Die Lohn­ab­rech­nung: Inhalt und Aufbau

Das Gehalt bzw. der Lohn spielt bei der Wahl eines Ar­beit­ge­bers eine wichtige Rolle. Die Vergütung der Ar­beits­leis­tung, für ge­wöhn­lich gegen Ende des Monats, ist Basis jedes Be­schäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses. Schließ­lich dient die Ausübung einer be­ruf­li­chen Tätigkeit vor allem auch dem Zweck, die an­fal­len­den Rech­nun­gen für Essen, Strom und Miete frist­ge­recht be­glei­chen zu können. Auch wenn die Höhe des Ver­diens­tes grund­sätz­lich ver­trag­lich ver­ein­bart wurde, haben die meisten Ar­beit­neh­mer in Deutsch­land das Recht auf eine nach­voll­zieh­ba­re Ab­rech­nung, die die Zu­sam­men­set­zung des Ar­beits­ent­gelts erläutert – in Textform oder in elek­tro­ni­scher Form mit Aus­druck­mög­lich­keit. Dieses Dokument be­zeich­net man als Lohn­ab­rech­nung oder auch Ge­halts­ab­rech­nung bzw. Ent­gelt­ab­rech­nung.

Bei der Lohn­ab­rech­nung handelt es sich um ein Dokument in Textform oder in elek­tro­ni­scher Form mit Text­aus­druck­mög­lich­keit, dass In­for­ma­tio­nen über den Ab­rech­nungs­zeit­raum und die Zu­sam­men­set­zung des Ar­beits­ent­gelts enthält. Die Lohn­ab­rech­nung gibt nicht nur Auskunft über Brutto- und Net­to­ver­dienst, sondern auch über Art und Höhe von Zu­schlä­gen und Zulagen, Zu­schüs­sen, Ab­schla­gungs­zah­lun­gen sowie sonstigen Ver­gü­tun­gen. Auch die Art und Höhe sämt­li­cher Abzüge werden in dem Dokument aus­ge­wie­sen, das für jeden ge­werb­li­chen Ar­beit­ge­ber in Deutsch­land nach Paragraph 108 der Ge­wer­be­ord­nung (GewO) ver­pflich­tend ist. Diese Ab­rech­nungs­pflicht entfällt al­ler­dings, wenn sich „die Angaben gegenüber der letzten ord­nungs­ge­mä­ßen Ab­rech­nung nicht geändert haben“.

Die einzelnen Beträge sind in der Lohn­ab­rech­nung gemäß Paragraph 107 der Ge­wer­be­ord­nung in Euro zu berechnen und anzugeben. Ebenso ist auch der er­rech­ne­te Aus­zah­lungs­be­trag in Euro zu leisten. Zweck der Ab­rech­nung ist es, einen Ar­beit­neh­mer über die erfolgten Gehalts- bzw. Lohn­zah­lun­gen zu in­for­mie­ren und ihm so eine Kon­troll­mög­lich­keit zu geben. Die Lohn­ab­rech­nung zählt zu den Ar­beits­pa­pie­ren, weshalb sie eine Holschuld darstellt und damit grund­sätz­lich vom Ar­beit­neh­mer selbst beim Ar­beit­ge­ber abgeholt werden muss.

Seit dem In­kraft­tre­ten der so­ge­nann­ten Ent­gelt­be­schei­ni­gungs­ver­ord­nung (EBV) am 1. Juli 2013 haben Ar­beit­ge­ber eine klare Richt­li­nie für die in­halt­li­che Ge­stal­tung der Ent­gelt­be­schei­ni­gun­gen. Da viele Ar­beit­ge­ber aus Gründen der Ver­ein­fa­chung nicht zwischen Be­schei­ni­gung und Ab­rech­nung un­ter­schei­den (ein Dokument anstelle von zwei), ist die Ver­ord­nung auch maß­geb­lich für den in­halt­li­chen Aufbau von Lohn­ab­rech­nun­gen. Die ver­schie­de­nen Pflicht­in­for­ma­tio­nen lassen sich in die zwei Ka­te­go­rien Personen- und Un­ter­neh­mens­an­ga­ben und dar­zu­stel­len­de Ent­gelt­be­zü­ge und -abzüge einordnen.

Auch wenn es keine formalen Vorgaben für den Aufbau der Lohn­ab­rech­nung gibt, ähnelt sich der Aufbau in den meisten Un­ter­neh­men. Der Kopf des Dokuments enthält ty­pi­scher­wei­se die all­ge­mei­nen Angaben zum Ar­beit­neh­mer und zum Ar­beit­ge­ber, wobei die EBV folgende In­for­ma­tio­nen fordert:

• Name und Anschrift des Ar­beit­ge­bers
• Name, Anschrift und Ge­burts­da­tum des Ar­beit­neh­mers
• So­zi­al­ver­si­che­rungs­num­mer des Ar­beit­neh­mers
• Datum des Be­schäf­ti­gungs­be­ginns bzw. -endes
• Ab­rech­nungs­zeit­raum inklusive darin ent­hal­te­ner Steuer- und So­zi­al­ver­si­che­rungs­ta­ge
• Lohn­steu­er­klas­se sowie (ggf.): gewählter Faktor, Zahl der Kin­der­frei­be­trä­ge, Merkmale für den Kir­chen­steu­er­ab­zug, Steu­er­frei­be­trag, Steu­er­hin­zu­rech­nungs­be­trag nach Jahr und Monat
• Steu­er­iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer (Steuer-ID)
• Bei­trags­grup­pen­schlüs­sel und zu­stän­di­ge Ein­zugs­stel­le für den Ge­samt­so­zi­al­ver­si­che­rungs­be­trag
• ggf. Angabe über Bei­trags­zu­schlag für Kin­der­lo­se
• ggf. Angabe über Be­schäf­ti­gungs­ver­hält­nis in der Gleitzone nach Paragraph 20 Absatz 2 des Vierten Buches des SGB
• ggf. Angabe über Mehr­fach­be­schäf­ti­gung

In den weiteren Ab­schnit­ten der Lohn­ab­rech­nung werden die Bezüge und Abzüge ka­te­go­risch (Lohn/Gehalt, Steuer, So­zi­al­ver­si­che­rung, Sonstiges) auf­ge­lis­tet, um der Reihe nach den Brut­to­ver­dienst, den Net­to­ver­dienst und schließ­lich den tat­säch­lich aus­ge­zahl­ten Betrag aus­zu­wei­sen:

• Brut­to­ent­gelt: der dem Ar­beit­neh­mer zu­ste­hen­de Brut­to­lohn bzw. das zu­ste­hen­de Brut­to­ge­halt
• Gesamt-Brut­to­ent­gelt: das dem Ar­beit­neh­mer zu­ste­hen­de Gesamt-Brutto inklusive Brut­to­ent­gelt und Zu­schlä­gen, Zulagen, geld­wer­ten Vorteilen, Sach­be­zü­gen etc.
• Lohn­steu­er: Vor­aus­zah­lung auf die Ein­kom­mens­steu­er, die der Ar­beit­ge­ber einbehält und an das Finanzamt abführt
• Kir­chen­steu­er: Pflicht­bei­trag für alle Mit­glie­der einer Kirche, die Kör­per­schaft des öf­fent­li­chen Rechts ist
• So­li­da­ri­täts­zu­schlag: Er­gän­zungs­ab­ga­be zur Ein­kom­mens­steu­er; Bemessung und Erhebung sind durch das So­li­da­ri­täts­zu­schlag­ge­setz (SolZG) geregelt
• So­zi­al­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge des Ar­beit­neh­mers: Pflicht­bei­trä­ge zur Kran­ken­ver­si­che­rung, Ren­ten­ver­si­che­rung, Ar­beits­lo­sen­ver­si­che­rung und Pfle­ge­ver­si­che­rung
• Net­to­ent­gelt: Nettolohn bzw. Net­to­ge­halt, der bzw. das nach Abzug der So­zi­al­ver­si­che­rungs­be­trä­ge üb­rig­bleibt
• Ar­beit­ge­ber­zu­schüs­se: Zuschüsse des Ar­beit­ge­bers – bei­spiels­wei­se zu den Beiträgen einer frei­wil­li­gen oder privaten Kranken- und Pfle­ge­ver­si­che­rung
• Ent­geltauf­sto­ckung nach dem Al­ters­teil­zeit­ge­setz: Auf­sto­ckungs­be­trag für Ar­beit­neh­mer in Al­ters­teil­zeit­ar­beit (gemäß Paragraph 3 AltTZG min­des­tens 20 Prozent)
• Ne­ben­be­zü­ge: geldwerte Vorteile (Sach­be­zü­ge) oder steu­er­pflich­ti­ge Be­stand­tei­le von sonstigen Per­so­nal­ne­ben­kos­ten – wie zum Beispiel Rei­se­kos­ten, Um­zugs­kos­ten oder Tren­nungs­gel­der
• Ar­beit­ge­ber­zu­schüs­se zu Ent­gel­ter­satz­leis­tun­gen: Zuschüsse des Ar­beit­ge­bers zu So­zi­al­leis­tun­gen wie Mut­ter­schafts­geld, El­tern­geld oder Kran­ken­geld
• vom Ar­beit­neh­mer über­nom­me­ne Ar­beit­ge­ber­leis­tun­gen: z. B. ab­ge­wälz­te pauschale Lohn­steu­er
• Wert­gut­ha­ben: Ein­zah­lun­gen bzw. Aus­zah­lun­gen, die ein ein­ge­rich­te­tes Wert­gut­ha­ben (Lang­zeit­ar­beits­kon­to) betreffen
• Aus­zah­lungs­be­trag: der an den Ar­beit­neh­mer aus­zu­zah­len­de Betrag nach Be­rück­sich­ti­gung aller Bezüge und Abzüge

Für ge­wöhn­lich erhalten Ar­beit­neh­mer ihre Lohn­ab­rech­nung in Form eines DIN-A4-Dokuments. In diesem Rahmen die zahl­rei­chen In­for­ma­tio­nen un­ter­zu­brin­gen, die das Ar­beits­pa­pier enthalten muss, ist gar nicht so einfach. Die ele­men­ta­ren Begriffe werden daher durch Ab­kür­zun­gen dar­ge­stellt. Die wich­tigs­ten dieser Ab­kür­zun­gen (die in manchen Ab­rech­nun­gen durch Legenden unter der Ent­gelt­auf­lis­tung auf­ge­schlüs­selt werden) inklusive ihrer Bedeutung finden Sie in der nach­fol­gen­den Tabelle.

Sach­be­zü­ge (die auch als geldwerte Vorteile oder Sach­leis­tun­gen be­zeich­net werden) er­mög­li­chen dem Ar­beit­ge­ber, die Ar­beits­leis­tung der Ar­beit­neh­mer auch auf andere Art zu vergüten als über Geld­zah­lun­gen. Manche dieser Bezüge sind al­ler­dings ebenfalls steu­er­pflich­ti­ge Einnahmen und damit in der So­zi­al­ver­si­che­rung bei­trags­pflich­tig, weshalb sie in der Lohn­ab­rech­nung auf­ge­führt werden müssen. Ab wann und welche Art von geld­wer­ten Zu­wen­dun­gen durch den Ar­beit­ge­ber in der Ent­gelt­ab­rech­nung zu ver­zeich­nen sind, regelt die „Ver­ord­nung über die so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­che Be­ur­tei­lung von Zu­wen­dun­gen des Ar­beit­ge­bers als Ar­beits­ent­gelt“ (SvEV). Typische Sach­leis­tun­gen sind zum Beispiel folgende:

• Dienst­wa­gen (zum privaten Gebrauch)
• Fir­men­han­dy
• Ver­pfle­gung
• Un­ter­kunft
• Tickets für den öf­fent­li­chen Nah­ver­kehr
• Mit­ar­bei­ter-Rabatt, Gut­schei­ne
• Fort­bil­dungs­rei­sen
• Kin­der­gar­ten­zu­schüs­se
• Wert­pa­pie­re
• Be­klei­dung (mit Fir­men­lo­go)

Viele Sach­be­zü­ge sind komplett steu­er­frei (wie z.B. das kostenlos vom Ar­beit­ge­ber zur Verfügung gestellte Handy), für andere werden Pau­scha­len für die Be­rech­nung der Lohn­steu­er und So­zi­al­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge her­an­ge­zo­gen (z. B. beim Dienst­wa­gen). Aufgrund der ge­rin­ge­ren steu­er­li­chen Belastung stellen geldwerte Vorteile als Al­ter­na­ti­ve zur Ge­halts­er­hö­hung sowohl für Ar­beit­neh­mer als auch für Ar­beit­ge­ber häufig eine at­trak­ti­ve Ver­gü­tungs­form dar.

Bei der Be­rech­nung der So­zi­al­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge zu Zwecken der Lohn­ab­rech­nung spielt die so­ge­nann­te Bei­trags­be­mes­sungs­gren­ze eine ele­men­ta­re Rolle: Die Grenze dient als Be­stim­mungs­grö­ße dafür, bis zu welchem Betrag das Ar­beits­ent­gelt ge­setz­lich Ver­si­cher­ter für die Beiträge der ge­setz­li­chen So­zi­al­ver­si­che­rung her­an­ge­zo­gen wird. Der Teil des Gehalts bzw. Lohns, der über der Bei­trags­be­mes­sungs­gren­ze liegt, bleibt bei der Be­rech­nung außen vor. Es exis­tie­ren zwei un­ter­schied­li­che Werte – einer für die ge­setz­li­che Renten- und Ar­beits­lo­sen­ver­si­che­rung, einer für die ge­setz­li­che Kranken- und Pfle­ge­ver­si­che­rung – die jährlich von der Bun­des­re­gie­rung angepasst werden (in Relation zur Ent­wick­lung des durch­schnitt­li­chen Brut­to­lohns). Die Bei­trags­be­mes­sungs­gren­ze für Renten- und Ar­beits­lo­sen­ver­si­che­rung fällt zudem un­ter­schied­lich für Ost- und West­deutsch­land aus.

Folgendes Beispiel ver­deut­licht die Wirkung der Bei­trags­be­mes­sungs­gren­ze:

Ein Ar­beit­neh­mer, der 2019 ein mo­nat­li­ches Brut­to­ein­kom­men von 5.000,00 Euro bezieht, würde theo­re­tisch einen Kran­ken­ver­si­che­rungs­bei­trag von 365,00 Euro (7,3 Prozent) plus die Hälfte des kas­sen­in­di­vi­du­el­len Zu­satz­bei­trags zahlen. Da das Einkommen jedoch nur bis zur Bei­trags­be­mes­sungs­gren­ze von 4.537,50 Euro be­rück­sich­tigt wird, beträgt sein Ver­si­che­rungs­bei­trag lediglich 331,24 Euro.

Die Bei­trags­be­mes­sungs­gren­ze wirkt sich nicht nur auf den Kran­ken­ver­si­che­rungs­bei­trag aus, den der Ar­beit­neh­mer zu leisten hat: Auch für den Ar­beit­ge­ber gilt die Grenze, sodass dieser im auf­ge­führ­ten Beispiel ebenfalls den Ma­xi­mal­be­trag von 331,24 Euro zahlen müsste.

Im Rahmen der Hartz-Gesetze wurde am 1. April 2003 die so­ge­nann­te Gleitzone für den Nied­rig­lohn­sek­tor ein­ge­führt. Der Über­gangs­be­reich umfasst seit 2013 den Ver­dienst­be­reich von 450,01 bis 850,00 Euro im Monat (ur­sprüng­lich 400,01 bis 800,00 Euro). In Ab­gren­zung zu den Minijobs bis 450,00 € be­zeich­net man Ar­beits­ver­hält­nis­se in diesem Bereich als Midijobs. Löhne und Gehälter, die zwischen 450,01 und 850,00 € liegen, werden nicht mit den vollen So­zi­al­ver­si­che­rungs­bei­trä­gen belastet. Es gelten besondere Re­ge­lun­gen zur Bei­trags­be­rech­nung. Für den Ar­beit­ge­ber gelten diese al­ler­dings nicht – er zahlt den ge­wöhn­li­chen Bei­trags­an­teil ohne Son­der­kon­di­tio­nen.

Für das Jahr 2019 ist geplant, die Ober­gren­ze für Midijobs auf 1.300,00 Euro anzuheben. Der aktuell erlaubte Verzicht auf die Gleit­zo­nen-Regelung ist dann jedoch nicht mehr möglich. Im Zuge dieser Neue­run­gen wird der Begriff „Gleitzone“ durch „Über­gangs­be­reich“ ersetzt.

Jeder ge­werb­li­che Ar­beit­ge­ber in Deutsch­land ist nach Paragraph 108 der GewO dazu ver­pflich­tet, Lohn­ab­rech­nun­gen zu erstellen und an seine Ar­beit­neh­mer wei­ter­zu­lei­ten. Diese Pflicht gilt zwar theo­re­tisch nicht, wenn der Aus­zah­lungs­be­trag Monat für Monat identisch ist – in der Praxis hat sich die mo­nat­li­che Ab­rech­nungs­va­ri­an­te al­ler­dings als Standard etabliert. Für nicht ge­werb­li­che Ar­beit­ge­ber gilt die Pflicht zur Lohn­ab­rech­nung grund­sätz­lich nicht, ist aber auch in diesem Bereich schon lange Standard. Die Er­rech­nung der Ent­gelt­leis­tun­gen und die an­schlie­ßen­de Aus­zah­lung der Beträge an die An­ge­stell­ten bzw. Arbeiter ist dabei Aufgabe der Lohn­buch­hal­tung. Diese kann wahlweise von einem internen Team oder von einem externen Dienst­leis­ter über­nom­men werden, wobei Faktoren wie Know-how (ins­be­son­de­re Lohn­steu­er­recht, Ar­beits­recht und So­zi­al­ver­si­che­rungs­recht) und Ka­pa­zi­tä­ten bei der Wahl zwischen diesen beiden Lösungen eine wichtige Rolle spielen.

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