Die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung: Chancen und Risiken

Haben Sie den Ent­schluss gefasst, sich selbst­stän­dig zu machen oder ein Un­ter­neh­men zu gründen? Gerade in der An­fangs­pha­se sind dabei viele Dinge zu beachten – bü­ro­kra­tisch und fi­nan­zi­ell. So erschwert die mo­nat­li­che oder vier­tel­jähr­li­che Um­satz­steu­er­vor­anmel­dung gerade kleineren Un­ter­neh­men den Ar­beits­all­tag. Davon abgesehen steigen die Umsätze zu Beginn oft nur langsam – eine harte Be­las­tungs­pro­be. Ein Licht­blick: die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung. Sie bietet Gründern und kleinen Un­ter­neh­men Chancen, ist aber auch mit Nach­tei­len verbunden.

Die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung ist eine Ver­ein­fa­chung im Um­satz­steu­er­recht, die den bü­ro­kra­ti­schen Aufwand für Un­ter­neh­men mit geringen Umsätzen re­du­zie­ren soll. Wenn Sie sich dazu ent­schlie­ßen, die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung gemäß § 19 des Um­satz­steu­er­ge­set­zes (UStG) in Anspruch zu nehmen, dürfen Sie auf Ihren Rech­nun­gen keine Um­satz­steu­er ausweisen und müssen sie folglich auch nicht an das Finanzamt abführen. Dadurch entfällt auch die re­gel­mä­ßi­ge Um­satz­steu­er­vor­anmel­dung. Wenn Sie diese Regelung nutzen, verlieren Sie jedoch auch den Anspruch darauf, die auf Rech­nun­gen anderer Un­ter­neh­men aus­ge­wie­se­ne Um­satz­steu­er als Vorsteuer zu­rück­zu­for­dern.

Nicht jeder kann sich durch die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung von der Um­satz­steu­er befreien lassen. Diese Mög­lich­keit ist aus­schließ­lich so­ge­nann­ten Klein­un­ter­neh­men vor­be­hal­ten. Das Um­satz­steu­er­ge­setz definiert ein solches Klein­un­ter­neh­men anhand seines Umsatzes. Um als Klein­un­ter­neh­men zu gelten, darf der Umsatz …

• im Vorjahr 22.000 Euro nicht über­stie­gen haben,
• im laufenden Ge­schäfts­jahr 50.000 Euro ver­mut­lich nicht über­stei­gen.

Dabei gilt: Die Um­satz­gren­ze von 22.000 Euro ist eine feste Grenze. Auch wenn Sie sie im Vorjahr nur ge­ring­fü­gig über­schrit­ten haben, müssen Sie regulär Um­satz­steu­ern abführen. Das gilt auch dann, wenn der Umsatz im laufenden Ge­schäfts­jahr 22.000 Euro (Stand Jahr 2021 - aktuell Höhe siehe auch UstG §19) nicht über­schrei­tet.

Bei der Um­satz­gren­ze von 50.000 Euro handelt es sich hingegen um eine Prognose. Liegt der rea­lis­tisch pro­gnos­ti­zier­te Umsatz zu Jah­res­be­ginn unterhalb der 50.000-Euro-Grenze, der tat­säch­li­che aber darüber, können Sie dennoch mit der Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung arbeiten und auf den Um­satz­steu­er-Me­cha­nis­mus ver­zich­ten. Auf Verlangen des Fi­nanz­am­tes müssen Sie aber unter Umständen darlegen, auf welcher Grundlage Sie die Um­satz­pro­gno­se erstellt haben. Rück­wir­kend wird die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung nur aberkannt, wenn die Um­satz­pro­gno­se bewusst falsch gestaltet wurde.

Da Sie die Um­satz­gren­zen jedes Jahr neu ermitteln müssen, kann es zu einem Wechsel der Be­steue­rung von Jahr zu Jahr kommen:

Beispiel:

Der Ge­samt­um­satz wird auf Basis der ver­ein­nahm­ten Brut­to­be­trä­ge berechnet. Dabei werden al­ler­dings „Wirt­schafts­gü­ter des An­la­ge­ver­mö­gens“ nicht mit­ge­rech­net (etwa der Verkauf eines ge­brauch­ten Dienst­wa­gens – § 19 Abs. 1 UStG). Die Beträge setzen sich jeweils aus dem Net­to­be­trag und der Um­satz­steu­er und möglichen anderen Steuern zusammen. Ist das nicht der Fall, ent­spricht der Netto- dem Brut­to­be­trag. Um­satz­steu­er müssen Sie dann nicht hin­zu­rech­nen.Möchten Sie die Um­satz­gren­ze eines Jahres berechnen, sind dabei alle Umsätze des Zeitraums zu be­rück­sich­ti­gen. Dabei kommt es nicht darauf an, wann Sie die Leis­tun­gen erbracht oder die Rech­nun­gen aus­ge­stellt haben. Aus­schlag­ge­bend ist allein der tat­säch­li­che Eingang der Zahlungen. Dabei gilt so­ge­nann­te 10-Tage-Regel für den Jah­res­wech­sel bei der Um­satz­steu­er nicht. Innerhalb dieses Zeit­rau­mes vor und nach dem Jah­res­wech­sel ein­ge­gan­ge­ne Zahlungen können Sie also nicht dem Jahr Ihrer Wahl zuordnen. Dennoch ist es natürlich möglich, durch eine gezielte Steuerung des Rech­nungs­aus­gangs die Um­satz­steu­er­gren­ze zu be­ein­flus­sen.

Wenn Sie Exis­tenz­grün­der sind, gilt für Sie eine Son­der­re­ge­lung. Da Sie keinen Umsatz im Vorjahr vorweisen können, müssen Sie Ihren Umsatz für das Grün­dungs­jahr und das darauf folgende Jahr schätzen. Gründen Sie Ihr Un­ter­neh­men wie meist üblich im laufenden Ka­len­der­jahr, müssen Sie den für diesen Zeitraum an­ge­peil­ten Umsatz auf zwölf Monate hoch­rech­nen. Wird der hoch­ge­rech­ne­te Umsatz vor­aus­sicht­lich die Um­satz­gren­ze von 22.000 Euro über­schrei­ten, können Sie von vorn­her­ein die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung nicht in Anspruch nehmen.

Der Status des Klein­un­ter­neh­mers ist nicht an ein Un­ter­neh­men, sondern an Sie als Steu­er­zah­ler gebunden. Führen Sie mehrere Ge­wer­be­be­trie­be, müssen Sie alle um­satz­steu­er­pflich­ti­gen Einnahmen addieren. Nur wenn diese insgesamt unter der Um­satz­gren­ze liegen, wird Ihnen der Status des Klein­un­ter­neh­mers gewährt.

• Sie müssen keine Um­satz­steu­er für im Inland erbrachte Umsätze an das Finanzamt abführen.
• Sie dürfen keine Um­satz­steu­er in Ihren Rech­nun­gen ausweisen.
• Sie dürfen keine Vorsteuer aus fremden Rech­nun­gen abziehen.
• Sie dürfen nicht auf eine Steu­er­be­frei­ung ver­zich­ten.
• Sie müssen keine Um­satz­steu­er­vor­anmel­dung abgeben.
• Sie müssen die jährliche Um­satz­steu­er­klä­rung nur in einer ver­ein­fach­ten Form abgeben.
• Sie müssen die steu­er­li­chen Re­ge­lun­gen für das Aus­stel­len von Rech­nun­gen beachten.

Wenn Sie die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung in Anspruch nehmen, müssen Sie bei der Rech­nungs­stel­lung bestimmte Vorgaben beachten:

• Sie dürfen auf Rech­nun­gen keine Um­satz­steu­er ausweisen.
   
• Sie dürfen auf der Rechnung keine Um­satz­steu­er-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer (USt-IdNr.) angeben.
   
• Sie müssen auf der Rechnung darauf hinweisen, dass Sie die Um­satz­steu­er aufgrund der Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung nicht in Rechnung stellen. Der Begriff Klein­un­ter­neh­mer muss dabei nicht erwähnt werden. Es reicht ein Hinweis auf den ent­spre­chen­den Pa­ra­gra­fen: „Um­satz­steu­er wird nach § 19 UStG nicht berechnet.“ Es sind auch al­ter­na­ti­ve For­mu­lie­run­gen möglich.

Zur Be­ant­wor­tung der Frage, ob sich die Wahl der Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung lohnt, sollte man sich ver­ge­gen­wär­ti­gen, was bei der Um­satz­steu­er ei­gent­lich besteuert wird. Den Einnahmen, für die ein Un­ter­neh­men die Um­satz­steu­er abführt, stehen die Ausgaben gegenüber, für die es Vorsteuer beim Finanzamt geltend macht. Im Ergebnis wird die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben besteuert, das heißt, der Mehrwert, den das Un­ter­neh­men schafft (daher der Name „Mehr­wert­steu­er“). Diese Steuer zahlt jedoch nicht das Un­ter­neh­men, sondern der Ver­brau­cher am Ende der Lie­fer­ket­te – und zwar von allen Vor­lie­fe­ran­ten zusammen, denn nur er kann die von seinem Lie­fe­ran­ten be­rech­ne­te Um­satz­steu­er nicht vom Finanzamt zu­rück­ver­lan­gen.

Wenn man diesen Me­cha­nis­mus bedenkt, dann ergeben sich – neben dem bü­ro­kra­ti­schen Aufwand – drei Ent­schei­dungs­fak­to­ren bei der Frage „Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung oder nicht?“:

• die Art der Kunden
• die Art und Menge des Wa­ren­ein­sat­zes
• der selbst ge­schaf­fe­ne Mehrwert.

Beim Kriterium „Kunden“ ist die Ent­schei­dung relativ einfach: Handelt es sich dabei aus­schließ­lich oder über­wie­gend um Un­ter­neh­men, die zum Vor­steu­er­ab­zug be­rech­tigt sind, dann ist die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung eindeutig nach­tei­lig: Der Vorteil, keine Um­satz­steu­er verlangen zu müssen, spielt keine oder nur eine un­ter­ge­ord­ne­te Rolle, weil die um­satz­steu­er­pflich­ti­gen Kunden diese Steuer ja zu­rück­er­hal­ten. Als zu­sätz­li­cher Kos­ten­fak­tor bleibt dagegen die nicht ab­zugs­fä­hi­ge Vorsteuer.

Wenn die Art der Kunden die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung nicht von vorn­her­ein un­at­trak­tiv er­schei­nen lässt, dann spielen die beiden Kriterien „Wa­ren­ein­satz“ und „Mehrwert“ ebenfalls eine wichtige Rolle: Je niedriger der Wa­ren­ein­satz und je höher der intern ge­schaf­fe­ne Mehrwert im Ver­hält­nis zum Umsatz sind, desto mehr lohnt sich jeweils die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung.

Ein Un­ter­neh­men, das von der Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung Gebrauch macht, tritt gegenüber seinen Lie­fe­ran­ten ge­wis­ser­ma­ßen als Ver­brau­cher auf: Es zahlt die gesamte auf­ge­lau­fe­ne Um­satz­steu­er. Je größer der selbst ge­schaf­fe­ne Mehrwert, der dann nicht unter die Um­satz­steu­er fällt, im Ver­hält­nis dazu ist, desto lohnender ist also die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung. Ein Ex­trem­fall wäre bei­spiels­wei­se ein Über­set­zer, der nur zuhause am Computer sitzt und Texte liefert. Außer seinem Ar­beits­zim­mer und etwas Papier hat er kaum Wa­ren­ein­satz und damit auch wenig Um­satz­steu­er an seine Vor­lie­fe­ran­ten zu zahlen. Seinen kom­plet­ten Mehrwert liefert er praktisch ohne Wa­ren­ein­satz – und wenn er für Pri­vat­per­so­nen arbeitet, auch günstiger als mit Um­satz­steu­er­pflicht. Die wenigen An­schaf­fun­gen, die er hat, kann er zudem samt Um­satz­steu­er als Be­triebs­aus­ga­ben steu­er­min­dernd geltend machen.

Ein Son­der­fall, bei dem sich die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung wahr­schein­lich lohnt, wäre der, dass auch die Vor­lie­fe­ran­ten eines Un­ter­neh­mens ih­rer­seits über­wie­gend Klein­un­ter­neh­men sind. Dann würde auch die auf fremde Rech­nun­gen zu zahlende Um­satz­steu­er ganz oder weit­ge­hend wegfallen. In der Praxis dürfte dies aber äußerst selten der Fall sein.

Die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung bietet sowohl Vor- als auch Nachteile. In Ab­hän­gig­keit von der in­di­vi­du­el­len Situation gilt es für jeden, diese für seinen be­son­de­ren Fall abzuwägen.

Ent­schei­den Sie sich für den Klein­un­ter­neh­mer­sta­tus, prüft das Finanzamt jährlich anhand Ihrer Umsätze und Um­satz­pro­gno­sen, ob Sie weiterhin die An­for­de­run­gen dafür erfüllen. Aber auch wenn Sie alle Vor­aus­set­zun­gen für die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung erfüllen, müssen Sie sie nicht wählen, wenn Sie nicht wollen. Ent­schei­den Sie sich dagegen, sind Sie al­ler­dings lange Zeit an diese Ent­schei­dung gebunden: nämlich für fünf Ka­len­der­jah­re. Sie sind dann ver­pflich­tet, Ihre Umsätze nach den all­ge­mei­nen Regeln des Um­satz­steu­er­ge­set­zes zu ver­steu­ern, können an­de­rer­seits aber Vorsteuer geltend machen.

Möchten Sie die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung nicht mehr nutzen, brauchen Sie dies lediglich dem Finanzamt zu erklären. Das ist mit einem formlosen Schreiben möglich – oder kon­klu­dent, indem Sie die Um­satz­steu­er­erklä­rung und Vor­anmel­dun­gen abgeben.

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