Abschlagsrechnung
Was ist eine Abschlagsrechnung? Eine Abschlagsrechnung ist eine herkömmliche Rechnung, allerdings mit der Besonderheit, dass sie nur einen Teil einer Gesamtrechnung darstellt. Die Abrechnung größerer, über einen längeren Zeitraum laufender Aufträge (z. B. Bauvorhaben) wird oft in mehrere Abschlagsrechnungen unterteilt, die abhängig vom Fortschritt der Auftragsausführung bezahlt werden. Für den Auftragnehmer hat das den Vorteil, dass er nicht den gesamten Auftrag vorfinanzieren muss. Auch das Risiko eines kompletten Zahlungsausfalls ist dadurch geringer.
Der Vorteil für den Auftraggeber liegt darin, dass der Auftragnehmer angespornt wird, die einzelnen Auftragsleistungen pünktlich und fehlerfrei auszuführen. Die Höhe und Frequenz von Abschlagsrechnungen ergibt sich dabei aus der Art und dem Zeitablauf der vereinbarten Lieferung bzw. der vereinbarten Leistung.
Eine Abschlagsrechnung umfasst einen Teil der Gesamtrechnung für eine Lieferung oder Leistung, deren Ausführung sich über einen bestimmten Zeitablauf erstreckt und die in entsprechende Teilleistungen unterteilt wird. Es gibt keine gesetzliche Regelung für die Höhe von Abschlagsrechnungen, sie werden jeweils zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ausgehandelt. Im Unterschied zu Teilrechnungen können Abschlagsrechnungen in ihrer Höhe variieren.
Anwendungsbereiche und Zweck von Abschlagsrechnungen
In der Baubranche sind Abschlagsrechnungen weithin üblich. Bauvorhaben erstrecken sich meist über einen bestimmten Zeitraum, und unter Berücksichtigung des zu erwartenden Baufortschritts werden schrittweise Abnahmen und entsprechend Zahlungen mittels Abschlagsrechnungen vereinbart. Üblich ist auch eine Anzahlungsrechnung, die der Kunde vor Baubeginn bezahlt. Anschließend werden die Leistungen abhängig von den erzielten Baufortschritten mit Abschlagsrechnungen beglichen.
In anderen Sparten des Handwerks und im Anlagenbau kommen Abschlagsrechnungen vor allem dann zum Einsatz, wenn es um längerfristige Projekte geht. Auch dabei sind Anzahlungen vor Projektbeginn nicht selten, woraufhin meist eine Abschlagsrechnung folgt, sobald die erste vereinbarte Leistung erbracht und abgenommen worden ist.
Abschlagsrechnungen sind aber auch für Aufträge anderer Art in vielen Branchen keine Seltenheit: Selbstständige, die über längere Zeit andauernde Aufträge ausführen, vereinbaren mit ihren Kunden oft Abschlagsrechnungen, um sich ein regelmäßiges Einkommen zu sichern. Im Gegenzug vereinbaren Kunden mit Firmen Abschlagsrechnungen, um ihre Zahlungen besser über die Zeit planen zu können. Von einem gleichmäßigen Geldfluss in Teilbeträgen profitieren also häufig beide Seiten.
Was eine Abschlagsrechnung enthalten muss
Eine Abschlagsrechnung unterscheidet sich in ihrer Grundform nicht von jeder anderen Rechnung. Es gibt also eine Reihe von Pflichtangaben, die auf keiner Abschlagsrechnung fehlen dürfen.
Zunächst muss eine Abschlagsrechnung eindeutig als solche bezeichnet werden, einschließlich ihrer laufenden Nummer (1. oder 2. Abschlagsrechnung usw.)
Die weiteren Pflichtangaben gelten generell für jede Rechnung:
- Name, Anschrift und Firma des Rechnungsstellers
- Name, Anschrift und ggfs. Firma des Rechnungsempfängers
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Lieferungszeitpunkt/Zeitpunkt der Erbringung der Leistung
- Details zur Ware/Dienstleistung
- Steuersatz
- Nettobetrag
- Umsatzsteuerbetrag
- Bruttobetrag
- Falls Befreiung von Umsatzsteuer: Gründe für die Befreiung
Darüber hinaus kann es nicht schaden, eine Abrechnung über beglichene und noch offene Abschlagszahlungen anzufügen. Erstellen Sie eine letzte Abschlagsrechnung, deren Begleichung dann die Bezahlung der Gesamtsumme abschließt, müssen Sie die Gesamtrechnung beifügen und alle bisher geleisteten Abschlagsrechnungen darin vermerken. Die letzte Abschlagsrechnung enthält also eine Endrechnung, sofern die volle Leistung erbracht wurde.
Man sollte unbedingt auch eine Anzahlungsrechnung als solche kennzeichnen. Dann muss man nämlich die Umsatzsteuer dafür erst abführen, wenn der Kunde gezahlt hat (§ 13 Abs. 1 Satz a) UStG), und nicht schon nach Ausstellung der Rechnung (bei der sogenannten Sollversteuerung – § 16 Abs. 1 Satz 1 UStG).
Wie hoch muss die Abschlagsrechnung sein?
Der Gesetzgeber überlässt es den Vertragspartnern, die Höhe der Abschlagsrechnungen festzulegen. Sie vereinbaren im Normalfall vor Projektbeginn, wann solche Rechnungen fällig werden. Sie können allerdings in Abstimmung mit dem Kunden auch abhängig vom Projektverlauf variabel gestellt werden. Typischerweise werden Projektphasen oder Teilprojekte definiert, zu deren Abschluss dann jeweils eine entsprechende Abschlagsrechnung folgt, deren Höhe von der jeweiligen Leistung abhängt oder auch vorab fest vereinbart wird. Folgende Faktoren können die Höhe einer Abschlagsrechnung beeinflussen:
- Vereinbarter Vorschuss. Oft handeln Kunde und Beauftragter eine Vorschussrechnung aus, die dann in zukünftigen Abschlagsrechnungen berücksichtigt wird. Eine Vorauszahlung verringert logischerweise die Höhe der ersten (und womöglich folgenden) Abschlagszahlungen, oder der Zeitpunkt der ersten Abschlagsrechnung nach Projektbeginn wird aufgrund der Vorauszahlung in fernere Zukunft gelegt.
- Materialkosten, Personalkosten, Verwaltungskosten. Was diese Kosten betrifft, ist es wichtig, gegenüber dem Kunden absolut transparent zu sein – vor allem, wenn Rechnungsbeträge nicht vorab fest vereinbart worden sind. Sicherlich spielt hier auch Verhandlungsgeschick eine Rolle.
- Zu welchen Anlässen innerhalb des Projekts (Abschluss von Teilprojekten etc.) Abschlagsrechnungen versandt werden, bestimmt natürlich jeweils ihre Höhe. Aus der Projektplanung sollten auch die Kosten für die einzelnen Phasen hervorgehen, damit der Kunde die Höhe der jeweiligen Abschlagsrechnungen vorab realistisch einschätzen kann. Denkbar ist auch eine Gestaltung des Projekts in solch einer Weise, dass die Abschlagsrechnungen in ihrer Frequenz und Höhe den Vorstellungen des Kunden entgegenkommen.
Diese Fehler gilt es, bei Abschlagsrechnungen zu vermeiden
- Vergessen Sie auf keinen Fall die Pflichtangaben.
- Jede Abschlagsrechnung enthält im Normalfall die individuell dafür berechnete Umsatzsteuer, die Sie auch getrennt ans Finanzamt abführen müssen. Das dürfen Sie nicht erst mit der Endrechnung berücksichtigen!
- Bezeichnen Sie niemals eine Abschlagsrechnung als Teilrechnung. Noch einmal der Unterschied: Eine Teilrechnung ist in der Höhe immer ein bestimmter prozentualer Teil einer Gesamtrechnung, Abschlagsrechnungen sind dagegen variabel und orientieren sich an der aktuell erbrachten Leistung (Fortschritt des Bauprojekts, Wortmenge eines Textauftrags etc.).
- Dokumentieren Sie alle Abschlagsrechnungen genauestens in der Schlussrechnung.
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