Getting Things Done: Zeit­ma­nage­ment mit der GTD-Methode

Das Selbst­ma­nage­ment-System Getting Things Done soll An­wen­de­rin­nen und Anwendern mithilfe von Listen und Kalendern dabei un­ter­stüt­zen, Aufgaben effizient und frist­ge­recht zu erledigen.

Was ist die Getting-Things-Done-Methode?

Getting Things Done (GTD) ist ein Zeit­ma­nage­ment- und Pro­duk­ti­vi­täts­sys­tem, das die An­wen­den­den durch ein um­fas­sen­des Listen- und Ter­min­ka­len­der­sys­tem darin un­ter­stützt, ihre Aufgaben und Ver­pflich­tun­gen stress­frei und effizient zu erledigen.

Das Grund­prin­zip der GTD-Methode: Alle Aufgaben sollen schrift­lich fixiert werden, sodass man sicher sein kann, nichts zu vergessen. Da somit auch keine Not­wen­dig­keit besteht, sich ständig an wichtige Aufgaben zu erinnern, sollen die Gedanken auch seltener zu un­güns­ti­gen Zeiten um geplante Tä­tig­kei­ten kreisen. Sprich: Das schlaf­rau­ben­de Grübeln im Bett soll abnehmen. Denn Dank der schrift­li­chen Or­ga­ni­sa­ti­on kann sich Ihr Gehirn darauf verlassen, dass alles recht­zei­tig erledigt und nichts vergessen wird.

Größere Aufgaben un­ter­glie­dert man bei dieser Methode in kleinere Teil­auf­ga­ben, für die man konkrete Termine festlegt. Ein re­gel­mä­ßi­ger Review stellt sicher, dass Sie alle Aufgaben und Projekte im Blick behalten, Schwach­stel­len in Ihrem System erkennen und Ver­bes­se­run­gen vornehmen können.

Der US-Pro­duk­ti­vi­täts­be­ra­ter David Allen ent­wi­ckel­te das System und stellt es 2001 in seinem gleich­na­mi­gen Buch „Getting Things Done“ der Öf­fent­lich­keit vor. Seit dieser Ver­öf­fent­li­chung hat die Getting-Things-Done-Methode weltweit Millionen von An­hän­ge­rin­nen und Anhängern gewonnen.

Die 5 Schritte der GTD-Methode

Der Getting-Things-Done-Workflow umfasst fünf Schritte, die in ihrer Rei­hen­fol­ge genau fest­ge­legt sind und die wir uns im Folgenden näher ansehen:

Schritt 1: Sammeln

Alle an­ste­hen­den Aufgaben, Termine und Ideen werden in so­ge­nann­ten „Ein­gangs­kör­ben“ gesammelt. Dabei muss es sich natürlich nicht um tat­säch­li­che Ein­gangs­kör­be handeln, vielmehr ist es ein Sam­mel­be­griff für Ord­nungs­sys­te­me, in denen Sie Dinge schrift­lich fest­hal­ten können. Folglich sind digitale wie auch analoge Ein­gangs­kör­be denkbar: Ihr E-Mail-Postfach, Evernote oder OneNote oder physische Ab­la­ge­kör­be sowie Hän­ge­re­gis­tra­tu­ren. Wenn Sie das Getting-Things-Done-Modell einführen, kann der erste Schritt zunächst einige Tage in Anspruch nehmen. Danach fügen Sie einfach immer dann neue Aufgaben, Termine und Ideen Ihren Ein­gangs­kör­ben hinzu, sobald sie entstehen. Das ist meist in wenigen Minuten zu be­werk­stel­li­gen.

Schritt 2: Ver­ar­bei­ten

Die Auf­zeich­nun­gen in Ihren Ein­gangs­kör­ben müssen Sie sichten und ver­ar­bei­ten. Das bedeutet, dass Sie sie in das Getting-Things-Done-System einordnen müssen. Zu diesem Zweck stellen Sie sich zu jeder Ein­tra­gung folgende Fragen:

• Um was für eine Aufgabe handelt es sich?
• Kann ich aktuell etwas un­ter­neh­men?
• Was ist der nächste Schritt?

Bei der Sichtung der Ein­gangs­kör­be sollen Sie nichts zu­rück­le­gen, sondern für jedes Material eine Ein­sor­tie­rung vornehmen.

Wenn keine Handlung möglich oder er­for­der­lich ist, ent­schei­den Sie sich für eine der folgenden drei Optionen:

• Entsorgen
• Als Re­fe­renz­ma­te­ri­al ar­chi­vie­ren
• Auf „Ir­gend­wann/Viel­leicht“-Liste setzen

Schritt 3: Or­ga­ni­sie­ren

Alle Ein­tra­gun­gen, die eine Handlung erfordern, werden zunächst Zwi­schen­ab­la­gen zu­ge­ord­net bzw. auf Listen gesetzt und von dort aus wei­ter­be­ar­bei­tet.

Kalender

Nur Termine werden in den Kalender ein­ge­tra­gen. Zu er­le­di­gen­de Aufgaben kommen auf die „Nächste Schritte“-Liste oder werden als Projekt erfasst und in Teil­schrit­te zerlegt.

Projekte

Jede Aufgabe, die mehrere Schritte umfasst, ist in der GTD-Methode von David Allen ein Projekt. Die Re­no­vie­rung der eigenen Wohnung ist also genauso ein Projekt wie die be­ruf­li­che Marketing-Kampagne für ein Produkt. Alle Ihre Projekte setzen Sie auf eine Pro­jekt­lis­te, die Sie re­gel­mä­ßig sichten. De­fi­nie­ren Sie dann nächste Schritte für Ihr Projekt, für die Sie feste Termine in Ihren Kalender eintragen. Führen Sie außerdem eine Er­in­ne­rungs­lis­te für alle Aufgaben, die Sie an andere delegiert haben. So haben Sie im Blick, an welchen Aufgaben andere für Sie arbeiten.

Nächste Schritte

Führen Sie abseits der Pro­jekt­lis­te noch eine separate Liste, in der Sie alle pro­jekt­un­ab­hän­gi­gen nächsten Schritte auflisten. Sie können, je nach Umfang Ihrer Aufgaben, auch mehrere kon­text­be­zo­ge­ne Listen führen – zum Beispiel für Privates, Be­ruf­li­ches, Te­le­fo­na­te und Be­sor­gun­gen usw.

Warten auf

Führen Sie auch eine Er­in­ne­rungs­lis­te für alle de­le­gier­ten Aufgaben außerhalb von Projekten. Legen Sie Termine fest, an denen Sie nach­fas­sen, wie weit die Er­le­di­gung vor­an­ge­schrit­ten ist.

Schritt 4: Durch­se­hen

Das Or­ga­ni­sie­ren der eigenen Aufgaben und Termine schafft zwar Übersicht, sorgt allein aber noch nicht dafür, dass die eigene Pro­duk­ti­vi­tät steigt und alles in der vor­ge­se­he­nen Zeit erledigt ist. Dafür ist es notwendig, dass Sie Ihre Listen re­gel­mä­ßig sichten.

Nur wenn Sie sicher sein können, dass Ihr System aktuell ist, können Sie sich später ohne Gedanken an mögliche ver­ges­se­ne Termine ganz auf die vor Ihnen liegende Aufgabe kon­zen­trie­ren.

Sie sollten daher mehrmals täglich in Ihren Ter­min­ka­len­der schauen und min­des­tens einmal täglich Ihre Auf­ga­ben­lis­ten prüfen, um das nächste To-do aus­zu­wäh­len. Leeren Sie auch einmal am Tag Ihre Ein­gangs­kör­be.

Bei der GTD-Methode wird einmal pro Woche ein Wo­chen­rück­blick durch­ge­führt. Dieser Rückblick be­inhal­tet folgende Schritte:

• Kopf leeren: zum Wo­chen­ab­schluss notieren Sie noch einmal alle Ideen, die Ihnen durch den Kopfgehen.
• Ein­gangs­kör­be: Sortieren Sie neue Aufgaben, Ideen und Termine in das GTD-System ein.
• Auf­ga­ben­lis­te: Ist die Liste aktuell? Sind alle er­le­dig­ten To-dos ge­stri­chen? Welche Aufgaben stehen für die nächsten Tage an?
• Pro­jekt­lis­ten: Ist die Liste aktuell? Haben Sie in der ver­gan­ge­nen Woche min­des­tens einen nächsten Schritt getan, um Ihr(e) Projekt(e) vor­an­zu­brin­gen?
• „Viel­leicht/Ir­gend­wann“-Liste: Wollen Sie einiges auf dieser Liste in die Pro­jekt­lis­te ver­schie­ben und aktuell be­ar­bei­ten?
• Ter­min­ka­len­der: Ist der Kalender aktuell? Haben Sie wirklich alle Termine wahr­ge­nom­men? Welche Termine stehen in den nächsten Tagen an? Sind alle Termine ein­ge­tra­gen?
• „Warten auf“-Liste: Wie ist der aktuelle Stand der de­le­gier­ten To-dos? Haken Sie ge­ge­be­nen­falls bei Mit­ar­bei­ten­den nach.

Schritt 5: Erledigen

Um zu ent­schei­den, was Sie als Nächstes tun, müssen Sie gemäß der GTD-Methode vier Kriterien be­rück­sich­ti­gen Kontext, ver­füg­ba­re Zeit, ver­füg­ba­re Energie und Priorität.

Kontext

Sie haben in Ihrem Getting-Things-Done-System min­des­tens eine Auf­ga­ben­lis­te angelegt. Da Sie sich im Nor­mal­fall in vielen un­ter­schied­li­chen Kontexten bewegen (Beruf, Familie, Hobby), ist es sinnvoll, un­ter­schied­li­che Listen zu erstellen, so­ge­nann­te Kon­text­lis­ten. So müssen Sie sich nicht durch eine unfassbar lange To-do-Liste kämpfen, um Ihre nächste Aufgabe zu de­fi­nie­ren, sondern sichten gezielt Ihre kurzen Kon­text­lis­ten.

Sobald Sie freie Zeit haben, die Sie produktiv nutzen möchten, fragen Sie sich also zunächst: In welchem Kontext befinde ich mich? Und was kann ich jetzt überhaupt tun? Wenn Sie im War­te­zim­mer beim Arzt sitzen und die Zeit über­brü­cken wollen, können Sie schlecht ver­trau­li­che Ge­schäfts­te­le­fo­na­te führen. Sie können aber sehr wohl einige kurze E-Mails be­ant­wor­ten oder eine Nachricht an Freunde schicken.

Ver­füg­ba­re Zeit

Wie viel Zeit steht Ihnen gerade zur Verfügung? Wenn Sie im Auto sitzen und eine Fahrt von 15 Minuten vor sich haben, sollten Sie kein Telefonat beginnen, das sicher eine Stunde Ihrer Zeit in Anspruch nimmt. Statt­des­sen kann es sinnvoll sein, auf dem Weg einen kurzen Stop beim Su­per­markt ein­zu­le­gen, um einige Dinge von Ihrer Ein­kaufs­lis­te zu streichen.

Ver­füg­ba­re Energie

Unser Leis­tungs­ni­veau schwankt über den Tag. Dieser Bio­rhyth­mus ist bei jedem Menschen etwas anders aus­ge­prägt. Be­ob­ach­ten Sie eine Woche lang, wie sich Ihr En­er­gie­le­vel über den Tag verändert, um Ihre Leis­tungs­spit­zen und -tiefs fest­zu­stel­len. Aufgaben, die Ihre volle Kon­zen­tra­ti­on und Leis­tungs­fä­hig­keit fordern, sollten Sie zukünftig in für Ihren Bio­rhyth­mus günstige Zeiten legen, in denen Sie sich fit und en­er­gie­voll fühlen. Die Vor­be­rei­tung einer wichtigen Prä­sen­ta­ti­on ter­mi­nie­ren Sie viel­leicht besser in die Mor­gen­stun­den statt in die Mit­tags­zeit. Aber viel­leicht sind Sie auch eher nach­mit­tags und abends produktiv, dann planen Sie Ihre To-dos ent­spre­chend um.

Priorität

Wenn Sie mögliche Aufgaben anhand der drei Kriterien vor­sor­tiert haben und sich Ihnen ver­schie­de­ne Optionen bieten, ent­schei­det die Priorität: Welche Aufgabe ist die wich­tigs­te? Beginnen Sie genau mit dieser Aufgabe.

Sie sitzen im Büro und haben noch eine Stunde un­ver­plan­te Zeit bis zum Mit­ar­bei­ter­ge­spräch? Sie könnten ein paar Te­le­fo­na­te von Ihrer Liste streichen, einen Report erstellen oder an einem Workshop-Konzept wei­ter­ar­bei­ten. Da der Workshop in drei Tagen statt­fin­det und Sie sich noch nicht vor­be­rei­tet haben, ent­schei­den Sie sich für diese Aufgabe. Sie hat Priorität. Der Report hingegen ist ein Rou­ti­ne­be­richt und die Te­le­fo­na­te können Sie genauso gut in ein paar Tagen erledigen.

Stärken und Schwächen von GTD

Die GTD-Methode po­la­ri­siert: Sie hat viele be­geis­ter­te An­hän­ge­rin­nen und Anhänger, aber auch zahl­rei­che Kri­ti­ke­rin­nen und Kritiker:

Stärken

• Zu­ver­läs­sig­keit: Das System stellt sicher, dass alle Aufgaben (recht­zei­tig) erledigt werden. Wer häufiger Termine vergisst, für den kann die GTD-Methode Abhilfe sein.
• Um­fas­sen­de Or­ga­ni­sa­ti­on: Getting Things Done bietet ein einzelnes Or­ga­ni­sa­ti­ons­sys­tem für alle Projekte, sowohl private als auch be­ruf­li­che. Damit sinkt das Risiko, sich zu ver­zet­teln.
• Fördert zeitnahe Umsetzung: Mit der Un­ter­schei­dung der einzelnen Schritte „Or­ga­ni­sie­ren“, „Durch­se­hen“ und „Erledigen“ wirkt GTD Über­for­de­rung entgegen. Indem große Projekte in kleinere Teil­auf­ga­ben un­ter­glie­dert werden, sorgt es dafür, dass der Einstieg in die Pro­jekt­ar­beit leichter fällt.
• Klare Struktur: Die zahl­rei­chen Listen und Leit­fra­gen sorgen dafür, dass freie Zeit effizient verwendet wird und sie un­ter­bin­den pro­duk­ti­vi­täts­hem­men­des, ori­en­tie­rungs­lo­ses Hin- und Her­sprin­gen von Aufgabe zu Aufgabe.
• Freiheit: So umfassend die GTD-Methode ist, auf der Ta­ges­ebe­ne lässt sie viel Freiheit. Denn sie diktiert keinen festen Tages- oder Wo­chen­plan. Jeder und jede ent­schei­det selbst, welche Aufgabe er oder sie als nächstes erledigt. Das kann mo­ti­vie­ren – manche An­wen­den­de sehen darin jedoch auch eine Schwäche.

Schwächen

• Keine Un­ter­stüt­zung bei Prio­ri­sie­rung: In Getting Things Done spielen Prio­ri­tä­ten eine un­ter­ge­ord­ne­te Rolle. Das System sorgt in erster Linie dafür, dass nichts vergessen wird und dass freie Zeit effizient genutzt wird. Wer hingegen si­cher­ge­hen will, dass er die richtigen Prio­ri­tä­ten setzt, muss zu­sätz­lich andere Techniken nutzen – zum Beispiel die Ei­sen­hower-Matrix.
• Keine Wochen- oder Ta­ges­or­ga­ni­sa­ti­on: Getting Things Done bietet auch keine op­ti­mier­ten Wochen- oder Ta­ges­pla­nun­gen. Wer Schwie­rig­kei­ten hat, Ziele zu de­fi­nie­ren, nächste Schritte fest­zu­le­gen und seinen Ta­ges­ab­lauf effektiv zu gestalten, dem hilft die GTD-Methodik kaum weiter. Für die Ta­ges­pla­nung ist bei­spiels­wei­se die ALPEN-Methode besser geeignet.
• Komplexe Sys­te­ma­tik: Getting Things Done lässt sich nicht in fünf Minuten durch­drin­gen und nicht in einem Nach­mit­tag umsetzen. Wer das System aber ge­winn­brin­gend anwenden möchte, muss es bis in die Ein­zel­hei­ten ver­stan­den haben und kon­se­quent anwenden. Ganz oder gar nicht. Wenn man zum Beispiel die Wo­chen­rück­bli­cke auslässt oder sich nicht mit der Splittung der Auf­ga­ben­lis­ten in Kon­text­lis­ten befasst, be­schnei­det man seinen eigenen Erfolg.
• (Zu) viele Ge­wohn­heits­än­de­run­gen: Wer sich auf die GTD-Methode einlässt, steht vor der Her­aus­for­de­rung, zahl­rei­che Ge­wohn­hei­ten in kurzer Zeit verändern zu müssen. Das re­gel­mä­ßi­ge Leeren der Ein­gangs­kör­be ist Pflicht, das Durch­se­hen der Projekt- und Warten-auf-Listen muss ein­ge­plant werden und auch das Führen von Kon­text­lis­ten muss man erst einmal trai­nie­ren.

Hier liegt der Haupt­kri­tik­punkt an Getting Things Done: Mit diesen zahl­rei­chen Um­stel­lun­gen würde der Nutzende über­for­dert. Wer sich schwer tut, neue Ge­wohn­hei­ten zu eta­blie­ren, sollte sich mög­li­cher­wei­se nach einer anderen Or­ga­ni­sa­ti­ons­tech­nik umsehen, die besser zu seiner Per­sön­lich­keit passt.

Fazit: Getting Things Done funk­tio­niert, aber nicht für jeden

Getting Things Done ist eine Selbst­ma­nage­ment-Methode, die funk­tio­niert. Das haben zahl­rei­che Anhänger mit ihren Er­folgs­be­rich­ten gezeigt. Doch eine simple Methodik ist GTD nicht.

Vor allem Menschen, die ein sehr ana­ly­ti­sches und struk­tu­rier­tes Vorgehen schätzen und bereits Klarheit über ihre Ziele und Prio­ri­tä­ten haben, können von Getting Things Done pro­fi­tie­ren. Wer mit diversen un­ter­schied­li­chen Aufgaben betraut ist, hat mit dem System eine prak­ti­sche Hilfe, mit der sich besser Überblick behalten lässt.

Für Personen, die al­ler­dings nur in einer über­schau­ba­ren Anzahl von Projekten in­vol­viert sind und nicht extrem viele un­ter­schied­li­che (be­ruf­li­che und private) Ver­ant­wort­lich­kei­ten haben, ist die GTD-Methode in der Regel über­di­men­sio­niert. In solchen Fällen reicht es meist bereits, den eigenen Kalender gut zu pflegen, eine To-do-Liste für be­ruf­li­che und eine für private An­ge­le­gen­hei­ten kon­se­quent zu führen und einen wö­chent­li­chen Termin zum Aufräumen des E-Mail-Postfachs fest­zu­le­gen.