Steuernummer beantragen: Ein wichtiger Schritt bei der Existenzgründung
Es gibt viele Wege, einer selbstständigen Beschäftigung nachzugehen. Man muss nicht immer gleich ein eigenes Unternehmen gründen. Ein kleines Nebengewerbe oder freiberufliche Gelegenheitsaufträge können genauso gut ein Schritt in die Selbstständigkeit sein. Doch egal, wie gering der Auftrag auch ist, sobald Sie eine Rechnung schreiben, müssen Sie sich an die Vorschriften für die ordnungsgemäße Rechnungsstellung halten.
Damit Ihre Rechnungen vor dem Finanzamt oder im schlimmsten Fall auch bei einem Rechtsstreit Bestand haben, müssen selbige bestimmte Pflichtangaben für ordnungsgemäße Rechnungen enthalten. Eine der wichtigsten davon ist die Steuernummer. Das Finanzamt benötigt sie, um die anfallenden Steuern, dem richtigen Steuerkonto zuzuordnen.
Alle Informationen befinden sich auf dem Stand von September 2021.
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Wer braucht überhaupt eine Steuernummer?
Die Steuernummer braucht in Deutschland jeder, der als Selbstständiger oder Freiberufler für seine erbrachten Leistungen eine Rechnung stellen will. Auch große Unternehmen haben eine Steuernummer. Es spielt dabei keine Rolle, ob die Tätigkeit haupt- oder nebenberuflich ausgeübt wird. Aus diesem Grund müssen Freiberufler und Selbstständige bei der Unternehmensgründung eine Steuernummer beantragen. Es gibt nur eine Ausnahme davon – die Gründung eines Gewerbes. Bei dieser übermittelt das Gewerbeamt nach Ihrer Anmeldung alle nötigen Daten direkt dem Finanzamt.
Es kommt oft zu Verwechslungen der Steuernummer und Steuer-Identifikationsnummer, da die zweite bis vor einiger Zeit (und umgangssprachlich nach wie vor) ebenfalls als Steuernummer bezeichnet wurde. Die Steuer-Identifikationsnummer erhält in Deutschland jeder Bürger zur steuerlichen Einordnung. Sie wird spätestens beim ersten Arbeitsverhältnis nötig, wenn ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber beim Finanzamt angemeldet wird und ist insbesondere für die Erstellung Ihrer Lohnsteuererklärung wichtig, weil mit ihr steuerrechtlich relevante Informationen wie Familienstatus oder Unterhaltspflichten verknüpft sind. Sie wird nur einmalig vergeben und bleibt danach unveränderlich.
Die Steuernummer muss auf jedem Dokument des Zahlungsverkehrs angegeben werden. Das gewährleistet, dass das Finanzamt sämtliche Aktivitäten einer Person bzw. einem Unternehmen zuordnen und die Höhe der anfallenden Steuern, wie Gewerbe-, Umsatz- oder Körperschaftssteuer, ermitteln kann. Das ist besonders im Falle einer Steuerprüfung bzw. Betriebsprüfung durch das Finanzamt relevant, bei der die ordnungsgemäße Buchführung und Steuererklärung überprüft wird.
Wo und wie können Sie die Steuernummer beantragen?
Wer Leistungen abrechnen will, muss eine Steuernummer beantragen – so viel ist inzwischen klar. Doch wie genau läuft das in der Praxis ab? Das Verfahren ist verhältnismäßig unkompliziert. Sobald Sie eine selbstständige oder freiberufliche Tätigkeit ausüben, müssen Sie das dem Finanzamt melden. Dafür kontaktieren Sie das für Sie zuständige Finanzamt und erklären dort die beabsichtigte Geschäftsaufnahme. Man wird Sie bitten den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen, der sich je nach Zweck und Umfang der angestrebten Tätigkeit unterscheidet. Die Angaben, die Sie dort machen, bilden die Grundlage für Ihre vorläufige steuerliche Beurteilung.
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Das Ausfüllen des Erfassungsbogens ist der einzige Weg, eine Steuernummer anzufordern. Nachdem das Finanzamt Ihre Daten erfasst hat, erhalten Sie ein Schreiben, das Ihre Steuernummer und ggf. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthält, unter der Sie künftig Ihre Geschäfte führen. Die Bearbeitungszeit kann mehrere Wochen dauern
Für die ordnungsgemäße Dokumentation Ihrer Einkünfte empfehlen wir, dass Sie noch vor Beginn des ersten Auftrags Ihre Steuernummer anfordern. So können Sie die erbrachte Leistung sofort bei Abschluss des Auftrags in Rechnung stellen und müssen nicht auf die Unterlagen vom Finanzamt warten.
Wenn Sie nicht persönlich beim Finanzamt erscheinen möchten, um Ihre Steuernummer zu beantragen, finden Sie online die Formulare für sämtliche Geschäftsformen. Sie können somit den Fragebogen in Ruhe zu Hause ausfüllen und anschließend per Post an das zuständige Finanzamt schicken.
Gerade wenn Sie es eilig haben, lohnt es sich jedoch, den Fragebogen persönlich abzugeben, da Sie bei dieser Gelegenheit eventuelle Fragen direkt mit dem Sachbearbeiter besprechen können. So lassen sich Nachfragen per Post vermeiden und der Bearbeitungszeitraum verlängert sich nicht unnötig.
Exkurs: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IDNr.)
Beim Ausfüllen des Fragebogens stellt sich die Frage, ob Sie zusätzlich zur Steuernummer auch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IDNr.) anfordern möchten. Sie dient der Zuordnung von Zahlungsvorgängen, die ein Unternehmen mit anderen Ländern innerhalb der EU abwickelt. Auch wenn Sie nicht vorhaben, Geschäftsbeziehungen mit anderen EU-Ländern aufzunehmen, ist es doch ratsam die USt-IDNr. direkt mit der Steuernummer zu beantragen. So sind Sie für alle Fälle vorbereitet und sparen später Zeit, falls Sie die Nummer später doch benötigen.
Muss die Steuernummer wirklich auf jeder Rechnung erscheinen?
Laut § 4, Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) muss die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als Pflichtangabe auf jeder Rechnung erscheinen. Bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen hingegen, deren Rechnungssumme 250 Euro nicht überschreitet, muss die Steuernummer nicht zwingend erscheinen.
Es spricht allerdings nichts dagegen, dass Sie die Steuernummer routinemäßig auf jeder Rechnung angeben. Das verringert das Fehlerrisiko und ist für eine übersichtliche und fehlerfreie Rechnungsstellung durchaus sinnvoll. Wenn Sie eine USt-IDNr. Haben, können Sie auch diese verwenden.
Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.