Professionelle Geschäftskorrespondenz leicht gemacht (inkl. Vorlage)
Wie genau sieht ein offizielles Geschäftsschreiben aus? Was muss darin enthalten sein? Die Norm DIN 5008 des Deutschen Institut für Normung e. V. gibt Aufschluss über Layout, Gestaltung und viele Schreibweisen. So liefert sie wichtige Hinweise und gibt Richtlinien für eine einheitliche Geschäftskorrespondenz vor. Auch wenn die Einhaltung keine Pflicht ist, können so unschöne Formfehler vermieden und ein gewisser Standard in der Kommunikation gewährleistet werden. So stellen Sie sicher, dass bei Ihren Empfängern ein professioneller Eindruck entsteht.
Nicht nur in Deutschland, sondern auch international hat sich die Norm in der Kommunikation – vor allem im beruflichen Umfeld – bewährt.
Geschäftskorrespondenz – was gibt es zu beachten
In offiziellen Geschäftsschreiben – egal, ob diese auf postalischem oder elektronischem Weg übermittelt werden – sind einige Angaben Pflicht. Zwingend erforderlich sind:
- Firmenname
- Firmeninformationen wie – je nach Unternehmensform – Handelsregister, Rechtsform, Name der Geschäftsführung.
Empfehlenswert und für den Empfänger hilfreich ist es auch, folgende Informationen bei jeder Geschäftskorrespondenz anzugeben:
- Firmenkontaktdaten
- Ort und Datum
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Bankverbindung
Idealerweise erstellen Sie eine Vorlage in Word und stellen diese Ihren Mitarbeiter zentral zur Verfügung. Für den postalischen Schriftwechsel sollten Sie zudem entsprechende Briefbögen in gedruckter Version auf Vorrat haben.
Da Sie mit Ihrer Geschäftskorrespondenz wichtige und seriöse Informationen übermitteln, sollten Sie eine gut lesbare Schriftart in passender Schriftgröße verwenden. Die Schriftgröße sollte mindestens acht Punkt oder mehr betragen. Die Standardschrift Arial sollte dabei nur im Notfall zum Einsatz kommen. Eine Auswahl an gut lesbaren Schriften finden Sie bei onlineprinters.de.
Geschäftskorrespondenz nach DIN-Norm
Meist sind es nur Kleinigkeiten, die den Unterschied zwischen professioneller Geschäftskorrespondenz und einfachen Schreiben ausmachen. Wir haben die wichtigsten formellen Punkte für Sie auf einen Blick zusammengefasst:
Anschriftenfeld
Das Anschriftenfeld hat eine Größe von neun Zeilen und bietet Platz für postalische Zusätze, besondere Vermerke (in den ersten drei Zeilen) sowie für die komplette Anschrift inklusive Firmenname, Abteilung und Ansprechpartner. Wenn Ihr Schriftwechsel keinen Zusatz benötigt, lassen Sie die ersten drei Zeilen des Briefkopfes frei.
Post ins Ausland: Schreiben Sie das Land, in welches der Brief geht, in Großbuchstaben und idealerweise in der entsprechenden Landessprache in die letzte Zeile des Anschriftenfeldes.
Datum
Die DIN-Norm 5008 erlaubt verschiedene Schreibweisen des Datums, bei der jedoch die Jahreszahl immer ausgeschrieben werden sollte:
- 12.09.2019
- 2019-09-12
- 12. September 2019
- 12. Sept. 2019 (vierstellige Abkürzung der Monate möglich, jedoch nicht im Fließtext)
Betreffzeile und Anrede
Der Betreff wird zwei Zeilen unterhalb des Anschriftenfeldes eingefügt und kann durch Farbe oder Veränderung von Stärke, Laufweite oder Lage der Schrift (auch Schriftschnitt genannt) hervorgehoben werden. Verzichten Sie auf den expliziten Hinweis „Betreff“ oder ähnliches. Der Betreff ist nicht auf eine Zeile limitiert, sollte aber Inhalt und Zweck Ihres Briefs kurz und knapp auf den Punkt bringen. Dies kann beispielsweise „Bewerbung als Key Account Manager“ oder „Auftragsbestätigung AB-1234567“ lauten. Die Betreffzeile endet ohne Punkt; jedoch können werbliche Satzzeichen wie Ausrufe- oder Fragezeigen bei Bedarf verwendet werden.
Fügen Sie im Abstand von zwei Zeilen Abstand die Anrede an den Empfänger ein. Wenn Ihnen der konkrete Ansprechpartner nicht bekannt ist, ist es höflich und geläufig „Sehr geehrte Damen und Herren“ zu verwenden. Ein schlichtes „Guten Tag“ oder „Hallo“ ist für die Geschäftskorrespondenz dagegen zu plump.
Grußformel und Unterschrift
Schließen Sie Ihr Schreiben mit einer entsprechenden Grußformel wie beispielsweise „Mit besten Grüßen“ ab und fügen Sie diese mit einer Zeile Abstand zum Fließtext ein. Wenn Sie im Namen eines Unternehmens schreiben, fügen Sie – ebenfalls mit einer Zeile Abstand – danach noch den entsprechenden Firmennamen ein.
Lassen Sie dann circa drei Zeilen – bei Bedarf sind auch mehrere möglich – Zeilen frei für Ihre Unterschrift. Nutzerfreundlicher ist es übrigens, wenn Sie ergänzend dazu Ihren ausgeschriebenen Vor- und Zunamen hinterlegen. Zusätze, die etwas über Ihre Vollmacht aussagen („i. A.“, „i. V.“ oder „ppa.“), können in der maschinellen Namenswiederholung oder bei der Unterschrift genannt werden.
Fehlerquellen kennen und vermeiden
Formfehler treten besonders häufig bei Zahlen und Nummern auf, da viele Nutzer unsicher sind, wie die korrekte Schreibweise lautet. Wir haben die häufigsten Fehlerquellen zusammengestellt:
- Telefonnummern
Eine Gliederung der Telefonnummer ist nicht notwendig. Zwischen Ländervorwahl, Vorwahl und Nummer sollte jeweils ein Leerzeichen stehen. Die Ländervorwahl wird mit einem Plus angegeben.
Beispiele: 0123 456700, 0123 4567-12, +49 123 4567-12
- Internationale Bankleitzahl (IBAN)
Gliedern Sie die internationale Bankleitzahl in fünf Vierer- und eine Zweiergruppe.
Beispiel: DE12 3456 7891 2345 6789 00
- Postfach und Postleitzahl (PLZ)
Die fünfstellige Postleitzahl wird nicht gegliedert. Die Postfachnummer wird dagegen zweistellig von rechts nach links gegliedert.
Beispiele: PLZ 90476; Postfach 4 56 78 12
- Uhrzeit
Stunde und Minuten werden mit einem Doppelpunkt getrennt und mit „Uhr“ versehen. Bei voller Stunde müssen die Minuten nicht aufgeführt werden.
Beispiele: 6:30 Uhr; 08:00 Uhr oder 8 Uhr
Alle Informationen auf einen Blick – die Infobox
Nutzen Sie eine Infobox bei der Geschäftskorrespondenz, damit Ihre Empfänger Sie schnell und einfach kontaktieren können. Neben Ihren Kontaktdaten können hier auch Aktenzeichen oder Bezüge zu vorhergehenden Schreiben genannt werden.Die Infobox sollte nach DIN 5008 in Höhe des Anschriftenfelds (Zusatz-/Vermerkzone) auf der rechten Seite platziert werden. Vom linken Seitenrand sollte sie genau 12,5 cm entfernt sein, die maximale Breite liegt bei 7,5 cm. Genaue Informationen zur Position entnehmen Sie am einfachsten der praktischen PDF-Vorlage von onlineprinters.de (ehemals diedruckerei.de).
Geschäftskorrespondenz – Vorlage nach DIN 5008 in Word
Sie wollen keine Zeit verlieren und sofort Ihre Geschäftskorrespondenz aufnehmen? Dann laden Sie sich unsere entsprechende Vorlage im Wordformat herunter. Hier sind bereits alle Zeilenabstände richtig eingestellt.
Wussten Sie’s? Nützliche Informationen für den Postversand
- Mit einem Standardbrief für 0,70 Euro können Sie bis zu drei DIN A4 Seiten (80 g/m²) zusammen versenden. Das entspricht einem Gewicht von etwa 15 g. Aber Vorsicht: Schon eine stärkere Grammatur des Papiers kann dazu führen, dass Sie Porto nachzahlen müssen und die Geschäftskorrespondenz schlimmstenfalls nicht befördert wird.
- Unterlagen, die nicht geknickt werden können oder sollten, können Sie per Großbrief für aktuell 1,45 Euro per Post versenden. Insgesamt können so 95 DIN A4 Seiten (80 g/m²) zu insgesamt maximal 500 g verschickt werden.
- Bei Verträgen, Steuererklärungen oder Kündigungen benötigt man oft einen rechtsverbindlichen Zustellnachweis. Mit dem Einschreiben bietet die Post verschiedene Möglichkeiten ab 2,15 Euro an, die den Sendungsverlauf dokumentieren.