In­ven­tur­lis­te: Die In­ven­tur­vor­la­ge zum Run­ter­la­den

Sind Sie Un­ter­neh­mer, dann kennen Sie das bestimmt: Jedes Jahr aufs Neue müssen Sie und Ihre Mit­ar­bei­ter einen voll­stän­di­ge Inventur durch­füh­ren. Ins­be­son­de­re, wenn Ihr Betrieb Waren herstellt und/oder verkauft, kann das eine sehr zeit­auf­wen­di­ge An­ge­le­gen­heit sein. Dann ist es zeit­spa­rend, wenn Sie sich möglichst wenig um das Drumherum kümmern müssen. Eine Vorlage für In­ven­tur­lis­ten erspart Ihnen bei­spiels­wei­se einiges an For­ma­tie­rungs­ar­beit.

Jedes Jahr müssen Un­ter­neh­men eine komplette Liste Ihres Inventars an­fer­ti­gen: Was befindet sich alles in Ihrem Bestand und welche Schulden haben Sie noch? Durch die Inventur erlangen sowohl Sie als auch das Finanzamt einen genauen Überblick über den Zustand Ihres Un­ter­neh­mens. Dabei un­ter­schei­det man drei ver­schie­den Formen der Inventur:

• Kör­per­li­che Inventur: Sie zählen, messen, wiegen oder schätzen all Ihre ma­te­ri­el­len Güter.
• Buch­in­ven­tur: Im­ma­te­ri­el­les und Um­lauf­ver­mö­gen sowie Schulden entnehmen Sie Ihren Büchern.
• An­la­ge­inven­tur: Im An­la­ge­ver­zeich­nis erfassen Sie alle Güter des be­weg­li­chen An­la­ge­ver­mö­gens wie zum Beispiel Fahrzeuge und Maschinen.

Am auf­wän­digs­ten ist dabei die kör­per­li­che Inventur, da Sie bei ihr in kürzester Zeit jeden einzelnen Ge­gen­stand erfassen müssen. Eine or­dent­li­che In­ven­tur­lis­te er­leich­tert diesen Vorgang erheblich.

In­ven­tur­lis­ten verwendet man bei der kör­per­li­chen Inventur. Sie verteilen die Listen an Ihre Mit­ar­bei­ter oder In­ven­tur­hel­fer, die mithilfe der Dokumente den Ist-Bestand in Ihrem Betrieb erfassen. Zu diesem Zweck ist eine solche Liste in Spalten auf­ge­teilt:

• Ar­ti­kel­be­zeich­nung: Tragen Sie dort für jeden Artikel die genaue Be­zeich­nung ein.
• Ar­ti­kel­num­mer: In Ihrem Un­ter­neh­men hat jeder Ge­gen­stand eine eigene In­ven­tar­num­mer. Es kann sinnvoll sein, die Liste nach der Ar­ti­kel­num­mer zu sortieren und diese Spalte nach links zu setzen – abhängig von der Sor­tie­rung Ihres Lagers.
• Menge: In dieser Spalte trägt der Mit­ar­bei­ter das Ergebnis seiner Zählung oder Messung ein.
• Maß­ein­heit: Diese Spalte gibt an, ob es sich um Stück­zah­len, Gewicht, Länge oder eine andere Maß­ein­heit handelt.
• Wert: Den Wert der Artikel teilen Sie noch in zwei Spalten auf. Zum einen geben Sie den Wert des einzelnen Ge­gen­stan­des an und dann den Ge­samt­wert, der sich aus der Zählung ergibt.

Zum Ende jedes Blattes bilden Sie die Summe aus den Ge­samt­wer­ten jeder Ar­ti­kel­grup­pe. Dabei findet von Blatt zu Blatt kein Übertrag statt. Sie fangen immer wieder mit einer neuen Rechnung an. Erst am Ende, auf einem ge­son­der­ten Blatt, zählen Sie alle Summen zusammen.

Neben der ei­gent­li­chen Tabelle finden sich in der In­ven­tur­lis­te noch zu­sätz­li­che Angaben, die einer möglichst exakten Do­ku­men­ta­ti­on dienen. Jedes Blatt erhält eine Nummer, damit man den Überblick behält und zu einem späteren Zeitpunkt die Voll­stän­dig­keit besser nach­voll­zo­gen werden kann (nicht nur von Ihnen, sondern auch von einem Wirt­schafts­prü­fer). Außerdem ist jedes Blatt zwingend mit Datum und einer Un­ter­schrift zu versehen.

Mit nahezu jedem Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­ons­pro­gramm (wie Excel), aber auch mit moderner Text­ver­ar­bei­tungs­soft­ware können Sie eine or­dent­li­che und hilf­rei­che In­ven­tur­lis­te erstellen. Achten Sie beim Erstellen Ihrer Vorlage vor allem auf die An­for­de­run­gen der Mit­ar­bei­ter, die die Zählung tat­säch­lich durch­füh­ren. So ist es bei­spiels­wei­se wichtig, genügend Platz für die Ein­tra­gun­gen zu lassen. Versuchen Sie nicht zu viele Artikel auf einer Seite un­ter­brin­gen. Bedenken Sie, dass Ihre Mit­ar­bei­ter die Listen hand­schrift­lich ausfüllen. Damit die Ein­tra­gun­gen lesbar bleiben, dürfen die Spalten nicht zu klein sein.

Wenn Sie Ihre Inventur mit einer solchen Vorlage erledigen, können Sie die spätere Erfassung und Aus­wer­tung der Daten elek­tro­nisch durch­füh­ren – sie fügen dazu einfach die Werte nach­träg­lich in eine digitale Tabelle ein. So können Sie auch die Ka­pa­zi­tä­ten von Excel besser aus­schöp­fen: Nutzen Sie zum Beispiel die Sum­men­funk­ti­on, um Ihnen die Re­chen­ar­beit ab­zu­neh­men. Dennoch müssen Sie die Listen im Anschluss aus­dru­cken und hand­schrift­lich mit Datum und Un­ter­schrift versehen.

In Excel sollten Sie die oberen Zeilen nutzen, um einen immer gleich­blei­ben­den Kopf zu erstellen. Dort sollten alle In­for­ma­tio­nen zum Dokument zu finden sein. Bauen Sie erst dann Ihre Tabelle auf und vergessen Sie hierbei nicht, mit Rahmen zu arbeiten, damit die Ta­bel­len­fel­der auch im Ausdruck noch zu sehen sind.

An­pas­sun­gen können in zwei ver­schie­de­nen Varianten vor­ge­nom­men werden. Zum einen können Sie für In­for­ma­tio­nen, die speziell für Ihr Un­ter­neh­men in­ter­es­sant sind, zu­sätz­li­che Spalten einfügen– zum Beispiel den Lagerort oder Be­mer­kun­gen zur Ar­ti­kel­grup­pe. Die andere Anpassung kann darin bestehen, dass Sie Teile der In­ven­tur­lis­ten schon im Voraus ausfüllen, um Ihren Mit­ar­bei­tern so die Arbeit zu er­leich­tern. Außerdem sorgen Sie so für mehr Le­ser­lich­keit. Bei­spiels­wei­se können Sie den Kopf jedes Blattes vorab ausfüllen.

Eventuell ist es auch sinnvoll, die Pro­dukt­be­zeich­nun­gen und Ar­ti­kel­num­mern ein­zu­tra­gen. Bedenken Sie dabei aber auf jeden Fall die Ar­beits­wei­se Ihrer Mit­ar­bei­ter während der Inventur. Diese sollten Regal für Regal durch­ge­hen und nicht von einem Posten zum nächsten springen müssen, nur weil Sie in Ihrer Liste räumlich weit entfernte Waren in ne­ben­ein­an­der liegenden Spalten vermerkt haben. Versetzen Sie sich also bei der Sor­tie­rung in die Position des Zählenden. Machen Sie Ihren Mit­ar­bei­tern die Arbeit so leicht wie möglich und mi­ni­mie­ren Sie so die Feh­ler­quel­len.

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