Rech­nungs­pro­gramm: Was kann die Software?

Viele kleine und mittlere Un­ter­neh­men wie auch Selbst­stän­di­ge schreiben ihre Rech­nun­gen mit speziell hierfür ent­wi­ckel­ten Pro­gram­men. Denn mit einer guten Rech­nungs­soft­ware kann man sich die Arbeit erheblich er­leich­tern. Selbst Buch­hal­tungs­lai­en sind so in der Lage, schnell und einfach pro­fes­sio­nel­le Rech­nun­gen zu erstellen.

Zahl­rei­che dieser An­wen­dun­gen funk­tio­nie­ren über Cloud-Computing und werden direkt im Web­brow­ser bedient. Einer der Vorteile solcher Online-Rech­nungs­pro­gram­me: Computer und In­ter­net­ver­bin­dung vor­aus­ge­setzt, haben Sie von überall Zugriff auf Ihre Datenbank und Dokumente.

Rech­nungs­pro­gram­me helfen Ihnen bei ver­schie­de­nen Arbeiten der Fak­tu­rie­rung (Rech­nungs­stel­lung). Häufig können Sie mit den Pro­gram­men aber nicht nur Rech­nun­gen schreiben, sondern auch andere Dokumente für Ihre Kunden erstellen. So lassen sich mit einer aus­ge­reif­ten Software für Rech­nun­gen ebenso Angebote und Mahnungen an­fer­ti­gen.

Mit einem hoch­wer­ti­gen Rechnungs-Tool entwerfen Sie diese Dokumente ver­gleichs­wei­se schnell, da As­sis­tenz­funk­tio­nen die Arbeit erheblich er­leich­tern. Unter Anleitung einer Rech­nungs­soft­ware erstellen Sie so in kürzester Zeit pro­fes­sio­nel­le Rech­nun­gen, die auch den An­sprü­chen des Fi­nanz­amts an eine ord­nungs­ge­mä­ße Rechnung gerecht werden.

Grund­sätz­lich eignet sich eine Rech­nungs­soft­ware für jeden Betrieb, der Waren oder Dienst­leis­tun­gen verkauft und die dabei an­fal­len­de Schreib­ar­beit zügig erledigen möchte. Sie ist vor allem für Selbst­stän­di­ge, Frei­be­ruf­ler sowie kleine und mittlere Un­ter­neh­men (KMU) in­ter­es­sant, die nur geringe Ka­pa­zi­tä­ten für die Fak­tu­rie­rung haben.

Ins­be­son­de­re, wenn man über kaum buch­hal­te­ri­sches Ex­per­ten­wis­sen verfügt, lohnt sich die An­schaf­fung einer solchen Software, da ein gutes Programm für Rech­nun­gen viele Hil­fe­stel­lun­gen bietet. Doch auch Rech­nungs­exper­ten pro­fi­tie­ren von solchen Tools: Denn durch diverse au­to­ma­ti­sier­te Prozesse lassen sich Angebote und Rech­nun­gen deutlich schneller erstellen als per Hand oder mit Office-An­wen­dun­gen wie Word oder Excel.

Eine gute Rech­nungs­soft­ware macht Ihnen die Arbeit leichter und be­schleu­nigt Vorgänge. Dafür müssen al­ler­dings bestimmte Faktoren ge­währ­leis­tet sein. Am Anfang steht die Ein­ar­bei­tung in das Programm. Wenn Sie als Un­ter­neh­mer zu viel Zeit benötigen, um die Funk­tio­nen der Software zu verstehen, sparen Sie nicht wirklich Zeit. Deshalb muss ein ef­fi­zi­en­tes Rech­nungs­pro­gramm so selbst­er­klä­rend wie möglich sein.

Noch wichtiger ist, dass Rech­nungs­pro­gram­me auch zu­ver­läs­sig korrekt funk­tio­nie­ren. Wie bereits erwähnt, gelten für die Rech­nungs­er­stel­lung bestimmte Re­gu­la­ri­en, die auf keinen Fall miss­ach­tet werden dürfen. Ein gutes Rech­nungs­pro­gramm baut also keine Fehler ein und zwingt Sie nicht zur ständigen Nach­kon­trol­le.

Doch es kommt nicht nur auf die Kor­rekt­heit, sondern auch auf die Auf­ma­chung an, schließ­lich prä­sen­tie­ren Sie sich mit einer Rechnung dem Kunden gegenüber. Deshalb sind Design-Mög­lich­kei­ten ebenso in­te­gra­ler Be­stand­teil jedes guten Rech­nungs­pro­gramms. Damit können Sie das Schreiben auch an das Design Ihrer sonstigen Au­ßen­kom­mu­ni­ka­ti­on anpassen.

Eine gute Rech­nungs­soft­ware er­mög­licht es, Rech­nun­gen zu erstellen und diese auch zu verwalten. Sie ver­schafft Ihnen eine Übersicht von ge­leis­te­ten und nicht ge­leis­te­ten Zahlungen. Im besten Fall un­ter­stützt das Programm auch das Schreiben von Mahnungen. Zudem sollte es Ar­chi­vie­rungs­mög­lich­kei­ten geben. Gerade hierbei gilt es die An­for­de­run­gen der GoBD zu beachten.

Weitere Funk­tio­nen, die eine gute Rech­nungs­soft­ware aus­zeich­nen:

• Schnitt­stel­len zu anderen Pro­gram­men
• Backup-Funk­tio­nen
• Support
• E-Mail-Versand
• Deutsche Sprache

Wenn Sie sich im Internet umschauen, werden Sie die un­ter­schied­lichs­ten Programme finden. Doch längst nicht alle sind ohne weiteres zu empfehlen. So gibt es viele eng­lisch­spra­chi­ge Lösungen, die gar nicht auf deutsche An­for­de­run­gen zu­ge­schnit­ten sind. Die hier vor­ge­stell­ten Programme sind mit ihren un­ter­schied­li­chen Funk­tio­nen allesamt für den Gebrauch in deutschen Un­ter­neh­men geeignet.

Auch sevDesk stellt Un­ter­neh­men ein Online-Rech­nungs­pro­gramm zur Verfügung. Über die Website meldet man sich an und befindet sich dann im per­sön­li­chen Dashboard. Neben anderen Funk­tio­nen lassen sich hier auch mit wenigen Schritten Rech­nun­gen erstellen. Dafür hat die Anwendung eine Maske vor­ge­se­hen, in der Sie die einzelnen Posten aufführen können. In den Kopf- und Fuß­fel­dern können Sie Ihren eigenen Text verfassen. Damit Sie nicht den gleichen Text jedes Mal aufs Neue verfassen müssen, lassen sich un­ter­schied­li­che Text­vor­la­gen speichern. Um die Rechnung noch in­di­vi­du­el­ler zu gestalten, kann man eigenes Brief­pa­pier hin­ter­le­gen.

Die Software von sevDesk ist ein All­round­ta­lent, dem Sie noch weitere Funk­tio­nen Ihrer Buch­hal­tung übergeben können. So lässt sich damit u. a. auch eine Kun­den­kar­tei anlegen. Erstellen Sie dann eine Rechnung, können die In­for­ma­tio­nen direkt aus der Datenbank über­nom­men werden. Das Gleiche gilt für Ihr Pro­dukt­sor­ti­ment. Artikel, die sich im Inventar befinden, lassen sich schnell in die Rechnung einfügen. Außerdem sind auch Mahnungen Teil der Online-Anwendung. So erstellen Sie aus einer fälligen Rechnung ganz einfach ein Mahn­schrei­ben.

Es gibt eine 14-tägige Test­ver­si­on. Möchten Sie das Produkt län­ger­fris­tig nutzen, sind ca. 8 Euro (bei mo­nat­li­cher Ab­rech­nung) fällig. Dafür bekommen Sie alle Funk­tio­nen der Rech­nungs­er­stel­lung. Doch Sie können auch upgraden: Für den doppelten Preis erhalten Sie eine um­fas­sen­de Buch­hal­tungs­soft­ware. Wer noch mehr Geld ausgeben möchte, kann die Software sogar um ein Wa­ren­wirt­schafts­sys­tem erweitern.

Das einfache Rech­nungs­pro­gramm von Debitoor richtet sich an Free­lan­cer, Klein­un­ter­neh­mer und an Gründer von Startups. Diese können Rech­nun­gen online erstellen. Man muss also keine Software auf dem eigenen PC oder Mac in­stal­lie­ren und kann von überall auf den vollen Funk­ti­ons­um­fang zugreifen.

Die Er­stel­lung läuft über eine Maske: Nutzer geben Adressen ein, legen Daten fest und fügen Posten hinzu. Das funk­tio­niert teilweise auch über Da­ten­ban­ken. Hat man Produkte und Kontakte zuvor bereits angelegt, kann man diese beim Erstellen der Rechnung einfach einfügen. Die Be­rech­nung der Rech­nungs­sum­me übernimmt das Programm selbst­stän­dig und fügt dabei auch die Um­satz­steu­er hinzu. Mit einer App für iOS und Android können Sie auch das Smart­phone zur Er­stel­lung von Rech­nun­gen nutzen. Zu­sätz­lich lassen sich mit der mobilen Anwendung auch Belege scannen und ar­chi­vie­ren.

Damit die Rech­nun­gen auch so aussehen, wie Sie sich das für Ihr Un­ter­neh­men wünschen, gibt Debitoor Ihnen einen Editor an die Hand. Hier können Sie aus ver­schie­de­nen Vorlagen auswählen, diese anpassen und mit Ihrem Firmen-Logo versehen.

Debitoor un­ter­stützt seine Nutzer auch dabei, Zahlungen zu über­wa­chen. Hat ein Kunde die frist­ge­rech­te Zahlung versäumt, erstellen Sie einfach und schnell eine Mahnung. Um Ihren Kunden das Bezahlen der Rechnung zu ver­ein­fa­chen, arbeitet Debitoor mit ver­schie­de­nen Anbietern wie etwa PayPal zusammen. Hin­ter­le­gen Sie einen Bezahl-Button in der elek­tro­ni­schen Rechnung und werden Sie direkt in­for­miert, wenn der Kunde die Zahlung durch­ge­führt hat. Sofort ak­tua­li­siert sich auch der Status der Rechnung in Ihrer Übersicht.

Wenn Sie die güns­tigs­te Variante der Rech­nungs­soft­ware wählen, zahlen Sie 6 Euro im Monat (bei mo­nat­li­cher Ab­rech­nung). In diesem Paket sind al­ler­dings nur 100 Rech­nun­gen pro Jahr enthalten und Sie dürfen nur einen Benutzer anlegen. Mehrere Zu­satz­funk­tio­nen, z. B. der Rech­nungs­de­si­gner, stehen Ihnen ebenfalls nicht zur Verfügung. Im großen An­ge­bots­pa­ket für monatlich 30 Euro schreiben Sie mit drei Benutzern so viele Rech­nun­gen, wie Sie möchten, und haben den vollen Funk­ti­ons­um­fang.

Lexware ist seit Jahr­zehn­ten als deutscher Ent­wick­ler für Software rund um Finanzen und Wa­ren­wirt­schaft bekannt. Mit lexoffice erhalten Nutzer ein Online-Rech­nungs­pro­gramm mit großem Funk­ti­ons­um­fang. Da auch diese Anwendung, wie die der Kon­kur­renz, über ein Portal auf der Website des Her­stel­lers bedienbar ist, spielt auch bei lexoffice das Be­triebs­sys­tem des ver­wen­de­ten Computers keine Rolle. Kunden können ebenfalls zu Apps für Smart­phones mit iOS oder Android greifen.

Auch das Erstellen der Rechnung verläuft ganz ähnlich zu den Angeboten anderer Her­stel­ler: Sie füllen eine einfache Maske aus und pro­fi­tie­ren von Au­to­ma­ti­sie­rungs­pro­zes­sen. Was Sie einmal angelegt haben, können Sie auch in neue Rech­nun­gen wieder über­neh­men. Sehr prominent fällt der Brutto-Netto-Schalter auf: Mit nur einem Klick wechseln Sie zwischen der Rech­nungs­er­stel­lung für Geschäfts- und Pri­vat­kun­den. Auch bei Lexware können Sie ein PayPal-Konto hin­ter­le­gen, um Zahlungen zu ver­ein­fa­chen.

Das Layout können Sie bei diesem Rech­nungs­pro­gramm sehr genau festlegen. Sie bestimmen z. B. die Sei­ten­rän­der, stellen un­kom­pli­ziert Schrift­art und -größe ein, po­si­tio­nie­ren Tabellen korrekt und laden Ihr eigenes Logo und Brief­pa­pier in die Vorlage.

In der Be­leg­über­sicht erkennen Sie direkt, welche Rech­nun­gen noch offen, welche bezahlt und welche schon über­fäl­lig sind. Wenn Sie lexoffice mit einem Bankkonto verbunden haben, geht diese Sor­tie­rung der Rech­nun­gen sogar komplett au­to­ma­tisch. Besonders hilfreich sind auch die weiteren Funk­tio­nen rund um Steuern. So können Sie bei­spiels­wei­se Ihrem Steu­er­be­ra­ter einen Zugang zum Rech­nungs­pro­gramm ver­schaf­fen oder die Um­satz­steu­er­vor­anmel­dung mit nur wenigen Klicks durch­füh­ren.

Die ein­fachs­te Version von lexoffice erhalten Sie für ca. 8 Euro pro Monat (bei mo­nat­li­cher Ab­rech­nung). Hierin sind bereits alle Funk­tio­nen zum Schreiben von Rech­nun­gen enthalten. Wer noch weitere Werkzeuge für Buch­hal­tung und Be­richts­we­sen haben möchte, zahlt bis zu 17 Euro im Monat.

Billomat ist eine weitere moderne Lösung für die Buch­hal­tung und die Er­stel­lung von Rech­nun­gen. Auch hier geschieht beides komplett online. Anders als bei anderen Anbietern bekommt jedes Un­ter­neh­men hierfür al­ler­dings eine in­di­vi­du­el­le URL. Statt also auf die Homepage des Her­stel­lers zu gehen und sich von dort in den per­sön­li­chen Bereich zu klicken, hat man bei Billomat eine Adresse, über die man schnell ins eigene Dashboard gelangt. Mit der ver­füg­ba­ren App lassen sich auch Rech­nun­gen über das Smart­phone erstellen sowie Belege ar­chi­vie­ren.

Die Er­stel­lung einer Rechnung erfolgt wieder ähnlich zu anderen Angeboten. Die Maske ist leicht aus­zu­fül­len, und In­for­ma­tio­nen zu Posten und Kunden zieht man aus einer Datenbank. Zu­sätz­lich können Nutzer ihre Rech­nun­gen mit Platz­hal­tern versehen, die dann angepasst an den je­wei­li­gen Fall aus­ge­füllt werden. Auch bei Billomat befinden sich alle Rech­nun­gen in einer Übersicht. Bei fehlendem Zah­lungs­ein­gang lassen sich un­kom­pli­ziert Mahnungen erstellen.

Haben Sie eine Rechnung ge­schrie­ben, können Sie und Ihre Mit­ar­bei­ter diese mit Kom­men­ta­ren versehen und so auch Vorgänge rund um das Dokument fest­hal­ten. Das fertige Schreiben können Sie dann per E-Mail versenden oder an einen externen Anbieter wei­ter­ge­ben und so per Brief oder Fax ver­schi­cken. Einen eigenen De­si­gnedi­tor bietet Billomat nicht. Statt­des­sen können Vorlagen in Word erstellt und dann in die Rech­nungs­soft­ware geladen werden. Auch dabei lassen sich bereits Platz­hal­ter einbauen.

Im güns­tigs­ten Abon­ne­ment – ca. 9 Euro pro Monat bei einer mo­nat­li­chen Ab­rech­nung – kann man einen Nutzer anlegen und 30 Dokumente pro Monat erstellen. Neben der Be­schrän­kung der Do­ku­men­ten­zahl ist hierbei auch der Funk­ti­ons­um­fang stark ein­ge­grenzt. Wer ein um­fas­sen­des Rech­nungs­pro­gramm benötigt, muss min­des­tens 30 Euro pro Monat in­ves­tie­ren, bekommt dann aber auch viele Buch­hal­tungs­werk­zeu­ge mit­ge­lie­fert.

Das Online-Rech­nungs­pro­gramm FastBill richtet sich an Klein­un­ter­neh­mer und Free­lan­cer, die Ihre Rech­nungs­er­stel­lung au­to­ma­ti­sie­ren und über­sicht­li­cher gestalten wollen. Dafür steht Ihnen eine einfache Maske zur Verfügung. Auch hier wählen Sie Kunden aus einer Kartei aus und können ein Inventar pflegen, um Posten einfach in die Rechnung ein­zu­fü­gen. Außerdem gibt es einen Design-Editor, der zwar etwas versteckt ist, aber mit vielen Optionen aufwartet. In Form von ma­ni­pu­lier­ba­ren In­halts­blö­cken kann das Aussehen der Rechnung ganz genau bestimmt werden.

Besonders in­ter­es­sant bei FastBill sind Add-ons, mit denen Sie den Umfang bei Bedarf erweitern können: So gibt es eine Er­wei­te­rung für das Mahnwesen und eine, die aus Amazon-Be­stel­lun­gen au­to­ma­ti­siert Rech­nun­gen erzeugt. Darüber hinaus können Sie bei FastBill ver­schie­de­ne Mit­ar­bei­ter­zu­gän­ge anlegen und diesen un­ter­schied­li­che Rollen zuweisen. Mit wenigen Klicks stellen Sie ein, auf welche Bereiche der Rech­nungs­soft­ware jeder einzelne Mit­ar­bei­ter zugreifen darf.

Sie starten bei FastBill mit 9 Euro pro Monat (bei mo­nat­li­cher Ab­rech­nung). In diesem ein­fachs­ten Paket ist bereits der größte Teil zur Er­stel­lung von Rech­nun­gen enthalten und kann für Free­lan­cer schon aus­rei­chen. Wenn Sie bereit sind, einen höheren Betrag zu zahlen, können Sie zu­sätz­li­che Nutzer anlegen, mehr Bank­kon­ten einbinden und zu­sätz­li­che Buch­hal­tungs­funk­tio­nen be­reit­schal­ten.

Alle vor­ge­stell­ten Online-Rech­nungs­pro­gram­me sind gerade für KMU und Free­lan­cer sehr hilfreich und leicht zu bedienen. Da die An­wen­dun­gen viele Aufgaben ganz selbst­stän­dig über­neh­men, spart man durch die Rech­nungs­soft­ware viel Zeit. Dennoch gibt es feine Un­ter­schie­de. Die Tabelle verrät die Ei­gen­schaf­ten der fünf Rech­nungs­pro­gram­me:

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