Mit einer Lie­fer­schein-Vorlage zum eigenen Wa­ren­be­gleit­schein

Lie­fer­schei­ne sind Ge­schäfts­do­ku­men­te, die der ge­sen­de­ten Ware haupt­säch­lich in aus­ge­druck­ter Version an­ge­hef­tet werden. Eine andere Mög­lich­keit ist die Über­mitt­lung des Schrei­bens in digitaler Form via E-Mail. Layout und Inhalt lassen sich zuvor mit einem ge­wöhn­li­chen Text­ver­ar­bei­tungs- oder Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­ons­pro­gramm auf­be­rei­ten. Um nicht für jede Wa­ren­sen­dung ein neues Dokument erstellen zu müssen, setzen viele Nutzer auf fertige Lie­fer­schein-Vorlagen (auch „Mus­ter­lie­fer­schein“), die sie entweder selbst entworfen oder aus dem Internet her­un­ter­ge­la­den haben. Häufig handelt es sich bei diesen Vorlage-Lie­fer­schei­nen um Word- oder Excel-Dokumente, die in der Regel kos­ten­frei sind und nach eigenen Wünschen angepasst werden können.

Damit eignen sich die Muster perfekt für kleinere Un­ter­neh­men und Selbst­stän­di­ge, für die eine kos­ten­pflich­ti­ge Lösung (Online- oder Desk­top­an­wen­dung) aus Kosten- oder Kom­ple­xi­täts­grün­den nicht in Frage kommt. Jedes Mus­ter­do­ku­ment kann entweder direkt als Basis, ohne dass große Än­de­run­gen am Layout vor­ge­nom­men werden, oder bloß als In­spi­ra­ti­ons­quel­le dienen. In letzterem Fall kann der Nutzer pro­blem­los die Struktur des Schrei­bens gemäß seinen eigenen Vor­stel­lun­gen anpassen.

Ob es sich bei der Vorlage für den Lie­fer­schein um ein Word- oder ein Excel-Dokument handelt, ist dabei prin­zi­pi­ell egal. Einen simplen Wa­ren­be­gleit­schein, der an­schlie­ßend aus­ge­druckt oder per Mail ver­schickt werden kann, erzeugen Sie mit beiden Pro­gram­men. Varianten, die mit einer Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­ons-Software erstellt wurden, können Ihnen al­ler­dings bestimmte Be­rech­nun­gen abnehmen – sofern Sie die ent­spre­chen­den Funk­tio­nen nutzen. Anstelle von Word und Excel können die Vorlagen selbst­ver­ständ­lich auch mit anderen An­wen­dun­gen wie Writer und Calc (Libre­Of­fice bzw. Apache Open­Of­fice) erstellt werden.

Es besteht zwar keine ge­setz­li­che Pflicht zur Aus­stel­lung von Lie­fer­schei­nen; die prak­ti­schen Be­gleit­schrei­ben haben sich al­ler­dings zu einem Standard im Ver­sand­we­sen ent­wi­ckelt, auf den Sie nicht ohne weiteres ver­zich­ten sollten. Obwohl Sie bei der Ge­stal­tung grund­sätz­lich frei sind, sollten Sie sich an die üblichen Prin­zi­pi­en halten. Das gilt natürlich auch für Mus­ter­lie­fer­schei­ne, die sich im Op­ti­mal­fall nah an gängigen Kon­ven­tio­nen ori­en­tie­ren. So ist si­cher­ge­stellt, dass Kunden das Schreiben als Wa­ren­be­gleit­schein iden­ti­fi­zie­ren können und alle not­wen­di­gen In­for­ma­tio­nen erhalten.

Damit eine Vorlage für die Er­stel­lung von Lie­fer­schei­nen geeignet ist, sollten folgende Angaben unbedingt be­rück­sich­tigt sein:

• Kon­takt­in­for­ma­tio­nen von Lieferant und Empfänger: Für die Ar­chi­vie­rung des Wa­ren­be­gleit­scheins und für die Kon­takt­auf­nah­me ist es notwendig, dass die Kon­takt­da­ten des Absenders auf­ge­führt werden. Anhand der eigenen Kon­takt­in­for­ma­tio­nen auf dem Lie­fer­schein kann der Empfänger fest­stel­len, ob die erhaltene Ware tat­säch­lich für ihn bestimmt ist.

• Auf­trags­na­me/Auf­trags­num­mer: Der Lie­fer­schein sollte konkret einer Wa­ren­lie­fe­rung zu­zu­ord­nen sein. Dies kann entweder durch einen ein­zig­ar­ti­gen Namen oder eine spe­zi­fi­sche Nummer bzw. eine Kom­bi­na­ti­on aus beiden Kenn­zeich­nungs­va­ri­an­ten erreicht werden.

• Packliste: Die ele­men­ta­re Funktion des Lie­fer­scheins ist es, den Empfänger über den Typ und den Umfang der er­hal­te­nen Ware auf­zu­klä­ren. Aus diesem Grund darf eine Packliste, die alle ent­hal­te­nen Artikel inklusive Be­zeich­nung und Men­gen­an­ga­be aufführt, nicht fehlen.

• Auftrags- und Lie­fer­da­tum: Durch die Angabe von Auftrags- und Lie­fer­da­tum erhält der Kunde einen genauen Einblick in den Be­ar­bei­tungs- und Ver­sand­pro­zess des ver­kau­fen­den Un­ter­neh­mens. Lassen sich bei der Er­stel­lung des Wa­ren­be­gleit­scheins starke Ab­wei­chun­gen zum ver­spro­che­nen Be­ar­bei­tungs­zeit­raum fest­stel­len, sollte dies dem Kunden durch einen zu­sätz­li­chen Satz im Lie­fer­schein selbst oder durch eine separate Nachricht mit­ge­teilt werden.

Je nach Art des Un­ter­neh­mens und der ver­sen­de­ten Ware können darüber hinaus auch folgende Angaben in einer Lie­fer­schein-Vorlage durchaus sinnvoll sein:

• Telefon-/Faxnummer oder E-Mail-Adresse des Un­ter­neh­mens
• Kon­takt­da­ten eines direkten An­sprech­part­ners im Un­ter­neh­men
• Kun­den­num­mer
• zu­ge­hö­ri­ge Rech­nungs­num­mer
• Ar­ti­kel­num­mern der Waren
• Ge­samt­ge­wicht der Waren
• Ver­sand­art und Trans­port­un­ter­neh­men
• Zeile für interne Emp­fangs­be­stä­ti­gung und das Emp­fangs­da­tum
• Ei­gen­tums­vor­be­halt

Die beiden Vorlagen für Wa­ren­be­gleit­schei­ne un­ter­schei­den sich grund­sätz­lich nicht, sodass Sie Ihre Auswahl davon abhängig machen können, ob Sie lieber mit Excel oder mit Word arbeiten. Wenn Sie jedoch planen, die Vorlage zu einem späteren Zeitpunkt um Au­to­ma­tis­men zu erweitern, sollten Sie sich für die Excel-Variante ent­schei­den. Das Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­ons­pro­gramm erlaubt – anders als Word – die Dar­stel­lung komplexer Funk­tio­nen. Al­ler­dings bietet die Excel-Ober­flä­che mit ihren Ta­bel­len­blät­tern aus Zeilen und Spalten auch deutlich weniger Über­sicht­lich­keit und Nut­zer­kom­fort bei der Be­ar­bei­tung eines Text­do­ku­ments. Nachdem Sie sich für eine Lie­fer­schein-Vorlage ent­schie­den und diese her­un­ter­ge­la­den haben, öffnen Sie sie auf dem her­kömm­li­chen Weg per Dop­pel­klick. In der ge­öff­ne­ten Vor­la­gen­da­tei gilt es nun folgende Än­de­run­gen vor­zu­neh­men:

1. Bevor es an die Be­ar­bei­tung der Haupt­punk­te des Wa­ren­be­gleit­scheins geht, versehen Sie das Schreiben im ersten Schritt mit den passenden Adress­in­for­ma­tio­nen. Zu diesem Zweck hält die Vorlage oben links Platz­hal­ter für die Fir­men­adres­se und die Adress­da­ten des Emp­fän­gers
   
   
2. Auch auf der rechten Seite ist ein Bereich für Ihre Fir­men­adres­se vor­ge­se­hen. Neben der Anschrift ist an dieser Stelle auch die Angabe einer Te­le­fon­num­mer und/oder E-Mail-Adresse zu empfehlen. Ent­schei­den Sie sich gegen diese Kon­takt­in­for­ma­tio­nen, dürfen Sie nicht vergessen, die Platz­hal­ter­num­mer bzw. -adresse zu löschen.
   
   
3. Mit der nun folgenden Be­treff­zei­le teilen Sie dem Empfänger des Pakets mit, dass es sich bei dem Schreiben um einen Lie­fer­schein handelt. Insofern Sie ein Kenn­zeich­nungs­sys­tem (Nummer, ID etc.) für Ihre Lie­fer­schei­ne nutzen, sollten Sie an dieser Stelle auch die ent­spre­chen­de Kenn­zif­fer angeben.
   
   
4. Unter dem Betreff haben Sie Platz für das Lie­fer­schein­da­tum (auf der rechten Seite) und den Kopftext. In diesem sprechen Sie den Kunden direkt an und in­for­mie­ren ihn darüber, dass die erhaltene Lieferung die Artikel enthalten sollte, die in darunter auf­ge­lis­tet werden. Der Kopftext bietet darüber hinaus eine gute Ge­le­gen­heit, um dem Adres­sa­ten noch einmal für den Kauf bzw. die Zu­sam­men­ar­beit zu danken.
   
   
5. Den Kern­in­halt des Lie­fer­scheins – die Auf­lis­tung der ent­hal­te­nen Waren (Po­si­tio­nen) – fügen Sie in die nun folgende Tabelle ein. Die vor­de­fi­nier­ten Spalten sind die Po­si­ti­ons­num­mer, die Be­zeich­nung der Ware sowie die Stückzahl. Sie können jedoch pro­blem­los weitere Spalten hin­zu­fü­gen, wenn Sie bei­spiels­wei­se auch die Ar­ti­kel­num­mer prä­sen­tie­ren wollen. Um weitere Produkte auf­zu­lis­ten, erweitern Sie die Tabelle einfach um die ent­spre­chen­de Zahl an Zeilen.
   
   
6. Der Bereich unter den Po­si­tio­nen ist für zu­sätz­li­che Angaben vor­ge­se­hen, falls Sie bei­spiels­wei­se spe­zi­fi­sche Angaben zu der Lieferung oder dem Lie­fer­da­tum machen wollen. Es folgt ein freies Feld für Datum und Un­ter­schrift, das vom Empfänger des Pakets aus­ge­füllt werden kann, um den Erhalt der Ware für den internen Nachweis zu be­stä­ti­gen.
   
   
7. Den Abschluss der Lie­fer­schein-Vorlage macht ein Platz­hal­ter für den Fußtext. Hier geben Sie noch einmal die kom­plet­ten Kon­takt­da­ten Ihrer Firma bzw. ihres Shops sowie optional die Kon­to­da­ten an. Dazu zählen der Name der Bank, die IBAN (Kon­to­num­mer) und der BIC (Bank­leit­zahl). Auch die Angabe der Um­satz­steu­er-ID ist empfohlen.
   
   
8. Haben Sie alle Bereiche des Mus­ter­lie­fer­scheins angepasst, können Sie die Datei speichern und den Wa­ren­be­gleit­schein aus­dru­cken. Wählen Sie PDF als Spei­cher­for­mat, wenn Sie das Schreiben per E-Mail ver­schi­cken wollen.