Arbeitszeugnis: Aufbau, Inhalt und Beispiele
Arbeitnehmer haben einen Anspruch darauf und Personalverantwortliche möchten, dass Bewerber es ihnen zur Einsicht senden: das Arbeitszeugnis. Dabei wird zwischen zwei Arten von Arbeitszeugnissen unterschieden: dem einfachen und dem qualifizierten Arbeitszeugnis. Das einfache Arbeitszeugnis gibt Auskunft über die Art und Dauer der Tätigkeit beim vorherigen Arbeitgeber. In einem qualifizierten Arbeitszeugnis werden zusätzlich die sozialen und fachlichen Kompetenzen des Arbeitnehmers beurteilt. Dies soll ein möglichst genaues Bild von der erbrachten Leistung vermitteln.
Personalverantwortliche können dem Arbeitszeugnis entnehmen, ob ein Bewerber über die notwendigen Erfahrungen und Kompetenzen für die angestrebte Position verfügt. Doch ob einfach oder qualifiziert, wenn Sie ein Arbeitszeugnis erstellen, müssen Sie folgende zwei Pflichten berücksichtigen:
- Wahrheitspflicht: Die Angaben im Arbeitszeugnis müssen wahr sein.
- Wohlwollenspflicht: Das Arbeitszeugnis muss wohlwollend formuliert sein. Die Bewertung sollte sich auf die tatsächlichen Leistungen beziehen und dabei möglichst die Stärken betonen.
Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ist in der Gewerbeordnung § 109 folgendermaßen geregelt:
1. Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung seines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass die Angaben darüber hinaus auch auf die Leistung und das Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) eingehen.
2. Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.
3. Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen.
Einfaches Arbeitszeugnis
Das einfache Arbeitszeugnis beinhaltet die wesentlichen Informationen zur Tätigkeit und Beschäftigungsdauer. Zu den zentralen Inhalten gehören persönliche Daten zum Arbeitnehmer, die Position innerhalb des Unternehmens, die berufliche Entwicklung, das Aufgabengebiet, die absolvierten Tätigkeiten und die Beschäftigungsdauer. Die ausgeübten Tätigkeiten müssen dabei so beschrieben werden, dass potenzielle spätere Arbeitgeber die beruflichen Erfahrungen des Bewerbers nachvollziehen können. Wichtig bei der Erstellung eines einfachen Arbeitszeugnisses ist vor allem eines: Es dürfen keine Bewertungen in das Zeugnis miteinfließen. Darin liegt auch der zentrale Unterschied zum qualifizierten Arbeitszeugnis, in dem eine Bewertung der Tätigkeit durch den Arbeitgeber ausdrücklich erwünscht ist.
Die fehlende Bewertung ist gleichzeitig Vor- und Nachteil des einfachen Arbeitszeugnisses. Kam es während der Beschäftigung zu Schwierigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, werden diese nicht dokumentiert. Fehlende Angaben zum persönlichen Verhalten des Arbeitnehmers können allerdings für Misstrauen bei möglichen neuen Arbeitgebern sorgen: Warum hat der Bewerber kein qualifiziertes Arbeitszeugnis? Dennoch ist ein einfaches Arbeitszeugnis in einigen Fällen sinnvoll: Wenn das Arbeitsverhältnis beispielsweise zu kurz war, um fundierte Angaben über das Verhalten des Arbeitnehmers machen zu können, bietet sich ein einfaches Zeugnis an.
Qualifiziertes Arbeitszeugnis
Anders als in einem einfachen Arbeitszeugnis werden in einem qualifizierten Arbeitszeugnis die persönlichen und sozialen Kompetenzen des Arbeitnehmers genannt und bewertet. Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis, unabhängig vom Grund des Ausscheidens, der Betriebszugehörigkeit oder der Position. Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis verfällt drei Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses – auch dies ganz unabhängig von der Stellung des Mitarbeiters.
Das qualifizierten Arbeitszeugnis: Inhalt und Aufbau
Damit sich zukünftige Arbeitgeber einen umfassenden Eindruck von Leistung und Verhalten des Bewerbers machen können, sollten einige Bestandteile in keinem Arbeitszeugnis fehlen. Für Aufbau und Inhalt eines qualifizierten Zeugnisses gibt es keine Vorschriften oder Normen, dennoch finden sich einige inhaltliche Punkte in nahezu jedem Arbeitszeugnis wieder. Qualifizierte Arbeitszeugnisse lassen auch im Aufbau meistens einen gewissen Standard erkennen.
Die Inhalte im Detail:
- Überschrift: Wählen Sie je nach Zeugnistyp die passende Überschrift: z. B. Arbeitszeugnis, Zwischenzeugnis, Ausbildungszeugnis oder Praktikumszeugnis.
- Einleitung: Die Einleitung beinhaltet die persönlichen Daten des Arbeitnehmers: den Vor- und Nachnamen, das Geburtsdatum, den Beschäftigungszeitraum und die Position. Die Anschrift des Mitarbeiters gehört nicht in das Zeugnis.
- Kurzbeschreibung des Unternehmens: Fassen Sie die wesentlichen Daten Ihres Unternehmens zusammen: Was sind Ihre Kernkompetenzen und Schwerpunkte? Nennen Sie zudem Ihren Unternehmenssitz und die Mitarbeiteranzahl.
- Tätigkeitsbeschreibung: Nennen Sie alle Tätigkeiten, die der Arbeitnehmer während des gesamten Beschäftigungszeitraums ausgeübt hat.
- Beurteilung von Leistung und Sozialverhalten: Sollte der Arbeitnehmer über spezielle Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, werden diese hier genannt.
- Beendigungsgrund: Der Beendigungsgrund darf nur mit Einverständnis des Arbeitnehmers in das Zeugnis aufgenommen werden. Gängige Beendigungsformeln sind u.a. „auf eigenen Wunsch“, „betriebsbedingt“ oder „in beiderseitigem Einvernehmen“.
- Schlussformel und Zukunftswünsche: An dieser Stelle können Sie sich bei dem Mitarbeiter für die Zusammenarbeit bedanken und Zukunftswünsche aussprechen.
- Unterschrift, Datum und Firmenstempel: Mit Angabe des Ausstellungsortes und Ausstellungsdatums und mit der Unterschrift des Ausstellers ist das Zeugnis vollständig.
So werden Leistung und Sozialverhalten beurteilt
Hat Ihr Mitarbeiter die ihm übertragenen Aufgaben zu Ihrer Zufriedenheit erfüllt? Und wenn ja, in welchem Maß? Diese Fragen beantworten Sie im Zuge der Leistungsbeurteilung. Dabei geht es insbesondere um die Beurteilung, wie stark bestimmte Kompetenzen bei Ihrem Mitarbeiter ausgeprägt waren. In der Regel bewertet man in einem qualifizierten Arbeitszeugnis folgende Kompetenzen:
- Arbeitsbereitschaft: Zielstrebigkeit, Pflichtbewusstsein, Engagement, Einsatzbereitschaft, Eigeninitiative
- Arbeitsbefähigung: Urteilsvermögen, Stressresistenz, Denkvermögen, Auffassungsgabe, Belastbarkeit, Flexibilität
- Arbeitsweise und Arbeitsstil: Eigenverantwortung, Gewissenhaftigkeit, Methodik, Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit
- Arbeitsergebnisse und Arbeitserfolg: Qualität, Quantität, Fertigkeiten, Intensität, Produktivität
- Spezielle Fähigkeiten und Kenntnisse: besondere Erfolge und Leistungen
- Vorhandene Führungskompetenzen: Führungsstil, Mitarbeiterzufriedenheit, Motivationsfähigkeit
- Bewertung der Gesamtleistung: allgemeine Zufriedenheit mit den Leistungen des Arbeitnehmers
Die Bewertung und Gewichtung der einzelnen Kriterien ist abhängig von den konkreten Anforderungen an die Position im Unternehmen. Genauso, wie sich ein gewisser Aufbau und eine bestimmte Reihenfolge in der der Praxis durchgesetzt haben, haben sich standardisierte Formulierungen zur abschließenden Leistungsbeurteilung etabliert. Diese orientieren sich an den Schulnoten von „sehr gut“ bis „ungenügend“:
- „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ = sehr gute Leistung
- „stets zur vollen Zufriedenheit“ = gute Leistung
- „stets zur Zufriedenheit“ = befriedigende Leistung
- „zur Zufriedenheit“ = ausreichende Leistung
- „stets bemüht zur Zufriedenheit“ = mangelhafte bis ungenügende Leistung
Oft wirken Formulierungen in Arbeitszeugnissen auf den ersten Blick positiv, meinen jedoch etwas Negatives. Solche in Arbeitszeugnissen gängigen Geheimcodes enthalten Hinweise auf ein Fehlverhalten oder spezielle Charakterzüge des Mitarbeiters. Welche Aussagen sich wirklich hinter gängigen Formulierungen verbergen, erfahren Sie in unserem Beitrag Formulierungen im Arbeitszeugnis.
Neben der Leistung wird im Arbeitszeugnis auch das Sozialverhalten des Arbeitnehmers beurteilt. Hierbei liegt der Fokus auf sozialen Kompetenzen und Soft Skills. Drei Aspekte sollten Sie bei der Beurteilung des Sozialverhaltens berücksichtigen:
- Verhalten gegenüber Internen: Vorgesetzte, Kollegen und Mitarbeiter
- Verhalten gegenüber Externen: Kunden und externe Ansprechpartner
- Sonstiges Sozialverhalten und Kompetenzen: Ehrlichkeit, Integrität, Durchsetzungsfähigkeit oder Kompromissbereitschaft
Arbeitszeugnis: Ein Beispiel
Zu folgenden Themen dürfen keine Angaben im Arbeitszeugnis gemacht werden:
- Abmahnungen
- Alkoholkonsum
- Arbeitslosigkeit
- Behinderungen
- Betriebsratstätigkeiten und Freistellungen
- Höhe des Einkommens
- Krankheiten und damit verbundene Fehlzeiten
- Elternzeiten
- Details aus dem Privatleben
- Straftaten
Checkliste für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis: Was ist wichtig?
Besteht das qualifizierte Zeugnis aus den folgenden Abschnitten und Inhalten?
✓ Überschrift (Arbeitszeugnis/Zwischenzeugnis)
✓ Einleitung
✓ Kurzbeschreibung des Unternehmens
✓ Tätigkeitsbeschreibung
✓ Beurteilung von Leistung und Sozialverhalten
✓ Beendigungsgrund
✓ Schlussformel und Zukunftswünsche
✓ Unterschrift, Datum und Firmenstempel
✓ Firmendaten
✓ Ist die Form des Zeugnisses korrekt?
✓ Sind die Angaben im Arbeitszeugnis wahrheitsgetreu und wohlwollend?
✓ Ist das Zeugnis frei von subjektiven Wertungen?
✓ Ist der Text sauber formatiert?
✓ Sind Rechtschreibung und Satzbau korrekt?
✓ Ist die Tätigkeitsbeschreibung umfangreich genug?
✓ Sind die Aufgaben der Bedeutung nach geordnet (das Wichtigste zuerst)?
✓ Wurde das Zeugnis auf Geschäftspapier ausgestellt? (Ein Geschäftspapier muss die Unternehmensdaten, die Rechtsform und die Anschrift des Unternehmens enthalten.)
✓ Stimmt das Ausstellungsdatum mit dem Datum des letzten Arbeitstages überein?
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