Für jede Kapitalgesellschaft gelten die Buchführungsregeln des Handelsgesetzbuchs. Eine solche Gesellschaft gilt gesetzlich als Kaufmann und ist daher zur ordnungsgemäßen Buchführung mit ausführlichen Jahresabschlüssen verpflichtet. Dafür enthält das Handelsgesetzbuch gerade für Gesellschaften dieser Art zahlreiche Vorschriften, die vieles bis ins letzte Detail regeln. Allerdings gewährt das Gesetz für kleinere Gesellschaften gewisse Erleichterungen, die den Aufwand für die Ausarbeitung der Abschlüsse verringern.
Dazu teilt das Gesetz Kapitalgesellschaften in vier Größenklassen ein: kleinst, klein, mittel und groß. Kriterien sind dabei die Bilanzsumme, der Umsatz und die Anzahl der Mitarbeiter (§ 267 HGB):
| Kleinst | Klein | Mittel | Groß |
Bilanzsumme in Mio. € | ≤ 0,35 | > 0,35 – ≤ 6 | > 6 – ≤ 20 | > 20 |
Umsatzerlöse in Mio. € | ≤ 0,7 | > 0,7 – ≤ 12 | > 12 – ≤ 40 | > 40 |
Anzahl Angestellte | ≤ 10 | ≤ 50 | ≤ 250 | > 250 |
Kapitalgesellschaften sind außerdem verpflichtet, ihre Jahresabschlüsse im Bundesanzeiger zu veröffentlichen; es besteht also Publikationspflicht. Auch hier sieht das Gesetz für kleinere Unternehmen bestimmte Erleichterungen vor.
Auch steuerrechtlich gilt die Kapitalgesellschaft als selbstständige Einheit. Das bedeutet, dass außer Umsatzsteuer und Gewerbesteuer auch Körperschaftssteuer zu zahlen ist. Außerdem muss die Gesellschaft bei Gewinnausschüttungen an die Anteilseigner zumeist Kapitalertragssteuer einbehalten und abführen.