Bestandteile und Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung
Eine fehlerfreie Rechnung ist für Unternehmer eine wichtige Voraussetzung, um rechtliche Konflikte mit Kunden oder dem Finanzamt zu vermeiden. Außerdem stellt eine vollständige Rechnung sicher, dass Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Dies erlaubt Ihren Geschäftspartnern bzw. Ihnen selbst, sich die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer vom Finanzamt erstatten zu lassen. Sie wird dann mit dem Betrag, den Sie abführen müssen – der sogenannten Umsatzsteuerschuld – verrechnet.
Damit Sie die Vorsteuer geltend machen können, reichen Sie beim Finanzamt ordnungsgemäße Rechnungen mit allen Pflichtangaben ein. Wir erklären Ihnen, welche Bestandteile eine Rechnung enthalten muss und welche Anforderungen es darüber hinaus für das Ausstellen von korrekten Rechnungen gibt.
Beim Schreiben einer Rechnung mit einem Rechnungsprogramm, wie der Online-Buchhaltung von IONOS, sind alle Pflichtangaben einer Rechnung automatisch enthalten. Auf was es sonst zu achten gilt, das erfährt man nachfolgend.
In § 15 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) finden Sie alle Regelungen zum Thema Vorsteuerabzug.
Was muss eine Rechnung enthalten? Pflichtangaben in einer Rechnung
Bei einer Rechnung handelt es sich um ein schriftliches Dokument, in dem der Rechnungssteller die erbrachten Warenlieferungen und/oder Dienstleistungen detailliert auflistet und für diese vom Kunden ein Entgelt verlangt. Eine generelle Pflicht, eine Rechnung auszustellen, existiert nicht: Die gegenseitigen Ansprüche von Vertragspartnern – die Geldforderung einerseits und die Produkthaftung andererseits – sind auch ohne vorliegende Rechnung bindend. Gegenüber Unternehmern (Lieferanten und Dienstleistern) haben Sie jedoch einen gesetzlichen Anspruch auf eine Rechnung, da Sie sonst nicht von ihrem Vorsteuerabzugsrecht Gebrauch machen könnten.
Alle erbrachten Lieferungen und sonstigen Leistungen, die Ihr Unternehmen gegen Entgelt erbringt, unterliegen der Umsatzsteuerpflicht (sofern Sie nicht von dieser ausgenommen oder befreit sind). Beziehen sich die Leistungen auf Lieferanten und Dienstleister, muss eine Rechnung ausgestellt werden.
Laut § 14, 4 UStG dürfen in einer ordnungsgemäßen Rechnung diese Angaben auf gar keinen Fall fehlen:
✓ der vollständige Name und die vollständige Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers
✓ die Steuernummer (Steuer-ID) oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr. bzw. UID) des Rechnungsausstellers
✓ das Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum)
✓ der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
✓ eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
✓ Menge oder Umfang sowie Art der abzurechnenden Leistung
✓ das Entgelt für die Lieferung oder Leistung, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, sowie der anzuwendende Steuersatz
✓ vereinbarte Entgeltsminderungen (z. B. Rabatte, Boni, Skonti etc.)
✓ im Falle einer Gutschrift die Angabe „Gutschrift“ statt „Rechnung“
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Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Unter der Steuernummer werden nicht nur die betrieblichen Steuerangelegenheiten aufgeführt, sondern auch die persönlichen. Wer seine private Steuernummer bei Geschäftsangelegenheiten nicht angeben möchte, kann alternativ die sogenannte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr. bzw. UID) verwenden. Diese wird jedem umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen und Freiberufler zusätzlich zur Steuernummer zugeordnet. Die USt-IdNr. Können Sie über das Bundeszentralamt für Steuern anfordern.
Auch Kleinunternehmer können unter bestimmten Voraussetzungen eine USt-IdNr. beantragen. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) kann Ihnen diesbezüglich weiterhelfen.
Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt
Als Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt geben Sie das Datum an, an dem Ihre Lieferung bzw. Leistung beim Kunden eingegangen bzw. ausgeführt wurde. Beim Leistungszeitpunkt ist der Tag entscheidend, an dem die Leistung vollständig erbracht bzw. beendet wurde. Den Lieferzeitpunkt können Sie dem Lieferschein entnehmen. Steht der genaue Zeitpunkt noch nicht fest, geben Sie einen voraussichtlichen Termin an (z. B. „vsl. Liefertermin: 12.05.2017“).
Rechnungsnummer
Laut § 14 UStG muss jede Rechnung eine „fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen“ enthalten. Diese einmalige Rechnungsnummer dient der eindeutigen Identifizierung der Rechnung. Kombinationen aus Ziffern und Buchstaben sind dabei genauso zulässig wie die Bildung von Nummernkreisen (z. B. nach Filialen).
Sie können die fortlaufende Rechnungsnummer nach Belieben aufbauen, z. B.:
Rg.-Nr.: I-1205-M-1234-17
Erklärung: „I“ steht für Inland, die Zahl „1205“ für das Rechnungsdatum 12. Mai, „M“ meint das Auslieferungslager München, die Zahl „1234“ ist die fortlaufende Rechnungsnummer und die letzte Zahl „17“ bezieht sich auf das Jahr 2017.
Wichtig ist, dass Sie dann bei der nächsten Rechnung als fortlaufende Zahl „1235“ angeben.
Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
Achten Sie darauf, dass Sie in der Rechnung alle ausgelieferten Waren bzw. alle abzurechnenden Leistungen gesondert und mit einer handelsüblichen Beschreibung aufführen. Dabei können Sie einfach auf Sammelbezeichnungen wie „Büromöbel“, „Tischgarnituren“, „Abflussrohre“ etc. zurückgreifen. Allgemeine Bezeichnungen, beispielsweise „Geschenkartikel“, reichen allerdings nicht aus. In derselben Zeile führen Sie ebenfalls die Preise (den Gesamtpreis sowie ggf. den Netto-Einzelpreis) auf.
Werden Anzahlungen abgerechnet, müssen Sie das separat auf der Rechnung angeben und mit dem Zusatz „Abrechnung über eine noch zu erbringende Leistung“ kennzeichnen. Wenn Sie bereits das Datum kennen, zu dem das Geld eingenommen wird, müssen Sie dieses ebenfalls angeben.
Entgelt und Steuerbetrag sowie Steuersatz
Das Entgelt (Rechnungsbetrag netto und brutto), der Steuerbetrag (Preis zzgl. Umsatzsteuer) und der Steuersatz (Umsatzsteuer in Prozent) müssen einzeln in der Rechnung aufgelistet werden. Falls der Leistungsempfänger eine Steuerbefreiung erhält, muss die Rechnung den Hinweis enthalten, für welche Lieferung oder Leistung die Steuerbefreiung gilt. Dies gilt ebenfalls für Entgeltsminderungen, z. B. bei Rabatten, Boni, Skonti etc.
Steuerregelung bei Kleinunternehmern
Wenn das Finanzamt Sie als Kleinunternehmer anerkennt, brauchen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer auszuweisen. Dafür bekommen Sie aber auch nicht die Vorsteuer erstattet. Als Kleinunternehmer gelten Sie, wenn Ihr Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht über 22.000 Euro (Stand Jahr 2021 - aktuell Höhe siehe auch UstG §19) lag und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro betragen wird.
Der Vorteil für Sie als Kleinunternehmer: Sie haben weniger Verwaltungsaufwand und müssen sich nicht mit dem oft unübersichtlichen Umsatzsteuerrecht befassen. Es ist allerdings notwendig, dass Sie in der Rechnung auf das Fehlen der Umsatzsteuer hinweisen. Ergänzen Sie Ihre Rechnung einfach mit dem Satz: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
Zwar brauchen Sie sich als Kleinunternehmer nicht mit den Regelungen zur Umsatzsteuer auseinanderzusetzen, dennoch dürfen Sie die anderen Pflichtangaben in Ihrer Rechnung nicht vergessen.
Pflicht zur Ausstellung und Aufbewahren von Rechnungen
Laut § 14 UStG müssen umsatzsteuerpflichtige Rechnungen innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung an den Leistungsempfänger ausgestellt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Handelt es sich um eine Rechnung gegenüber einer Privatperson, muss sie lediglich für zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG).
Die einzelnen Bestimmungen über das Ausstellen, Aufbewahren und Sonderpflichten von Rechnungen sowie jegliche Steuergesetze, können Sie §§ 14 ff. des Umsatzsteuergesetzes (UStG) entnehmen.
Sonderregelungen bei der Rechnungsstellung
Wie so oft gibt es auch bei der Rechnungsstellung Ausnahmen. Sonderfälle sind beispielsweise Gutschriften, Anzahlungen oder Teilleistungen sowie Fahrausweise. Auch bei Rechnungen für Unternehmen innerhalb der EU oder in Drittländern gibt es Sonderregelungen zu beachten.
Gutschrift statt Rechnung
Die Gutschrift wird vom Leistungsempfänger ausgestellt. Dieser begleicht also keine Rechnung im klassischen Sinne, sondern erstellt dem Leistungserbringer für dessen erbrachte Leistung eine Gutschrift in Höhe des vereinbarten Preises.
Ist ein Freelancer in einem bestimmten Zeitraum für ein Unternehmen tätig, kann er sich von bürokratischem Aufwand entlasteten, indem er für seine geleistete Arbeit keine Rechnung ausstellt. Er erhält stattdessen vom Unternehmen eine Gutschrift über sein Entgelt.
Die Umsatzsteuerregelung funktioniert hier genauso wie bei einer klassischen Rechnung: Mit der ausgestellten Gutschrift können Sie Ihre geleistete Vorsteuer von der gesamten Umsatzsteuerschuld abziehen. Wichtig dabei ist, dass Sie für das Finanzamt die Gutschrift als solche kennzeichnen.
Anzahlungen und Teilleistungen
Generell müssen Rechnungen nicht auf einen Schlag und in Vorleistung gezahlt werden. Oft gibt es für den Kunden das Angebot, Leistungen aufzuteilen und in Raten zu bezahlen. Für Sie als Unternehmer ist es wichtig, dass Sie bereits erbrachte Zahlungen in der Schlussrechnung vermerken. Die Umsatzsteuer geben Sie in den Teilleistungen ebenfalls an.
Beachten Sie, dass Sie bei Teilrechnungen denselben Steuersatz anwenden, der auch zum Abrechnungsende der Leistung gilt.
Fahrausweise als Rechnung
Egal, ob U-Bahn oder ICE: Fahrausweise können Sie ebenfalls als Rechnungen einreichen. Auch hierbei sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt. Voraussetzung dafür sind folgende Angaben:
- Name und Anschrift des befördernden Unternehmens (z. B. Deutsche Bahn)
- Entgelt (inkl. Steuer)
- Datum der Fahrscheinausstellung
- der angewendete Steuersatz
Falls Sie Ihr Ticket online gekauft haben, müssen Sie dem Finanzamt einen Ausdruck vorlegen, um vom Vorsteuerabzug profitieren zu können.
Lieferungen in Drittländer
Beim Export ins Ausland gilt generell: Lieferungen ins Nicht-EU-Ausland (sogenannte Drittstaaten) sind steuerbefreit, solange Sie einen Belegnachweis (Zollbeleg) sowie einen Buchungsnachweis vorlegen können. In der jeweiligen Rechnung dürfen Sie folglich keine Steuern aufführen. Den Grund für die Steuerbefreiung müssen Sie hier unbedingt angeben, z. B. mit dem Hinweis: „Steuerfreie Ausfuhrlieferung/tax free export“.
Lieferungen in EU-Länder
Auch bei Lieferungen ins EU-Ausland gilt die Steuerbefreiung. Die Rechnung hat dieselben formellen Anforderungen wie eine normale Inlandsrechnung. Allerdings müssen Sie neben den Pflichtangaben noch folgende Zusätze beachten:
- die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens
- Bei Geschäftskunden die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (bei Privatpersonen reicht die Steuernummer)
- den Hinweis auf Steuerbefreiung der Lieferungen (z. B. „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“)
Ebenso gesetzlich vorgeschrieben ist es, dass Sie Ihre Rechnungen stets bis zum 15. des Folgemonats ausstellen, also spätestens 45 Tage nach dem Erbringen der Leistung. Beachten Sie, dass Sie für Warenlieferungen ins innereuropäische Ausland vierteljährlich eine zusammenfassende Meldung beim Bundeszentralamt für Steuern abgeben müssen.
Das Bundeszentralamt für Steuern kann Ihnen im Zweifelsfall die Richtigkeit ausländischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bestätigen.
Häufige Fehler bei der Rechnungsstellung
Bei der Rechnungsstellung können Ihnen viele Fehler unterlaufen. Wenn Sie beim Finanzamt eine fehlerhafte oder unvollständige Rechnung einreichen, kann Ihnen das Recht auf Vorsteuerabzug verweigert werden, sodass Sie auf Mehrkosten sitzenbleiben. Das sind die häufigsten Fehler bei einer Rechnung:
Pflichtangaben fehlen oder werden falsch ausgestellt
Wenn Sie die oben genannten Pflichtangaben in Ihrer Rechnung nicht berücksichtigen, erfüllen Sie nicht die Mindestanforderung und Ihre Rechnungen sind beim Finanzamt unwirksam. Den Vorsteuerabzug erhalten Sie erst, wenn Sie als Rechnungsaussteller alle notwendigen Daten ergänzt bzw. berichtigt haben. Schreibfehler, die nicht sinnentstellend sind, verwehren Ihnen aber nicht das Recht auf den Vorsteuerabzug. Wenn Sie allerdings eine falsche Steueridentifikationsnummer angeben, kann dies zu erheblichen Problemen führen.
Zu hoher oder zu niedriger Steuerausweis
Wenn Sie einen zu hohen oder einen zu niedrigen Steuersatz angeben, ist dies ein gravierender Rechnungsfehler. Achten Sie deshalb stets auf eine korrekte Angabe. Weisen Sie beispielsweise eine zu hohe Steuer aus, müssen Sie diese dem Finanzamt auch bezahlen. Ihr Kunde hingegen kann den überhöhten Steuersatz nicht für seinen Vorsteuerabzug berücksichtigen.
Umgekehrt hat auch ein zu niedriger Steuersatz Folgen. Zwar muss das Unternehmen, dass die zu niedrige Steuer auf sein Produkt angewendet hat, vorerst nur diese bezahlen, allerdings kann auch der Leistungsempfänger die Vorsteuer nur zu dem angegebenen Steuersatz von der gesamten Umsatzsteuerschuld abziehen.
Unberechtigter Steuerausweis
Rechnungen, die Falschangaben enthalten, werden als unberechtigter Steuerausweis bezeichnet. Wer beispielsweise Handwerksarbeiten in seinen Büroräumen angibt, jedoch tatsächlich seinen Hobbykeller aufhübschen lässt oder statt eines Büro-Computers eine Spielekonsole für den Eigenbedarf kauft, muss dem Finanzamt die ausgewiesene Umsatzsteuer nachzahlen.
Scheinrechnungen
Wurde eine Rechnung erstellt, ohne dass eine Leistung erbracht oder eine Lieferung vollzogen wurde, spricht man von einer Scheinrechnung. Eine Scheinrechnung liegt auch dann vor, wenn der Rechnungsaussteller in Wirklichkeit gar kein Unternehmer ist. Das Finanzamt behält sich in solchen Fällen vor, den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers zu verwehren.
Prüfen Sie Ihre Rechnungen gründlich! Denn nur ordnungsgemäße Rechnungen werden vom Finanzamt gebilligt. Das gilt für Papierrechnungen wie auch für elektronische Rechnungen.
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