Fahr­ten­buch-Vorlage: Kostenlos als Excel-Datei

Wenn Sie als Selbst­stän­di­ger oder An­ge­stell­ter einen Fir­men­wa­gen fahren, geht das Finanzamt grund­sätz­lich davon aus, dass Sie diesen auch für private An­ge­le­gen­hei­ten nutzen. Den daraus ent­ste­hen­den geld­wer­ten Vorteil müssen Sie in den meisten Fällen ver­steu­ern. Dazu stehen Ihnen zweierlei Optionen zur Verfügung: Entweder Sie ver­an­schla­gen eine Pauschale nach der Ein-Prozent-Regelung – oder Sie pro­to­kol­lie­ren die Häu­fig­keit und Dauer aller dienst­li­chen und privaten Fahrten in einem aus­führ­li­chen Fahr­ten­buch. Die letztere Methode ist zwar mit einigem Aufwand verbunden, kann Ihnen jedoch at­trak­ti­ve Steu­er­ver­güns­ti­gun­gen bescheren.

Um diese geltend zu machen, müssen Sie sich al­ler­dings an die strengen An­for­de­run­gen des Fi­nanz­amts halten. Erfahren Sie, wie diese aussehen und worauf Sie sonst noch achten müssen. Gern können Sie auch unsere kos­ten­lo­se Fahr­ten­buch-Vorlage als Excel-Datei her­un­ter­la­den.

Das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um hat strenge Richt­li­ni­en für die ord­nungs­ge­mä­ße Anlage und Führung eines Fahr­ten­buchs fest­ge­legt:

• Für jedes Fahrzeug muss ein separates Fahr­ten­buch geführt werden.
   
• Wird das Fahrzeug von mehr als einer Person genutzt, muss bei jeder Fahrt der Name des Fahrers vermerkt werden.
   
• Gemäß § 8 Abs. 2 EStG sind beim Eintragen von Dienst­fahr­ten folgende Min­dest­an­ga­ben vonnöten: Datum und Ki­lo­me­ter­stand zu Beginn und am Ende der Fahrt, die insgesamt zu­rück­ge­leg­te Distanz, das Reiseziel, die Route (bei Umwegen) sowie der Zweck der Fahrt (u. U. inklusive des Namens des Ge­schäfts­part­ners, der auf­ge­sucht wurde).
   
• Bei privaten Fahrten genügen dagegen schon die Anfangs- und End-Ki­lo­me­ter­stän­de. Bei Fahrten zwischen Wohnung und Ar­beits­stät­te ist zudem der Vermerk „W – A“ aus­rei­chend.
   
• Ein­tra­gun­gen sollten laufend erfolgen, also zeitnah nach jeder Fahrt. Es ist nicht legitim, Angaben für mehrere Tage nach­zu­tra­gen.
   
• Zum Zweck der Über­prü­fung durch das Finanzamt sollte das Fahr­ten­buch möglichst über­sicht­lich und jeder Eintrag gut leserlich sein.
   
• Sämtliche Angaben im Fahr­ten­buch müssen voll­stän­dig sein. Das bedeutet, dass selbst bei Rou­ti­ne­fahr­ten jedes Mal sämtliche Pflicht­an­ga­ben gemacht werden müssen. Ausnahmen stellen lediglich bestimmte Be­rufs­grup­pen wie etwa Ta­xi­fah­rer und Han­dels­ver­tre­ter dar.
   
• Achten Sie unbedingt auf die Kor­rekt­heit Ihrer Einträge, damit keine Ab­wei­chun­gen zu den anderen Angaben in Ihrer Steu­er­erklä­rung (z. B. bezüglich Spe­sen­ab­rech­nun­gen) entstehen.
   
• Ver­zich­ten Sie außerdem auf Auf- oder Ab­run­dun­gen. Ki­lo­me­ter­an­ga­ben müssen so genau wie möglich sein.
   
• Nach­träg­li­che Än­de­run­gen im Fahr­ten­buch sind prin­zi­pi­ell nur bedingt zulässig. Wenn sie dennoch zwingend notwendig sind, müssen sie ent­spre­chend ge­kenn­zeich­net werden. Merken Sie sich: Trans­pa­renz ist das oberste Gebot.
   
• Das Finanzamt verlangt Fahr­ten­bü­cher grund­sätz­lich in einer ge­schlos­se­nen, nicht ma­ni­pu­lier­ba­ren Form. Dies bedeutet, dass ein Stapel loser Blätter nicht ak­zep­tiert wird, ein ge­bun­de­nes Buch bzw. Heft dagegen schon. Smart­phone-Apps zum Führen elek­tro­ni­scher Fahr­ten­bü­cher sind ebenfalls erlaubt, solange nach­träg­li­che Än­de­run­gen von Einträgen technisch aus­ge­schlos­sen sind oder au­to­ma­tisch ge­kenn­zeich­net werden. Achten Sie jedoch schon im Vorfeld darauf, dass das gewählte Programm die hier auf­ge­führ­ten An­for­de­run­gen erfüllt.

Die folgende Anleitung erklärt Ihnen, wie Sie beim Ausfüllen richtig vorgehen:

1. Tragen Sie links oben in der Fahr­ten­buch-Vorlage das amtliche KfZ-Kenn­zei­chen des be­tref­fen­den Fahrzeugs ein.
    
2. Geben Sie darunter Ihren Namen oder den des Mit­ar­bei­ters an, der das Fahrzeug die meiste Zeit benutzen wird.
    
3. Notieren Sie rechts oben den Ki­lo­me­ter­stand des Fahrzeugs zu Beginn der je­wei­li­gen Nut­zungs­pe­ri­ode. Vergessen Sie auch nicht, den end­gül­ti­gen Ki­lo­me­ter­stand hin­zu­zu­fü­gen, bevor Sie Ihr Fahr­ten­buch beim Finanzamt vorlegen.
    
4. Eine Zeile darunter de­fi­nie­ren Sie den genauen Zeitraum der Fahr­zeug­nut­zung. In vielen Fällen ist dieser de­ckungs­gleich mit dem laufenden Ge­schäfts­jahr. Die Da­tums­an­ga­ben können aber auch davon abweichen.
    
5. In den folgenden Zeilen do­ku­men­tie­ren Sie ab jetzt für jede einzelne Fahrt den Namen des Fahrers, das Datum, den Ki­lo­me­ter­stand am Anfang und am Ende der Fahrt sowie die insgesamt zu­rück­ge­leg­te Distanz. Weiterhin geben Sie an, ob es sich um eine ge­schäft­li­che oder private Fahrt gehandelt hat und welchem Zweck sie diente. Bei Umwegen kann es zudem sinnvoll sein, die Fahrt­rou­te näher zu erläutern.

Bedenken Sie jedoch: Da sich mit Excel erstellte Fahr­ten­bü­cher beliebig verändern lassen und diese Än­de­run­gen nur schwer nach­voll­zieh­bar sind, werden sie nicht von den Fi­nanz­äm­tern anerkannt. Das gilt selbst dann, wenn Sie das Fahr­ten­buch am PC ausfüllen und an­schlie­ßend aus­dru­cken.

Umgekehrt sieht der Fall schon anders aus: Sie können unser Fahr­ten­buch-Muster verwenden, um Ihr eigenes Fahr­ten­buch in Pa­pier­form zu erstellen; denken Sie aber daran, sämtliche Einträge aus­schließ­lich hand­schrift­lich vor­zu­neh­men – dann sind die Behörden zufrieden. Sie können die Excel-Tabelle aber auch für Ihre per­sön­li­chen Auf­zeich­nun­gen und Be­rech­nun­gen nutzen.

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