Sammelrechnung: Mehrere Aufträge gesammelt abrechnen
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung besagen, dass jeder Geschäftsvorfall durch einen Beleg in Form einer Rechnung nachgewiesen werden muss. Dabei kann ein und dieselbe Rechnung durchaus mehrere Geschäftsvorfälle belegen. Man spricht in diesem Fall von einer Sammelrechnung.
Was ist eine Sammelrechnung?
Bei einer Sammelrechnung handelt es sich um eine Rechnung über mehrere Warenlieferungen oder Dienstleistungen, die für einen Kunden im vereinbarten Abrechnungszeitraum erbracht wurden. Dass diese Art der Abrechnung ordnungsgemäß ist, stellte das Bundesministerium der Finanzen im Schreiben zur Umsetzung der Richtlinie 2001/115/EG (Rechnungsrichtlinie, GZ: IV B 7 - S 7280 - 19/04 vom 29. Januar 2004 klar. Im Originaltext heißt es unter Randziffer 21:
Für mehrere getrennte Lieferungen von Gegenständen oder mehrere Dienstleistungen kann periodisch (z. B. Tag, Woche, Monat) eine zusammenfassende Rechnung ausgestellt werden.
Doch welchen Vorteil bieten Sammelrechnungen gegenüber Einzelrechnungen? Und was müssen Unternehmer beachten, wenn sie mehrere Geschäftsvorfälle in einer gemeinsamen Rechnung zusammenfassen?
Gründe für die Sammelrechnung
Als zusammenfassende Rechnung für mehrere Aufträge bietet sich die Sammelrechnung immer dann an, wenn ein Unternehmer für einen einzelnen Kunden über einen längeren Zeitraum hinweg regelmäßig Leistungen erbringt und diese periodisch abrechnen möchte. Ziel ist eine effektive, kostengünstige Buchhaltung.
Werden mehrere Geschäftsvorfälle gesammelt in Rechnung gestellt und vom Kunden beglichen, fallen deutlich weniger Kontobewegungen an. Unternehmer, die von ihrer Bank pro Buchung auf dem Geschäftskonto mit Gebühren belastet werden, sparen so nicht nur Zeit, sondern zusätzlich auch Geld. Hinzu kommt die Kostenersparnis für die Zustellung der Rechnung.
Anwendungsfelder
In der Praxis nutzt man Sammelrechnungen immer dann, wenn Lieferungen an Stammkunden für beide Geschäftspartner effizient und kostengünstig abgerechnet werden sollen. Dazu ein Beispiel:
Malermeister Müller bestellt Farben, Pinsel und andere Materialien für seinen Betrieb stets im selben Großhandel. Statt jeden Farbtopf einzeln zu bezahlen, begleicht er ausstehende Beträge am Ende des Monats. Dazu schließt der Großhändler jeden Auftrag mit einem eigenen Lieferschein ab und stellt Malermeister Müller am Monatsende eine Sammelrechnung über alle im Abrechnungszeitraum angefallenen Leistungen aus.
Ein weiteres Anwendungsfeld von Sammelrechnungen sind langfristige Liefer- und Nutzungsverträge. So stellt beispielsweise die Rechnung vom Stromanbieter eine Sammelrechnung über den jeweiligen Abrechnungszeitrum dar. Auch die Rechnungstellung von Ärzten und Krankenhäusern gegenüber den Abrechnungsstellen der Krankenkassen erfolgt in der Regel in Form von Sammelrechnungen, die die Einzelrechnungen zu den erbrachten Gesundheitsleistungen zusammenfassen. Ähnlich verhält es sich mit Leistungen, die Patienten selbst tragen müssen (beispielsweise für einen Zahnersatz).
Pflichtangaben in Sammelrechnungen
Sammelrechnungen unterliegen denselben Anforderungen wie Einzelrechnungen. Im Schreiben vom 29. Januar 2004 stellt das BMF klar: Wie jede Rechnung muss auch die Sammelrechnung die in § 14 Abs. 4 und § 14a UStG aufgeführten Rechnungsmerkmale enthalten. Zu den Pflichtangaben gehören somit:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Rechnungserstellers
- Datum der Ausstellung der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
- Lieferungs- bzw. Leistungszeitpunkt
- Zahlungsziel
- Entgelt inklusive Steuerbetrag und Steuersatz
- ggf. im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (z. B. Rabatte, Boni, Skonti etc.)
Darüber hinaus betont das BMF folgende Zusatzanforderungen an zusammenfassenden Rechnungen:
- Die Sammelrechnung muss für die einzelnen Umsätze eines Übertragungszeitraums die Entgelte in einer Summe zusammenfassen. Das Gleiche gilt für die darauf entfallenden Steuerbeträge.
- Bei fehlenden Angaben auf der Sammelrechnung ist auf ergänzende Dokumente hinzuweisen (§ 31 Abs. 1 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)).
Beachten Sie: Während die laufenden Abrechnungsdaten (Lieferscheine) in einem gesicherten EDI-Verfahren übermittelt werden können, müssen Sie die Sammelrechnung entweder in Papierform oder auf elektronischem Weg inklusive qualifizierter elektronischer Signatur übermitteln.
Weitere Informationen zur qualifizierten elektronische Signatur erhalten Sie auf der Website der Bundesnetzagentur.
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