Berufe: Ärzte, Rechtsanwälte, Ingenieure, Architekten, Steuerberater, Journalisten, Wissenschaftler, Künstler, Lehrer und noch einige mehr.
Ein Istkaufmann übt seine Tätigkeit zudem selbstständig aus. Als abhängig beschäftigte Person in einem Unternehmen kann man selbst kein Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs sein. Als Nebentätigkeit ist dies jedoch selbstverständlich möglich.
Ein kaufmännisch geführtes Handelsgewerbe muss darüber hinaus noch weitere Kriterien erfüllen: So soll es mit der Absicht zur Gewinnerzielung als Unternehmen auf dem Markt auftreten, wobei Leistungen gegen Entgelt angeboten werden. Außerdem muss die Tätigkeit nachhaltig und planmäßig sein: Ein Gewerbebetrieb nach kaufmännischer Art ist also auf Dauer angelegt und wird regelmäßig ausgeübt. Damit unterscheidet sich die kaufmännische Tätigkeit beispielsweise von einem reinen Hobby, das eventuell Gewinn abwirft. Ein Istkaufmann betreibt sein Gewerbe demnach dauerhaft und nach einem Plan.
Der Gesetzgeber geht grundsätzlich von einer kaufmännischen Ausrichtung eines Gewerbebetriebs aus. Sollte man der Meinung sein, man erfülle nicht die Kaufmannseigenschaften, muss man dies entsprechend darlegen.
Wie unterscheiden sich Istkaufmann, Kannkaufmann und Formkaufmann?
Je nach Wesen und Entstehungsart des Kaufmannsstatus unterscheidet man verschiedene Typen:
- Istkaufmann – sozusagen die Grundform: jede natürliche Person, die ein Gewerbe betreibt, das den Kaufmannsstatus erfordert
- Kannkaufmann – eine natürliche Person, die einen Gewerbebetrieb freiwillig ins Handelsregister eintragen lässt und damit den Kaufmannsstatus erlangt
- Formkaufmann – eine Gesellschaft, die durch ihre Rechtsform als Kaufmann eingestuft wird
Sowohl der Kannkaufmann als auch der Formkaufmann erlangen (spätestens) durch einen Handelsregistereintrag den Kaufmannsstatus.
Darüber hinaus gibt es noch die Bezeichnungen Fiktivkaufmann und Scheinkaufmanns. Beim Fiktivkaufmann handelt es sich um eine Person oder Gruppe, die unrechtmäßig im Handelsregister eingetragen ist. Ein Scheinkaufmann ist eine Person ohne Kaufmannsstatus (und ohne Eintrag im Handelsregister), die aber den Anschein erweckt, diesen Status zu besitzen.
Pflichten des Istkaufmanns
Für einen Istkaufmann gelten selbstverständlich Pflichten wie für jeden anderen Kaufmann auch.
Unternehmensnamen
Man ist verpflichtet, eine „Firma“, das heißt einen Unternehmensnamen zu führen, unter dem der Gewerbebetrieb seine Geschäfte betreibt. Dazu kann man entweder seinen eigenen Namen wählen, einen Begriff nutzen, der das Angebot beschreibt, oder sich sogar einen Fantasienamen ausdenken. Wichtig ist nur, dass der Name keine Tätigkeit suggeriert, die die Firma nicht leisten kann, und sich zudem von den Namen anderer Unternehmen unterscheiden lässt. Unter der Firma kann ein Istkaufmann zudem auch vor Gericht auftreten, das heißt, klagen und selbst angeklagt werden.
Pflichtangaben auf Geschäftsdokumenten
Offizielle Geschäftsdokumente – auch digitale – müssen Kaufleute mit spezifischen Pflichtangaben versehen: Außer dem Namen und der Rechtsform sind der Firmensitz, das zuständige Registergericht und die Nummer des Eintrags sowie bei Kapitalgesellschaften noch die Namen der Mitglieder der Führungsebene anzugeben.
Schließlich – und dies ist für die meisten Gründerinnen und Gründer wohl am interessantesten – gelten für Istkaufleute strenge Buchführungspflichten. Nur wenn ein Istkaufmann zwei Jahre hintereinander weniger als 600.000 Euro Jahresumsatz und weniger als 60.000 Euro Überschuss erwirtschaftet, ist er von dieser Pflicht befreit. Ansonsten muss er nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) Bücher führen, und zwar in Form der doppelten Buchführung. Zu der Buchführungspflicht gehören auch Jahresabschlüsse mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Inventur.
Rechte des Istkaufmanns
Auch die Rechte eines Istkaufmanns unterscheiden sich nicht von denen eines Kaufmanns. Eines der wichtigsten Rechte eines Kaufmanns liegt in der Prokura: Der Istkaufmann ist ebenfalls dazu berechtigt, Vollmachten auszusprechen. Prokura und Handlungsvollmachten ermöglichen es Angestellten des Kaufmanns, in dessen Namen wichtige Geschäfte zu tätigen. Prokurist (also der Bevollmächtigte) und Handlungsbevollmächtigte können in unterschiedlichem Umfang die Geschäfte des Unternehmens durchführen. So ist der Prokurist auch befugt, branchenübergreifende Geschäfte abzuschließen, während man mit einer Handlungsvollmacht beschränkter ist.
Grundsätzlich gilt für Istkaufleute das Handelsgesetzbuch vor dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Wo die beiden Gesetzestexte kollidieren, hat also für den Kaufmann das HGB Vorrang. Darüber hinaus ist für den Istkaufmann der Verbraucherschutz eingeschränkt: Der Gesetzgeber geht davon aus, dass ein erfahrener Kaufmann im Geschäftsleben weniger schutzbedürftig ist als ein eher unbedarfter Konsument.
Ab wann ist man ein Istkaufmann? Drei Beispiele
Ab wann zählt man zu den Istkaufleuten? Drei Beispiele sollen verdeutlichen, wann Personen als Istkaufleute gelten und was für diesen Status notwendig ist.
Beispiel 1: Fahrradwerkstatt
Monika hat eine Fahrradwerkstatt aufgebaut. Der anfänglich kleine Betrieb, den sie allein geführt hat, ist zu einer größeren Werkstatt angewachsen. Inzwischen beschäftigt Monika sogar 20 Mitarbeitende – in der Werkstatt selbst, aber auch in der der Buchhaltung. Ihr Jahresgewinn beträgt über 100.000 Euro. Ins Handelsregister hat sich Monika noch nicht eintragen lassen.
Antwort: Monika ist ein Istkaufmann. Ihr Gewerbebetrieb ist dafür groß genug. Sie muss ordnungsgemäß ihre Bücher führen, und den Handelsregistereintrag muss sie definitiv nachholen, denn für Istkaufleute ist dieser obligatorisch.
Beispiel 2: eBay-Shop
Jonas verkauft hin und wieder alte Bücher auf eBay. Dabei erwirtschaftet er nur minimalen Gewinn. Er arbeitet allein und schreibt sich seine Einkünfte und Ausgaben formlos auf. Wenn er im Urlaub ist, lässt er sein Geschäft vollkommen ruhen.
Antwort: Jonas ist kein Istkaufmann. Sein Betrieb ist viel zu klein, und er führt es auch nicht nach kaufmännischer Art. Zwar tritt Jonas als Anbieter nach außen auf, aber er wirtschaftet weder planmäßig noch nachhaltig. Theoretisch könnte sich Jonas freiwillig für einen Handelsregistereintrag entscheiden und damit zum Kannkaufmann werden, doch die Pflichten, die er damit einginge, wären seinem kleinen eBay-Shop nicht angemessen.
Beispiel 3: Steuerberater
Peter ist Steuerberater. In seiner Kanzlei hat er mehrere Angestellte, führt ein großes Büro und beschäftigt auch jemanden für seine Buchhaltung. Da er viele Kundinnen und Kunden hat, sind sowohl Umsatz als auch Gewinn beachtlich.
Antwort: Peter kann kein Istkaufmann sein, denn als Steuerberater gehört er den freien Berufen an. Die Größe seines Betriebs spielt daher keine Rolle.
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