Be­wir­tungs­be­le­ge in der Buch­hal­tung

In fast jedem Un­ter­neh­men stellt sich ir­gend­wann einmal die Frage: Wie sieht ei­gent­lich ein korrekter Be­wir­tungs­be­leg aus? Denn egal ob bei Groß­un­ter­neh­men, Klein­un­ter­neh­men oder Free­lan­cern – das Ge­schäfts­es­sen ist oft ein wichtiger Teil der Ge­schäfts­ak­ti­vi­tä­ten. Man trifft sich mit Kunden, Ge­schäfts­part­nern oder Lie­fe­ran­ten; es werden Be­zie­hun­gen gepflegt, neue Projekte ein­ge­lei­tet oder Aufträge ver­han­delt – und das alles kostet Geld, das man zum Teil von der Steuer absetzen kann.

Dabei ist das richtige Setting für diese Ak­ti­vi­tä­ten ent­schei­dend. Die Bewirtung sollte zum einen aus ge­schäft­li­chem Anlass statt­fin­den, zum anderen in an­ge­mes­se­ner Höhe erfolgen. Der Rech­nungs­be­trag sollte also nicht un­ver­hält­nis­mä­ßig hoch ausfallen. Steu­er­recht­lich ist al­ler­dings nur ein Teil der Be­triebs­aus­ga­be ab­zugs­fä­hig, denn gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 können nur 70 Prozent der Kosten für ein Ge­schäfts­es­sen steu­er­lich geltend gemacht werden. Dazu braucht man außerdem einen korrekten Be­wir­tungs­be­leg.

Be­wir­tungs­be­le­ge sind auch deshalb notwendig, weil jedes kleinere oder größere Un­ter­neh­men einmal einer Be­triebs­prü­fung un­ter­zo­gen werden kann. Wenn sich dabei her­aus­stellt, dass man Ge­schäfts­es­sen nicht mit korrekten Belegen nach­wei­sen kann, bekommt man Probleme mit der Steu­er­be­hör­de. Wir haben die wich­tigs­ten In­for­ma­tio­nen rund um Be­wir­tungs­be­le­ge zu­sam­men­ge­stellt.

Ein Be­wir­tungs­be­leg ist ein Dokument mit Angaben über eine Bewirtung, deren Anlass ge­schäft­lich oder be­trieb­lich motiviert ist, z. B. ein Ge­schäfts­es­sen oder ein Fir­men­weih­nachts­es­sen, das in einem Re­stau­rant statt­fin­det. Technisch ge­spro­chen gehört der Be­wir­tungs­be­leg zu den externen Belegen bzw. Fremd­be­le­gen, da ihn im Nor­mal­fall eine externe Partei (die Gast­stät­te) erstellt. Bei kleineren Beträgen (wie etwa Trink­gel­dern) können Un­ter­neh­mer auch Ei­gen­be­le­ge bzw. Notbelege erstellen. Doch nicht so bei den Be­wir­tungs­kos­ten: Für die ord­nungs­ge­mä­ße Buch­hal­tung und steu­er­li­che An­er­ken­nung von Be­wir­tungs­auf­wen­dun­gen reicht kein Ei­gen­be­leg – dafür benötigt man voll­stän­di­ge und korrekt aus­ge­füll­te Be­wir­tungs­be­le­ge.

Der ge­schäft­li­che oder be­trieb­li­che Anlass ist die Vor­aus­set­zung für die Ab­setz­bar­keit des Be­wir­tungs­be­legs bzw. der Be­wir­tungs­kos­ten. Daher müssen alle be­wir­te­ten Personen inklusive des Un­ter­neh­mers na­ment­lich auf­ge­lis­tet und der Anlass der Bewirtung deutlich auf dem Beleg erläutert werden. Datum und Un­ter­schrift des Un­ter­neh­mers dürfen ebenso wenig fehlen, der Beleg muss außerdem ma­schi­nell erstellt und alle Po­si­tio­nen einzeln auf­ge­führt sein (eine all­ge­mei­ne Be­zeich­nung mit Angabe des Ge­samt­be­trags genügt also nicht) – nur dann wird dieser auch vom Finanzamt anerkannt. Be­wir­tungs­be­le­ge gelten zudem aus­schließ­lich für Speisen und Getränke. Sie umfassen weder Fahrt­kos­ten noch Über­nach­tungs­kos­ten oder Ein­tritts­gel­der. Außerdem grenzt man die Bewirtung von so­ge­nann­ten Auf­merk­sam­kei­ten ab: Gibt es im Rahmen einer Be­spre­chung Kaffee und Gebäck, so sind diese Auf­wen­dun­gen zu 100 Prozent ab­zugs­fä­hig.

Für einen korrekten Be­wir­tungs­be­leg un­ter­schei­det man zwischen zwei Arten der Bewirtung, der Kun­den­be­wir­tung (etwa ein Ge­schäfts­es­sen) und der Mit­ar­bei­ter­be­wir­tung. Diese Un­ter­schei­dung ist wichtig, da man die Bewirtung von Mit­ar­bei­tern bis zu zwei Mal im Jahr zu 100 Prozent steu­er­lich absetzen kann, sofern der Betrag pro Anlass und Ar­beit­neh­mer 110 Euro (inklusive Um­satz­steu­er) nicht über­steigt. Kosten, die über diesen Frei­be­trag hin­aus­ge­hen, sind lohn­steu­er- und so­zi­al­ver­si­che­rungs­pflich­tig. Die Bewirtung von Kunden hingegen ist nur zu 70 Prozent ab­zugs­fä­hig. Aus einem Be­wir­tungs­be­leg muss also klar her­vor­ge­hen, wer bewirtet wurde. Sollten Mit­ar­bei­ter am Ge­schäfts­es­sen teil­neh­men, so ist ihr Anteil ebenfalls nur zu 70 Prozent ab­zugs­fä­hig. Eine Mit­ar­bei­ter­be­wir­tung ist gegeben, wenn die Be­wir­te­ten zu 100 Prozent Un­ter­neh­mens­an­ge­hö­ri­ge sind. Bei be­trieb­lich ver­an­lass­ten Ver­an­stal­tun­gen, an denen auch Ge­schäfts­part­ner teil­neh­men, müssen die Kosten ent­spre­chend auf­ge­teilt werden. Eine weitere wichtige Un­ter­schei­dung für den Be­wir­tungs­be­leg betrifft den Rech­nungs­be­trag, denn die Grenze für Klein­be­trags­rech­nun­gen wurde von 150 auf 250 Euro angehoben.

Handelt es sich also um Klein­be­trags­rech­nun­gen (bis zu 250 Euro), müssen andere Angaben auf dem Beleg stehen, als wenn die Summe des Belegs über 250 Euro beträgt. Al­ler­dings betrifft dies nur die Regelung nach dem Um­satz­steu­er­ge­setz, wobei auf einer Rechnung mit einem Rech­nungs­be­trag über 250 Euro (inklusive Mehr­wert­steu­er) weitere Angaben notwendig sind, nämlich die Steuer- oder Um­satz­steu­er-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer des Re­stau­rants, der Net­to­be­trag, der Mehr­wert­steu­er­be­trag und der Steu­er­satz sowie Name und Anschrift des Un­ter­neh­mens, an das die Rechnung gestellt wurde. Für Be­wir­tungs­quit­tun­gen über 150 Euro brutto gilt jedoch nach wie vor, dass Name und Anschrift des be­wir­ten­den Un­ter­neh­mens angegeben werden müssen. Grund dafür ist, dass zwar das Um­satz­steu­er­ge­setz geändert wurde, nicht aber die Ein­kom­men­steu­er­richt­li­nie be­tref­fend der Be­wir­tungs­be­le­ge. Für einen korrekten Be­wir­tungs­be­leg un­ter­schei­det man zwischen zwei Arten der Bewirtung, der Kun­den­be­wir­tung (etwa ein Ge­schäfts­es­sen) und der Mit­ar­bei­ter­be­wir­tung. Diese Un­ter­schei­dung ist wichtig, da man die Bewirtung von Mit­ar­bei­tern bis zu zwei Mal im Jahr zu 100 Prozent steu­er­lich absetzen kann, sofern der Betrag pro Anlass und Ar­beit­neh­mer 110 Euro (inklusive Um­satz­steu­er) nicht über­steigt. Kosten, die über diesen Frei­be­trag hin­aus­ge­hen, sind lohn­steu­er- und so­zi­al­ver­si­che­rungs­pflich­tig. Die Bewirtung von Kunden hingegen ist nur zu 70 Prozent ab­zugs­fä­hig. Aus einem Be­wir­tungs­be­leg muss also klar her­vor­ge­hen, wer bewirtet wurde. Sollten Mit­ar­bei­ter am Ge­schäfts­es­sen teil­neh­men, so ist ihr Anteil ebenfalls nur zu 70 Prozent ab­zugs­fä­hig. Eine Mit­ar­bei­ter­be­wir­tung ist gegeben, wenn die Be­wir­te­ten zu 100 Prozent Un­ter­neh­mens­an­ge­hö­ri­ge sind. Bei be­trieb­lich ver­an­lass­ten Ver­an­stal­tun­gen, an denen auch Ge­schäfts­part­ner teil­neh­men, müssen die Kosten ent­spre­chend auf­ge­teilt werden.

Eine weitere wichtige Un­ter­schei­dung für den Be­wir­tungs­be­leg betrifft den Rech­nungs­be­trag, denn die Grenze für Klein­be­trags­rech­nun­gen wurde von 150 auf 250 Euro angehoben. Handelt es sich also um Klein­be­trags­rech­nun­gen (bis zu 250 Euro), müssen andere Angaben auf dem Beleg stehen, als wenn die Summe des Belegs über 250 Euro beträgt. Al­ler­dings betrifft dies nur die Regelung nach dem Um­satz­steu­er­ge­setz, wobei auf einer Rechnung mit einem Rech­nungs­be­trag über 250 Euro (inklusive Mehr­wert­steu­er) weitere Angaben notwendig sind, nämlich die Steuer- oder Um­satz­steu­er-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer des Re­stau­rants, der Net­to­be­trag, der Mehr­wert­steu­er­be­trag und der Steu­er­satz sowie Name und Anschrift des Un­ter­neh­mens, an das die Rechnung gestellt wurde.

Für Be­wir­tungs­quit­tun­gen über 150 Euro brutto gilt jedoch nach wie vor, dass Name und Anschrift des be­wir­ten­den Un­ter­neh­mens angegeben werden müssen. Grund dafür ist, dass zwar das Um­satz­steu­er­ge­setz geändert wurde, nicht aber die Ein­kom­men­steu­er­richt­li­nie be­tref­fend der Be­wir­tungs­be­le­ge.

Eine einfache Re­stau­rant­rech­nung ist also noch lange kein voll­stän­di­ger Be­wir­tungs­be­leg. Welche Angaben gehören nun auf einen voll­stän­di­gen Be­wir­tungs­be­leg? Man un­ter­schei­det als erstes zwischen Klein­be­trags­rech­nun­gen und Be­wir­tungs­be­le­gen über 250 Euro. Für Klein­be­trags­rech­nun­gen sind nur die Min­dest­an­ga­ben von Be­wir­tungs­be­le­gen notwendig, gibt man jedoch mehr als 250 Euro (inklusive Mehr­wert­steu­er) für das Abend­essen aus, so sind einige weitere In­for­ma­tio­nen er­for­der­lich. Jeder Be­wir­tungs­be­leg muss ma­schi­nell erstellt sein und folgende Angaben enthalten: ✓ Ort der Bewirtung (Name und Anschrift des Re­stau­rant)
✓ Datum der Bewirtung
✓ Re­gis­trier- bzw. Rech­nungs­num­mer
✓ Kosten der Bewirtung mit Brut­to­be­trag und an­ge­wen­de­tem Steu­er­satz
✓ Genaue Angaben zu ver­zehr­ten Speisen und Getränken, z. B. „Menü A“, „Ta­ges­ge­richt 1“, „Mittags-Buffet“, „2 Mi­ne­ral­was­ser“
✓ Angaben zu den be­wir­te­ten Personen (Namen und Un­ter­neh­men der ein­ge­la­de­nen Personen)
✓ Anlass der Bewirtung
✓ Datum und Un­ter­schrift des be­wir­ten­den Un­ter­neh­mers
✓ Bei Trinkgeld: Name und Un­ter­schrift des Emp­fän­gers (Kellner oder Gastwirt) Be­wir­tungs­be­le­ge über 150 Euro erfordern einige zu­sätz­li­che Angaben: ✓ Angaben zum be­wir­ten­den Un­ter­neh­men (Name und Anschrift des Un­ter­neh­mens) Be­wir­tungs­be­le­ge über 250 Euro erfordern folgende zu­sätz­li­che Angaben: ✓ Kosten der Bewirtung mit Net­to­preis, an­ge­wen­de­tem Steu­er­satz und Um­satz­steu­er­be­trag
✓ Steu­er­num­mer oder Um­satz­steu­er-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer des Re­stau­rants

Der Be­wir­tungs­be­leg wird vom Re­stau­rant aus­ge­stellt. Da der Beleg ma­schi­nell erstellt werden muss, hat die Großzahl der Gas­tro­no­mie­be­trie­be alle nötigen Angaben bereits in ihrem Kas­sen­sys­tem ge­spei­chert. Dennoch sollte man als be­wir­ten­des Un­ter­neh­men eine klare Vor­stel­lung davon haben, wie und von wem Be­wir­tungs­be­le­ge aus­ge­füllt werden. Denn nur dann kann man den Gastwirt ggf. auf fehlende Angaben auf­merk­sam machen und ihn bitten, diese zu ergänzen.

Auf Be­wir­tungs­be­le­gen geben sowohl Gastwirt als auch Un­ter­neh­men In­for­ma­tio­nen über die Bewirtung. Die ersten vier Punkte der Check­lis­te (s. o.) gehören zu den Angaben, die zwingend das Re­stau­rant vornimmt:

• Ort der Bewirtung (Name und Anschrift des Re­stau­rant)
• Rechnungs- bzw. Re­gis­trier­num­mer
• Datum der Bewirtung
• Kosten der Bewirtung mit Brut­to­be­trag und an­ge­wen­de­tem Steu­er­satz
• Genaue Angaben zu ver­zehr­ten Speisen und Getränken (Ein­zel­auf­lis­tung)

Bei Be­wir­tungs­be­le­gen über 150 Euro fällt für das Re­stau­rant diese weitere Angabe an:

• Fir­men­na­me und Anschrift des be­wir­ten­den Un­ter­neh­mens

Bei Be­wir­tungs­be­le­gen über 250 Euro fallen für das Re­stau­rant diese weitere Angaben an:

• Kosten der Bewirtung mit Net­to­preis, an­ge­wen­de­tem Steu­er­satz und Um­satz­steu­er­be­trag
• Steu­er­num­mer oder Um­satz­steu­er-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer des Re­stau­rants

Die Angaben, die das Un­ter­neh­men vornimmt, be­schrän­ken sich also auf die Teil­neh­mer des Ge­schäfts­es­sens – d. h. die Be­wir­ten­den (das Un­ter­neh­men) und die Be­wir­te­ten (die Ge­schäfts­part­ner und/oder Mit­ar­bei­ter) – und den Anlass der Bewirtung. Diese eigenen Angaben sollte man möglichst vor Ort, in jedem Falle zeitnah vornehmen und der Beleg sollte mit Datum und Un­ter­schrift versehen werden.

Doch wie sehen Be­wir­tungs­be­le­ge in der Praxis genau aus? Es gibt zwei Varianten eines korrekten Be­wir­tungs­be­legs. Für die bequemere Variante benötigt man nur den ma­schi­nell er­stell­ten Kassenbon des Re­stau­rants – alle weiteren er­for­der­li­chen Angaben ergänzt man einfach direkt auf der Quittung. Häufig findet man auf der Rückseite bereits einen Vordruck für die er­for­der­li­chen Angaben des Be­wir­tungs­be­legs, der dann nur noch aus­ge­füllt wird.

Bietet die Quittung jedoch nicht genügend Platz für alle Angaben, so wird ein separates An­la­gen­blatt für den Be­wir­tungs­be­leg aus­ge­füllt. Für diesen Fall eignen sich Be­wir­tungs­be­leg-Muster, die alle not­wen­di­gen Angaben einzeln auflisten. 

Beim Ausfüllen von Be­wir­tungs­be­le­gen sollte man darüber hinaus folgende Dinge beachten:

• Der Kassenbon muss immer ma­schi­nell von der Gast­stät­te erstellt werden; hand­schrift­li­che Angaben des Re­stau­rants oder Kre­dit­kar­ten­ab­rech­nun­gen reichen nicht aus.

• Bei einer größeren Anzahl an be­wir­te­ten Personen ist es möglich, eine Sam­mel­be­zeich­nung der Per­so­nen­grup­pe und die Anzahl der Teil­neh­mer zu nennen.

• Hat man Zweifel, ob der Anlass der Bewirtung nach­voll­zieh­bar ist, so heftet man dem Beleg weitere In­for­ma­tio­nen an, wie etwa eine E-Mail an die Teil­neh­mer oder eine Ta­ges­ord­nung des Treffens.

• Grund­sätz­lich sollten Anlass und Kosten in einem an­ge­mes­se­nen Ver­hält­nis stehen.

• Der Be­wir­tungs­be­leg sollte immer vom be­wir­ten­den Un­ter­neh­mer un­ter­schrie­ben werden.

Zu guter Letzt gehören natürlich auch Trink­gel­der zu den re­gel­mä­ßig an­fal­len­den Kosten des Ge­schäfts­es­sens und damit zum Be­wir­tungs­be­leg. Denn besonders bei re­gel­mä­ßi­ger Bewirtung von Kunden summieren sich diese Beträge. Erscheint das Trinkgeld nicht auf der ma­schi­nel­len Quittung, ergänzt man es über einen Ei­gen­be­leg. Dafür reicht es in der Regel aus, die Summe des Trink­gelds auf der Quittung zu notieren und den Namen des Kellners zu ergänzen. Die Rich­tig­keit dieser Angaben bestätigt der Empfänger mit seiner Un­ter­schrift.

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