Was Sie über die Rechnungsnummer wissen müssen
Die Rechnungsnummer gehört laut § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) zu den Pflichtangaben auf Rechnungen. Dem Gesetzestext zufolge muss jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, eine Rechnungsnummer beinhalten. Ausnahmen macht der Gesetzgeber bei Fahrausweisen und Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro.
Was ist eine Rechnungsnummer und welchen Zweck erfüllt sie?
Eine fortlaufende Rechnungsnummer soll sicherstellen, dass jede ausgestellte Rechnung einmalig ist und dem jeweiligen Geschäftsvorfall eindeutig und nachvollziehbar zugeordnet werden kann – etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Versäumt es ein Unternehmen, ausgestellte Rechnungen mit einer Rechnungsnummer zu versehen, kann dies bei einer Betriebsprüfung dazu führen, dass die sachliche Richtigkeit der Buchführung in Frage gestellt wird. Reichen die Angaben aufgrund mangelhafter Buchführung nicht aus, um eine Besteuerungsgrundlage zu ermitteln, ist das Finanzamt berechtigt, die Buchhaltung des bzw. der Steuerpflichtigen komplett zu verwerfen.
Gemäß § 162 der Abgabenordnung (AO) darf es stattdessen eine Schätzung ansetzen bzw. nicht ersichtliche, steuerpflichtige Umsätze hinzuschätzten. Für Unternehmen geht dies in der Regel mit einem finanziellen Nachteil einher. Voraussetzung für ein solches Vorgehen ist gemäß § 158 AO, dass die sachliche Richtigkeit beanstandet wird. Durch formelle Mängel allein ist eine Schätzung nicht zu rechtfertigen.
Wichtig ist eine korrekte Rechnungsnummer zudem für umsatzsteuerpflichtige Rechnungsempfangende, die die Vorsteuer aus einer erhaltenen Rechnung beim Finanzamt geltend machen möchten. In Deutschland werden lediglich Endverbraucher und -verbraucherinnen mit der Umsatzsteuer belastet.
Umsatzsteuern, die Rechnungsempfangende für den Erwerb von Waren und Dienstleistungen im Rahmen einer gewerblichen Tätigkeit bezahlen, werden als Vorsteuern bezeichnet und vom Finanzamt erstattet. Voraussetzung dafür ist, dass das Unternehmen mit dem Verkauf eigener Waren oder Dienstleistungen umsatzsteuerpflichtige Umsätze erbringt und somit zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Daher akzeptiert das Finanzamt im Rahmen des Vorsteuerabzugs lediglich Rechnungen, die mit einer ordnungsgemäßen Rechnungsnummer versehen sind.
Aufbau der Rechnungsnummer
Grundlegende Vorschriften zum Aufbau rechtssicherer Rechnungsnummern macht § 14 UStG. Dieser definiert eine Rechnungsnummer als:
„eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“
Diese Richtlinie wurde in der Vergangenheit mitunter als Handlungsaufforderung interpretiert, Rechnungsnummern folgendem Schema entsprechend in lückenloser Abfolge hochzuzählen.
- Erste Rechnung: RE-0001
- Zweite Rechnung: RE-0002
- Dritte Rechnung: RE-0003
- usw.
Ein solcher Aufbau des Rechnungsnummer-Schemas erscheint übersichtlich, birgt in der Praxis jedoch Probleme.
Wird die Rechnungsnummer als fortlaufende Zahlenreihe umgesetzt, macht ein Unternehmen zwangsläufig die Anzahl von ihm ausgestellter Rechnungen publik. Gerade kleinere Unternehmen befürchten in diesem Zusammenhang, dass eine niedrige Anzahl an Rechnungen von Kundenund Kundinnen sowie Geschäftspartnern und -partnerinnen als schlechte Auftragslage interpretiert werden könnte. Bei größeren Unternehmen hingegen können Buchhaltende bei einem Schema, das die Rechnungen weder zeitlich noch geografisch zuordnet, schnell den Überblick verlieren.
Ergänzend zu § 14 UStG wurden daher die Vorschriften zur Rechnungsnummer im Umsatzsteuer-Anwendungserlass vom 1. Oktober 2010 präzisiert und den realen Anforderungen rechnungsschreibender Unternehmen angepasst. Dort heißt es in Abschnitt 14.5 „Pflichtangaben in der Rechnung“ unter „Fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer)“:
„(10) Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. […]“ Quelle: Bundesfinanzministerium
Ferner wird darauf hingewiesen, dass die Rechnungsnummer ausnahmslos einmalig sein muss:
„(11) Bei der Erstellung der Rechnungsnummer bleibt es dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und welche separaten Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig vergeben wird. […] Es muss jedoch gewährleistet sein […], dass die jeweilige Rechnung leicht und eindeutig dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann und die Rechnungsnummer einmalig ist.“
Quelle: Bundesfinanzministerium
Die Rechnungsnummer gemäß Umsatzsteuer-Anwendungserlass muss somit folgenden Vorgaben entsprechen:
- Sie muss eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen oder eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben enthalten.
- Separate Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche sind möglich.
- Die jeweiligen Rechnungsnummern werden in jedem Nummernkreis einmalig vergeben.
- Eine lückenlose Abfolge ist nicht zwingend.
Die Richtlinien des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses ergeben einen deutlich größeren Spielraum für Unternehmen, die somit ein individuelles Schema für die Vergabe von Rechnungsnummern entwickeln können.
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Rechnungsnummer erstellen: Beispiel für die Vergabe
Um Rechnungen bereits anhand der Rechnungsnummern den entsprechenden Abrechnungsperioden zuordnen zu können, empfiehlt es sich, das Ausstellungsdatum in das Vergabeschema aufzunehmen. Möglich sind beispielsweise Rechnungsnummern mit initialer Jahreszahl. In folgendem Beispiel werden Rechnungsnummern für jedes Jahr separat in fortlaufenden Nummernkreisen aufgeführt.
2020: RE-2020-001 RE-2020-002 RE-2020-003
2021: RE-2021-001 RE-2021-002 RE-2021-003
Sollen die Nummernkreise enger gefasst werden, empfiehlt es sich, das komplette Datum in die Rechnungsnummer aufzunehmen:
RE-2021-FEB-10-0001 RE-2021-FEB-10-0002 RE-2021-FEB-10-0003
Selbst neugierige Geschäftspartner bzw. -partnerinnen könnten aus einer Rechnungsnummer dieser Art höchstens ablesen, dass es sich bei der vorliegenden Rechnung um die erste, zweite oder dritte handelt, die am 10. Februar 2021 ausgestellt wurde.
Prinzipiell steht es Unternehmen frei, Nummernkreise nach eigenem Ermessen zu wählen. Möglich wären Schemata, bei denen die Art des Belegs, die Initialen des Rechnungsempfängers oder eines Rechnungsbearbeiters in Form eigener Nummernkreise in die Erstellung von Rechnungsnummern eingehen.
So könnte für die zwölfte Rechnung, die am 18. April 2021 vom Bearbeiter Max Mustermann ausgestellt wurde, folgende Rechnungsnummer generiert werden:
MM-2021-APRIL-18-0012
Dabei muss das gewählte Schema lediglich eine eindeutige und nachvollziehbare Zuordnung von Rechnungsnummern zu Geschäftsvorfällen erlauben. Diesbezüglich hat das Finanzgericht Hamburg in einem rechtskräftigen Urteil vom 25.11.2014 (3 K 85/14) entschieden:
„Eine Rechnungsnummer entspricht dann nicht den Vorgaben der § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG, Art. 226 Nr. 2 Richtlinie 2006/112/EG, wenn sie durch die mehrfache Anfügung von Bindestrichen und weiteren Zahlen so unübersichtlich gestaltet wird, dass nur durch eine aufwendige Prüfung festgestellt werden kann, ob die Rechnungsnummer einmalig vergeben ist.“
Innerhalb eines Nummernkreises empfiehlt sich eine fortlaufende Nummerierung, um die Vergabe doppelter Rechnungsnummern zu vermeiden. Die Abfolge muss laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass jedoch nicht zwingend lückenlos sein.
Prinzipiell empfiehlt es sich, Rechnungsnummern so kurz wie möglich zu gestalten, um die Gefahr Tippfehler und Zahlendreher zu reduzieren und sowohl Mitarbeitenden als auch Kundinnen und Kunden den Umgang mit Rechnungsnummern zu erleichtern.
Ausnahmeregelungen: Rechnung ohne Rechnungsnummer
Auch Ausnahmeregelungen bei der Vergabe von Rechnungsnummern wurden im Umsatzsteuer-Anwendungserlass konkretisiert. Diese gelten gemäß Abschnitt 14.5 „Pflichtangaben in der Rechnung“ für Dauerleistungen, Gutschriften sowie Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise.
„(12) Bei Verträgen über Dauerleistungen ist es ausreichend, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer enthalten (z. B. Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer). Es ist nicht erforderlich, dass Zahlungsbelege eine gesonderte fortlaufende Nummer erhalten.
(13) Im Fall der Gutschrift ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftsaussteller zu vergeben. Wird die Rechnung nach § 14 Abs. 2 Satz 4 UStG von einem Dritten ausgestellt, kann dieser die fortlaufende Nummer vergeben.
(14) Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und Fahrausweise nach § 34 UStDV müssen keine fortlaufende Nummer enthalten.“
Quelle: Bundesfinanzministerium
Fehler in der Rechnungsnummer: Was tun?
Fehlerhafte Rechnungsnummern führen zu Unregelmäßigkeiten im Nummernkreis und sollten korrigiert werden, damit die Buchführung im Fall einer Betriebsprüfung nachvollziehbar bleibt. Problematisch sind Vergabefehler vor allem dann, wenn eine Rechnungsnummer doppelt vergeben wird. In diesem Fall ist die Berichtigung unverzichtbar.
„(5) Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn a) sie nicht alle Angaben nach § 14 Abs. 4 oder § 14a des Gesetzes enthält oder b) Angaben in der Rechnung unzutreffend sind. Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist, übermittelt werden. Es gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 des Gesetzes.“
Quelle: § 31 Abs. 5 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) .
Eine Rechnungskorrektur ist ausschließlich dem Rechnungsstellenden vorbehalten. Dabei gilt: Tippfehler und Ungenauigkeiten (etwa im Firmennamen) benötigen keine Korrektur, sofern die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben nachvollziehbar bleiben. Bei fehlerhaften Pflichtangaben, zu denen auch die Rechnungsnummer gehört, empfiehlt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e. V. (BVBC) folgendes Vorgehen:
- Sofern schon gebucht, wird die fehlerhafte Rechnung in der Buchhaltung des Rechnungsstellenden storniert, als Rechnungskorrektur gekennzeichnet und mit neuer Rechnungsnummer gebucht.
- Dem Rechnungsadressaten wird eine korrigierte Rechnung mit der neuen Rechnungsnummer und dem Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung ausgestellt, zum Beispiel „ersetzt Rechnung 323635 vom 10.02.2021“.
Schritt 1 entfällt, wenn die Rechnung mit der fehlerhaften Rechnungsnummer noch nicht gebucht wurde. Bitte denken Sie beim Bezug auf die fehlerhafte Rechnung an die Datumsangabe. Bei doppelt verwendeten Rechnungsnummern lässt sich die fehlerhafte Rechnung damit eindeutig identifizieren.
Das Dokument, das die fehlerhafte Rechnungsnummer korrigiert, muss der Ursprungsrechnung eindeutig zugeordnet werden. Andernfalls könnten Empfangende die Rechnungskorrektur als neue Rechnung interpretieren. Mögliche Folgen wären verärgerte Kunden und Geschäftspartner oder Fehlbuchungen und Falschüberweisungen.
Die Rechnung mit der fehlerhaften Rechnungsnummer wird nur buchhalterisch storniert, sofern sie schon gebucht wurde, nicht jedoch in Form einer Stornorechnung oder gar einer Gutschrift an den Rechnungsempfänger bzw. die -empfängerin (was steuerliche Auswirkungen haben kann). Der oder die Rechnungsempfangende erhält eine Rechnungskorrektur mit der neuen Rechnungsnummer sowie mit dem Bezug auf die fehlerhafte Rechnungsnummer und das Datum der fehlerhaften Rechnung.
Lesen Sie dazu bitte auch unseren Artikel zum Thema Rechnungskorrektur und Stornorechnung erstellen.
Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis Haftungsausschluss zu diesem Artikel.
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