Steuern sparen: Die besten Tipps für Selbst­stän­di­ge

Was genau können Ge­wer­be­trei­ben­de und Frei­be­ruf­ler von der Steuer absetzen? Gelten für Free­lan­cer wiederum andere Regeln? Wir liefern die wich­tigs­ten Steu­er­tipps für Selbst­stän­di­ge und geben eine Übersicht darüber, welche Steuern überhaupt anfallen.

Die In­for­ma­tio­nen sind auf dem Stand von November 2024.

10 Steu­er­tipps für Selbst­stän­di­ge

Den zu ver­steu­ern­den Gewinn re­du­zie­ren und Steuern sparen – dies ist vielen Frei­be­ruf­lern, Frei­be­ruf­le­rin­nen und Ge­wer­be­trei­ben­den wichtig, um fi­nan­zi­ell besser da­zu­ste­hen. Insgesamt genießen Selbst­stän­di­ge einen ver­hält­nis­mä­ßig großen Spielraum in Sachen Steuern: Un­ter­neh­men können Rücklagen bilden oder von Aus­nah­me­re­ge­lun­gen Gebrauch machen. Außerdem haben Ge­wer­be­trei­ben­de und Frei­be­ruf­ler bzw. Frei­be­ruf­le­rin­nen die Mög­lich­keit, eine ganze Reihe ihrer Ausgaben von der Steuer ab­zu­set­zen.

Da Be­triebs­aus­ga­ben im Ein­kom­men­steu­er­recht recht vage definiert sind, können viele Ausgaben als ab­zugs­fä­hi­ge Be­triebs­aus­ga­ben geltend gemacht werden. Typische Be­triebs­aus­ga­ben sind bei­spiels­wei­se:

• Bü­ro­be­darf
• Rei­se­kos­ten
• Wer­be­kos­ten
• Be­wir­tungs­kos­ten
• Ar­beits­mit­tel
• Fir­men­wa­gen

Um diese Ausgaben hinterher bei der Steu­er­erklä­rung geltend zu machen, muss man für alle Ausgaben die ent­spre­chen­den Belege vorweisen können – für eine korrekte Buch­hal­tung ist dies natürlich grund­sätz­lich Pflicht.

Was genau müssen Selbst­stän­di­ge nun beachten, um möglichst geschickt Steuern zu sparen? Wir haben 10 wichtige Steu­er­tipps für Selbst­stän­di­ge zu­sam­men­ge­fasst.

Tipp 1: In­ves­ti­ti­ons­ab­zugs­be­trag

Geplante In­ves­ti­tio­nen können die Steu­er­last umgehend und merklich ver­rin­gern – der In­ves­ti­ti­ons­ab­zug ist damit ein Klassiker unter den Steu­er­tipps für Selbst­stän­di­ge. Nach Artikel 7g Abs. 1 im EstG dürfen Selbst­stän­di­ge bis zu 50 Prozent der An­schaf­fungs- oder Her­stel­lungs­kos­ten für geplante In­ves­ti­tio­nen sofort steu­er­min­dernd geltend machen. Der Abzug ist al­ler­dings an einige Auflagen gebunden:

• Die be­trieb­li­che In­ves­ti­ti­on ist innerhalb der nächsten drei Jahre geplant.
• Es handelt sich um An­la­ge­ver­mö­gen und nicht um Waren, die zum Verkauf bestimmt sind.
• Es geht um be­weg­li­che Ge­gen­stän­de oder um ge­ring­wer­ti­ge Wirt­schafts­gü­ter.
• Der Ge­gen­stand ist im Jahr des Kaufs und im dar­auf­fol­gen­den Jahr insgesamt zu min­des­tens 90 Prozent be­trieb­lich zu nutzen.
• Der In­ves­ti­ti­ons­ab­zugs­be­trag muss unter 200.000 Euro liegen.

Tipp 2: Ar­beits­zim­mer

Unter be­stimm­ten Umständen können Frei­be­ruf­le­rin­nen und Frei­be­ruf­ler die Kosten für ihr Ar­beits­zim­mer von der Steuer absetzen: Ist das Ar­beits­zim­mer der Mit­tel­punkt der gesamten be­trieb­li­chen und be­ruf­li­chen Be­tä­ti­gung, sind die Kosten voll­stän­dig ab­zugs­fä­hig. Al­ter­na­tiv kann man eine Jah­res­pau­scha­le von 1.260 Euro in der Steu­er­erklä­rung eintragen. In jedem Fall sind die tat­säch­li­chen Kosten zu belegen. Außerdem können Selbst­stän­di­ge neben einem Ar­beits­zim­mer noch weitere Raum­kos­ten als Be­triebs­aus­ga­ben geltend machen, etwa wenn ein privater Wohnraum als Lager oder Archiv genutzt wird und dieses weder mit Schreib­tisch, Stuhl oder PC aus­ge­stat­tet ist.

Tipp 3: Ab­schrei­bun­gen

In der Regel sind Ab­schrei­bun­gen für Selbst­stän­di­ge wenig attraktiv. Denn bei der Ab­schrei­bung werden diese Be­triebs­aus­ga­ben nur teilweise und über einen längeren Zeitraum steu­er­min­dernd von den Einnahmen abgezogen – anstatt die Ausgaben direkt und voll­stän­dig ab­zu­zie­hen. Es gibt aber einige Ausnahmen zu der Ab­schrei­be-Regelung für lang­le­bi­ge Wirt­schafts­gü­ter, durch die Selbst­stän­di­ge Steuern sparen: So­ge­nann­te ge­ring­fü­gi­ge Wirt­schafts­gü­ter (GWG) be­rech­ti­gen nämlich zum So­fort­ab­zug. Bis zu einer Wert­gren­ze von 800 Euro netto ak­zep­tiert das Finanzamt eine ver­ein­fach­te Ab­schrei­bung von an­ge­schaff­ten Gütern. Das bedeutet: Sie können sofort und voll­stän­dig als Be­triebs­aus­ga­be von der Steuer abgesetzt werden.

Außerdem ist es mög­li­cher­wei­se sinnvoll, so­ge­nann­te Sam­mel­pos­ten zu bilden: Bei Ge­samt­kos­ten zwischen 801 und 1.000 Euro werden kleinere Ausgaben zu­sam­men­ge­führt und gleich­mä­ßig auf 5 Jahre ab­ge­schrie­ben. Ins­be­son­de­re bei langen Ab­schrei­bungs­fris­ten (etwa von Bü­ro­mö­beln) pro­fi­tiert man von einer solchen Ver­ein­heit­li­chung der Fristen.

Tipp 4: Ge­winn­neu­tra­le Rücklage für Er­satz­be­schaf­fung

Im Laufe der Zeit kommt es ir­gend­wann auch zum Verlust be­trieb­li­cher Ge­gen­stän­de – sie werden be­schä­digt oder gestohlen. Diese Verluste werden i. d. R. durch Ver­si­che­rungs­sum­men kom­pen­siert: Die Geld­zah­lun­gen des Ver­si­che­rers fließen dann in die Ge­win­n­ab­rech­nung ein – dadurch steigt die Ein­kom­men­steu­er. Die Al­ter­na­ti­ve: Ein Un­ter­neh­men hat die Mög­lich­keit, aus Zah­lungs­ein­gän­gen dieser Art eine „ge­winn­neu­tra­le Rücklage“ zu bilden. In diesem Fall muss man den ent­ste­hen­den Gewinn nicht ver­steu­ern. Die Mög­lich­keit einer ge­winn­neu­tra­len Rücklage besteht, sofern man eine Er­satz­an­schaf­fung für das ver­lus­ti­ge Wirt­schafts­gut plant.

Tipp 5: Be­wir­tungs­kos­ten

Be­wir­tungs­kos­ten sind ein nicht zu ver­nach­läs­si­gen­der Kos­ten­punkt, sowohl für Un­ter­neh­men als auch Free­lan­cer und Free­lan­ce­rin­nen. Beim Ge­schäfts­es­sen bespricht man neue Projekte und pflegt wichtige Kun­den­be­zie­hun­gen. Was viele nicht wissen: Die Kosten dafür können Ge­wer­be­trei­ben­de, Frei­be­ruf­le­rin­nen und Frei­be­ruf­ler von der Steuer absetzen (bis zu 70 Prozent). Der Knack­punkt ist der korrekte Beleg: Der Be­wir­tungs­be­leg un­ter­liegt strengen Form­vor­schrif­ten. Man beachte etwa, dass Speisen und Getränke einzeln auf­ge­führt und die Belege ma­schi­nell aus­ge­stellt werden müssen.

Wenn man Kollegen, Kol­le­gin­nen und Mit­ar­bei­ten­de bewirtet, kann man die Kosten sogar zu 100 Prozent absetzen.

Tipp 6: Geschenke

Geschenke an Ge­schäfts­part­ner und -part­ne­rin­nen oder Kunden und Kundinnen dienen zunächst einmal der Pflege der Be­zie­hun­gen: Sie zeigen die Wert­schät­zung der Zu­sam­men­ar­beit und sind Mo­ti­va­ti­on für kommende Projekte. Gleich­zei­tig haben sie den Vorteil, dass Selbst­stän­di­ge sie von der Steuer absetzen können (als Be­triebs­aus­ga­be). Die wich­tigs­te Grund­re­gel hierbei lautet: Pro Jahr können Sie pro Person Geschenke im Wert von bis zu 50 Euro (plus Um­satz­steu­er) steu­er­lich geltend machen. Bei Ge­schen­ken, die über diesem Betrag liegen, besteht solch eine Mög­lich­keit nicht.

Beschenkt man Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter, lässt sich diese Auf­merk­sam­keit immer als Be­triebs­aus­ga­be abziehen, sofern es sich um eine reine Sach­leis­tung handelt – un­ab­hän­gig von dem Wert. Für die be­schenk­te Person ist das Geschenk jedoch nur steu­er­frei, solange der Kaufpreis inklusive Mehr­wert­steu­er maximal 60 Euro beträgt.

Tipp 7: Kleinere Auf­merk­sam­kei­ten

Als „kleine Auf­merk­sam­kei­ten“ gelten Geschenke mit einem Wert von bis zu 10 Euro. Sie können als Streu­ar­ti­kel ver­schenkt werden, also als kleinere und kos­ten­güns­ti­ge­re Wer­be­mit­tel – klas­si­scher­wei­se Ku­gel­schrei­ber, Kalender, Tra­ge­ta­schen und ähnliches. Streu­ar­ti­kel dienen der Be­kannt­heits­stei­ge­rung eines Un­ter­neh­mens und machen oft einen hohen Anteil der Wer­be­kos­ten aus.

Der große Vorteil: Die Auf­wen­dung gehört ohne weitere Auflagen zu den ab­zugs­fä­hi­gen Be­triebs­aus­ga­ben und ist für den Empfänger bzw. die Emp­fän­ge­rin steu­er­frei. Außerdem können Streu­ar­ti­kel in be­lie­bi­gem Umfang – un­ab­hän­gig von ihrer Stückzahl pro Person oder pro Jahr – vergeben werden.

Tipp 8: Kosten für die Website

Ein wichtiger Kos­ten­punkt, der mitt­ler­wei­le für die meisten Selbst­stän­di­gen anfällt, sind Ausgaben rund um ihre Website. Häufig erstellen Selbst­stän­di­ge schon zu Beginn ihrer Tätigkeit eine eigene In­ter­net­prä­senz, um für ihre Kund­schaft sicht­ba­rer zu sein. Die Kosten für die Er­stel­lung können Frei­be­ruf­ler zwar nicht von der Steuer absetzen – die An­schaf­fung der Domain (im­ma­te­ri­el­les Wirt­schafts­gut) ist noch nicht einmal ab­schrei­bungs­fä­hig. Doch immerhin lassen sich Wartung und Ak­tua­li­sie­rung der Website (solange die Funk­tio­na­li­tät nicht ent­schei­dend erweitert wird) sowie die laufenden Kosten des Providers sofort als Be­triebs­aus­ga­ben abziehen.

Tipp 9: Ge­schäfts­wa­gen und Fahrt­kos­ten

Ein Klassiker der Steu­er­tipps für Selbst­stän­di­ge betrifft den Fir­men­wa­gen. Denn grund­sätz­lich sind diese Ausgaben für Frei­be­ruf­ler und Frei­be­ruf­le­rin­nen steu­er­lich absetzbar. Fahrt­kos­ten können auf un­ter­schied­li­che Weise geltend gemacht werden: entweder über die Ki­lo­me­ter­pau­scha­le (beim Pri­vat­wa­gen) oder über die Ge­samt­kos­ten des Fahrzeugs (beim Fir­men­wa­gen). Ist Letzteres der Fall, muss al­ler­dings der Anteil der privaten Nutzung als „be­trieb­li­che Einnahme“ in die Ge­winn­ermitt­lung auf­ge­nom­men werden.

Die ent­spre­chen­de Faust­re­gel: Nutz man einen Wagen zu mehr als 50 Prozent für be­trieb­li­che Fahrten, gehört er notwendig zum Be­triebs­ver­mö­gen. Liegt die Nutzung unter 10 Prozent, wird er notwendig als Pri­vat­ver­mö­gen gewertet. In dem Bereich zwischen 10 und 50 Prozent ist die Ver­mö­gens­art frei wählbar.

Insgesamt gelten bei Fir­men­wa­gen und Fahrt­kos­ten besondere Umsicht seitens des Selbst­stän­di­gen: Dem Dienst­wa­gen un­ter­stellt das Finanzamt grund­sätz­lich eine private Nutzung und es un­ter­sucht diese Fälle ent­spre­chend akribisch. Daher sollte man gut über die geltenden Be­stim­mun­gen Bescheid wissen und die vor­teil­haf­tes­te Ver­steue­rung erwägen: entweder die 1-Prozent-Regelung oder ein Fahr­ten­buch führen. Mit dem ge­schick­ten Einsatz von be­trieb­lich genutzten Fahr­zeu­gen können Selbst­stän­di­ge jedoch eine Menge Steuern sparen.

Tipp 10: Be­triebs­aus­ga­ben vom privaten Konto

Auch Ausgaben, die nicht über das be­trieb­li­che Girokonto getätigt wurden, kann man unter Umständen als Be­triebs­aus­ga­ben geltend machen – ent­schei­dend ist, dass sie im Zu­sam­men­hang mit der be­trieb­li­chen Tätigkeit an­ge­fal­len sind. Al­ler­dings sollte man dem Finanzamt darüber besondere Re­chen­schaft leisten: Wurde eine privat be­trieb­li­che Ausgabe bezahlt, notiert man den be­trieb­li­chen Zu­sam­men­hang und eine Be­grün­dung der privaten Zahlung auf einem separaten An­la­ge­blatt, um es dem Finanzamt auf Anfrage vor­zu­le­gen.

Privat be­trieb­li­che Ausgaben erkennt das Finanzamt zum Beispiel bei be­trieb­li­chen Fahrten mit dem privaten PKW (0,30 Euro pro Kilometer) oder auch bei Te­le­fon­kos­ten an: Bis zu 20 Euro genehmigt es monatlich für be­trieb­li­che Te­le­fo­na­te von privaten Te­le­fon­an­schlüs­sen als Be­triebs­aus­ga­be, auch ohne separate Auf­zeich­nung. Und auch beim Urlaub fallen unter Umständen privat be­trieb­li­che Ausgaben an: Wird eine Reise sowohl aus dienst­li­chem als auch aus au­ßer­dienst­li­chem Anlass an­ge­tre­ten, dürfen – je nach dem Zeit­an­teil des ge­schäft­li­chen Anlasses – ent­spre­chen­de Kosten als Be­triebs­kos­ten abgezogen werden.

Diese Steuern fallen für Selbst­stän­di­ge an

Um Steuern zu sparen, sollten Selbst­stän­di­ge sich gut mit den ver­schie­de­nen Steu­er­ar­ten aus­ein­an­der­set­zen. Hier ein Überblick über die wich­tigs­ten Steu­er­ar­ten, die für Selbst­stän­di­ge anfallen können:

Ein­kom­men­steu­er

Un­ab­hän­gig davon, ob jemand seine Einkünfte aus frei­be­ruf­li­cher Arbeit oder einem Ge­wer­be­be­trieb bezieht – er zahlt Ein­kom­men­steu­er. Diese Steuer bezieht sich auf den zu ver­steu­ern­den Gewinn der Selbst­stän­dig­keit (Jah­res­über­schuss). Für Selbst­stän­di­ge ist dies in der Regel die wich­tigs­te Steuer, denn viele Ausgaben eines Un­ter­neh­mens können über sie gesenkt werden: Reduziert man den zu ver­steu­ern­den Gewinn, so sinken auch die Steuer-Ausgaben des Frei­be­ruf­lers.

Um­satz­steu­er und Vorsteuer

Auch die Um­satz­steu­er ist in der Regel für jeden Selbst­stän­di­gen Pflicht: Sie muss grund­sätz­lich auf Waren oder Dienst­leis­tun­gen erhoben und voll­stän­dig an das Finanzamt abgeführt werden. Klein­un­ter­neh­mer dürfen die Um­satz­steu­er al­ler­dings dank der Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung auch entfallen lassen: Lag der Umsatz des Un­ter­neh­mens im vor­an­ge­gan­ge­nen Jahr unterhalb der ge­setz­lich fest­ge­schrie­be­nen Grenze von 22.000 Euro und wird er im laufenden Ka­len­der­jahr 50.000 Euro nicht über­schrei­ten, ist keine Um­satz­steu­er zu zahlen (Stand: November 2024).

In diesem Zu­sam­men­hang sollte auch die Vorsteuer erwähnt werden: Hierbei handelt es sich nicht um eine eigene Steuerart, sondern eine Be­zeich­nung für die Um­satz­steu­er, die ein Un­ter­neh­men auf bestimmte Waren aufwendet. Vorsteuer leistet jedes um­satz­steu­er­pflich­ti­ge Un­ter­neh­men, sobald es be­triebs­not­wen­di­ge Waren oder Rohstoffe einkauft und dabei au­to­ma­tisch die darauf an­fal­len­de Um­satz­steu­er mit­be­zahlt. Den Betrag erhält es mittels der Um­satz­steu­er-Vor­anmel­dung vom Finanzamt zurück.

Ge­wer­be­steu­er

Die Ge­wer­be­steu­er fällt nur für Selbst­stän­di­ge an, die ein Gewerbe an­ge­mel­det haben. Fest­set­zung und Erhebung der Ge­wer­be­steu­er sind im Ge­wer­be­steu­er­ge­setz (GewStG) geregelt. Die Höhe der Steuer, die zu zahlen ist, wird vom Finanzamt auf der Grundlage des fest­ge­stell­ten Gewinns ermittelt und im Ge­wer­be­steu­er­mess­be­scheid fest­ge­setzt. Diese Art von Steuern sparen Frei­be­ruf­ler und Frei­be­ruf­le­rin­nen gänzlich.

Lohn­steu­er

Selbst­stän­di­ge, die Ar­beit­neh­me­rin­nen und Ar­beit­neh­mer be­schäf­ti­gen, haben in der Regel den zu­sätz­li­chen Aufwand der mo­nat­li­chen Lohn­steu­er. Al­ler­dings über­mit­telt man diese Steuer lediglich für die Ar­beit­neh­men­den an das Finanzamt und hat keine Ausgaben zu tragen.

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