Ei­gen­be­leg: Tadellose Buch­füh­rung dank Vorlagen

Liegt für einen Ge­schäfts­vor­gang kein Fremd­be­leg vor, ist für die jeweilige Buchung ein Ei­gen­be­leg aus­zu­stel­len. Was es mit diesen beiden Be­leg­for­men auf sich hat und welche Vorgaben Sie zu beachten haben, erfahren Sie im Folgenden.

Bei einem Bu­chungs­be­leg (kurz Beleg) handelt es sich um ein Schrift­stück, das we­sent­li­che Angaben zu Ge­schäfts­vor­gän­gen enthält. Belege gelten somit als Grundlage für eine ord­nungs­ge­mä­ße Buch­füh­rung. Um den GoB zu genügen, sollten Belege folgende Min­dest­an­ga­ben enthalten:

• Name und Anschrift beider Ver­trags­part­ner
• Steu­er­num­mer oder USt-IdNr.
• Rech­nungs­num­mer
• Zeitpunkt des Ge­schäfts­vor­falls
• Er­läu­te­rung des Ge­schäfts­vor­falls (Menge und Art der Lieferung / Umfang der Leistung)
• Entgelt und Steu­er­be­trag sowie Steu­er­satz
• Un­ter­schrift eines Zeich­nungs­be­rech­tig­ten

Fehlt eine dieser Min­dest­an­ga­ben, erkennt das Finanzamt den Beleg nicht an. Im schlimms­ten Fall wird die Ord­nungs­mä­ßig­keit Ihrer Buch­füh­rung an­ge­zwei­felt und der Steu­er­prü­fer sieht sich zu einer Hin­zu­schät­zung gezwungen. Achten Sie daher immer auf die Voll­stän­dig­keit externer und interner Belege. Weitere In­for­ma­tio­nen zu den Pflicht­an­ga­ben einer ord­nungs­ge­mä­ßen Rechnung finden Sie in unserem Grund­la­gen­ar­ti­kel zu diesem Thema.

Im Rahmen der Buch­füh­rung un­ter­schei­det man zwei Gruppen von Belegen: externe Belege (Fremd­be­le­ge) und interne Belege (Ei­gen­be­le­ge).

Bei Fremd­be­le­gen handelt es sich um Nachweise über Ge­schäfts­vor­fäl­le, die durch Dritte von außerhalb ins Un­ter­neh­men gelangen. In diese Gruppe fallen bei­spiels­wei­se:

• Ein­gangs­rech­nun­gen
• Fracht­brie­fe
• Lie­fer­schei­ne
• Kon­to­aus­zü­ge
• Bar­zah­lungs­quit­tun­gen
• Kas­sen­zet­tel

Fremd­be­le­ge liegen in der Regel als Ori­gi­nal­be­le­ge vor. Belege auf Ther­mo­pa­pier (z. B Kas­sen­zet­tel) müssen als Kopie ar­chi­viert werden. Die ge­sam­mel­ten Belege er­mög­li­chen dem Finanzamt, im Rahmen des Vor­steu­er­ab­zugs geltend gemachte Be­triebs­aus­ga­ben nach­zu­prü­fen, und sind von steu­er­pflich­ti­gen Un­ter­neh­mern prin­zi­pi­ell über einen Zeitraum von 10 Jahren auf­zu­be­wah­ren.

Liegt für eine Buchung ein Fremd­be­leg vor, erkennt das Finanzamt diesen in der Regel vor­be­halt­los an. Eine Ausnahme stellen Schein­rech­nun­gen dar. Kann ein Un­ter­neh­mer für Ge­schäfts­vor­fäl­le keine Fremd­be­le­ge vorweisen, bei­spiels­wei­se weil Rech­nun­gen verloren gegangen sind, ist das Finanzamt be­rech­tigt, die je­wei­li­gen Be­triebs­aus­ga­ben zu schätzen. Re­du­zie­ren lässt sich das Risiko einer Schätzung durch Er­satz­aus­fer­ti­gun­gen in Form von Ei­gen­be­le­gen. 

Liegt für einen Ge­schäfts­vor­fall kein Fremd­be­leg vor, müssen Sie diesen durch einen Ei­gen­be­leg nach­wei­sen. Unter diese Gruppe fallen alle Belege, die im eigenen Un­ter­neh­men aus­ge­stellt werden. Beispiele für Ei­gen­be­le­ge sind:

• Lohn­lis­ten und Ge­halts­ab­rech­nun­gen
• Durch­schrif­ten von Aus­gangs­rech­nun­gen und Lie­fer­schei­nen
• Ma­te­ri­al­ent­nah­me und -rück­ga­be­schei­ne
• Belege über Stornos und Um­bu­chun­gen
• Nachweise zur Ver­nich­tung un­ver­käuf­li­cher Ware

Zudem dienen Ei­gen­be­le­ge als Nachweise für Pri­vat­ein­la­gen und Pri­vat­ent­nah­men. Zu diesen gehören:

• Bar­ein­la­gen und -entnahmen
• Un­ent­gelt­li­che Wert­ab­ga­ben

Bei un­ent­gelt­li­che Wert­ab­ga­ben handelt es sich dem Um­satz­steu­er­ge­setz (UStG) zufolge um Ge­schäfts­vor­fäl­le, die Lie­fe­run­gen oder Leis­tun­gen gleich­ge­stellt sind und somit belegt werden müssen. Pri­vat­ent­nah­men dieser Art sind zu verbuchen, wenn ein Un­ter­neh­mer Waren für den privaten Bedarf in Anspruch nimmt oder einen be­trieb­li­chen Pkw im privaten Rahmen nutzt.

Auch Ge­schäfts­vor­fäl­le ohne Be­legaus­ga­be werden per Ei­gen­be­leg nach­ge­wie­sen. Beispiele für solche Buchungen sind:

• Frei­wil­li­ge Trink­geld­zah­lung
• Geschäfte an Automaten (Te­le­fon­zel­le, Parkuhr, Automaten zur Ge­päck­auf­be­wah­rung)

Darüber hinaus lässt sich ein Ei­gen­be­leg als Not- bzw. Er­satz­be­leg für einen fehlenden Fremd­be­leg nutzen – bei­spiels­wei­se beim Verlust des Ori­gi­nal­be­legs durch Um­welt­ka­ta­stro­phen (Über­schwem­mung, Brand) oder infolge von Ein­brü­chen mit Van­da­lis­mus.

Beachten Sie: Das Finanzamt ak­zep­tiert Ei­gen­be­le­ge als Er­satz­be­le­ge nur dann, wenn für den je­wei­li­gen Ge­schäfts­vor­fall kein Fremd­be­leg zu be­schaf­fen ist. Wurde eine Rechnung verlegt oder ver­se­hent­lich ver­nich­tet, ist daher zunächst eine Zweit­aus­fer­ti­gung oder Kopie des Ori­gi­nal­be­legs beim Rech­nungs­aus­stel­ler an­zu­for­dern.  

Jeder Ei­gen­be­leg muss von einem zeich­nungs­be­fug­ten Aus­stel­ler un­ter­schrie­ben werden.

Vor­aus­set­zung für den Vor­steu­er­ab­zug ist die Vorlage einer Ori­gi­nal­rech­nung mit aus­ge­wie­se­ner Um­satz­steu­er beim Finanzamt. Legt ein Un­ter­neh­mer statt des ent­spre­chen­den Fremd­be­legs einen selbst aus­ge­stell­ten Ei­gen­be­leg als Er­satz­be­leg vor, kann die gezahlte Um­satz­steu­er nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Er­satz­be­le­ge sollten daher immer eine Ausnahme dar­stel­len.

Die Ab­zugs­fä­hig­keit des gezahlten Betrags als Be­triebs­aus­ga­be hingegen bleibt auch bei selbst aus­ge­stell­ten Belegen erhalten.

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