Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung: So funk­tio­niert die korrekte Er­stat­tung von Rei­se­kos­ten

Dienst­rei­sen gehören in vielen Be­rufs­zwei­gen zur Ta­ges­ord­nung. Die durch sie ent­ste­hen­den Kosten übernimmt in vielen Fällen der Ar­beit­ge­ber, der grund­sätz­lich aber nicht dazu ver­pflich­tet ist. Erstattet der Ar­beit­ge­ber die Kosten, dann kann er sie steu­er­lich absetzen. Ent­schei­dend für die Er­stat­tung ist immer, wie die ar­beits­ver­trag­li­che Regelung aussieht. Müssen Ar­beit­neh­mer die Rei­se­kos­ten laut Vertrag selbst tragen, können sie sie als Wer­bungs­kos­ten im Rahmen ihrer Steu­er­erklä­rung angeben. Schließ­lich handelt es sich um Auf­wen­dun­gen zur Sicherung und Erhaltung ihrer Einnahmen. Vor­aus­set­zung ist eine voll­stän­di­ge Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung, in der alle be­trieb­li­chen Rei­se­aus­ga­ben eindeutig nach­ge­wie­sen werden.

Bei einer Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung handelt es sich um eine Auf­stel­lung aller Kosten, die im Zuge einer Dienst­rei­se ent­stan­den sind. Der Begriff „Reise“ be­zeich­net in diesem spe­zi­el­len Zu­sam­men­hang die gleich­zei­ti­ge Ab­we­sen­heit von Wohnung und Ar­beits­platz, die aus be­ruf­li­cher Aus­wärts­tä­tig­keit re­sul­tiert. Auf Basis einer ent­spre­chen­den Ab­rech­nung können Ar­beit­neh­mer an­ge­fal­le­ne Rei­se­kos­ten, die nicht vom Ar­beit­ge­ber erstattet wurden, als Wer­bungs­kos­ten in ihrer Steu­er­erklä­rung angeben. Übernimmt der Ar­beit­ge­ber die Rei­se­kos­ten, benötigt er die Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung, um die Ausgaben als Be­triebs­aus­ga­ben von der Steuer absetzen zu können.

Die Ausgaben sind in der Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung in folgende vier Ka­te­go­rien zu un­ter­tei­len:

• Fahrt­kos­ten
• Über­nach­tungs­kos­ten
• Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wand
• Rei­se­ne­ben­kos­ten

Grund­sätz­lich sind alle Ausgaben durch Rech­nun­gen, Quit­tun­gen, Tickets oder Ähnliches nach­zu­wei­sen. Zur Ver­ein­fa­chung kann man in der Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung auf ver­schie­de­ne Pau­scha­len zu­rück­grei­fen, z. B. die Kilometer- und die Ver­pfle­gungs­pau­scha­le. Diese de­fi­nie­ren bestimmte, jährlich neu fest­ge­leg­te Pau­schal­be­trä­ge (auch Pausch­be­trä­ge), die für die Be­rech­nung der Kosten angewandt werden dürfen. Auf diese Weise können Sie auf die häufig sehr auf­wän­di­ge, in­di­vi­du­el­le Er­mitt­lung der tat­säch­li­chen Ausgaben für Dienst­rei­sen ver­zich­ten.

Wenn Sie eine Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung erstellen, müssen Sie sich zunächst für eine von zwei Variante ent­schei­den:

1. Wollen Sie Ihre tat­säch­li­chen Ausgaben ansetzen? (was bedeutet, dass Sie sämtliche Belege auf­be­wah­ren müssen)

2. Wollen Sie auf die ge­setz­li­chen Pau­scha­len für die Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung nutzen? (möglich bei den Fahrt-, Über­nach­tungs-, und Ver­pfle­gungs­kos­ten)

Um Fehler bei der Er­stel­lung der Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung sowie daraus re­sul­tie­ren­de Konflikte mit Finanzamt bzw. Ar­beit­ge­ber zu vermeiden, sollten Sie sich schon vor Antritt der Reise für eine Variante ent­schei­den und sich mit den Be­son­der­hei­ten der einzelnen Kos­ten­säu­len aus­ein­an­der­set­zen.

Zu den Fahrt­kos­ten, die Sie im Rahmen einer Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung aufführen müssen, zählen ei­ner­seits die Auf­wen­dun­gen für Hin- und Rückfahrt, an­de­rer­seits auch Fahrten am Reiseziel selbst sowie Zwi­schen­heim­fahr­ten. Dabei ist es für die Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung von Bedeutung, ob diese Fahrten mit dem eigenen Auto, mit einem Dienst- oder Mietwagen oder mit einem öf­fent­li­chen Ver­kehrs­mit­tel gemacht werden. So gilt für die Nutzung von Flugzeug, Bahn, Bus und Co. sowie für die Nutzung eines Miet­wa­gens, dass die Kosten immer in der tat­säch­li­chen Höhe erstattet werden können, sofern sie ver­hält­nis­mä­ßig sind und sich durch ent­spre­chen­de Belege (Ticket, Vertrag, Quittung) nach­wei­sen lassen.

Treten Sie die Dienst­rei­se mit einem privaten Fahrzeug an, gibt es drei ver­schie­de­ne Optionen zur Be­rech­nung der Fahrt­kos­ten:

Achten Sie beim Fahr­ten­buch auf Sorg­fäl­tig­keit und Voll­stän­dig­keit. Ein lü­cken­haf­tes Fahr­ten­buch wird der Kontrolle durch das Finanzamt nicht stand­hal­ten.

1. Tat­säch­li­che Auf­wen­dun­gen: Bei der Ab­rech­nung werden sämtliche Fahr­zeug­kos­ten eines Jahres be­rück­sich­tigt (Ab­schrei­bung, Fi­nan­zie­rungs­kos­ten, Lea­sing­ge­büh­ren, Benzin, Kfz-Steuer, Ver­si­che­run­gen, Ga­ra­gen­mie­te, Reparatur etc.). Diese jähr­li­chen Pkw-Kosten werden addiert und durch die insgesamt im Laufe des Jahres ge­fah­re­nen Kilometer geteilt. Das Ergebnis ist der Ki­lo­me­ter­satz dieses Fahrzeugs.
   
   Um zu ermitteln, wie viele Kilometer privat und wie viele dienst­lich gefahren wurden, müssen Sie ein Fahr­ten­buch führen, das de­tail­liert über die einzelnen Fahrten in­for­miert. Ent­schei­dend ist, dass Sie Folgendes auf­zeich­nen:
    
   • Fahrt­da­tum
   • Ki­lo­me­ter­stand zu Beginn der Fahrt
   • Ki­lo­me­ter­stand am Ende der Fahrt
   • Reiseziel
   • Route
   • Zweck der Fahrt
      
   Achten Sie beim Fahr­ten­buch auf Sorg­fäl­tig­keit und Voll­stän­dig­keit. Ein lü­cken­haf­tes Fahr­ten­buch wird der Kontrolle durch das Finanzamt nicht stand­hal­ten.

2. Fahr­zeug­indi­vi­du­el­ler Ki­lo­me­ter­satz: Ändern sich die er­mit­tel­ten Ge­samt­kos­ten eines Pkws nicht we­sent­lich, kann auch in den Fol­ge­jah­ren dieser Ki­lo­me­ter­satz an­ge­wen­det werden, ohne dass man die Ge­samt­kos­ten jedes Mal neu berechnen muss. Die dienst­lich ge­fah­re­nen Kilometer müssen Sie al­ler­dings weiterhin mit einem Fahr­ten­buch nach­wei­sen. Tritt eine we­sent­li­che Änderung ein (entfällt bei­spiels­wei­se die Lea­sing­be­las­tung), müssen die Ge­samt­kos­ten neu berechnet werden.
    
3. Ki­lo­me­ter­pau­scha­le: Am ein­fachs­ten ist die Ab­rech­nung mit der Ki­lo­me­ter­pau­scha­le. Mit ihr müssen Sie bei Ihrer Dienst­rei­se lediglich die zu­rück­ge­leg­ten Kilometer ver­zeich­nen. Pro ge­fah­re­nem Kilometer können Sie dann Kosten in Höhe von 30 Cent (Pkw) bzw. 20 Cent (Motorrad, Mo­tor­rol­ler, Moped) ansetzen. Diese Methode ist mit Abstand die ein­fachs­te, al­ler­dings auch die un­ge­naus­te (exakte Ben­zin­kos­ten und Fahr­zeug­ver­schleiß bleiben un­be­rück­sich­tigt).

Fahren Sie mit einem Dienst­wa­gen, sind die Ausgaben au­to­ma­tisch Teil der Un­ter­neh­mens­kos­ten, weshalb für Ar­beit­neh­mer die Mög­lich­keit entfällt, diese Kosten in der Steu­er­erklä­rung als Wer­bungs­kos­ten ab­zu­set­zen.

Über­nach­ten Sie im Rahmen Ihrer Dienst­rei­se in einem Hotel, einem Gästehaus oder Ähnlichem, können Sie die Kosten ebenfalls im Rahmen der Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung von der Steuer absetzen. Auch bei den Über­nach­tungs­kos­ten haben Sie dabei die Wahl zwischen exakter Ab­rech­nung, für die Sie die ent­spre­chen­de Belege vorweisen müssen, und der Ab­rech­nung auf Basis fest­ge­leg­ter Pau­schal­be­trä­ge. Ent­schei­dend ist außerdem, ob es sich um eine Inlands- oder eine Aus­lands­rei­se handelt, denn bei beiden un­ter­schei­det sich nicht nur die Höhe der Pausch­be­trä­ge, sondern auch deren An­wend­bar­keit.

Über­nach­tungs­kos­ten, die aus Dienst­rei­sen im Inland re­sul­tie­ren, können grund­sätz­lich in un­be­grenz­ter, tat­säch­li­cher Höhe geltend gemacht werden. Vor­aus­set­zung ist der Ein­zel­nach­weis der Kosten in Form der Quittung.

Al­ter­na­tiv gilt für die Ab­rech­nung der Über­nach­tungs­kos­ten im Inland ein Pausch­be­trag von 20 Euro pro Nacht, den Sie anwenden können, wenn ent­spre­chen­de Belege fehlen. Hat Ihr Ar­beit­ge­ber die Über­nach­tungs­ge­le­gen­heit al­ler­dings un­ent­gelt­lich zur Verfügung gestellt, fällt diese Mög­lich­keit in der Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung selbst­ver­ständ­lich weg.

Auch Ausgaben für Über­nach­tun­gen im Ausland lassen sich in exakter Höhe als Wer­bungs­kos­ten absetzen, wenn Sie die Quit­tun­gen aufheben und in Ihrer Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung vorweisen. Außerdem gibt es auch für Aus­lands­über­nach­tun­gen fixe Pau­schal­be­trä­ge, die das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um jedes Jahr in Absprache mit den Fi­nanz­be­hör­den festlegt. Diese Pausch­be­trä­ge sind jedoch nicht für den Wer­bungs­kos­ten­ab­zug, sondern nur bei der Er­stat­tung der Kosten durch den Ar­beit­ge­ber anwendbar.

Abhängig von dem Reiseziel (Land und z. T. Stadt) gelten ver­schie­de­ne Pau­scha­len: So wurde der Pausch­be­trag für das Jahr 2019 für Über­nach­tungs­kos­ten in Finnland bei­spiels­wei­se auf 136 Euro fest­ge­legt, während Sie für Dienst­rei­sen-Über­nach­tun­gen in Norwegen 182 Euro pro Nacht berechnen können. Haben Sie in Italien über­nach­tet, sind pauschal 135 Euro ab­re­chen­bar. Ausnahmen bilden Über­nach­tun­gen in Mailand (158 Euro).

Eine voll­stän­di­ge Auf­lis­tung der Auslands-Über­nach­tungs­pau­scha­len für 2019 finden Sie im Download-Center des Bun­des­mi­nis­te­ri­ums der Finanzen.

Auch auf einer Dienst­rei­se müssen Sie natürlich essen und trinken. Die Kosten für Ihre Ver­pfle­gung können Sie ebenfalls im Rahmen der Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung als Wer­bungs­kos­ten absetzen. Diese Kosten können jedoch – anders als Fahrt- und Über­nach­tungs­kos­ten – nicht in tat­säch­li­cher Höhe ab­ge­rech­net werden, weshalb Sie auch keine Ein­zel­nach­wei­se Ihrer Mahl­zei­ten liefern brauchen. Für die Ab­rech­nung der Kosten sind Pau­schal­be­trä­ge, der so­ge­nann­te Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wand, fest­ge­legt. Die Höhe des Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wands ist abhängig von der Dauer der Aus­wärts­tä­tig­keit und davon, ob es sich um eine Inlands- oder Aus­lands­rei­se handelt (es gelten län­der­spe­zi­fi­sche Pau­scha­len).

Ihr Ar­beit­ge­ber darf Ihnen nur die Ver­pfle­gungs­pau­scha­len steu­er­frei erstatten. Erstattet er Ihnen die tat­säch­li­chen Auf­wen­dun­gen für Essen und Trinken, ist die Er­stat­tung lohn­steu­er­pflich­tig.

Wie die Über­nach­tungs­pau­scha­le werden die län­der­spe­zi­fi­schen Ver­pfle­gungs­pau­scha­len jährlich vom Bun­des­mi­nis­te­ri­um der Finanzen in Zu­sam­men­ar­beit mit den Fi­nanz­be­hör­den vor­ge­ge­ben. Einige Ver­pfle­gungs­pau­schal­be­trä­ge für das Jahr 2019 (Ausland) liefert die folgende Tabelle:

Die komplette Auf­lis­tung der län­der­spe­zi­fi­schen Pau­scha­len für Ihre Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung (2019) finden Sie in dem bereits erwähnten Schreiben des Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­ums.

Auf­wen­dun­gen, die im Rahmen einer Dienst­rei­se ent­stan­den sind und nicht den Fahrt-, Ver­pfle­gungs- oder Über­nach­tungs­kos­ten zu­ge­ord­net werden, können Sie als Rei­se­ne­ben­kos­ten ebenfalls in der Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung geltend machen. Vor­aus­set­zung ist, dass diese Ausgaben im Rahmen der dienst­li­chen Tä­tig­kei­ten entstehen und nicht privater Natur sind. So tragen Sie etwa die Kosten für Getränke aus der Minibar, Pay-TV auf dem Ho­tel­zim­mer oder für frei­zeit­li­che Be­schäf­ti­gun­gen wie Mu­se­ums­be­su­che und Stadt­rund­fahr­ten in jedem Fall selbst.

Zu den Rei­se­ne­ben­kos­ten, die Sie in der Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung aufführen können, zählen unter anderem:

• Ge­päck­kos­ten (Be­för­de­rung, Auf­be­wah­rung, Rei­se­ge­päck­ver­si­che­rung)
• Te­le­fon­ge­sprä­che bzw. Schrift­ver­kehr be­ruf­li­chen Inhalts
• Stra­ßen­be­nut­zungs­kos­ten (Maut­ge­büh­ren, Park­platz­kos­ten, Fähr­kos­ten)
• Scha­dens­er­satz- und Re­pa­ra­tur­kos­ten bei Ver­kehrs­un­fäl­len
• Trink­gel­der
• Ein­tritts­gel­der für Ver­an­stal­tun­gen mit be­ruf­li­chem Hin­ter­grund (Seminare, Workshops, Messen)
• Wert­ver­lust, der durch Diebstahl bzw. Be­schä­di­gung mit­ge­führ­ter Ge­gen­stän­de ent­stan­den ist

Rei­se­ne­ben­kos­ten lassen sich aus­schließ­lich in exakter Höhe von der Steuer absetzen, weshalb Sie sämtliche Belege für die an­fal­len­den Kosten aufheben müssen – Pau­scha­len exis­tie­ren für diesen Kos­ten­punkt nicht.

Die Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung ist formlos, weshalb Sie grund­sätz­lich eine Menge Frei­hei­ten bei der Er­stel­lung haben. Dennoch sollten Sie sich darum bemühen, dass Ihre Kos­ten­auf­stel­lung möglichst über­sicht­lich und vor allem voll­stän­dig ist, damit Ihr Ar­beit­ge­ber bzw. das zu­stän­di­ge Finanzamt die Kosten am Ende auch wie gewünscht erstattet bzw. be­rück­sich­tigt. Hierfür gilt es nicht nur, alle re­le­van­ten Belege parat zu haben, sondern auch die in­vol­vier­ten Ge­schäfts­part­ner, Rei­se­zie­le sowie Hin­ter­grund, Datum und Dauer der Tä­tig­kei­ten schrift­lich fest­zu­hal­ten. Wichtig ist, dass Sie die Rech­nun­gen und Quit­tun­gen nicht verändern – so kann auch ein Aufkleben oder Zer­schnei­den dazu führen, dass die Belege nicht anerkannt werden.

Ein weiterer Punkt, den Sie bei der Auf­stel­lung Ihrer dienst­li­chen Rei­se­kos­ten unbedingt beachten sollten, betrifft die ver­schie­de­nen, zur Sprache ge­kom­me­nen Pausch­be­trä­ge: Behalten Sie im Hin­ter­kopf, dass sich diese Beträge Jahr für Jahr ändern können. Während die in diesem Artikel genannten Werte also bei­spiels­wei­se für die Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung 2019 ver­pflich­tend sind, ist ihre Gül­tig­keit für die Fol­ge­jah­re kei­nes­wegs sicher.

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