Die Ausgangsrechnung
Wollen Unternehmen für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen von ihren Kunden Geld einfordern, schreiben sie Rechnungen. Um im allgemeinrechtlichen Sinne verbindlich und im steuerrechtlichen Sinne gültig zu sein, müssen Rechnungen allerdings ganz bestimmte Anforderungen erfüllen. Eine der wichtigsten Rechnungsarten für jede Firma ist die Ausgangsrechnung. Doch was ist die Definition der Ausgangsrechnung? Welche Angaben gehören in dieses Dokument und was hat der Aussteller einer solchen Rechnung sonst noch zu beachten?
Was ist eine Ausgangsrechnung?
Eine Rechnung wird aus Sicht des Rechnungsstellers als Ausgangsrechnung bezeichnet, aus der Perspektive des Rechnungsempfängers als Eingangsrechnung. Die Grundlage für eine solche Rechnung ist in der Regel ein zwischen zwei Handelspartnern geschlossener Vertrag, in dem die Lieferung und das dafür zu zahlende Entgelt vereinbart wurden (z. B. ein Kaufvertrag – § 433 BGB). Für jeden der zwei Vertragspartner hat die Rechnung jeweils eine andere Funktion:
- Für das ausstellende Unternehmen dient sie dazu, die Bezahlung für erbrachte Lieferungen und/oder Leistungen vom Kunden einzufordern. Sie ist also eine schriftliche Zahlungsaufforderung.
- Für den Kunden ermöglicht sie die Überprüfung der Leistungen, beispielsweise ob Stückzahlen von Waren oder Arbeitsstunden korrekt aufgeführt sind.
Ausgangsrechnungen müssen per Definition schriftlich gestellt werden. Sie sollten also entweder ausgedruckt auf dem Postweg oder digital per E-Mail versendet werden. Eine mündliche gestellte Rechnung ist nicht rechtskräftig.
Als Ausgangsrechnung eines Unternehmens bezeichnet man jene Rechnungen, die es an Kunden schickt. Sie dienen dazu, Geldbeträge für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen aufzulisten und deren Zahlung durch den Kunden zu erwirken. Ausgangsrechnungen ermöglichen also, Einnahmen zu generieren, und sind ein Teil der Buchführung.
Welche Funktion hat die Ausgangsrechnung in der Buchführung?
Im Bereich der Buchführung haben Ausgangsrechnungen eine wichtige Funktion. Sie begründen Forderungen an den Kunden, die auf der Aktivseite der Bilanz erscheinen. Werden die Rechnungen dann bezahlt, erscheinen die Beträge als Einnahmen in der Gewinn- und Umsatzrechnung – in der einfachen ebenso wie in der doppelten Buchführung. Wenn ein Kunde mit seiner Zahlung in Verzug gerät, dienen Ausgangsrechnungen auch als Grundlage für Mahnungen.
Die Ausgangsrechnung: Wichtig für die Umsatzsteuer
Für die Umsatzsteuer hat die Ausgangsrechnung ebenfalls zentrale Bedeutung. Mit ihr wird einerseits der Betrag der Umsatzsteuer konkret bestimmt, den das ausstellende Unternehmen für die betreffende Lieferung oder Leistung dem Finanzamt schuldet. Dazu muss es die Steuer auch in der Rechnung ausweisen. Wann es diese Steuer tatsächlich abführen muss, hängt dann von verschiedenen Faktoren ab (Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Soll- oder Ist-Besteuerung sowie Sonderfälle – § 13 UStG). Auf der anderen Seite dient die Rechnung dem Empfänger gegebenenfalls als Grundlage dafür, dass er die an den Lieferanten gezahlte Umsatzsteuer beim Finanzamt als Vorsteuer geltend machen kann und zurückerhält.
Bei Firmen, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, fallen auf die Umsätze keine Umsatzsteuern an. Das zeigt sich auch auf den Ausgangsrechnungen: Auf ihnen werden keine Umsatzsteuern ausgewiesen. Verpflichtend ist in diesem Fall aber der Hinweis darauf – beispielsweise durch folgenden Satz: „Es wird gemäß § 19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz keine Umsatzsteuer erhoben.“
Welche Angaben muss eine Ausgangsrechnung enthalten?
Damit eine Ausgangsrechnung rechtskräftig ist, müssen Unternehmen zwingend bestimmte Angaben in dem Dokument machen (§ 14 Abs. 4, § 14a Abs. 5 UStG). Folgende Angaben sind erforderlich:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers (ggf. auch die Unternehmensform)
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)
- Rechnungsdatum
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitraum der Leistungserbringung
- Menge und Bezeichnungen der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen (einzeln und nach Menge bzw. Umfang aufgeschlüsselt)
- Rechnungsbeträge netto, aufgeschlüsselt nach Umsatzsteuersätzen
- Umsatzsteuersätze und -beträge
- Rechnungsbetrag brutto
- Hinweise auf vorher vereinbarte Skonti, Boni oder Rabatte (falls angeboten)
- Gegebenenfalls Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers („Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“)
Bei Rechnungen, deren Bruttorechnungsbetrag nicht höher als 250 Euro ist (und bei Fahrausweisen), sind deutlich weniger Daten erforderlich. Die Pflichtangaben für diese sogenannten Kleinbetragsrechnungen umfassen:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Rechnungsdatum
- Bezeichnung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen (einzeln und nach Menge bzw. Umfang aufgeschlüsselt)
- Rechnungsbetrag brutto
- Umsatzsteuersatz
- im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Firmen, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen – je nach Rechtsform – noch folgende zusätzliche Angaben machen:
- Rechtsform
- Registergericht und Registernummer
- Persönlich haftende Gesellschafter
- Geschäftsführer
Bei Rechnungen an Privatpersonen, die ein Unternehmer ausstellen muss (§ 14, Abs. 2 Satz 1 UStG), ist der auch noch verpflichtet, darauf hinzuweisen, dass der Empfänger diese Rechnung zwei Jahre lang aufbewahren muss (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
Darüber hinaus sind weitere Angaben üblich, die zwar aus rechtlicher Sicht nicht verpflichtend sind, sich aber als praktisch für den Geschäftsverkehr erwiesen haben. Deswegen sollten auch diese Bestandteil der Ausgangsrechnung sein. Zu diesen Angaben gehören:
- Kundennummer
- Auftragsnummer
- Zahlungsfrist
- Telefonnummer
- Faxnummer
- E-Mail-Adresse
- Website
- Bankverbindung des Rechnungsstellers
- Kennung zur Angabe bei der Zahlung
Die letzte Angabe ist vor allem bei Unternehmen üblich, die in großer Zahl Rechnungen versenden und Zahlungen empfangen. Sie hilft ihnen, die eingehenden Zahlungen fehlerfrei zu erfassen.
Selbstverständlich ist es nicht verboten, auch auf Rechnungen über kleinere Beträge weitere Daten anzugeben. Sie sorgen für Übersichtlichkeit, erleichtern beiden Seiten die Zuordnung der Rechnung und dienen als Service für den Kunden.
Ausgangsrechnungen – eine gesetzliche Pflicht
Das Ausstellen von Ausgangsrechnungen ist nicht nur nützlich für jedes Unternehmen – ob für Gesellschaften, Einzelunternehmer oder Selbstständige. Sie ist in vielen Fällen auch gesetzlich vorgeschrieben: Jeder Unternehmer hat die Pflicht, für Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmen und juristische Personen innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Für eine Reihe von Ausnahmen gilt diese Pflicht nur unter gewissen Umständen (§ 4 Ziffer 8 – 28 UStG). Auch private Kunden müssen Ausgangsrechnungen erhalten, wenn es um Leistungen in Verbindung mit Grundstücken geht (von Bauleistungen bis zum Fensterputzen). Für den Fall, dass eine Rechnung nicht oder erst zu spät ausgestellt wird, droht sogar eine Geldbuße von bis zu 5.000 Euro.
Eine Ausgangsrechnung ist nicht nur eine Zahlungsaufforderung an den Kunden, sondern gleichzeitig auch ein Kommunikationsmittel. Nutzen Sie deshalb die Rechnung, um sich etwa für die Erteilung eines Auftrags zu bedanken, den Kunden kurz auf eine Aktion hinzuweisen oder um eine Weiterempfehlung zu erbitten, falls er mit der erbrachten Leistung zufrieden war.
Unterschied zwischen einer Ausgangsrechnung und einer Abschlagsrechnung
Vor allem bei größeren Projekten oder einer länger andauernden Leistungserbringung bietet das Ausstellen mehrerer Abschlagsrechnungen statt einer einzigen Ausgangsrechnung einige Vorteile – für den Aussteller sowie für den Empfänger der Rechnung.
Die Abschlagsrechnung bezieht sich nur auf einen Teil einer Ware oder Dienstleistung, im Gegensatz zu einer Ausgangsrechnung, in der erbrachte Lieferungen und/oder Leistungen in ihrer Gesamtheit erfasst werden. In der Praxis kommt die Abschlagsrechnung beispielsweise bei der Strom- und Gaslieferung, bei Bauvorhaben oder beim Anlagenbau zum Einsatz.
- Der Leistungserbringer hat durch Abschlagsrechnungen die Möglichkeit, das Projekt laufend vorzufinanzieren, und senkt gleichzeitig sein Risiko von Zahlungsausfällen.
- Der Kunde profitiert von einer über den Zeitraum der Leistungserbringung planbaren finanziellen Belastung, und kann die Fertigstellung des Projekts phasenweise überprüfen.
Die für Abschlagsrechnungen erforderlichen Angaben decken sich mit denen von Ausgangsrechnungen. Zusätzlich muss eine Abschlagsrechnung allerdings als solche gekennzeichnet werden und gegebenenfalls über eine laufende Rechnungsnummer verfügen.
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