Quittungen schreiben mit korrekter Vorlage
Mit dem richtigen Quittungsvordruck ist es nahezu kinderleicht, eine Quittung richtig auszufüllen. Doch wie sieht eine Quittungsvorlage genau aus? Und wozu werden Quittungen überhaupt benötigt? Wir erklären Ihnen, wie Sie eine Quittung ausstellen und welche Pflichtangaben Sie auf keinen Fall vergessen dürfen.
Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist eine schriftliche Empfangsbestätigung, mit der die Zahlung für eine Leistung oder der Erhalt einer Ware belegt wird. Wenn Sie zum Beispiel Produkte an ein anderes Unternehmen oder an eine Privatperson verkaufen, so sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, auf Wunsch des Kunden bzw. der Kundin den Erhalt der Zahlung über eine Quittung zu bestätigen. Im § 368 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) heißt es diesbezüglich:
Der Gläubiger hat gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis (Quittung) zu erteilen. Hat der Schuldner ein rechtliches Interesse, dass die Quittung in anderer Form erteilt wird, so kann er die Erteilung in dieser Form verlangen.
Einfach ausgedrückt: Der Kunde bzw. die Kundin hat das Recht, vom Leistungserbringenden bzw. vom Lieferunternehmen eine schriftliche Empfangsbestätigung (Quittung) zu verlangen. In der Praxis werden Quittungen meist bei Barzahlungen ausgestellt. Aber auch, wenn die Zahlung per Lastschrift oder Überweisung erfolgt, können Kunden nachträglich eine Quittung verlangen. Dabei sind Quittungen nicht mit Kassenbons zu verwechseln. Diese werden zwar häufig als Quittungen bezeichnet, erfüllen jedoch nicht deren formelle Anforderungen.
Wozu werden Quittungen benötigt?
Mit einer Quittung verfügen Kundinnen und Kunden über eine beweiskräftige Urkunde, die sie dem Finanzamt auf Verlangen vorlegen können. Damit dient die Quittung in erster Linie als Beleg, falls irgendwelche Fragen seitens des Finanzamts offenstehen und das Risiko besteht, dass das Unternehmen seinen Vorsteuerabzug verliert.
Um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten für Sie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung an oberster Stelle stehen. Dazu gehört auch die korrekte Handhabung mit Quittungen.
Quittung und Rechnung: Was ist der Unterschied?
Während eine ordnungsgemäße Rechnung eine Zahlungsforderung gegenüber dem Kunden bzw. der Kundin beschreibt, dient eine Quittung lediglich als zusätzliches Beweismittel bzgl. des Zahlungseingangs. Aus diesem Grund sind die formellen Kriterien einer ordnungsgemäßen Rechnung auch viel umfangreicher als die einer Quittung. Bedenken Sie also, dass eine Quittung niemals eine Rechnung gemäß § 14, 4 UstG ersetzen kann. Allerdings kann eine Rechnung als Quittung fungieren, wenn sie den Vermerk „Betrag erhalten“ sowie alle für Quittungen relevanten Pflichtangaben enthält.
Quittungen können jedoch durchaus Kleinbetragsrechnungen ersetzen, da sich ihre formellen Anforderungen gleichen.
Quittungen richtig ausfüllen
Um eine Quittung richtig auszufüllen, müssen Sie bestimmte formale Kriterien berücksichtigen. Es dürfen auf einer Quittung folgende Angaben nicht fehlen:
✓ Der Titel „Quittung“
✓ eine fortlaufende Nummer
✓ der Nettopreis
✓ der Steuerbetrag und Steuersatz in Höhe von 7 % oder 19 % (oder der Hinweis zur Steuerbefreiung)
✓ der Bruttopreis (in Zahlen und Worten)
✓ Name und Anschrift des Ausstellers
✓ Name des Empfängers bzw. der Empfängerin
✓ Art und Menge des verkauften Produkts bzw. Art der Dienstleistung
✓ Ort und Datum der Ausstellung
✓ Unterschrift des Ausstellenden (ggf. mit Firmenstempel)
Sie können Ihre Quittungen per Hand – beispielsweise mithilfe eines Quittungsblocks – oder auch mithilfe von Quittungsvorlagen am PC digital ausstellen. Spezielle Buchhaltungsprogramme können Ihnen die Arbeit erheblich erleichtern. Mit einer professionellen Software haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, das Erstellen von Quittungen mit Ihrer gesamten Buchhaltung zu verknüpfen.
Achten Sie darauf, dass Sie beim Ausfüllen von Quittungen keine Fehler machen! Falsche oder fehlende Angaben in der Quittung können den Vorsteuerabzuggefährden. Ein wichtiger Hinweis: Als steuerbefreites Unternehmen dürfen Sie auf Ihren Quittungen keinesfalls Steuern ausweisen. Anderenfalls wird das Finanzamt von Ihnen verlangen, dass Sie die ausgewiesene Umsatzsteuer auch tatsächlich bezahlen.
Quittung: Vorlage zum Download
Je nachdem, wie viele Quittungen Sie täglich schreiben müssen, ist eine digitale Lösung bzw. eine einheitliche Quittungsvorlage möglicherweise lohnenswert. Mit der richtigen Quittungsvorlage ist Quittungen schreiben ziemlich leicht. Tragen Sie einfach alle notwendigen Angaben in die entsprechenden Pflichtfelder ein. Vergessen Sie am Ende Ihre Unterschrift nicht! Ein Firmenstempel ist hingegen nicht notwendig.
Wenn Sie Ihre eigene Quittung erstellen möchten, können Sie sich zum Beispiel an folgendem Muster orientieren:
Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.