Pro­fes­sio­nel­le Rech­nungs­vor­la­gen für Word, Excel und PDF

Damit eine Rechnung als Beleg für einen of­fi­zi­el­len Ge­schäfts­vor­gang vom Finanzamt anerkannt wird, müssen Sie eine Reihe von For­ma­li­tä­ten zu beachten. Rech­nungs­vor­la­gen helfen Ihnen dabei.

Was sind Rech­nungs­vor­la­gen?

Rech­nungs­vor­la­gen sind vor­ge­fer­tig­te Rechnungs-Muster, die alle vor­ge­schrie­be­nen Be­stand­tei­le enthalten und als Konstrukt für neue Rech­nun­gen genutzt werden können. Statt also bei null anfangen und alle Elemente mühsam zu­sam­men­tra­gen zu müssen, liefert Ihnen eine solche Vorlage eine fertige Bei­spiel­rech­nung mit Platz­hal­ter­in­for­ma­tio­nen, die es lediglich gegen die tat­säch­li­chen Daten aus­zu­tau­schen gilt.

Grund­sätz­lich lassen sich die Vorlagen für Rech­nun­gen in text­ba­sier­te und ta­bel­la­ri­sche Lösungen un­ter­tei­len: Müssen nur wenige Leis­tun­gen ab­ge­rech­net werden, sind erstere fast immer die ge­eig­ne­te­re Wahl. Je komplexer die ab­zu­rech­nen­den Dienste sind, desto eher ist der Einsatz einer ta­bel­la­ri­schen Rech­nungs­vor­la­ge zu empfehlen. Diese bietet den Vorteil, Ein­zel­prei­se und den Ge­samt­preis we­sent­lich über­sicht­li­cher anordnen zu können. Darüber hinaus können derartige Muster Sie bei der Be­rech­nung be­stimm­ter Werte wie dem Mehr­wert­steu­er-Betrag un­ter­stüt­zen, wenn ent­spre­chen­de Funk­tio­nen eingebaut sind.

Wie sieht eine pro­fes­sio­nel­le Rech­nungs­vor­la­ge aus?

Pro­fes­sio­nel­le Rech­nungs­vor­la­gen, z. B. für Klein­un­ter­neh­men, zeichnen sich durch zwei Aspekte aus: Zum einen müssen sie an­spre­chend und über­sicht­lich gestaltet sein, damit die zur Zahlung auf­ge­for­der­ten Kundinnen und Kunden alle re­le­van­ten In­for­ma­tio­nen erfassen können. Zum anderen muss eine Vorlage für Rech­nun­gen auch in­halt­lich voll­stän­dig sein. Denn un­voll­stän­di­ge Angaben und Verstöße gegen die Form­vor­schrif­ten werden bei der Über­prü­fung durch das Finanzamt schnell zum Problem und gefährden u. U. sogar den Vor­steu­er­ab­zug. Damit ein ge­schäft­li­ches Dokument als Rechnung anerkannt wird, sollten die folgenden, in Paragraph 14 des Um­satz­steu­er­ge­set­zes fest­ge­leg­ten Pflicht­an­ga­ben gemacht werden:

• voll­stän­di­ger Name und voll­stän­di­ge Anschrift des Dienst­leis­ters oder der Dienst­leis­te­rin
• voll­stän­di­ge Kon­takt­da­ten (Name und Anschrift) des Leis­tungs­emp­fän­gers bzw. der -emp­fän­ge­rin
• Steu­er­num­mer bzw. Um­satz­steu­er-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer des Dienst­leis­ters bzw. der Dienst­leis­te­rin
• Aus­stel­lungs­da­tum (Datum, an dem die Rechnung erstellt worden ist)
• einmalig vergebene Rech­nungs­num­mer
• Menge und Art der ge­lie­fer­ten Ware bzw. Umfang und Art der Dienst­leis­tung
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
• Preis der er­brach­ten Leistung (nach Steu­er­sät­zen auf­ge­schlüs­selt)
• an­fal­len­de Steu­er­be­trä­ge

Über­prü­fen Sie unbedingt, ob die auf­ge­lis­te­ten Angaben voll­stän­dig und korrekt gemacht wurden – ins­be­son­de­re dann, wenn Sie für Ihre Rech­nun­gen auf eine Muster-Lösung zu­rück­grei­fen.

Rech­nungs­vor­la­gen für Word, Excel und PDF – so gelingt die Anpassung

Um Ihnen die Struktur und Funk­tio­na­li­tät der erwähnten Rech­nungs­vor­la­gen für Excel, Word und Co. nä­her­zu­brin­gen, stellen wir Ihnen die not­wen­di­gen Schritte vor, die es bei der Nutzung zu beachten gilt.

Close

Kos­ten­lo­ser Download

Machen Sie Ihre Auswahl davon abhängig, mit welchem Programm Sie lieber arbeiten. So erreichen Sie am ein­fachs­ten und schnells­ten das ge­wünsch­te Ziel – eine stan­dard­kon­for­me Rechnung, die sowohl die korrekten und voll­stän­di­gen Angaben zur er­brach­ten Leistung als auch die passenden Kun­den­da­ten enthält. Öffnen Sie das her­un­ter­ge­la­de­ne Dokument einfach per Dop­pel­klick:

Rech­nungs­vor­la­ge anpassen: Schritt für Schritt

Nachdem Sie die Rech­nungs­vor­la­ge als PDF, Excel- oder Worddatei her­un­ter­ge­la­den haben, müssen Sie sie nur noch für Ihre in­di­vi­du­el­len Ansprüche anpassen. Folgen Sie hierzu einfach unserer Anleitung:

1. Oben links geben Sie zu­al­ler­erst Ihre Adress­da­ten bzw. die Fir­men­adress­da­ten an. Direkt darunter fügen Sie die Adress­in­for­ma­tio­nen der Kundin bzw. des Kunden ein.
2. Auf der rechten Seite finden Sie einen weiteren Platz­hal­ter für Ihre eigenen Adress­in­for­ma­tio­nen, zuzüglich weiterer Kon­takt­an­ga­ben wie einer Te­le­fon­num­mer oder E-Mail-Adresse. Wenn Sie derartige Supports nicht anbieten, entfernen Sie die be­tref­fen­den Zeilen einfach aus der Rech­nungs­vor­la­ge.
3. Es folgt der Betreff der Rechnung, dessen Wortlaut Sie frei bestimmen können. Statt des schlich­ten „Rechnung“ in der Vorlage können Sie bei­spiels­wei­se auch die Rech­nungs­num­mer oder sonstige Ver­ein­ba­run­gen bzw. Kon­di­tio­nen mit angeben.
4. Unter dem Betreff befinden sich drei Platz­hal­ter für die Rech­nungs­num­mer, die Kun­den­num­mer (optional) und das Rech­nungs­da­tum. Ersetzen Sie hier unbedingt die Bei­spiel­num­mern und vergessen Sie nicht, das aktuelle Datum anzugeben.
5. Die nächste Zeile ist für den Kopftext vor­ge­se­hen, in dem Sie den Kunden bzw. die Kundin direkt an­spre­chen. Ty­pi­scher­wei­se bedanken Sie sich an dieser Stelle dafür, dass die Kund­schaft Ihre Dienste in Anspruch genommen bzw. bei Ihnen ein­ge­kauft hat und for­mu­lie­ren eine kleine Über­lei­tung, die darauf hinweist, dass in der Folge die in Rechnung ge­stell­ten Kosten auf­ge­führt werden.
6. Nach der Ansprache der Kundin bzw. des Kunden folgt mit der Auf­lis­tung der Po­si­tio­nen (Artikel bzw. Dienst­leis­tun­gen) der wich­tigs­te Teil der Rechnung. Hierfür steht Ihnen eine Tabelle zur Verfügung, die Sie nach Belieben durch das Hin­zu­fü­gen bzw. Entfernen von Zeilen erweitern bzw. kürzen können. In den Spalten geben Sie die Be­zeich­nung, die Stückzahl sowie den Einzel- und den Ge­samt­preis der einzelnen Po­si­tio­nen an.
7. Unter der Tabelle gilt es, die fällige Ge­samt­sum­me ohne Um­satz­steu­er sowie den Rech­nungs­be­trag inklusive Um­satz­steu­er anzugeben.
8. Ab­schlie­ßend haben Sie erneut einen Text­be­reich für zu­sätz­li­che In­for­ma­tio­nen, um die Kund­schaft über das Datum in­for­mie­ren, an dem die Dienst­leis­tung erbracht bzw. die Ware ver­schickt worden ist. Ebenfalls typisch ist die Angabe des Zeit­rah­mens, in dem der fällige Rech­nungs­be­tragzu zahlen ist.
9. Der letzte Be­stand­teil der Mus­ter­rech­nung ist der Fußtext. Hier geben Sie erneut Ihre Kon­takt­in­for­ma­tio­nen und zu­sätz­lich die folgenden Kon­to­da­ten an, die Ihre Kundin bzw. Ihr Kunde für die Über­wei­sung benötigt:

• Name der Bank
• IBAN/Kon­to­num­mer
• BIC/Bank­leit­zahl

Auch die Angabe der Um­satz­steu­er-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer (USt-ID) ist Pflicht – sofern Sie nicht der Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung un­ter­lie­gen. In diesem Fall weisen Sie darauf hin, dass Sie als Klein­un­ter­neh­mer keine Um­satz­steu­er ausweisen dürfen.

10. Nun können Sie die Rech­nungs­vor­la­ge speichern und aus­dru­cken. Al­ter­na­tiv ist es möglich, die Rechnung als PDF-Datei zu speichern, falls Sie diese per E-Mail ver­schi­cken möchten.

Bitte beachten Sie den recht­li­chen Hinweis zu diesem Artikel.