Nein sagen im Beruf: Stra­te­gien für Selbst­schutz und Karriere

Nein zu sagen fällt vielen Menschen häufig schwer – im Pri­vat­le­ben, aber besonders im be­ruf­li­chen Umfeld. Zu groß sind die Bedenken, dass sich aus dem Nein ein schlech­ter Ruf bei den Kollegen oder ein Nachteil für die Karriere ergibt. Dabei sind die Bedenken in den meisten Fällen völlig un­be­grün­det. Vielmehr stecken ganz per­sön­li­che Gründe dahinter, die von der Angst vor Ablehnung bis hin zum über­gro­ßen Respekt vor Au­to­ri­tä­ten reichen können. Um auch auf lange Sicht zufrieden mit dem Job zu sein, muss man jedoch Grenzen ziehen, sonst droht per­ma­nen­te Über­las­tung, die schlimms­ten­falls in einem Burn-out endet.

Natürlich sollte man nicht jede zu­sätz­li­che Aufgabe ablehnen. Eine rea­lis­ti­sche Ein­schät­zung der Situation sowie der eigenen Leis­tungs­fä­hig­keit hilft dabei, im richtigen Moment Ja oder eben auch mal Nein zu sagen. Dabei spielt der Ton die ent­schei­den­de Rolle. Harsche Zu­rück­wei­sun­gen oder ein passiv-ag­gres­si­ver Unterton helfen niemandem. Mit einem höflichen Auftreten und di­plo­ma­ti­scher Kom­mu­ni­ka­ti­on fällt das Nein sagen im Job nicht nur leichter, es wird auch vom Gegenüber schneller ak­zep­tiert.

Es gibt ver­schie­de­ne, sehr in­di­vi­du­el­le Gründe, warum einige Ar­beit­neh­mer nicht Nein sagen, wenn sie um einen Gefallen gebeten werden. Auch wenn das für sie eine zu­sätz­li­che Ar­beits­be­las­tung bedeutet, stellen sie ihre eigenen Be­dürf­nis­se zurück, um möglichen Kon­flik­ten aus dem Weg zu gehen oder even­tu­el­le Nachteile für die Karriere zu vermeiden.

• Karriere: Viele ver­spre­chen sich einen schnel­le­ren Aufstieg im Un­ter­neh­men, wenn sie immer mehr Zu­satz­auf­ga­ben annehmen und sich damit ver­meint­lich un­ent­behr­lich machen. Damit haben sie ei­ner­seits recht, denn Ein­satz­be­reit­schaft und Be­last­bar­keit werden meist belohnt, solange die Aufgaben auch ge­wis­sen­haft und feh­ler­frei aus­ge­führt werden. Auf der anderen Seite sollte man bedenken, dass dieses Ar­beits­pen­sum ver­mut­lich auch in Zukunft erwartet wird. Daher sollte man sich genau überlegen, ob man das auf Dauer be­wäl­ti­gen kann.
   
• Angst: Viel häufiger stecken hinter der Un­fä­hig­keit Nein zu sagen, al­ler­dings Ängste. Die Angst, den Job zu verlieren, die Angst vor Ablehnung durch Kollegen oder Vor­ge­setz­te oder schlicht­weg die Un­fä­hig­keit, mit Kon­fron­ta­tio­nen umzugehen und für die eigenen Be­dürf­nis­se ein­zu­ste­hen. Bitten ab­zu­leh­nen bedeutet immer eine Aus­ein­an­der­set­zung mit dem Gegenüber, man muss sich erklären, gute Argumente finden und damit rechnen, trotzdem auf Un­ver­ständ­nis zu stoßen. Das ist eine Situation, der viele Menschen, besonders im be­ruf­li­chen Umfeld, lieber aus dem Weg gehen.
   
• Ver­ant­wor­tungs­ge­fühl (Hel­fer­syn­drom): Ein weiterer Grund, im ent­schei­den­den Moment nicht Nein sagen zu können, ist ein (zu) großes Ver­ant­wor­tungs­ge­fühl gegenüber den Mit­men­schen. Wer mit diesem Cha­rak­ter­zug aus­ge­stat­tet ist – oft auch mit dem negativ kon­no­tier­ten Begriff „Hel­fer­syn­drom“ be­zeich­net – fühlt sich schlecht dabei, eine Bitte ab­zu­leh­nen. Das schlechte Gewissen setzt sofort ein, weil man das Gefühl hat, die Kollegen oder den Vor­ge­setz­ten im Stich zu lassen und die eigenen Pläne über das Wohl der Anderen zu stellen. In den eigenen Augen ist das purer Egoismus, mit dem man auf keinen Fall in Ver­bin­dung gebracht werden will. Das Ergebnis ist ein voller Schreib­tisch und im schlimms­ten Fall die bittere Er­kennt­nis, dass andere Menschen weit weniger Hemmungen haben, ihr Pri­vat­le­ben über den Beruf zu stellen.
   
• Per­fek­tio­nis­mus: Und dann gibt es noch die Menschen, die einfach nicht darauf vertrauen können, dass Andere die Aufgabe genauso gut erledigen können wie sie selbst. Sie tendieren dazu, sich zu über­neh­men, weil sie alle Aufgaben fast schon an sich reißen, anstatt im ent­schei­den­den Moment zu de­le­gie­ren, Kollegen um Hilfe zu bitten oder eben Nein zu sagen, wenn der Chef mit dem nächsten Zu­satz­pro­jekt an sie her­an­tritt.

Ob aus Hilfs­be­reit­schaft, Kar­rie­re­stre­ben oder Angst – wer sich dabei ertappt, ständig über das ver­ein­bar­te Pensum oder die eigenen Kräfte hinaus zu arbeiten, sollte sich darüber im Klaren sein, welche Folgen das hat.

Es klingt hart, aber wer nicht Nein sagen kann, geht den einfachen Weg, nämlich den des ge­rings­ten Wi­der­stands. Solche Menschen scheuen oft die Kon­fron­ta­ti­on mit Vor­ge­setz­ten oder Kunden. Lieber nehmen sie unzählige Über­stun­den und Stress in Kauf, als für ihre Werte und nicht zuletzt auch ihre Ge­sund­heit ein­zu­ste­hen. Das funk­tio­niert auf lange Sicht nicht, und sowohl die eigene Zu­frie­den­heit als auch die der Kollegen und sogar der Erfolg des Un­ter­neh­mens können leiden.

Getarnt als Hilfs­be­reit­schaft und Kol­le­gia­li­tät kann das ständige Ja-Sagen nämlich durchaus Nachteile für die Anderen bedeuten, sollten sie an der un­rea­lis­ti­schen Leistung gemessen werden. Schnell wird ihnen dann mangelnde Ein­satz­be­reit­schaft vor­ge­wor­fen, obwohl sie ihre Arbeit so ausüben, wie es im Ar­beits­ver­trag ver­ein­bart ist. Und nichts Anderes sollte der Ar­beit­ge­ber von seinen An­ge­stell­ten verlangen. Wer dauerhaft mehr leistet, als vergütet wird bzw. laut Ar­beits­ver­trag vor­ge­se­hen ist, entwertet damit seine eigene Ar­beits­kraft.

Aus welchen Gründen auch immer, man sich für Über­stun­den und Zu­satz­auf­ga­ben ent­schei­det, auf lange Sicht hat das Folgen für die Ge­sund­heit. Diese können von an­dau­ern­der An­ge­spannt­heit über Schlaf­stö­run­gen bis hin zu Ma­gen­be­schwer­den, Kopf­schmer­zen und Ver­dau­ungs­pro­ble­men reichen. Im schlimms­ten Fall droht der Burn-out, ein psy­chi­sches Syndrom, das mit starken Er­schöp­fungs- und Über­for­de­rungs­ge­füh­len, Pa­nik­at­ta­cken, Kon­zen­tra­ti­ons­stö­run­gen und weiteren, in­di­vi­du­ell sehr ver­schie­de­nen Symptomen ein­her­geht. Vor allem ehr­gei­zi­ge, kar­rie­re­ori­en­tier­te Menschen neigen dazu, diese sehr un­spe­zi­fi­schen Symptome zunächst zu igno­rie­ren. Damit gehen sie das Risiko ein, dass der Körper sich die dringend nötige Ruhe selbst nimmt. Von einem Tag auf den anderen brechen sie zusammen, verfallen in eine ernst­haf­te de­pres­si­ve Episode und sind für längere Zeit ar­beits­un­fä­hig.

Aus diesem Grund ist es wichtig, auf seinen Körper zu hören und ihm die nötigen Ru­he­pha­sen zu geben, denn nur mit einer gesunden Work-Life-Balance ist man auch auf lange Sicht ein­satz­be­reit. Jeder Mensch hat eine ganz in­di­vi­du­el­le Be­las­tungs­gren­ze und diese muss man selbst und müssen Ar­beit­ge­ber und Kollegen ak­zep­tie­ren.

Für viele Be­trof­fe­ne ist es nur schwer vor­stell­bar, aber ihnen wird höchst­wahr­schein­lich mehr Respekt ent­ge­gen­ge­bracht, wenn sie ab und zu Nein sagen im Beruf. Entgegen allen Be­fürch­tun­gen wird das im Nor­mal­fall nicht als un­kol­le­gi­al, ar­beits­scheu oder ego­is­tisch in­ter­pre­tiert, sondern als rea­lis­ti­sche Selbst­ein­schät­zung eines ver­ant­wor­tungs­vol­len Ar­beit­neh­mers.

An erster Stelle steht dabei die rea­lis­ti­sche Be­ur­tei­lung der je­wei­li­gen Situation. Wenn gerade ein wichtiges Projekt kurz vor dem Abschluss steht und alle Kollegen an ihrem Limit arbeiten, ist das nicht der güns­tigs­te Moment, um zu­sätz­li­che Aufgaben ab­zu­leh­nen. Wenn Sie al­ler­dings schon die letzten Anfragen immer zu­ver­läs­sig an­ge­nom­men haben und ein anderer Kollege die Aufgabe genauso gut erledigen kann, ist das ein guter Zeitpunkt, einmal Nein zu sagen.

Besonders aufpassen sollten Sie, wenn Sie merken, dass Ihr Schreib­tisch ständig die erste An­lauf­stel­le ist. Es ist zwar ei­ner­seits schmei­chel­haft, als zu­ver­läs­si­ger und hilfs­be­rei­ter Kollege bekannt zu sein. Doch gleich­zei­tig besteht die Gefahr, dass Andere Ihre Hilfs­be­reit­schaft ausnutzen, um sich die eigene Arbeit zu er­leich­tern. Und auch für den Vor­ge­setz­ten ist es einfacher, einen An­ge­stell­ten um Mehr­ar­beit zu bitten, bei dem er von vor­ne­her­ein weiß, dass dieser wi­der­spruchs­los zusagen wird.

An diesem Punkt sollte klar sein, dass Nein sagen im Job kein Problem und in einigen Fällen durchaus an­ge­bracht ist. Wichtig ist nur, dass man im ent­schei­den­den Moment die richtigen Worte findet und seine Gründe für die Ablehnung ruhig, aber bestimmt kom­mu­ni­ziert.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, die richtige Strategie zu finden, wenn Sie das nächste Mal Nein sagen wollen – zum Chef, zu Kollegen, An­ge­stell­ten oder Kunden.

Das Nein gegenüber Vor­ge­setz­ten ist eine der größten Her­aus­for­de­run­gen im Job, schließ­lich ist es oft ein Ver­trau­ens­be­weis, wenn man mit Zu­satz­auf­ga­ben betraut wird. Dazu kommt der Respekt gegenüber Au­to­ri­tä­ten, der schon Kindern anerzogen wird und der durchaus an­ge­bracht ist, solange er nicht in eine lähmende Angst umschlägt. All das macht es schwer, im richtigen Moment Nein zu sagen zum Chef. Dennoch ist es wichtig, recht­zei­tig Grenzen zu ziehen, bevor die Ar­beits­be­las­tung zu hoch wird. Das beweist Rückgrat, einen ver­ant­wor­tungs­vol­len Umgang mit den eigenen Res­sour­cen und nicht zuletzt auch eine gesunde Ein­schät­zung der eigenen Leis­tungs­fä­hig­keit – Ei­gen­schaf­ten, die jeder Vor­ge­setz­te bei seinen An­ge­stell­ten zu schätzen wissen sollte.

Wenn Sie Nein sagen wollen, zum Vor­ge­setz­ten, zu Team­lei­tern oder Managern, die in der Fir­men­hier­ar­chie über Ihnen stehen, ist die ruhige und besonnene Kom­mu­ni­ka­ti­on wichtig. In Si­tua­tio­nen, in denen Sie sich gestresst und über­for­dert fühlen, kann schnell einmal eine unwirsche Antwort her­aus­plat­zen. Das sollten Sie unbedingt vermeiden. Wenn die Anfrage für Über­stun­den, Zu­satz­pro­jek­te oder Ähnliches kommt, können Sie sich zunächst Be­denk­zeit erbitten, zum Beispiel, indem Sie sagen: „Vielen Dank für das Vertrauen in meine Leis­tun­gen. Ich muss aber erst den Zeit­auf­wand für meine laufenden Aufgaben über­schla­gen, bevor ich Ihnen eine Antwort geben kann.“ Das ver­schafft Ihnen die nötige Zeit, um gute Argumente für Ihre Ablehnung zu finden und zu überlegen, wie Sie diese am besten kom­mu­ni­zie­ren können. Gut ist auch, wenn Sie im Gespräch gleich al­ter­na­ti­ve Lösungen anbieten.

Mögliche Beispiele:

• „Ich würde wirklich gerne helfen, aber leider muss ich mein eigenes Projekt zuerst erledigen. Der Kunde hat schon mehrmals nach­ge­fragt, wann ich ihm die Er­geb­nis­se prä­sen­tie­ren kann.“
• „Ich habe in den letzten Monaten schon XYZ Über­stun­den an­ge­sam­melt, um aus­zu­hel­fen. Besteht viel­leicht die Mög­lich­keit, die Aufgabe auf mehrere Kollegen auf­zu­tei­len? Dann kann ich einen Teil der Arbeit über­neh­men.“
• „Ich mache mir Sorgen, dass ich meine Arbeit nicht mehr sorg­fäl­tig erledigen kann, wenn ich noch weitere Aufgaben annehme, und auch die anderen Kollegen machen schon seit Monaten Über­stun­den. Besteht die Mög­lich­keit, Un­ter­stüt­zung von anderen Teams zu bekommen oder eventuell einen zu­sätz­li­chen Mit­ar­bei­ter ein­zu­stel­len?“

Wenn Sie Hilfs­an­fra­gen von Kollegen ablehnen wollen, gelten im Kern die gleichen Regeln. Auch hier sollten Sie niemals impulsiv und un­ge­dul­dig reagieren. Damit stoßen Sie Ihr Gegenüber nur vor den Kopf und vergiften die Stimmung im Team. Im schlimms­ten Fall haftet Ihnen dann auf Dauer der Ruf eines cho­le­ri­schen und ego­is­ti­schen Kollegen an. Wenn Sie die Aufgabe beim besten Willen nicht annehmen können (oder wollen), ist es besser, nicht einfach nur Nein zu sagen, sondern Al­ter­na­ti­ven an­zu­bie­ten. Suchen Sie gemeinsam mit den Kollegen nach einem Weg, wie die Arbeit trotzdem frist­ge­recht erledigt werden kann. So zeigen Sie Ver­ständ­nis für die Situation der Kollegen und beweisen Teamgeist.

Mögliche Beispiele:

• „Es tut mir leid, ich habe schon Kollege XYZ ver­spro­chen, ihn bei seinen Aufgaben zu un­ter­stüt­zen.“
• „Ich kann das über­neh­men, aber das ist nicht mein Fach­ge­biet und ich bräuchte vorher Ein­ar­bei­tungs­zeit. Viel­leicht ginge es schneller, wenn Kollege XYZ das erledigt. Ich kann ihm dafür eine andere Aufgabe abnehmen.“
• „Leider muss ich diese Woche immer pünktlich Fei­er­abend machen, weil ich nach der Arbeit Phy­sio­the­ra­pie-Termine habe. Aber falls du nächste Woche noch Un­ter­stüt­zung brauchst, helfe ich gerne.“

Gegenüber Kunden müssen Sie besonders fein­füh­lig und höflich sein. Die Kom­mu­ni­ka­ti­on erfolgt meist nur te­le­fo­nisch oder per E-Mail, wodurch schnell Miss­ver­ständ­nis­se entstehen können. Erbitten Sie im ersten Schritt immer Ver­ständ­nis für die aktuelle Situation im Un­ter­neh­men, indem Sie den Kunden vor­sich­tig daran erinnern, dass es auch noch weitere Aufträge gibt. Aber Vorsicht: Geben Sie ihm nicht das Gefühl, er wäre generell weniger wichtig als andere Kunden! Die Er­in­ne­rung an vorherige Ab­spra­chen und das ge­mein­sa­me Suchen nach einer Lösung sind es­sen­zi­ell für eine ver­trau­ens­vol­le Zu­sam­men­ar­beit.

Suchen Sie proaktiv die Kom­mu­ni­ka­ti­on mit dem Kunden, wenn Sie merken, dass Sie einen ver­ein­bar­ten Termin nicht einhalten können – am besten, so früh wie möglich. Bieten Sie dabei einen al­ter­na­ti­ven Termin an und er­kun­di­gen Sie sich nach den Prio­ri­tä­ten, sofern noch keine definiert wurden.

Mögliche Beispiele:

• „Es tut mir leid, wir sind diesen Monat schon bis zum letzten Tag aus­ge­bucht. Aber ich erledige Ihre Anfrage gerne als erste im nächsten Monat.”
• „Ich versuche, das in dieser Woche noch zu erledigen. Dafür müsste ich aber eine andere Aufgabe auf nächste Woche ver­schie­ben. Könnten Sie mir bitte sagen, welche Aufgaben für Sie die höhere Priorität haben?“
• „Im Vertrag haben wir einen Ar­beits­auf­wand von XYZ pro Monat fest­ge­legt. Alles, was darüber hinaus geht, muss ich zu­sätz­lich in Rechnung stellen.“

Theo­re­tisch ist es einfach, als Vor­ge­setz­ter Nein zu seinen An­ge­stell­ten zu sagen. Schließ­lich hat man schon von seiner Position her die Le­gi­ti­ma­ti­on, Anfragen ab­zu­leh­nen. Praktisch ist es al­ler­dings ein Ba­lan­ce­akt, da die Wünsche der An­ge­stell­ten manchmal einfach nicht mit den Fir­men­zie­len zu ver­ein­ba­ren sind, die man als Chef immer im Auge behalten muss. Deshalb ist es auch (oder sogar ganz besonders) in dieser Stellung wichtig, klug und nach­voll­zieh­bar zu kom­mu­ni­zie­ren, um als fähige Füh­rungs­per­son re­spek­tiert zu werden. Nichts ist schlimmer als ein kon­se­quent Nein sagender Chef, der ohne Be­grün­dung Bitten ab­schmet­tert, nur weil es ihm seine Position erlaubt. Besser ist eine Kom­mu­ni­ka­ti­ons­stra­te­gie, die deutlich macht, dass man die Wünsche der Mit­ar­bei­ter versteht und re­spek­tiert, aber aus be­stimm­ten Gründen (zum aktuellen Zeitpunkt) ablehnen muss. Die Mit­ar­bei­ter in seine Ent­schei­dun­gen ein­zu­be­zie­hen, schafft Vertrauen und leistet einen wichtigen Beitrag zu einem guten Ar­beits­kli­ma und zur Mo­ti­va­ti­on der Mit­ar­bei­ter.

Mögliche Beispiele:

• „Ich sehe, dass jeder im Team an seinem per­sön­li­chen Limit arbeitet. Leider erlaubt es das Per­so­nal­bud­get in diesem Jahr nicht, noch zu­sätz­li­che Mit­ar­bei­ter ein­zu­stel­len.“
• „Mir ist bewusst, dass Sie für Ihre Ar­beits­leis­tung eine Be­för­de­rung verdient haben, weil Sie zu­ver­läs­sig Aufgaben erledigen, die laut Ihrem aktuellen Stel­len­pro­fil gar nicht von Ihnen verlangt werden. Leider sind alle Po­si­tio­nen im mittleren Ma­nage­ment zur Zeit besetzt. Ich kann Ihnen aber eine Ge­halts­er­hö­hung anbieten und werde Sie be­rück­sich­ti­gen, sobald von der Kon­zern­lei­tung neue Stellen ge­schaf­fen werden.“
• „Ich weiß, dass Sie mit Ihren schul­pflich­ti­gen Kindern und der aktuellen Auf­trags­la­ge doppelt belastet werden. Sobald dieser wichtige Auftrag erledigt ist, können Sie die an­ge­sam­mel­ten Über­stun­den als Frei­zeit­aus­gleich nehmen, um mehr Zeit für Ihre Familie zu haben.“

In allen gezeigten Bei­spie­len wird deutlich, dass es in der Kom­mu­ni­ka­ti­on mit­ein­an­der vor allem um Ver­ständ­nis und Respekt geht. Wenn Sie sich – in welcher Rolle auch immer – von der Bitte um Un­ter­stüt­zung über­for­dert oder ungerecht behandelt fühlen, sollten Sie sich immer zuerst die Situation des Bittenden klar­ma­chen. Zeigen Sie Ein­füh­lungs­ver­mö­gen. So können Sie kom­mu­ni­zie­ren, dass Sie seine Gründe verstehen, und im Gegenzug dann dazu Position beziehen, indem Sie Ihre eigene Lage erklären. Suchen Sie am besten gemeinsam eine Lösung. Auf diese Weise wird das Nein sagen im Beruf leichter und ist keine Belastung für das Be­triebs­kli­ma.

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