Die Kleinbetragsrechnung: Rechnungen bis 250 Euro
Für viele Selbstständige haben auch kleine Umsätze eine große Bedeutung. In der Regel müssen Unternehmer eine Reihe von Anforderungen erfüllen, damit ihre Rechnungen vom Finanzamt akzeptiert werden. Bei Kleinbeträgen bis 250 Euro wird die Rechnungsstellung jedoch erheblich einfacher. Dank der Kleinbetragsregelung können Sie Ihren Kunden die sogenannte Kleinbetragsrechnung ohne großen Aufwand erstellen. Was haben Sie bei dieser Rechnungsart dennoch zu beachten und was gehört in Ihre Kleinbetragsrechnung?
Rechnungsprogramme vereinfachen das Erstellen von Kleinbetragsrechnungen erheblich.
Im Rahmens des Bürokratieentlastungsgesetz II wurde die Grenze für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UstDV) rückwirkend zum 1. 1. 2017 von zuvor 150 auf 250 Euro erhöht.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigt. Normalerweise müssen Sie bei der Rechnungsstellung ganz bestimmte Kriterien erfüllen, damit Ihre Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird. In § 14 Abs. 4 UStG finden Sie alle Richtlinien, wie eine ordnungsgemäße Rechnung aussehen soll.
Zu den Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung gehören unter anderem:
- der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr. bzw. UID) des Rechnungsaustellers (bei Rechnungen, die an einen Geschäftskunden in einem der EU-Mitgliedstaaten gehen, muss auch die UID des Geschäftskunden angegeben werden)
- das Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum)
- der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- eine fortlaufende Rechnungsnummer, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der abzurechnenden Leistung
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder Leistung sowie der anzuwendende Steuersatz
- im Voraus vereinbarte Entgeltsminderungen (z. B. Rabatte, Boni, Skonti etc.)
- im Falle einer Gutschrift eine entsprechende Angabe
In einer Kleinbetragsrechnung müssen Sie hingegen weitaus weniger Angaben vorweisen. Wenn Sie eine Rechnung über einen Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro brutto ausstellen, genügt es, lediglich die Mindestanforderungen zu erfüllen. Doch welche Angaben sind bei der Kleinbetragsrechnung Pflicht? Und aus welcher gesetzlichen Grundlage leitet sich die Kleinbetragsregelung genau ab?
Beachten Sie, dass die Kleinbetragsrechnung nichts mit der Kleinunternehmerregelung zu tun hat! Wenn Sie als Kleinunternehmer Rechnungen über 250 Euro ausstellen, müssen Sie – wie andere Unternehmer auch – die Kriterien einer ordnungsgemäßen Rechnung gemäß § 14 Abs. 4 UStG erfüllen.
Was gehört in die Kleinbetragsrechnung?
Die Kleinbetragsrechnung ist nicht ganz so streng geregelt, wie es bei der ansonsten üblichen Rechnung (§ 14 UStG) der Fall ist. Die Kleinbetragsregelung finden Sie in § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Zu den Mindestanforderungen einer Kleinbetragsrechnung gehören demnach:
- der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- das Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum)
- eine Auflistung der Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der abzurechnenden Leistung
- die Angabe zum Entgelt sowie zum jeweils anzuwendenden Steuersatz für die Lieferung oder Leistung; bei verschiedenen Steuersätzen muss das Entgelt also aufgeschlüsselt und im Fall einer Steuerbefreiung ein entsprechender Hinweis darauf gegeben werden, dass für die Lieferung oder Leistung eine Steuerbefreiung gilt
Während Sie bei der „normalen“ Rechnung mehr als doppelt so viele Kriterien erfüllen müssen, haben Sie bei der Kleinbetragsrechnung also lediglich vier Anforderungen zu erfüllen. Dank der Kleinbetragsregelung können Sie die Rechnungsstellung bei Beträgen bis 250 Euro somit viel einfacher und schneller erledigen.
Checkliste: Pflichtangaben bei der Kleinbetragsrechnung und ordnungsgemäßen Rechnung
| Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV) | Ordnungsgemäße Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG) |
|---|---|
| ✓ vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers | ✓ vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers |
| ✓ Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum) | ✓ Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum) |
| ✓ Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der abzurechnenden Leistung | ✓ Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der abzurechnenden Leistung |
| ✓ Entgelt sowie den jeweiligen anzuwendenden Steuersatz für die Lieferung oder Leistung bzw. ggf. einen Hinweis auf Steuerbefreiung | ✓ nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für die Lieferung oder Leistung sowie der anzuwendende Steuersatz |
| ✓ Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr. bzw. UID) des Rechnungsaustellers | |
| ✓ Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | |
| ✓ fortlaufende Rechnungsnummer | |
| ✓ Entgeltsminderungen (z. B. Rabatte, Boni, Skonti etc.) | |
| ✓ im Falle einer Gutschrift die Angabe „Gutschrift“ |
Vorsicht beim Vorsteuerabzug!
Wenn Sie ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer sind, haben Sie generell das Recht auf den sogenannten Vorsteuerabzug. Das bedeutet, dass Sie die von Ihnen gezahlte Vorsteuer unter gewissen Voraussetzungen in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen können. Die Vorsteuer ist im Prinzip nichts anderes als die von Ihnen gezahlte Mehrwertsteuer, die Sie an ein anderes Unternehmen – z. B. mit Ihrem Einkauf von betriebsnotwendigen Waren oder Rohstoffen – geleistet haben. Der Vorsteuerabzug setzt allerdings voraus, dass die Vorsteuer in „normalen“ Rechnungen gesondert und unter Angabe des jeweiligen Steuersatzes ausgewiesen ist. Ist dies nicht der Fall, darf die Vorsteuer vom Rechnungsempfänger nicht geltend gemacht werden.
Bei der Kleinbetragsrechnung sind Sie generell nicht dazu verpflichtet, den Steuerbetrag gesondert anzugeben. Beachten Sie jedoch, dass der Vorsteuerabzug nur dann vom Rechnungsempfänger in Anspruch genommen werden kann, wenn Sie in Ihrer Kleinbetragsrechnung die anzuwendenden Steuersätze aufführen.
Achten Sie bei der Kleinbetragsrechnung darauf, dass Sie die erforderlichen Mindestangaben gemäß § 33 UStDV erfüllen. Ist der Steuersatz nicht angegeben oder ist die Rechnung fehlerhaft, entfällt der Vorsteuerabzug.
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