Pomodoro-Technik: Wie Sie Ablenkungen widerstehen und Ihre Produktivität erhöhen
Fokussiert zu arbeiten ist in vielen Branchen inzwischen eine Herausforderung: Die To-do-Liste wird stündlich länger, Telefonanrufe, Meetings, die ständige Meldung neuer E-Mails und die Versuchung, sich Neuigkeiten über die Social Media oder einen Plausch in der Küche zu holen – es gibt viele Gründe, warum wir unsere Arbeit immer wieder unterbrechen. Das Ergebnis ist jedoch immer dasselbe: Die Produktivität leidet.
Wer seine Konzentration erhöhen will und mehr Arbeit in weniger Zeit erledigen möchte, der sollte die Pomodoro-Technik testen. Diese Zeitmanagement-Methode hat in den vergangenen Jahren zahlreiche neue Anhänger gewonnen. Und das aus gutem Grund.
Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?
Die Pomodoro-Technik wurde bereits in den 1980er-Jahren vom Italiener Francesco Cirillo entwickelt. Daher auch ihr italienischer Name. Der leitet sich vom italienischen Wort für Tomate (pomodoro) ab und ist eine Anspielung auf die Küchenuhr, die Cirillo bei seinen ersten Versuchen mit der Zeitmanagement-Methode verwendet hat. Deren Design war einer Tomate nachempfunden.
Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der Aufgaben in 25-Minuten-Einheiten unterteilt werden. Regelmäßige Pausen zwischen den Arbeitsintervallen wirken sich positiv auf die mentale Leistungsfähigkeit aus und erleichtern die Konzentration auch über viele Stunden.
Die Technik ist schnell erklärt: Sie teilen Ihre Aufgaben in 25-Minuten-Einheiten ein. Zwischen den ersten vier Intervallen legen Sie jeweils 5 Minuten Pause ein, nach der vierten Arbeitseinheit folgt eine etwas längere Pause von 20 bis 30 Minuten. Ein Arbeitsintervall wird übrigens als „pomodoro“ bezeichnet.
Mittlerweile existieren auch Varianten, die Arbeitsintervalle von 50 Minuten vorschlagen. Im Original werden jedoch immer vier 25-minütige Pomodori durchgeführt.
Vorteile: Was ist der Nutzen der Pomodoro-Methode?
Dass die Pomodoro-Technik in den vergangenen Jahren immer mehr Anhänger gewonnen hat, hängt sicher auch mit ihrer Einfachheit zusammen. Man braucht nur einen Wecker bzw. eine Uhr und schon kann es losgehen. In einer immer komplexer werdenden Welt freuen uns über jede einfache Lösung.
Doch der wichtigere Grund für die Beliebtheit dürfte die Veränderung unserer Arbeitsweise sein: Wir sind immer mehr inneren und äußeren Ablenkungen ausgesetzt, und es fällt uns daher zunehmend schwer, uns längere Zeit auf eine einzige Sache zu konzentrieren. Ein ungestörter Arbeitsprozess kommt so nicht in Gang – aber genau der ist notwendig, damit man effizient gute Ergebnisse erzielen kann. Und genau in dieser Hinsicht verspricht die Pomodoro-Methode Hilfe.
Äußere Ablenkungen: Kollegen, die nur mal kurz eine Frage haben, das klingelnde Telefon, zahlreiche Meetings, die den Arbeitsprozess unterbrechen.
Innere Ablenkungen: der Impuls, eingehende E-Mails sofort zu lesen, der Besuch der bevorzugten Social-Media-Plattform aus Neugier und Prokrastination, Gedankenabschweifen.
Die Pomodoro-Methode hilft, Ablenkungen, Unterbrechungen und Multitasking in Schach zu halten und die Produktivität zu steigern.
Doch nicht nur das. Sie wirkt sich in vielerlei Hinsicht positiv auf den eigenen Arbeitsalltag aus:
- Mehr Selbstdisziplin: Wer die Pomodoro-Technik regelmäßig anwendet, trainiert seine Konzentrationsfähigkeit und Impulskontrolle. Die beste Voraussetzung, um produktiv zu arbeiten.
- Bessere Ergebnisse: Die Wahrscheinlichkeit, innovative oder gute Lösungen zu finden, steigt enorm, wenn wir uns über einen längeren Zeitraum konzentriert mit einer Sache auseinandersetzen.
- Längere Leistungskurve: Die sinnvolle Abwechslung von Konzentration und Entspannung hält die mentale Leistungsfähigkeit hoch. Das Gehirn kann sich zwischenzeitlich erholen und dadurch gelingt es einem, auch viele Stunden am Stück produktiv zu arbeiten.
- Mehr Freizeit: Da die Produktivität durch das Single-Tasking – also das sukzessive und fokussierte Abarbeiten von Aufgaben – steigt, hat man seine Arbeit früher erledigt und kann im Idealfall auch früher Feierabend machen und mehr Freizeit genießen. Ist das betriebsbedingt nicht möglich, dann schafft man sich zumindest Freiräume, da man zusätzliche Zeit für andere dringliche Aufgaben gewinnt.
- Objektive Bewertung: Indem wir die Zahl der abgeschlossenen Pomodori pro Arbeitstag notieren, erhalten wir eine gute Übersicht über unsere Produktivität. Je nachdem, wie detailliert wir die Statistik führen, gewinnen wir zudem Einsichten über Tätigkeiten, die uns leicht von der Hand gehen, sowie über Umstände, die unsere Produktivität erhöhen oder hemmen. Alles Informationen, nach denen wir unseren Arbeitstag ausrichten können, um bessere Arbeitsergebnisse zu erzielen.
Ein anderer Grund, der die Zeitmanagement-Technik so beliebt macht: Durch die Einteilung in 25-minütige Arbeitseinheiten ist die Einstiegshürde niedrig: Mit etwas Willensanstrengung schaffen selbst die größten Social-Media-Süchtigen, sich für 25 Minuten nicht ablenken zu lassen.
Francesco Cirillo hat die Pomodoro-Technik während seines Studiums entwickelt. Ihm fiel es schwer, sich auf den Lernstoff zu konzentrieren, und so teilte er sich die Lernzeit in kurze Einheiten ein. Er drehte seine Küchenuhr auf 25 Minuten und blieb bis zum Klingeln am Ball.
Nachteile: Wann hilft die Pomodoro-Technik nicht?
Echte Nachteile hat die Pomodoro-Technik keine. Doch ergibt sich aus ihr durchaus eine Herausforderung: Sie müssen lernen einzuschätzen, wie viel Arbeit Sie in 25 Minuten schaffen können, und Ihre Arbeit so gliedern, dass Sie durch das Klingeln des Timers nicht mitten aus einer Aufgabe gerissen werden. Denn sonst würde die Pomodoro-Technik Ihren Workflow stören und genau das Gegenteil von dem erreichen, was sie erreichen soll.
Bei kleinen Aufgaben bietet es sich an, sie zu bündeln – also beispielsweise ein Pomodoro ausschließlich für die Beantwortung mehrerer E-Mails zu reservieren. Größere Aufgaben lassen sich hingegen meist in Teilaufgaben untergliedern. Beispiele dafür wären die Auswertung bestimmter Kennzahlen für einen umfassenden Monatsbericht, das Schreiben eines einzelnen Absatzes für eben diesen Bericht oder das Lesen eines Fachartikels als Teilrecherche.
Welche Tools benötigt man für die Pomodoro-Methode?
Die Pomodoro-Technik erfordert keine besonderen Werkzeuge. Alles, was Sie benötigen, ist ein Gerät, das Sie nach 25 Minuten daran erinnert, eine Arbeitspause einzulegen.
Womit Sie die Pomodoro-Zeit messen können:
- Mit einer Küchenuhr (wie im Original)
- Mit einem Smartphone (jedes Smartphone beinhaltet als Standard eine Timer-Funktion)
- Mit einem Wecker (Stellen Sie die Weckzeit manuell auf 25 Minuten)
- Mit einer Sanduhr (Es gibt spezielle Pomodoro-Sanduhren, die 25 Minuten anzeigen und darüber hinaus noch ganz dekorativ aussehen)
Wer digitale Lösungen bevorzugt, der kann aus einer Reihe von Pomodoro-Apps und Pomodoro-Software wählen. Da solche Tools durchaus dazu motivieren können, die neue Technik auszuprobieren, lohnt es sich, einige zu testen und gegebenenfalls auch ein paar Euros zu investieren. Viele der Pomodoro-Apps sind allerdings auch kostenfrei nutzbar.
Auswahl einiger Pomodoro-Apps
- Tomato Timer (Web)
- Tomato.es (Web – mit Statistiken und der Möglichkeit, die Zahl eigener erledigter Pomodoros mit der anderer Nutzer/Kollegen zu vergleichen)
- Pomodoro Timer Software (Download-Software, kostenlos)
- Focus To-Do (Windows, Mac, Android, iOS – kombiniert Pomodoro mit Aufgabenmanagement)
- Pomotodo (Web, Mac, Android, iOS – kombiniert Pomodoro-Technik mit Getting Things Done)
- Engross (Android – kombiniert Pomodoro und Taskmanagement, Nutzer können herausfinden, zu welchen Zeiten sie am produktivsten sind)
- Flat Tomato (Mac, iOS)
Für wen die Pomodoro-Methode geeignet ist – und für wen nicht?
Die Pomodoro-Methode setzt auf kurze, überschaubare Arbeitseinheiten und ein striktes System aus Arbeitsintervallen und Pausen. Kritikern ist dieses System zu unflexibel und vor allem bei größeren Aufgaben auch teilweise hinderlich.
Wer beispielsweise an einem längeren Text schreibt, ist vielleicht nach 25 Minuten gerade in einen Schreibfluss gekommen. Nach der Pomodoro-Technik müsste er dann eine Pause einlegen. Das kann den kreativen Gedankenfluss jedoch unterbrechen und kontraproduktiv wirken. Für solche Fälle kann es sinnvoll sein, mit längeren Intervallen zu experimentieren, zum Beispiel mit 50 Minuten.
Und nicht jeder schafft es, sich die Zeit freizuhalten, um wirklich vier Pomodori am Stück abzuschließen. Wer zum Beispiel nur rund eine Stunde nach Feierabend ungestört an einem Projekt arbeiten möchte, der schafft nur eine halbe Pomodoro-Session und würde streng genommen nicht mehr nach dem Pomodoro-Prinzip vorgehen.
Andere kritisieren, dass man sich durch die die begrenzte Zeit und den laufenden Timer zusätzliche Stressfaktoren schafft. Statt konzentrierter zu arbeiten, schweift bei einigen der Blick so vielleicht häufiger zur Sanduhr oder zur App. In diesem Fall schafft die Pomodoro-Technik selbst eine permanente Ablenkung.
Die Pomodoro-Methode kann zwar durchaus die Produktivität erhöhen und helfen, Ablenkungen und Multitasking zu bezwingen, aber sie funktioniert nicht für jeden und auch nicht in jedem Kontext.
Um herauszufinden, ob Sie von der Methode profitieren, sollten Sie sich einige Tage lang Zeit nehmen, um mit dem System vertraut zu werden. Die gute Nachricht: Wenn Sie feststellen, dass Sie mit der Tomatentechnik nicht zurechtkommen, gibt es genügend andere Produktivitätstechniken, wie die ALPEN-Methode oder die Eisenhower-Matrix, mit denen Sie Ihre Arbeitsprozesse verbessern können.