Wie Sie effizient Meetings leiten

„Nicht noch ein Meeting, bei dem wir unsere Zeit ver­schwen­den!“, diesen Gedanken hat wohl fast jeder schon gehabt, wenn mal wieder eine ent­spre­chen­de Outlook-Einladung im Postfach landete. Und tat­säch­lich ist es so, dass manche Füh­rungs­kräf­te Meetings in größter Re­gel­mä­ßig­keit ein­be­ru­fen. Und das muss nicht immer ein Nachteil sein, denn im Idealfall tragen re­gel­mä­ßig statt­fin­den­de Meetings zu einer besseren Kom­mu­ni­ka­ti­on und pro­duk­ti­ve­rer Arbeit bei. Doch leider sieht die Realität oft anders aus – viel zu oft werden Meetings lediglich als Pause von der Arbeit oder als Bühne für Selbst­dar­stel­lung genutzt und ziehen sich unnötig in die Länge, statt sich kurz und knapp der Lösung be­stehen­der Probleme zu widmen.

Genervt vom Meeting-Wahn, der in einigen Büros herrscht, vergessen viele Mit­ar­bei­ter, dass es durchaus möglich ist, Meetings effizient zu gestalten. Al­ler­dings ist das nicht allein Aufgabe des Leiters der Be­spre­chung, sondern vielmehr jedes einzelnen Teil­neh­mers. Auch einige Team­lei­ter und Pro­jekt­ma­na­ger sehen Meetings lediglich als not­wen­di­ges Übel und bringen sie dem­entspre­chend halb­her­zig hinter sich. Doch nur, wenn alle Be­tei­lig­ten ihren Teil beitragen, kann ein Meeting seinen Zweck erfüllen. Gute Vor­be­rei­tung und klare Auf­ga­ben­ver­tei­lung sind dabei die Schlüssel zu ef­fi­zi­en­ten Meetings. Wenn Sie die nach­fol­gen­den Tipps be­rück­sich­ti­gen, bevor Sie Ihre nächste Be­spre­chung leiten, dürfte Ihr Meeting deutlich ziel­füh­ren­der verlaufen als die vor­an­ge­gan­ge­nen.

Falls Sie re­gel­mä­ßig Meetings leiten müssen und bemerkt haben, dass diese nicht optimal verlaufen, sollten Sie zunächst die Ursachen dafür iden­ti­fi­zie­ren. Erst dann können Sie eine geeignete Strategie ent­wi­ckeln, um Ihre Meetings ef­fi­zi­en­ter zu gestalten.

Die häu­figs­ten Zeit­fres­ser und Stör­fak­to­ren in Meetings:

• Un­pünkt­lich­keit: Obwohl bereits alle im Meeting-Raum ver­sam­melt sind, sitzt Kollege X noch an seinem Schreib­tisch, um E-Mails zu schreiben, und Kollege Y fällt ein, dass er sich noch mit Kaffee und Snacks versorgen muss. Das ist nicht nur re­spekt­los gegenüber dem Leiter des Meetings, sondern auch gegenüber den pünkt­li­chen Kollegen, die sicher ebenfalls noch die ein oder andere wichtige Aufgabe zu erledigen hätten.
   
• Keine Vor­be­rei­tung: Alle sitzen zusammen, doch keiner weiß, worum es ei­gent­lich gehen soll. Das passiert, wenn keine Agenda mit konkreten The­men­punk­ten existiert oder niemand vorher einen Blick darauf geworfen hat. Es ist überaus mühsam, dann alle Teil­neh­mer auf den aktuellen Stand zu bringen, damit überhaupt erst eine sinnvolle Dis­kus­si­on statt­fin­den kann. Oft verlieren Sie dabei jedoch die Auf­merk­sam­keit derer, die bereits bestens mit dem Thema vertraut sind.
   
• Keine Struktur: Ohne festen Ab­lauf­plan wird es schnell chaotisch. Die Redner springen munter von einem Thema zum nächsten, reden über Punkte, die gar nicht zur Debatte stehen oder erst für ein späteres Thema relevant werden. So verlieren andere Teil­neh­mer schnell den Überblick, schalten ab und sehnen das Ende der Ver­samm­lung herbei.
   
• Ausufern zweit­ran­gi­ger Ge­sprächs­the­men: Mitunter de­bat­tie­ren einzelne Teil­neh­mer ausgiebig über Pro­jekt­de­tails, die mit dem Ar­beits­all­tag der anderen fast nichts zu tun haben. Oder es werden bereits aus­dis­ku­tier­te Aspekte immer wieder an­ge­spro­chen, ohne dass das zu einer Lösung führt. Ehe man sich versieht, wird so aus einem kurzen Update eine aus­ufern­de Grund­satz­dis­kus­si­on, die zu keinem Ergebnis führt.
   
• Un­aus­ge­wo­ge­ner Re­de­an­teil: Manche Menschen haben Hemmungen, in größeren Gruppen zu sprechen, andere freuen sich darüber, endlich einmal ungestört der Selbst­dar­stel­lung frönen zu können. Wenn niemand Sorge trägt, dass alle ungefähr denselben Re­de­an­teil haben, besteht das Risiko, dass no­to­ri­sche Selbst­dar­stel­ler das Meeting an sich reißen und viele gute Ideen gar nicht prä­sen­tiert werden, weil die zu­rück­hal­ten­de­ren Teil­neh­mer gar nicht zu Wort kommen.
   
• Keine Leitung/Mo­de­ra­ti­on: Die Person, die das Meeting leiten soll, ist selbst schlecht vor­be­rei­tet oder nicht durch­set­zungs­fä­hig und verlässt sich darauf, dass die Teil­neh­mer das Meeting schon zum Laufen bringen. Ob endlose Monologe, be­tre­te­nes Schweigen oder das voll­kom­men will­kür­li­che Springen zwischen mehr oder weniger re­le­van­ten Themen – all diese Dinge können ohne strin­gen­te Leitung passieren – und das ist in den sel­tens­ten Fällen produktiv.
   
• Keine Er­geb­nis­se: Das Meeting ist vorbei und schon auf dem Weg zurück zum Platz fragt sich jeder, wozu es jetzt ei­gent­lich gut war. Ohne konkrete Er­geb­nis­se und Hand­lungs­an­wei­sun­gen ist ein Meeting tat­säch­lich nur ver­schwen­de­te Zeit.

Jeder, der re­gel­mä­ßig an Meetings teilnimmt, kennt diese Probleme. Und es ist einfach, sich darüber zu be­schwe­ren. Schwerer ist es jedoch, diese Probleme zu lösen. Und doch sollte es Aufgabe jedes Teil­neh­men­den sein – nicht nur der­je­ni­gen, die die Be­spre­chung leiten. Wer jede Woche un­vor­be­rei­tet in ein Meeting geht, nur um sich an­schlie­ßend über dessen Über­flüs­sig­keit zu beklagen, trägt einen großen Teil dazu bei, dass seine Meetings sinnfrei verlaufen. Besser ist es, offen kon­struk­ti­ve Kritik zu äußern und konkrete Ver­bes­se­rungs­vor­schlä­ge zu machen, statt grund­sätz­lich über Meetings an sich zu nörgeln. Denn liegt eine be­rech­tig­te und fundierte Kritik vor, dann kann man gemeinsam überlegen, wie sich künftige Meetings ef­fi­zi­en­ter gestalten lassen.

Wenn Sie Meetings leiten, bei dem eines der oben genannten Probleme auftritt, sollten Sie nicht davor zu­rück­schre­cken, Maßnahmen zu ergreifen. Sei es, dass Sie die Zu­spät­kom­mer zu­recht­zu­wei­sen oder das Meeting einfach ab­zu­bre­chen, wenn sich keiner vor­be­rei­tet hat. Das kostet zwar Über­win­dung und sollte natürlich auch zu Ihrem Füh­rungs­stil passen. Doch solange Sie pro­fes­sio­nell und sachlich bleiben, ist es nicht falsch, die An­we­sen­den daran zu erinnern, dass sie durch solch ein Verhalten nicht nur ihre eigene, sondern auch die Zeit ihrer Kollegen ver­schwen­den.

Sobald die Probleme iden­ti­fi­ziert sind, können Sie an den Lösungen arbeiten. Und die ist oft einfacher gefunden als gedacht, denn den meisten Meetings mangelt es schlicht­weg an Or­ga­ni­sa­ti­on und Mo­de­ra­ti­on. Wenn Sie an diesen beiden Stell­schrau­ben ansetzen, ist schon viel gewonnen.

Je nach Größe und Anlass kann die Vor­be­rei­tung eines Meetings un­ter­schied­lich viel Zeit in Anspruch nehmen – mitunter zahl­rei­che Stunden. Doch auch wenn Sie die Be­spre­chung leiten, müssen Sie nicht alles allein erledigen. Verteilen Sie die Aufgaben und die Mo­de­ra­ti­on einzelner Ta­ges­ord­nungs­punk­te. Je mehr Kollegen Sie schon vorab mit ins Boot holen, desto wahr­schein­li­cher ist es, dass alle am Gelingen des Meetings in­ter­es­siert sind.

Der erste Schritt sollte die For­mu­lie­rung eines klaren Ziels sein. Dient das Meeting in erster Linie der In­for­ma­ti­on aller An­we­sen­den über den Stand bzw. Verlauf eines Projekts? Oder sollen Lösungen für konkrete Probleme gefunden oder sogar wichtige Ent­schei­dun­gen getroffen werden? Darauf stimmen Sie die Vorab-Infos zum Meeting ab und er­mög­li­chen den Teil­neh­mern so, sich Fragen oder An­re­gun­gen zu überlegen.

Weisen Sie schon in der Einladung darauf hin, zu welchem Bereich Ent­schei­dun­gen anstehen oder Lösungen gesucht werden: So können sich die Teil­neh­mer vorher mit dem je­wei­li­gen Thema aus­ein­an­der­set­zen. Eventuell ist es auch sinnvoll, zunächst von sämt­li­chen Teil­neh­mern The­men­vor­schlä­ge zu sammeln – ins­be­son­de­re, wenn nicht alle Be­tei­lig­ten im selben Büro oder am selben Standort arbeiten. In diesem Fall können Sie Kom­mu­ni­ka­ti­ons- und Cloud-Lösungen wie Microsoft 365 nutzen, damit die Teil­neh­mer ihre Notizen in der Outlook-Einladung fest­hal­ten oder in einem zur Be­ar­bei­tung frei­ge­ge­be­nen Dokument ab­spei­chern können.

Ist das Ziel klar und die The­men­fin­dung ab­ge­schlos­sen, liegt es nun an Ihnen, das Meeting zu struk­tu­rie­ren. Planen Sie einen sinn­vol­len Aufbau, indem Sie nicht gleich mit dem kom­ple­xes­ten Thema ein­stei­gen, sondern zunächst ein oder zwei „leichte“ Themen an den Anfang stellen. So können sich die Teil­neh­mer zunächst an die Dis­kus­si­on her­an­tas­ten. Heben Sie komplexe Themen aber auch nicht bis zum Ende auf, denn be­kannt­lich nimmt die Kon­zen­tra­ti­on im Verlauf eines Meetings deutlich ab.

Wenn Sie die The­men­rei­hen­fol­ge fest­ge­legt haben, halten Sie alles über­sicht­lich in einer Agenda mit einzelnen Ta­ges­ord­nungs­punk­ten fest und ver­schi­cken diese mit allen re­le­van­ten Un­ter­la­gen an sämtliche Teil­neh­mer. Der optimale Zeitpunkt dafür hängt vom Umfang des Meetings ab. Ist viel Vor­be­rei­tungs­zeit notwendig, sollten die Teil­neh­mer min­des­tens eine Woche vorm Termin alle er­for­der­li­chen In­for­ma­tio­nen haben. Für kleinere Meetings reichen auch zwei oder drei Tage als Vor­be­rei­tungs­zeit aus.

Ein fester Zeitplan, in dem jedem Ta­ges­ord­nungs­punkt eine bestimmte Be­spre­chungs­dau­er zu­ge­ord­net wird, ver­hin­dert, dass Dis­kus­sio­nen ausufern und sich er­geb­nis­los im Kreis drehen.

Haben Sie zudem früher bereits die Erfahrung gemacht, dass ef­fi­zi­en­te Meetings in ihrer Runde oft am Verhalten der Teil­neh­mer scheitern, sollten Sie schon zu Beginn klare Regeln auf­stel­len. Auch wenn das unter Er­wach­se­nen ei­gent­lich selbst­ver­ständ­lich sein sollte, sind Hinweise darauf, dass man andere nicht ins Wort fällt, sachlich dis­ku­tiert und sich nur zum je­wei­li­gen The­men­punkt äußert, oft notwendig und darüber hinaus auch hilfreich.

Meetings zu leiten be­inhal­tet mehr als nur die Begrüßung, das Vor­stel­len der Ta­ges­ord­nungs­punk­te und ein Schluss­wort. Nein, als Leiter der Ver­an­stal­tung sind Sie vielmehr auch der Moderator des Meetings. Sie über­wa­chen den struk­tu­rier­ten Ablauf und sorgen Sie in Dis­kus­sio­nen dafür, dass möglichst alle Teil­neh­mer ein­be­zo­gen werden. Mit der richtigen Mo­de­ra­ti­ons­tech­nik schaffen Sie es, Re­de­zei­ten gerecht auf­zu­tei­len und alle An­we­sen­den mit Rücksicht auf ihren je­wei­li­gen Charakter (Dau­er­red­ner, Des­in­ter­es­sier­te, Schüch­ter­ne usw.) zu Wort kommen zu lassen.

Wenn es darum geht, Lösungen für konkrete Probleme oder Aufgaben zu finden, können Techniken wie Brain­stor­ming oder Mindmaps helfen, auch die Ideen der zu­rück­hal­ten­den Meeting-Teil­neh­mer in Erfahrung zu bringen. Kollegen, die sich gerne selber reden hören, können Sie mit einem Hinweis auf den Zeitplan höflich in ihre Schranken weisen.

Das Wich­tigs­te für ef­fi­zi­en­te Meetings ist es, dass die be­spro­che­nen Pläne danach auch umgesetzt werden. Viel zu oft be­schlie­ßen die Teil­neh­mer zwar etwas, doch legen nicht fest, wer sich bis wann darum kümmert. Aus diesem Grund sollte noch während des Meetings sowohl ein Ver­ant­wort­li­cher als auch eine Frist zur Umsetzung des Be­spro­che­nen ver­ein­bart werden. Von da an gilt diese Person als An­sprech­part­ner für das jeweilige Thema. Im nach­fol­gen­den Meeting kann sie dann über die Fort­schrit­te berichten.

Damit die Teil­neh­mer auch nach ein paar Tagen noch wissen, was überhaupt be­spro­chen wurde und was sie ge­ge­be­nen­falls zu tun haben, sollte jemand alle wichtigen Punkte in einem Protokoll fest­hal­ten. Für Team- und Projekt-Meetings ist das Er­geb­nis­pro­to­koll am besten geeignet. Dort werden ta­bel­la­risch die Er­geb­nis­se sowie die geplanten Maßnahmen inklusive der ver­ant­wort­li­chen Personen und die Deadlines fest­ge­hal­ten. Da es sich im Gegensatz zum Ge­sprächs­pro­to­koll, nicht um eine de­tail­lier­te Wie­der­ga­be des gesamten Verlaufs handelt, kann die pro­to­kol­lie­ren­de Person gleich­zei­tig am Meeting teil­neh­men und mit­dis­ku­tie­ren. Ein weiterer Vorteil: Kollegen, die beim Meeting nicht anwesend sein konnten, können sich über ein Er­geb­nis­pro­to­koll schnell auf den neusten Stand bringen.

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