Kom­mu­ni­ka­ti­on im Beruf: Worauf muss man achten?

Kom­mu­ni­ka­ti­on im Be­rufs­le­ben ist wichtig, da würde niemand wi­der­spre­chen. Viele be­schrän­ken die Be­mü­hun­gen um einen guten Kontakt al­ler­dings haupt­säch­lich auf die Kom­mu­ni­ka­ti­on zu Kunden. Zwei­fels­fall wichtig, bringt aber der gute Umgang mit Kunden wenig, wenn es im eigenen Betrieb nicht richtig läuft. Deshalb ist die Kom­mu­ni­ka­ti­on am Ar­beits­platz so ent­schei­dend: Wenn Kollegen richtig mit­ein­an­der umgehen und offen mit­ein­an­der sprechen, bringt dies das ganze Un­ter­neh­men nach vorn. Wie kann man für richtige Kom­mu­ni­ka­ti­on am Ar­beits­platz sorgen?

Kom­mu­ni­ka­ti­on am Ar­beits­platz betrifft ver­schie­de­ne Aspekte. Zum einen muss man sich überlegen, wer mit wem spricht: Findet die Kom­mu­ni­ka­ti­on auf einer Ebene statt, also zwischen gleich­ran­gi­gen Kollegen oder mit einem hier­ar­chi­schen Gefälle? Zum anderen ist sie im ma­kro­sko­pi­schen Bereich des kom­plet­ten Un­ter­neh­mens, aber auch in Bezug auf jeden einzelnen zu be­trach­ten.

Ist die Kom­mu­ni­ka­ti­on der Kollegen un­ter­ein­an­der oder zwischen Vor­ge­setz­ten und Un­ter­ge­be­nen schlecht, kommt es schnell zu Problemen. Wenn man sich al­ler­dings Zeit für Gespräche nimmt und offen mit­ein­an­der kom­mu­ni­ziert, können Miss­ver­ständ­nis­se und die daraus re­sul­tie­ren­den Konflikte gar nicht erst entstehen. Doch schon wenn sich eine Seite unklar ausdrückt, also keine böse Absicht oder Des­in­ter­es­se dahinter stecken, kann es zu Kon­flik­ten kommen. In solchen Si­tua­tio­nen hilft also nicht nur mehr Kom­mu­ni­ka­ti­on, sondern auch bessere. Ein Kom­mu­ni­ka­ti­ons­trai­ning kann helfen, dass man sich un­ter­ein­an­der besser versteht.

Konflikte entstehen aber nicht nur aus Sach­fra­gen heraus. Oft stecken Emotionen hinter Problemen am Ar­beits­platz. Negative Emotionen ab­zu­lei­ten und zu ver­ba­li­sie­ren, bevor sie zu richtigen Kon­flik­ten her­an­wach­sen, ist Teil einer positiven Kom­mu­ni­ka­ti­ons­stra­te­gie. Wenn ein Mit­ar­bei­ter das Gefühl hat, dass andere – vor allem ein Vor­ge­setz­ter – ihm zuhören und ihn verstehen, gibt es keinen Grund, Konflikte schwelen zu lassen.

Gespräche stärken zwi­schen­mensch­li­che Bindungen. Eine gute Bindung innerhalb des Teams wiederum sorgt für mehr Mo­ti­va­ti­on. Nimmt ein Mit­ar­bei­ter sein Team als einen wichtigen Faktor wahr, statt sich selbst als Ein­zel­kämp­fer zu sehen, steigt auch die Be­reit­schaft, dieses Team vor­an­zu­brin­gen. Das funk­tio­niert in einer kleinen Ar­beits­grup­pe genauso wie im Kontext des kom­plet­ten Un­ter­neh­mens. Wenn alle offen mit­ein­an­der kom­mu­ni­zie­ren, ergeben sich keine zwi­schen­mensch­li­chen Barrieren und alle ziehen am gleichen Strang. In einer solchen At­mo­sphä­re ist jeder dazu bereit, mehr zu geben.

Wenn Vor­ge­setz­te sich die Zeit nehmen und sich mit jedem einzelnen Mit­ar­bei­ter aus­ein­an­der­set­zen, können sie die einzelnen Stärken und Schwächen besser ausloten. Auf diese Weise lassen sich Aufgaben besser verteilen, Wei­ter­bil­dun­gen gezielt einsetzen und Talente fördern. Auch Teams lassen sich besser zu­sam­men­stel­len, wenn man durch richtige Kom­mu­ni­ka­ti­on am Ar­beits­platz die einzelnen Mit­ar­bei­ter besser kennt. Un­ter­schied­li­che Cha­rak­te­re mit ver­schie­de­nen Fä­hig­kei­ten lassen sich so perfekt zu­sam­men­stel­len. Diese Stell­schrau­ben ver­bes­sern mit­tel­fris­tig die Pro­duk­ti­vi­tät des ganzen Un­ter­neh­mens.

Ein weiterer Faktor im Kontext der Pro­duk­ti­vi­tät ist die Krea­ti­vi­tät: Gespräche befeuern neue Ideen. In einer offenen und positiven At­mo­sphä­re mit eben­sol­chen Ge­sprä­chen kann sich Krea­ti­vi­tät entfalten. Mit frischen Ideen lassen sich Aufgaben besser und schneller erledigen. Das gilt zudem nicht nur innerhalb eines Teams, auch der Ge­dan­ken­aus­tausch zwischen un­ter­schied­li­chen Ab­tei­lun­gen bis hin zur Ge­schäfts­füh­rung kann das Un­ter­neh­men nach vorne bringen. Gerade Au­ßen­ste­hen­de haben oft in­no­va­ti­ve Ideen.

Während die zuvor genannten Punkte vor allem Vorteile für das Un­ter­neh­men sind, kann auch der einzelne Mit­ar­bei­ter durch eine höhere Kom­mu­ni­ka­ti­ons­fä­hig­keit pro­fi­tie­ren. Kom­mu­ni­ziert man richtig im Job und weiß, wie man sich richtig aus­zu­drü­cken hat, kann das Vorteile für die Karriere mit sich bringen. Besonders wenn man leitende Po­si­tio­nen einnehmen möchte, achten Ar­beit­ge­ber auf kom­mu­ni­ka­ti­ve Fä­hig­kei­ten, denn bei einem hier­ar­chi­schen Un­ter­schied müssen manchmal auch un­an­ge­neh­me Themen zur Sprache gebracht werden.

Wer solchen Si­tua­tio­nen grund­sätz­lich aus dem Weg geht oder während der Gespräche nicht kon­struk­tiv reagiert, zeigt keine Füh­rungs­qua­li­tä­ten. Beweist man hingegen gute Fä­hig­kei­ten in puncto Kom­mu­ni­ka­ti­on am Ar­beits­platz, wird man eher für Be­för­de­run­gen in Betracht kommen.

Wie aber sieht gute Kom­mu­ni­ka­ti­on aus? Viel hat mit Offenheit zum Gegenüber zu tun, aber eben auch damit, sich korrekt aus­zu­drü­cken. Weniger of­fen­sicht­li­che Faktoren spielen ebenso eine Rolle.

Ein offener Umgang ist das A und O einer positiven Kom­mu­ni­ka­ti­ons­kul­tur. Nur wenn Kollegen und Vor­ge­setz­te ehrlich mit­ein­an­der umgehen, lassen sich Konflikte schnell lösen. Viel zu häufig sind im Ar­beits­um­feld al­ler­dings Intrigen und Läs­te­rei­en oder gar Mobbing an der Ta­ges­ord­nung. Man spricht über Kollegen hinter deren Rücken oder hält In­for­ma­tio­nen bewusst zurück, um sich einen Vorteil zu ver­schaf­fen. So entstehen aber keine pro­duk­ti­ven Teams. Statt­des­sen sollte man Probleme, die man mit­ein­an­der hat, so schnell wie möglich aus dem Weg schaffen.

Offenheit spielt aber auch in der Dis­kus­si­ons­kul­tur eine große Rolle: Nur wenn man die Meinung des anderen auch als mögliche Lösung anerkennt, können kon­struk­ti­ve Dis­kus­sio­nen entstehen. Bleibt man stur bei seinem Stand­punkt, werden Projekte zwangs­läu­fig zum Still­stand kommen. Gehen hingegen alle Seiten offen mit den Beiträgen von anderen um, können sich die Ideen ge­gen­sei­tig befeuern und damit sowohl Krea­ti­vi­tät als auch Pro­duk­ti­vi­tät stärken.

Schlechte Kom­mu­ni­ka­ti­on im Job hat nicht immer mit Unwillen oder schlech­ten Absichten, sondern oft auch mit Un­fä­hig­keit zu tun. Fehlt die nötige Klarheit in Ge­sprä­chen, entstehen schnell Miss­ver­ständ­nis­se oder In­for­ma­tio­nen werden nicht korrekt über­mit­telt. Es gilt also, auf klare For­mu­lie­run­gen zu achten. Egal ob in einer Mail, bei einem Meeting oder beim Gespräch an der Kaf­fee­ma­schi­ne: Das Ver­ste­cken der ei­gent­li­chen Botschaft hinter Wort­hül­sen ist stets kon­tra­pro­duk­tiv. Gerade kom­pli­zier­te Themen im Ar­beits­kon­text brauchen aus­führ­li­che Er­klä­run­gen, damit sie beim Gegenüber nicht Des­in­ter­es­se und Un­ver­ständ­nis auslösen. Das bedeutet vor allem, dass man sich Zeit nehmen muss. Auch Wie­der­ho­lun­gen und Nach­fra­gen helfen, komplexe Sach­ver­hal­te klarer zu machen.

Bedenken müssen Ar­beit­neh­mer wie Ar­beit­ge­ber aber auch, wie die ge­schrie­be­nen oder ge­spro­che­nen Worte wirken. Ein un­be­dach­ter Ton kann schnell falsch auf­ge­fasst werden. Un­be­ab­sich­tigt verstimmt man so seine Kollegen. Auch hier hilft eine klare Aus­drucks­wei­se dabei, Konflikte zu vermeiden und ziel­füh­ren­der zu arbeiten.

Freund­lich­keit, Höf­lich­keit und ge­gen­sei­ti­ger Respekt – ob nun unter gleich­ran­gin­gen Kollegen oder zwischen Vor­ge­setz­ten und Un­ter­ge­be­nen: Man sollte sich immer auf Augenhöhe begegnen. Nichts sorgt so schnell für ein schlech­tes Be­triebs­kli­ma wie man­geln­der Respekt. Viele Personen in leitenden Po­si­tio­nen neigen zu einem ag­gres­si­ven Füh­rungs­stil, um ihre Autorität zu un­ter­mau­ern. Dabei ist eine andere Strategie er­folg­rei­cher: Wenn Füh­rungs­kräf­te re­spekt­voll mit ihren Mit­ar­bei­tern umgehen, sind diese sehr viel zu­frie­de­ner bei der Arbeit und zudem bereit, mehr zu leisten. Respekt geht aber in beide Rich­tun­gen. Auch An­ge­stell­te sollten sich um einen re­spekt­vol­len Umgang mit ihren Vor­ge­setz­ten bemühen.

Kom­mu­ni­ka­ti­on ist keine Ein­bahn­stra­ße: Wer redet, dem sollte auch zugehört werden. Genauso wichtig wie eine klare Aus­drucks­wei­se ist die Fähigkeit, dem anderen auch zuzuhören. Dies ist zum Teil auch unter dem Punkt Offenheit ab­ge­gol­ten, aber ge­gen­sei­ti­ges Zuhören geht noch weiter. Dem anderen Zeit zu lassen, seine Ge­sprächs­bei­trä­ge an­zu­brin­gen, statt da­zwi­schen zu reden, gehört genauso zu einer guten Kom­mu­ni­ka­ti­on im Be­rufs­le­ben wie Empathie und die Fähigkeit, auch wirklich zuzuhören und auf das Gesagte ein­zu­ge­hen. Das ist etwas anderes, als nur still da­zu­sit­zen, während ein anderer spricht. Ver­ständ­nis ist der ent­schei­den­de Faktor – sowohl in fach­li­chen wie in emo­tio­na­len Ge­sprä­chen. Und wenn das Ver­ständ­nis sich nicht gleich einstellt, hilft Nach­fra­gen – was zudem positive Signale sendet: „Dein Beitrag in­ter­es­siert mich.“

Niemand ist perfekt. Jeder weiß es, doch nur die wenigsten geben es gern zu. Dabei sorgt gerade das Ein­ge­ste­hen von Fehlern für eine gute Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ba­sis. Wer sich ehrlich ent­schul­digt, wirkt ent­waff­nend: Das offene Zu­ge­ständ­nis eines Fehlers bewirkt beim Gegenüber Sympathie. Falsch ist im Übrigen die Annahme, dieses Ein­ge­ste­hen würde ein Zeichen von Schwäche sein – ganz im Gegenteil. Wer Fehler zugibt und mit den Kon­se­quen­zen umgeht, beweist Stärke. Nur wer schwach ist, kehrt Miss­ge­schi­cke unter den Teppich und hofft, dass diese dort niemals gefunden werden.

Hat man erkannt, warum gute Kom­mu­ni­ka­ti­on am Ar­beits­platz wichtig ist und wodurch sie sich aus­zeich­net, kann man klären, wie man eine kon­struk­ti­ve Ge­sprächs­kul­tur im eigenen Betrieb etabliert. Ver­schie­de­ne Techniken haben sich in der Ver­gan­gen­heit bewährt.

In vielen Un­ter­neh­men werden Meetings als Ärgernis wahr­ge­nom­men, da sie Zeit kosten und kaum Nutzen haben: Während einer spricht, sitzen die anderen mehr oder weniger ge­lang­weilt herum. Doch das muss so nicht sein. Offene Meetings, bei denen sich jeder ein­brin­gen kann, eta­blie­ren eine Ge­sprächs­kul­tur, die von in­ter­es­san­ten Beiträgen geprägt ist. Jeder soll aktiv dazu ein­ge­la­den werden, sich an Dis­kus­sio­nen zu be­tei­li­gen, Fragen zu stellen und eigene Ideen zu prä­sen­tie­ren.

Nicht jeder kann spontan komplexe Sach­ver­hal­te ver­mit­teln. Deshalb eignen sich E-Mails und andere Schrift­stü­cke dazu, Gedanken or­dent­lich zu sortieren und klar zu for­mu­lie­ren. Das vermeidet Miss­ver­ständ­nis­se. Al­ler­dings sollten E-Mails immer nur die Basis für weitere Gespräche sein. Im per­sön­li­chen Kontakt können Fragen sehr viel besser gestellt und be­ant­wor­tet werden. Eine rein schrift­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on wird schnell zur Ein­bahn­stra­ße, kon­struk­ti­ve Dis­kus­sio­nen kommen so nicht zustande.

Manche Mit­ar­bei­ter fühlen sich unwohl, wenn sie in großen Gruppen reden sollen. Um auch diesen Personen die Chance zu geben, sich zu ein­zu­brin­gen, helfen re­gel­mä­ßi­ge Vier-Augen-Gespräche. Dies muss nicht immer zwischen Vor­ge­setz­tem und Mit­ar­bei­ter sein, auch zwischen zwei Kollegen auf gleicher Stufe lassen sich pro­duk­ti­ve Gespräche führen. Die Un­ter­hal­tung im kleinen Kreis hilft nicht nur dabei, dass manche offener reden können, sondern un­ter­stützt auch das Zuhören. Ist man in großen Gruppen schneller abgelenkt, schenkt man bei einem Vier-Augen-Gespräch seinem Gegenüber mehr Auf­merk­sam­keit. Un­klar­hei­ten können zudem direkt beseitigt werden, denn der Zuhörende kann ohne Hemmungen nach­fra­gen, was in einer großen Gruppe zu Problemen führen würde.

Damit man In­for­ma­tio­nen voll­stän­dig und korrekt über­mit­telt, können diverse Werkzeuge helfen. Zuerst geht es dabei um die Sprache selbst. Mit einfachen For­mu­lie­run­gen macht man es dem Zu­hö­ren­den leichter, das Gesagte auch zu erfassen. Versteckt man die In­for­ma­tio­nen hingegen hinter aus­ge­feil­ten Wendungen und dunklen Sprach­bil­dern, beweist man zwar seine Eloquenz, sorgt aber nicht für Klarheit in der In­for­ma­ti­ons­über­mitt­lung – und die sollte bei der Kom­mu­ni­ka­ti­on am Ar­beits­platz um einiges wichtiger sein.

Aber auch mit anderen Mitteln lassen sich Sach­ver­hal­te leichter ver­mit­teln: Visuelle Medien bei­spiels­wei­se haben die Ei­gen­schaft, Auf­merk­sam­keit auf sich zu ziehen und Sach­ver­hal­te zu ver­ein­fa­chen. Mit einem Schaubild oder einer Grafik un­ter­stützt man seine sprach­li­chen Aus­füh­run­gen. Gleich­zei­tig spielt die Kör­per­spra­che eine nicht zu un­ter­schät­zen­de Rolle bei wir­kungs­vol­ler Kom­mu­ni­ka­ti­on. Vor allem positive Signale wie Lächeln und Au­gen­kon­takt sorgen für ein gutes Klima und für mehr Be­reit­schaft zur Auf­merk­sam­keit. Eine an­ge­mes­se­ne Gestik, die den verbalen Beitrag un­ter­stützt, sorgt zu­sätz­lich für mehr Klarheit.

Klingt trivial, ist aber umso er­folg­rei­cher: Kom­mu­ni­ziert man in einer freund­li­chen Stimmung, ist der Ge­sprächs­part­ner eher bereit, sich kon­struk­tiv zu be­tei­li­gen. Neben einem heiteren Ge­sichts­aus­druck helfen auch harmlose, kleine Witze, um für eine gute Stimmung zu sorgen. Gleich­zei­tig sollte man al­ler­dings auch Selbst­si­cher­heit aus­strah­len. Das gilt natürlich in erster Linie für Menschen in Füh­rungs­po­si­tio­nen. Aber auch unter gleich­ran­gi­gen Kollegen erzeugt Selbst­ver­trau­en positive Effekte: Zweifelt man selbst an sich, werden auch die anderen Mit­ar­bei­ter die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­bei­trä­ge eher miss­trau­isch aufnehmen.

Richtig zu kom­mu­ni­zie­ren kann man lernen – entweder durch jah­re­lan­ge Be­rufs­er­fah­rung oder in Form von Trainings, Workshops oder Lektüre. Schritt für Schritt eignet man sich herbei an, wie man seine Kom­mu­ni­ka­ti­on im Beruf ver­bes­sern kann, von der Kör­per­spra­che bis zum Aufbau eines Vortrags. Auch für besondere Po­si­tio­nen (wie etwa Free­lan­cer oder Füh­rungs­per­so­nen) werden maß­ge­schnei­der­te Lehrgänge angeboten, die auf die spe­zi­fi­schen Her­aus­for­de­run­gen eingehen. Überdies ist es sinnvoll, nicht jeden Mit­ar­bei­ter für sich an der Kom­mu­ni­ka­ti­on feilen zu lassen, sondern in einem Gruppen-Workshop das gesamte Team zu­sam­men­zu­brin­gen.