Ein GuV-Konto ab­schlie­ßen – so einfach geht’s

Das Han­dels­ge­setz­buch § 238 ff. HGB regelt die kauf­män­ni­sche Buch­füh­rung für so­ge­nann­te Han­dels­ge­wer­be, d. h. für Un­ter­neh­men jeder Art mit einem kauf­män­ni­schen Ge­schäfts­be­trieb. Kaufleute im Han­dels­ge­wer­be zeichnen alle ihre Ge­schäfts­fäl­le gemäß den Vorgaben des HGB in einer doppelten Buch­füh­rung sys­te­ma­tisch und nach­voll­zieh­bar auf. Dazu gehört, dass sie für jedes Ge­schäfts­jahr einen Jah­res­ab­schluss erstellen, der sowohl eine Han­dels­bi­lanz als auch eine Gewinn- und Ver­lust­rech­nung enthält.

Zentrale Bedeutung für diese Rechnung hat das Gewinn- und Ver­lust­kon­to (GuV-Konto). Darüber werden die ver­schie­de­nen Konten für Auf­wand­ar­ten und Erträge (Er­folgs­kon­ten) ab­ge­schlos­sen, d. h. in Soll und Haben aus­ge­gli­chen. Das GuV-Konto bildet als Un­ter­kon­to des Ei­gen­ka­pi­tal­kon­tos den Erfolg eines Un­ter­neh­mens ab. Es dient als Grundlage für die In­for­ma­ti­on externer Parteien wie Ka­pi­tal­ge­bern oder Lie­fe­ran­ten, aber auch für das Un­ter­neh­men selbst über seine wirt­schaft­li­che Lage. Ak­ti­en­ge­sell­schaf­ten sind z. B. ver­pflich­tet, ihren Auf­sichts­rat über Gewinn oder Verlust zu in­for­mie­ren. Das Finanzamt legt ebenfalls großen Wert auf über­sicht­li­che und vor allem richtige Angaben. Der er­folg­rei­che Abschluss Ihrer Gewinn- und Ver­lust­rech­nung bringt Sie einen Schritt näher zum ord­nungs­ge­mä­ßen Jah­res­ab­schluss. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein GuV-Konto ab­schlie­ßen, und erläutern die Gewinn- und Ver­lust­rech­nung an Bei­spie­len.

Über das Jahr führen Sie min­des­tens ein Auf­wands­kon­to und ein Er­trags­kon­to. Die Salden dieser beiden Konten bilden die Grundlage für die Gewinn-und Ver­lust­rech­nung. An­schau­lich lassen sich die Konten als so­ge­nann­te T-Konten dar­stel­len, in denen sich „Soll“ und „Haben“ ge­gen­über­ste­hen. Beide Kon­ten­ar­ten sind Er­folgs­kon­ten, und Sie schließen sie über das GuV-Konto ab.

Der Betrag eines Auf­wands­kon­tos ver­min­dert das Ei­gen­ka­pi­tal. Auf­wen­dun­gen sind Zahlungen für temporäre Werte und Leis­tun­gen. Sie kaufen also keine An­la­ge­gü­ter damit.

Beispiele für Auf­wen­dun­gen:

• Kurz­fris­ti­ge An­schaf­fun­gen (Rohstoffe, Waren)
• Ver­brauchs­kos­ten (Wasser, Abwasser, Energie)
• Fremd­leis­tun­gen (Werbung, In­stand­hal­tung)
• Per­so­nal­kos­ten (Löhne und Gehälter, So­zi­al­leis­tun­gen)
• Gebühren und Abgaben

Das Auf­wands­kon­to wird wie ein Ak­tiv­kon­to ohne An­fangs­be­stän­de behandelt und haupt­säch­lich für Zahlungen an Dritte verwendet. Mehrungen buchen Sie daher im Soll, Min­de­run­gen im Haben. Über­steigt die Summe im Soll die Summe im Haben, geben Sie den Saldo, wie unten zu sehen, im Haben an. Im Beispiel sehen Sie ein Konto für ver­schie­de­ne Auf­wen­dun­gen innerhalb eines Monats. Die Zahlen sind als Beispiel gedacht; die Liste der Auf­wen­dun­gen ist zur besseren Übersicht gekürzt.

Auf­wands­kon­to

Auf dem Er­trags­kon­to gehen Zahlungen Dritter ein. Die Wert­schöp­fung erfolgt, wenn Sie eigene Produkte oder Dienste verkaufen. Damit mehren Sie das Ei­gen­ka­pi­tal.

Beispiele für Erträge:

• Verkauf von Waren oder Dienst­leis­tun­gen (Pro­dukt­ver­kauf, Miet­ein­nah­men)
• Zinsen von Geld­an­la­gen
• Rechts­an­sprü­che (Ent­schä­di­gun­gen, Mahn­ge­büh­ren)
• Ver­äu­ße­rung von An­la­ge­ver­mö­gen

Das Er­trags­kon­to eröffnen Sie ebenfalls ohne An­fangs­be­trag. Mehrungen der Erträge buchen Sie im Haben. Retouren und andere Er­trags­min­de­run­gen ver­rech­nen Sie nicht sofort, sondern stellen sie gesondert im Soll ein. Der Saldo im Soll stellt einen Er­trags­ge­winn dar. Auch diese Zahlen dienen als Beispiel und die Liste der Erträge ist ebenfalls gekürzt.

Er­trags­kon­to

Für den Jah­res­ab­schluss müssen Sie Ihr GuV-Konto ab­schlie­ßen. Die Gewinn- und Ver­lust­rech­nung erstellen Sie auch in einem T-Konto. Der § 275 HGB bestimmt Glie­de­rung und Rei­hen­fol­ge für den Abschluss des GuV-Kontos. Vor­ge­schrie­ben ist dabei die Staf­fel­form. Ob Sie das Um­satz­kos­ten­ver­fah­ren oder das Ge­samt­kos­ten­ver­fah­ren anwenden wollen, steht Ihnen frei. Beide kommen zum selben Ergebnis.

Das folgende Beispiel zeigt ein GuV-Konto für den Jah­res­ab­schluss. Damit schließen Sie die Er­folgs­kon­ten ab. Die Soll-Spalte umfasst die Saldi der Auf­wands­kon­ten für das Ge­schäfts­jahr, die Haben-Spalte listet die Er­trags­kon­ten-Saldi.

Gewinn- und Ver­lust­rech­nung | Tabelle 1a

Das GuV-Konto im Beispiel hat eine Summe von 1.985.000 Euro. Das ist der Sum­men­wert auf der Haben-Seite. Weil es der höhere Wert ist, gilt er als Summe der Rechnung. Das ist aber noch nicht der Abschluss. Zuerst müssen Sie die Differenz bilden:

  1.985.000 €
- 1.374.000 €
     611.000 €

Der Dif­fe­renz­be­trag steht als Saldo im Soll. Die Haben-Seite überwiegt also. Deshalb sprechen wir von einem Ha­ben­sal­do. Der Jah­res­über­schuss beträgt folglich 611.000 Euro. Es wurde ein Gewinn erzielt.

Gewinn- und Ver­lust­rech­nung | Tabelle 2a

  1.763.000 €
- 1.698.000 €
      65.000 €

In diesem Beispiel ergibt sich auf der Soll-Seite eine Summe von 1.763.000 Euro. Das über­steigt die Er­trags­kon­ten-Summe von 1.698.000 Euro. Somit geben wir den Sollsaldo von 65.000 Euro auf der Haben-Seite an. Das ist ein so­ge­nann­ter Jah­res­fehl­be­trag. In diesem Beispiel wurde also Verlust gemacht.

Das GuV-Konto ist ein Un­ter­kon­to des Ei­gen­ka­pi­tal­kon­tos. In den Bei­spie­len aus Tabelle 1a und 2a haben wir die Gewinn- und Ver­lust­rech­nung erstellt und den Jah­res­sal­do ermittelt. Damit sind die Aufwands- und Er­trags­kon­ten ab­ge­schlos­sen. Das GuV-Konto schließen Sie nun über das Ei­gen­ka­pi­tal­kon­to ab. Da das Ei­gen­ka­pi­tal­kon­to ein Pas­siv­kon­to ist, buchen Sie Verluste der GuV-Rechnung als Abgang. Gewinne buchen Sie auf das Ei­gen­ka­pi­tal­kon­to auf.

Ei­gen­ka­pi­tal­kon­to | Tabelle 1b

Mit einem letzten Schritt schließen Sie das GuV-Konto ab: Sie verbuchen den Saldo mit dem Ei­gen­ka­pi­tal­kon­to. In Tabelle 1b sehen Sie den Saldo aus Tabelle 1a als „GuV“. Mit der Ab­schluss­bu­chung der Gewinn- und Ver­lust­rech­nung mehrt sich das Ei­gen­ka­pi­tal im Haben. Es wurde Gewinn er­wirt­schaf­tet. Zusammen mit anderen Einlagen und Entnahmen, die keinen Einfluss auf den Erfolg des Un­ter­neh­mens haben, ergibt sich ein Endstand des Ei­gen­ka­pi­tals von 2.093.000 Euro.

Ab­schluss­bu­chung: Vom GuV-Konto buchen Sie 611.000 Euro auf das Ei­gen­ka­pi­tal­kon­to (vorher ging der Wert vom Er­trags­kon­to bzw. von den Er­trags­kon­ten an das GuV-Konto).

Ei­gen­ka­pi­tal­kon­to | Tabelle 2b

Das GuV-Konto hat bei seinem Abschluss einen Verlust vermerkt. Das Ei­gen­ka­pi­tal­kon­to in Tabelle 2b übernimmt den Sollsaldo von 65.000 Euro aus der Gewinn- und Ver­lust­rech­nung auf der Soll-Seite, und es ergibt sich zusammen mit den anderen Zu- und Abgängen ein Endstand von 1.417.000 Euro.

Ab­schluss­bu­chung: Vom Ei­gen­ka­pi­tal gehen 65.000 € an das GuV-Konto (vom Gewinn- und Ver­lust­kon­to gehen 65.000 Euro an das Auf­wands­kon­to bzw. in Summe an die Auf­wands­kon­ten).

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