Kassenbuch-Vorlagen: Eine nützliche Hilfe bei der Buchhaltung
Das Kassenbuch ist eines der wichtigsten Nebenbücher der unternehmerischen Buchführung. In Form eines einfachen Dokuments, oft einer Excel-Tabelle, werden im Kassenbuch die Barzahlungen eines Unternehmens festgehalten. Denn steht am Ende des Geschäftsjahrs der Jahresabschluss an, legt man dem Finanzamt nicht nur alle Transaktionen via Lastschrift, Überweisung, EC- oder Kreditkartenzahlungen vor, sondern auch eine Aufstellung aller Bargeld-Transaktionen.
Damit diese Aufstellung lückenlos gelingt, führt man ein Kassenbuch. Dabei sind entsprechende Vordrucke eine große Hilfe. Die Vorteile eines digitalen Kassenbuchs in Form einer Excel-Tabelle: Es geht schnell, ist übersichtlich und die eingetragenen Beträge werden automatisch miteinander verrechnet. Damit bieten digitale Kassenbuch-Vorlagen eine direkte Übersicht über die finanzielle Lage der Firma und ersparen aufwendige Rechnereien – in die sich immer wieder Fehler einschleichen können.
Eine Kassenbuch-Vorlage hat also für alle Selbstständigen Vorteile – egal ob sie zur Führung eines Kassenbuches verpflichtet sind oder nicht. Dafür lädt man sich einfach online einen entsprechenden Vordruck herunter. Im Folgenden finden Sie eine Vorlage für Ihr Kassenbuch und darüber hinaus alle wichtigen Informationen, wie Sie sie es korrekt ausfüllen. Doch zuvor erklären wir, wen die Kassenbuchführung überhaupt betrifft.
Wer muss Kassenbücher führen?
Nicht alle Selbstständigen sind zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet – es gilt nur für diejenigen, die ihre Geschäfte mit doppelter Buchführung dokumentieren und am Ende des Jahres eine Bilanzierung vorweisen müssen. Wann für Selbstständige diese Pflicht besteht, ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) und der Abgabenordnung (AO). Die GoB sollte grundsätzlich jeder Unternehmer beachten.
Im Falle einer Betriebsprüfung kann ein lückenhaftes oder fehlerhaftes Kassenbuch unangenehme Folgen haben, etwa kostspielige Hinzuschätzungen seitens des Finanzamtes. Führen Sie daher die Bücher stets vollständig und nachvollziehbar.
Doch auch, wenn Sie Ihre Selbstständigkeit nur mit der einfachen Buchhaltung dokumentieren, kann es sinnvoll sein, freiwillig ein Kassenbuch zu führen. Denn im Gegensatz zu Onlinegeschäften sind Barzahlungen im Nachhinein wesentlich schwerer nachzuvollziehen, und hier die Übersicht zu wahren, ist für jeden Unternehmer von Vorteil. Mit einem Kassenbuch haben Sie Ihre aktuelle finanzielle Lage immer im Blick.
Download der Kassenbuch-Vorlage
Müssen oder möchten Sie ein Kassenbuch führen, können Sie bei uns im Digital Guide eine kostenlose Excel-Vorlage herunterladen. Laden Sie einfach online die Kassenbuch-Vorlage herunter und beginnen Sie die digitale Buchhaltung Ihrer Bargeldzahlungen. Nachfolgend erklären wir im Einzelnen, welche Angaben der Vordruck enthält und wie Sie ihn richtig ausfüllen.
Angaben auf der Kassenbuch-Vorlage
Wenn am Ende eines Geschäftsjahrs die Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht wird, ist das Kassenbuch Teil der Besteuerungsgrundlage des Unternehmens. Wie alle anderen kaufmännischen Bücher muss das Kassenbuch nach den Grundsätzen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit geführt werden. Um diese sicherzustellen, gibt es einige Pflichtangaben, die bei jedem Kassenbucheintrag vorhanden sein müssen.
Unser Kassenbuch-Vordruck im Download enthält alle Angaben, die für ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch notwendig sind. In sechs Spalten werden folgende Infos festgehalten:
- die Belegnummer des dazugehörigen Bargeldbelegs
- das Datum des Geschäftsvorfalls
- die Einnahmen in Euro
- oder die Ausgaben in Euro
- eine Bemerkung über die Art des Geschäftsfalls
- der (automatisch errechnete) Saldo aus allen Einnahmen und Ausgaben
Im Kopf des Kassenbuch-Vordrucks befinden sich zwei weitere Felder: eines, in dem Sie den Namen Ihrer Firma eintragen, und ein anderes, in dem der Zeitraum festgehalten wird, über den Sie den jeweilige Kassenbuch-Bogen führen. Unter die Tabelle setzen Sie dann nur noch Ihre Unterschrift.
Alle getätigten Einnahmen und Ausgaben werden chronologisch dokumentiert. Dabei gilt der Grundsatz: Vollständigkeit ist alles! Selbst der Kauf von Briefmarken – eine klassische Bargeldzahlung – gehört ins Kassenbuch. Einer der großen Vorteile des Kassenbuchs in der Excel-Version: Das Programm verrechnet die Posten direkt miteinander und gibt automatisch den aktuellen Saldo an.
Ausfüllen der Kassenbuch-Vorlage
So gehen Sie vor, wenn Sie den Vordruck für das Kassenbuch heruntergeladen haben:
- Zunächst geben Sie im Kopf des Dokuments den Namen Ihrer Firma an
- Anschließend machen Sie erste Angaben zum Zeitraum: Wollen Sie am selben Tag das Kassenbuch beginnen, notieren Sie das aktuelle Datum. Falls Sie den Kassenbuch-Bogen über mehrere Tage hinweg führen wollen (was eher in Ausnahmefällen vorkommen sollte), geben Sie das Ende des Zeitraums erst an, wenn Sie den Bogen ausdrucken. So vermeiden Sie fehlerhafte Angaben.
- Der nächste Schritt ist, den aktuellen Kassenstand in die Tabelle zu übernehmen. Dieser wird in der ersten Reihe der Tabelle als „Vortrag“ angegeben: Hier notieren Sie das aktuelle Datum und den aktuellen Kassenstand.
- Nun beginnen Sie, die Bargeldzahlungen des Tages (oder der Periode, über die Sie das Kassenbuch führen) chronologisch zu protokollieren: die Belegnummer des Barbelegs, das Datum des Geschäftsvorfalls und die Höhe der Einnahme oder Ausgabe in Euro. Wichtig ist, dass Sie jeden Geschäftsfall einzeln festhalten und dass die Zahlenwerte korrekt von der Excel-Tabelle ausgelesen werden können.
Wenn ein eingegebener Wert nicht lesbar ist (da z. B. ein Komma zu viel gesetzt wurde), so erscheint in der Spalte „Saldo“ die Fehlermeldung #WERT!. Bereinigen Sie einfach Ihren Flüchtigkeitsfehler, und die Werte werden wieder korrekt errechnet.
- Außerdem machen Sie in der Spalte „Bemerkungen“ eine kurze Angabe zum Geschäftsfall, z. B. in Form eines Buchungstextes. Spätestens am Folgetag tragen Sie alle Zahlungen vollständig in den Kassenbuch-Vordruck ein.
- Rechts unter der Tabelle wird die Summe der Einnahmen und der Ausgaben aufgeführt und der Saldo verzeichnet. Bevor Sie den Kassenbuch-Bogen ausdrucken, vergewissern Sie sich noch einmal, dass alle Werte korrekt übernommen wurden, sodass der Endbetrag fehlerfrei errechnet werden konnte. Diesen übernehmen Sie dann als Vortrag in den nächsten Kassenbuch-Bogen.
- In der Regel drucken Sie den Kassenbuch-Bogen immer am Tagesende aus. Überprüfen Sie dazu, ob Sie den Zeitraum im Kopf des Dokuments bereits vollständig angegeben haben. Das ausgedruckte Dokument versehen Sie mit Ihrer Unterschrift und heften es chronologisch geordnet in Ihre Ablage. Sie können die Bögen auch als PDFs speichern.
- Am nächsten Tag beginnen Sie mit der gespeicherten Vorlage einen neuen Kassenbuch-Bogens.
Wichtig noch zu beachten: Angaben dürfen in der Kassenbuchhaltung nachträglich nicht mehr geändert werden. Dies würde gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verstoßen. Sollte Ihnen dennoch einmal ein Fehler unterlaufen, muss die Änderung für Dritte kenntlich und nachvollziehbar sein sowie mit dem Änderungsdatum versehen werden – so will es der Grundsatz der Transparenz der GoBD. Daher ist es nicht ausreichend, das Kassenbuch ausschließlich digital zu führen. Um sicherzustellen, dass nachträgliche Veränderungen nachvollziehbar sind, druckt man am Tagesende das Kassenbuch aus, unterscheibt es und heftet es chronologisch ab. Damit sind alle Grundsätze der Buchführung gewahrt. Im IONOS Digital Guide finden Sie weitere Details zum Kassenbuch und wie Sie es richtig führen.
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