Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip wird auch als Pareto-Effekt oder 80-20-Regel be­zeich­net. Es ist nach dem ita­lie­ni­schen Erfinder Vilfredo Pareto benannt. Zu Beginn des 20. Jahr­hun­derts führte Pareto, der gleich­zei­tig auch als Ingenieur, Soziologe und Ökonom arbeitete, einige Un­ter­su­chun­gen durch. Diese be­han­del­ten die Ver­tei­lung des Volks­ver­mö­gens in Italien. Paretos For­schun­gen ergaben, dass ein Fünftel, also 20 Prozent der ita­lie­ni­schen Staats­bür­ger über rund 80 Prozent des Staats­ver­mö­gens verfügten. Pareto leitete aus dieser Er­kennt­nis ab, dass sich Banken im We­sent­li­chen auf die wohl­ha­ben­den 20 Prozent der Italiener fo­kus­sie­ren sollten, um ef­fi­zi­en­ter zu sein und mehr Profit zu machen. Umgekehrt würden die Banken dann mit lediglich einem Fünftel ihrer auf­ge­wen­de­ten Zeit 80 Prozent der Be­völ­ke­rung betreuen.

Der Zweck der Pareto-Methode ist es, mit möglichst geringem Aufwand einen großen Erfolg zu erzielen. Denn oft wird viel Zeit in Aufgaben in­ves­tiert, die eine nur geringe Priorität haben. Mit den richtigen Prio­ri­tä­ten und einem besserem Zeit­ma­nage­ment können Sie jedoch ef­fi­zi­en­ter und ziel­ge­rich­te­ter arbeiten. Ins­be­son­de­re in Ar­beits­be­rei­chen mit strikten Deadlines hilft das Pareto-Prinzip, den Ar­beits­auf­wand richtig zu fo­kus­sie­ren, um die Aufgaben in der vor­ge­ge­be­nen Zeit zu erledigen. Häufig wird die 80-20-Methode auch gemeinsam mit anderen Zeit­ma­nage­ment-Methoden, wie bei­spiels­wei­se dem Ei­sen­hower-Prinzip, an­ge­wen­det.

Es gibt einige typische Fehler, die im Zu­sam­men­hang mit dem Pareto-Prinzip häufig gemacht werden. Bei­spiels­wei­se wird es oft da­hin­ge­hend falsch in­ter­pre­tiert, dass man mit 20 Prozent der in­ves­tier­ten Zeit bzw. des in­ves­tier­ten Aufwands zu­sätz­lich auch die 80 Prozent Ertrag erreichen könne, die man mit seinem üblichen Aufwand erreichen würde. So würde man dann mit 20 Prozent Aufwand 100 Prozent Ertrag erreichen. Das ist jedoch eine Fehl­in­ter­pre­ta­ti­on, bei der einfach die einzelnen Pro­zent­zah­len zu 100 Prozent zu­sam­men­ge­rech­net werden, obwohl sie für un­ter­schied­li­che Aspekte stehen. Aufwand und Ertrag sind nicht jedoch dasselbe und dürfen daher nicht einfach zu­sam­men­ge­rech­net werden. Um die vollen 100 Prozent Ertrag zu ge­ne­rie­ren, muss auch der Aufwand 100 Prozent betragen. Oben ge­schil­der­te Fehl­in­ter­pre­ta­ti­on verleitet schnell zu über­trie­ben op­ti­mis­ti­schen Annahmen, welche Ziele mit wie viel Aufwand zu erreichen sind.

Aber auch, wenn das Grund­prin­zip an sich ver­stan­den wurde, kann die Schluss­fol­ge­rung, dass 80 Prozent der möglichen Leistung durch 20 Prozent des Aufwands entstehen, dazu verleiten, alle Aufgaben auf lediglich 20 Prozent zu re­du­zie­ren. Das ist aber zu kurz gedacht: Schließ­lich gibt es eine Reihe an Aufgaben, die nicht direkt zum ei­gent­li­chen Ziel beitragen, aber dennoch erledigt werden müssen. Dazu gehört bei­spiels­wei­se das Schreiben und Be­ant­wor­ten von E-Mails. Die E-Mail-Kor­re­spon­denz trägt meist nur in geringem Maße zum Un­ter­neh­mens­er­folg bei, doch deswegen überhaupt nicht mehr auf Ge­schäfts­mails zu antworten, hätte schwer­wie­gen­de negative Folgen für das Un­ter­neh­men (ebenso wie der Verzicht auf die Buch­hal­tung – auch wenn die Buch­hal­tung selbst keine Gewinne generiert). Op­ti­mie­ren lassen sich solche zwar durchaus not­wen­di­gen, aber un­pro­duk­ti­ven Aufgaben dadurch, dass man den für sie auf­ge­brach­ten Aufwand möglichst gering hält.

Außerdem können sich durch das Pareto-Prinzip gewisse Nach­läs­sig­kei­ten ein­schlei­chen, da man einem Großteil der Aufgaben nur geringe Wich­tig­keit zumisst: Doch nur, wer sich ge­wis­sen­haft, kon­zen­triert und struk­tu­riert seinen Aufgaben widmet, der kann mit 20 Prozent der Arbeit auch 80 Prozent der Er­geb­nis­se erzielen.

Die 80-20-Regel ist viel­sei­tig anwendbar: Sie lässt sich im Pri­vat­le­ben, in der Stu­di­en­zeit sowie im Beruf für ein besseres Zeit­ma­nage­ment nutzen. Indem man sich bewusst macht, welche Ar­beits­leis­tung für den Großteil des Ertrages sorgt, kann man einzelne Arbeiten besser prio­ri­sie­ren. So hilft das Pareto-Prinzip zu ent­schei­den, welche Arbeiten als erstes ab­ge­schlos­sen werden müssen.

Das Pareto-Prinzip kann theo­re­tisch in allen Bereichen des Lebens Anwendung finden: in der schu­li­schen und aka­de­mi­schen Aus­bil­dung ebenso wie im privaten Alltag. Am häu­figs­ten wird die 80-20-Methode aber mit dem Be­rufs­le­ben in Ver­bin­dung gebracht: Dort fallen in der Regel auch die meisten Aufgaben an, für die es meistens eine bindende Deadline gibt. Aber auch im Pri­vat­le­ben stehen täglich Aufgaben an, die innerhalb kürzester Zeit möglichst effizient erledigt werden müssen.

Pareto-Prinzip: Beispiel für die All­tags­an­wen­dung

Wenn die Familie oder Freunde sich für einen spontanen Besuch an­kün­di­gen, bleibt mitunter wenig Zeit, überall in der Wohnung für Ordnung zu sorgen. Werden im Nor­mal­fall drei Stunden benötigt, um alle Aufgaben im Haushalt zu erledigen, bleiben bei erst spät an­ge­kün­dig­tem Besuch mitunter nur an­dert­halb Stunden Zeit. Aus diesem Grund sollte man sich unter Be­rück­sich­ti­gung des Pareto-Prinzips erstmal den Aufgaben widmen, die sich am stärksten auf das Wohl­be­fin­den der Gäste auswirken. Dazu zählt bei­spiels­wei­se, her­um­lie­gen­de Ge­gen­stän­de und Klei­dungs­stü­cke weg­zu­räu­men, das schmut­zi­ge Geschirr in die Spül­ma­schi­ne zu verstauen und die Tische zu wischen. Da Wohn-, Gäste- und Ba­de­zim­mer häufiger von den Gästen auf­ge­sucht werden dürften als die Kel­ler­räu­me, sollte man sich vor allem auf erst­ge­nann­te kon­zen­trie­ren. Das Aufräumen dieser Räume trägt praktisch zu den genannten 80 Prozent des Erfolges bei, während das eigene Schlaf­zim­mer und die Kel­ler­räu­me nur einen geringen Einfluss auf die Stimmung der Gäste haben.

Die Yerkes-Dodson-Kurve ent­spricht daher in etwa einem um­ge­kehr­ten U. In­ves­tiert man nämlich nach Erreichen des Leis­tungs­op­ti­mums weiterhin dauerhaft Zeit und Aufwand, fällt die Pro­duk­ti­vi­tät ab: Der höhere Druck und der daraus re­sul­tie­ren­de Stress rufen dann ein Leis­tungs­leck hervor, das zu schlech­te­ren Er­geb­nis­sen führt. Ähnlich wie das 80-20-Prinzip besagt die Yerkes-Dodson-Kurve also, das nur ein gewisser Pro­zent­satz des Aufwands zum Großteil der Pro­duk­ti­vi­tät beiträgt. Der darüber hin­aus­ge­hen­de Pro­zent­satz hat hingegen einen ge­rin­ge­ren Anteil an der Pro­duk­ti­vi­tät.