BWA-Vorlage: Mit Excel ein BWA-Muster be­ar­bei­ten

Viele Un­ter­neh­mer lassen sich die Be­triebs­wirt­schaft­li­che Aus­wer­tung (kurz: BWA) von ihrem Steu­er­be­ra­ter an­fer­ti­gen. Doch gerade Gründer und Ge­schäfts­füh­rer von kleinen Un­ter­neh­men versuchen meist, möglichst viel selbst zu erledigen, um Ausgaben ein­zu­spa­ren. Eine BWA-Vorlage als Excel-Datei kann dabei helfen, die Be­triebs­wirt­schaft­li­che Aus­wer­tung jeden Monat mit wenig Aufwand selbst zu erstellen. Wir bieten Ihnen ein BWA-Muster für Excel und erklären Ihnen, wie Sie es ausfüllen und für Ihr Un­ter­neh­men anpassen können.

Die Be­triebs­wirt­schaft­li­che Aus­wer­tung ist ein Werkzeug, um die wirt­schaft­li­che Situation eines Un­ter­neh­mens über das Jahr hinweg im Auge zu behalten. Deshalb wird der Bericht meist monatlich angelegt und enthält In­for­ma­tio­nen, die auch in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung auf­tau­chen. Dem Umsatz stellt man Kosten gegenüber und kommt so in mehreren Zwi­schen­schrit­ten zu einem vor­läu­fi­gen Ergebnis. Hinzu kommen oftmals Ver­gleichs­wer­te, zum Beispiel aus den vergangen Monaten oder aus dem Vorjahr, mit deren Hilfe sich eine Ent­wick­lung be­schrei­ben lässt. Außerdem fügen viele Ge­schäfts­füh­rer auch Quoten in die BWA ein. Damit lässt sich die pro­zen­tua­le Zu­sam­men­set­zung von Gewinn oder Verlust dar­stel­len.

Die BWA ist kein ge­setz­lich ge­for­der­ter Bericht, wie bei­spiels­wei­se die Bilanz. Deshalb gibt es auch keine be­stimm­ten An­for­de­run­gen an eine BWA. Da aber auch In­ves­to­ren und Kre­dit­in­sti­tu­te die Aus­wer­tung fordern, sollten Sie auf Über­sicht­lich­keit und Ver­ständ­lich­keit der BWA achten. Die Firma DATEV gibt bestimmte BWA-Formen heraus, an die man sich halten kann, aber nicht muss. Stellen Sie Ihre BWA so zusammen, wie es für Ihr Un­ter­neh­men am besten passt.

Es gibt kein fest­ge­leg­tes Format für die BWA. Prin­zi­pi­ell können Sie die Aus­wer­tung so auf­stel­len, wie Sie es für richtig erachten. Damit der Bericht aber möglichst viel Aus­sa­ge­kraft hat, sollte er bestimmte Kenn­zah­len enthalten. Auch der Aufbau sollte Sinn ergeben. Es ist prak­ti­ka­bel, sich beim Erstellen der BWA am Aufbau der Gewinn-und-Verlust-Rechnung zu ori­en­tie­ren. Führen Sie zunächst die positiven Posten auf, die Um­satz­er­lö­se, be­rei­ni­gen Sie diese im nächsten Schritt um die Be­stands­ver­än­de­run­gen und um den Ma­te­ri­al­ein­satz und addieren Sie dann die sonstigen Erträge. Damit haben Sie den Rohertrag ermittelt.

Nach­fol­gend werden sämtliche Kosten auf­ge­führt und an­schlie­ßend summiert. Sub­tra­hie­ren Sie diesen Betrag vom be­trieb­li­chen Rohertrag, erhalten Sie das schließ­lich Be­triebs­er­geb­nis – das Ergebnis vor Abzug von Zinsen und Steuern. Diese beiden Posten werden nun im nächsten Schritt be­rück­sich­tigt und Sie erhalten das vor­läu­fi­ge Ergebnis – den Gewinn dieses Monats.

Das allein gibt schon einen guten Überblick über die wirt­schaft­li­che Lage Ihres Un­ter­neh­mens. Damit Sie aber weitere In­for­ma­tio­nen aus den ent­hal­te­nen Zahlen ableiten können, lohnen sich zu­sätz­li­che Angaben: Zum einen ist es in­ter­es­sant, wie sich die Werte ent­wi­ckeln. Haben Kosten und Umsätze im Vergleich zum Vormonat zu- oder ab­ge­nom­men? Fügen Sie daher Werte aus ver­gan­ge­nen Monaten oder Jahren in die BWA ein. Zu­sätz­lich geben Quoten Auskunft darüber, wie sich Gewinne oder Kosten zu­sam­men­set­zen, z. B. welchen Anteil der Ge­samt­leis­tung Sie für Per­so­nal­kos­ten aufwenden mussten. Wenn Sie Vor­jah­res­wer­te und Quoten zu­sätz­lich durch Diagramme vi­sua­li­sie­ren, erfahren Sie die wich­tigs­ten In­for­ma­tio­nen bereits mit nur einem Blick.

In unserer Excel-Vorlage sind mehrere Funk­tio­nen hin­ter­legt, die die Arbeit an der BWA ver­ein­fa­chen. Summen, Quo­ti­en­ten und Diagramme werden au­to­ma­tisch aus­ge­füllt. Das bedeutet aber auch, dass Sie beim Anpassen der Vorlage darauf achten müssen, die Funk­tio­nen nicht aus Versehen zu löschen oder zu ändern. Deshalb sollten Sie wissen, welche Au­to­ma­tis­men wir in der Excel-Datei un­ter­ge­bracht haben.

• Summen: Zwi­schen­er­geb­nis­se werden mit der Sum­men­for­mel berechnet. Werte in einem aus­ge­wähl­ten Bereich über der Er­geb­nis­zel­le werden addiert.
   
• Sub­trak­tio­nen: In der BWA werden spe­zi­fi­sche Zwi­schen­sum­men von anderen Er­geb­nis­sen abgezogen. Dies geschieht in der Excel-Vorlage durch eine einfache Sub­trak­ti­on von zwei Zellen.
   
• Di­vi­sio­nen: Um die Quo­ti­en­ten zu berechnen, nimmt man eine einfache Division vor. Die ent­spre­chen­de Zelle wird durch eine andere spe­zi­fi­sche Quelle (zum Beispiel mit dem Inhalt der Ge­samt­leis­tung) dividiert. Zu­sätz­lich muss die Zelle als Pro­zent­an­ga­be for­ma­tiert sein.
   
• Diagramme: Auch die vor­ge­ge­be­nen Schau­bil­der beziehen sich auf die Angaben in den Zellen. Werden diese verändert, passen sich auch die Diagramme an.

Die Kosten und Erträge können Sie pro­blem­los selbst eintragen. Aber was, wenn Sie zu­sätz­li­che Posten eintragen müssen, oder bestimmte Angaben für Sie nicht relevant sind?

Wenn Sie zu­sätz­li­che Posten hin­zu­fü­gen möchten, müssen Sie komplette Zeilen einfügen. Dies geht mit einem Rechts­klick auf die Zei­len­num­me­rie­rung und dann auf „Zelle einfügen“. Daraufhin wird über der Zeile, die Sie markiert haben, eine leere Zelle eingefügt. Bedenken Sie, dass sich dadurch auch die Zel­len­an­ga­ben in den Formeln anpassen. Da sich die die Funk­tio­nen auf spe­zi­fi­sche Zellen beziehen, müssen diese sich ent­spre­chend mitändern. Über­prü­fen Sie also, ob alle Er­geb­nis­se noch korrekt dar­ge­stellt werden. Sind Posten in der BWA-Vorlage enthalten, die Sie nicht benötigen, entfernen Sie diese, indem Sie die komplette Zeile löschen. Auch dies ändert sowohl absolute wie auch relative Bezüge.

Nicht ohne Weiteres können Sie Er­geb­nis­se entfernen, die für die weitere Be­rech­nung wichtig sind. Wollen Sie Ihre BWA zum Beispiel so anpassen, dass die Zwi­schen­sum­men „Be­triebs­er­geb­nis“ und „Ergebnis vor Steuern“ nicht enthalten sind, müssen Sie auch die Formel hinter dem vor­läu­fi­gen Ergebnis anpassen. Diese Zelle zieht Ihre Daten aus den beiden genannten Feldern. Wenn Sie diese beiden löschen, ist der Fehler #BEZUG die Folge.

Sie müssen gar nicht unbedingt Zeilen – oder auch Spalten – komplett entfernen. Möchten Sie Ihre BWA schlank halten, können Sie die ent­spre­chen­den Bereiche auch einfach aus­blen­den. Hierfür markieren Sie die Spalte oder Zeile (wieder mit einem Rechts­klick auf die Zei­len­num­me­rie­rung am Rand) und wählen „Aus­blen­den“. Der Bereich ist nun nicht mehr sichtbar, die ent­spre­chen­den Werte und Funk­tio­nen exis­tie­ren aber weiterhin. Excel hin­ter­lässt im Rand­be­reich einen kleinen Spalt, wo sich der aus­ge­blen­de­te Bereich befindet. Betätigen Sie an dieser Stelle erneut die rechte Maustaste, können Sie den Bereich wieder ein­blen­den.

Nehmen wir an, Sie möchten weitere Monate in Ihre BWA aufnehmen. Damit Sie nun nicht alle Funk­tio­nen und For­ma­tie­run­gen erneut eintragen müssen, können Sie diese In­for­ma­tio­nen über­tra­gen. Markieren Sie dafür alle Spalten, die den Monat ganz rechts betreffen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf das rote Quadrat in der unteren rechten Ecke und füllen Sie so die nächsten Spalten aus. Nun hat Excel alles in den neuen Bereich über­tra­gen und auch die Zell­be­zü­ge angepasst.

Al­ter­na­tiv können Sie den aus­ge­füll­ten Bereich auch markieren, kopieren und in die leeren Zellen einführen. Das Ergebnis ist das gleiche. Nun stehen natürlich noch die falschen Werte in den Zellen. Wie gewohnt tauschen Sie diese aus, die Be­rech­nung übernimmt wieder die Excel-Tabelle.

Besonders zwei Schau­bil­der sind im Kontext einer Be­trieb­li­chen Aus­wer­tung in­ter­es­sant: Ein Li­ni­en­dia­gramm, das die zeitliche Ent­wick­lung darstellt, und ein Kreis­dia­gramm, das Erträge und Kosten ge­gen­über­stellt. Beide Diagramme können Sie nach Ihren Wünschen anpassen. Neben rein kos­me­ti­schen Än­de­run­gen dürfte für Sie vor allem in­ter­es­sant sein, welche Daten angezeigt werden. Dies können Sie über den Dia­gramm­fil­ter bestimmen. Klickt man das Diagramm in Excel an, er­schei­nen drei Symbole: Das trich­ter­för­mi­ge Icon stellt den Dia­gramm­fil­ter dar. Durch das Ak­ti­vie­ren und De­ak­ti­vie­ren der Kon­troll­käst­chen können Sie weitere Daten hin­zu­fü­gen oder entfernen.

Möchten Sie bei­spiels­wei­se statt den Ge­samt­wert jeden Kos­ten­pos­ten einzeln dar­stel­len , ak­ti­vie­ren Sie diese Kästchen und entfernen den Haken bei Ge­samt­kos­ten. Auf diese Weise können Sie Ihre Aus­wer­tung so dar­stel­len, wie es für Ihr Un­ter­neh­men am sinn­volls­ten ist.

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