Buch­hal­tung: Kosten externer Buch­hal­tung im Überblick

Je größer und komplexer ein Un­ter­neh­men ist, desto wichtiger wird auch die Rolle fach­kun­di­ger, ver­trau­ens­wür­di­ger Berater und Partner – ins­be­son­de­re, wenn es um die fi­nan­zi­el­len und wirt­schaft­li­chen An­ge­le­gen­hei­ten der Firma geht. Beinahe un­ver­zicht­bar ist für viele bei­spiels­wei­se ein Steu­er­be­ra­ter, der Steu­er­erklä­run­gen und Jah­res­ab­schlüs­se an­fer­ti­gen, bei Be­triebs­prü­fun­gen un­ter­stüt­zen oder gar die komplette Buch­hal­tung des Un­ter­neh­mens über­neh­men kann. Inwiefern er sich in dieser Funktion von einem klas­si­schen Buch­hal­ter un­ter­schei­det und mit welchen Kosten für die externe Buch­hal­tung zu rechnen ist, verrät dieser Ratgeber.

Als Buch­hal­tung be­zeich­net man die Abteilung eines Un­ter­neh­mens, die sich mit der Buch­füh­rung be­schäf­tigt. Buch­hal­ter sind demnach für die lü­cken­lo­se, zeitlich und sachlich geordnete Auf­zeich­nung aller Ge­schäfts­vor­fäl­le ver­ant­wort­lich – also für alle Trans­ak­tio­nen, die den Jah­res­ab­schluss be­ein­flus­sen – auf Basis von Belegen. Je nach Umsatz bzw. Jah­res­ge­winn ist dabei entweder die einfache Buch­füh­rung oder die doppelte Buch­füh­rung an­zu­wen­den.

Selbst­stän­di­ge Buch­hal­ter sind meist geprüfte Bi­lanz­buch­hal­ter. Sie über­neh­men in der Regel folgende Aufgaben für ihre Kunden:

• Da­ten­er­fas­sung nach Belegen oder ver­bind­li­chen Bu­chungs­an­wei­sung des Auf­trag­ge­bers
• Buchen der laufenden Ge­schäfts­vor­fäl­le
• Laufende Lohn­ab­rech­nung und Lohn­steu­er­an­mel­dun­gen

Selbst­stän­di­ge Buch­hal­ter dürfen die folgenden Leis­tun­gen NICHT anbieten:

• Buch­hal­tung ein­rich­ten
• Jah­res­ab­schluss erstellen
• Vor­be­rei­ten­de Ab­schluss­bu­chun­gen vornehmen
• Um­satz­steu­er­vor­anmel­dun­gen erstellen
• Steu­er­erklä­run­gen erstellen

Diese Tä­tig­kei­ten sind Steu­er­be­ra­tern, Steu­er­be­voll­mäch­tig­ten, Wirt­schafts­prü­fern und ver­ei­dig­ten Buch­prü­fern vor­be­hal­ten.

Steu­er­be­ra­ter un­ter­stüt­zen ihre Kunden häufig bei der Ein­nah­men­über­schuss­rech­nung (EÜR) und dem Jah­res­ab­schluss. Sie können aber auch die Buch­füh­rung eines Un­ter­neh­mens über­neh­men. Im Gegensatz zu Buch­hal­tern un­ter­lie­gen sie dabei keinerlei Ein­schrän­kun­gen, sodass sie bei­spiels­wei­se folgende Arbeiten rund um die Buch­hal­tung eines Un­ter­neh­mens über­neh­men können:

• Buch­hal­tung ein­rich­ten
• Laufende Ge­schäfts­vor­fäl­le verbuchen
• Vor­be­rei­ten­de Ab­schluss­bu­chun­gen vornehmen
• Um­satz­steu­er- und Lohn­steu­er­vor­anmel­dun­gen erstellen
• Be­trieb­li­chen Lohn­steu­er­jah­res­aus­gleich durch­füh­ren

Grund­sätz­lich decken Steu­er­be­ra­ter also einen größeren Auf­ga­ben­be­reich ab als selbst­stän­di­ge Buch­hal­ter und bieten Ihnen als Un­ter­neh­men gleich mehrere Dienste aus einer Hand. Da sich die Kosten eines Steu­er­be­ra­ters nach einer Ge­büh­ren­ta­bel­le richten, müssen Sie jedoch damit rechnen, dass die Be­auf­tra­gung eines Steu­er­be­ra­ters auch dann eine teurere Option ist, wenn dieser lediglich die Aufgaben eines Buch­hal­ters übernimmt.

Die Buch­hal­tung extern erledigen zu lassen, ist für viele Un­ter­neh­men und Selbst­stän­di­ge durchaus reizvoll. Natürlich müssen die Kosten aber bereits bei der Planung ungefähr bekannt sein, damit sich be­ur­tei­len lässt, ob sich eine solche Lösung für Sie auch tat­säch­lich lohnt. Da die Kosten für die Buch­hal­tung auch vom Umfang und von der Kom­ple­xi­tät der Un­ter­la­gen abhängen, sollten Sie zudem bereits im Vorfeld ent­schei­den, welche Schritte der Buch­füh­rung Sie selbst über­neh­men, um die Kosten gering zu halten.

Schließ­lich gilt es auch, zu ent­schei­den, ob Sie einen Buch­hal­ter oder einen Steu­er­be­ra­ter be­auf­tra­gen wollen. In jedem Fall sollten Sie sich vorab ver­schie­de­ne Angebote einholen und als Ent­schei­dungs­grund­la­ge nutzen.

Selbst­stän­di­ge Buch­hal­ter, die Sie mit der Er­le­di­gung Ihrer Buch­hal­tung be­auf­tra­gen, haben einen ent­schei­den­den Vorteil gegenüber Steu­er­be­ra­tern: Sie können ihr Honorar frei ver­han­deln. Zwar nutzen viele Buch­hal­ter, die Mitglied im Bun­des­ver­band selbst­stän­di­ger Buch­hal­ter und Bi­lanz­buch­hal­ter (b.b.h.) sind, die Ge­büh­ren­ta­bel­le des Verbandes als Basis für ihre Preis­ge­stal­tung – jedoch gilt diese nicht als feste Richt­li­nie. Wenn Sie also auf der Suche nach einem Buch­hal­ter sind, sollten Sie jeweils auch ein in­di­vi­du­el­les Angebot anfordern.

Die Gebühren für Steu­er­be­ra­ter und damit auch die Kosten für die Un­ter­stüt­zung bei der Buch­hal­tung ori­en­tie­ren sich an der Steu­er­be­ra­ter­ver­gü­tungs­ver­ord­nung, kurz StBVV. Ele­men­ta­rer Fixpunkt der dort auf­ge­führ­ten Ge­büh­ren­span­nen ist immer der so­ge­nann­te Ge­gen­stands­wert, der dem Jah­res­um­satz oder der Summe der Be­triebs­aus­ga­ben ent­spricht, falls letztere höher als der Jah­res­um­satz ist. Eine Ausnahme bildet die Hil­fe­stel­lung bei der Ein­rich­tung einer Buch­füh­rung, die nach der so­ge­nann­ten Zeit­ge­bühr (30 bis 70 € je an­ge­fan­ge­ner halber Stunde) ab­zu­rech­nen ist.

Die StBVV führt insgesamt fünf ver­schie­de­ne Modelle zur Kos­ten­be­rech­nung für die Buch­hal­tung auf. Diese un­ter­schei­den sich haupt­säch­lich darin, in welchem Maße der Steu­er­be­ra­ter in den Buch­füh­rungs­pro­zess ein­ge­bun­den wird:

1. Buch­füh­rung ein­schließ­lich des Kon­tie­rens der Belege

Der Steu­er­be­ra­ter übernimmt die komplette Buch­füh­rung. Hierfür kann er monatlich zwischen 2/10 und 12/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle C der StBVV (Anlage 3) berechnen. Mit der Gebühr sind außerdem die Kosten für die Um­satz­steu­er­vor­anmel­dung ab­ge­gol­ten, die der Steu­er­be­ra­ter in diesem Rahmen ebenfalls erstellt,. Die folgende Tabelle zeigt ex­em­pla­risch die Ge­büh­ren­span­nen bei einem Ge­gen­stands­wert von 15.000 €, 150.000 € bzw. 500.000 €:

2. Kontieren der Belege

Der Steu­er­be­ra­ter übernimmt das Kontieren der Belege, vermerkt also hand­schrift­lich auf den vor­han­de­nen Belegen, auf welches Konto der jeweilige Betrag gebucht werden soll (Bu­chungs­an­wei­sung). Die Mo­nats­ge­bühr hierfür liegt zwischen 1/10 und 6/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle C der StBVV (Anlage 3).

3. Buch­füh­rung nach vom Auf­trag­ge­ber kon­tier­ten Belegen oder er­stell­ten Kon­tie­rungs­un­ter­la­gen

Der Steu­er­be­ra­ter erhält von Ihnen die bereits kon­tier­ten Belege und erfasst diese mithilfe seiner EDV-Buch­hal­tung. Die Kosten, in denen die Gebühr für die Um­satz­steu­er­vor­anmel­dung enthalten ist, belaufen sich auch in diesem Fall auf 1/10 bis 6/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle C der StBVV (Anlage 3).

4. Da­ten­ver­ar­bei­tung

Sie kontieren und buchen selbst mit einer Software, die auch Ihr Steu­er­be­ra­ter verwendet. Für ge­wöhn­lich bedeutet das, dass Sie eine DATEV-Schnitt­stel­le nutzen. Die Gebühren belaufen sich auf 1/20 bis 10/20 einer vollen Gebühr nach Tabelle C der StBVV. Die Gebühr schließt die Er­stel­lung der Um­satz­steu­er­vor­anmel­dung durch den Steu­er­be­ra­ter ein. Die Kosten für die Da­ten­ver­ar­bei­tung und für den Einsatz der Software werden gesondert ab­ge­rech­net.

5. Laufende Über­wa­chung der Buch­füh­rung

Der Steu­er­be­ra­ter ist aus­schließ­lich für die laufende Über­prü­fung der Buch­füh­rung zuständig. Vor­aus­set­zung ist, dass er die Buch­füh­rung nicht selbst erstellt hat. Wie in dem 2. oder 3. Modell kann er hierfür eine Gebühr in Höhe von 1/10 bis 6/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle C der StBVV (Anlage 3) berechnen. Die Er­stel­lung der Um­satz­steu­er-Vor­anmel­dung durch den Steu­er­be­ra­ter ist hierin nicht enthalten.

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