Zu­sam­men­fas­sen­de Meldung – Was ist das?

Die Zu­sam­men­fas­sen­de Meldung (ZM) ist ein re­gel­mä­ßi­ger Bericht ans Finanzamt, in dem ein Un­ter­neh­men über seine in­ner­ge­mein­schaft­li­chen Umsätze Auskunft gibt. In­ner­ge­mein­schaft­li­che Umsätze sind jene Umsätze, die aus grenz­über­schrei­ten­den Ge­schäfts­vor­gän­gen ins EU-Ausland her­vor­ge­hen – also Ge­schäf­ten außerhalb Deutsch­lands, aber innerhalb der EU. Diese werden separat in der Zu­sam­men­fas­sen­den Meldung ans Finanzamt über­mit­telt.

Der Grund: Verkauft ein Un­ter­neh­men Waren und sonstige Leis­tun­gen an ein in einem EU-Mit­glied­staat an­säs­si­ges Un­ter­neh­men, also außerhalb Deutsch­lands, so un­ter­liegt deren Be­steue­rung anderen Be­din­gun­gen als in­ner­staat­li­che Geschäfte. In der Regel findet dann das so­ge­nann­te Reverse-Charge-Verfahren Anwendung: In diesem Fall ist nicht wie üblich das Un­ter­neh­men um­satz­steu­er­pflich­tig, sondern der Kunde.

Meistens läuft das so: Für den Lie­fe­ran­ten ist eine grenz­über­schrei­ten­de Lie­fe­run­gen innerhalb der EU i.d.R. steu­er­frei. In diesem Falle muss der Ge­schäfts­kun­de in dem anderen EU-Land die Um­satz­steu­er an das Finanzamt seines Landes abführen. Als deutscher Lieferant erfasst man diesen steu­er­frei­en in­ner­ge­mein­schaft­li­chen Umsatz dann nur in einer Zu­sam­men­fas­sen­den Meldung, die man dem Finanzamt über­mit­telt.

Die Zu­sam­men­fas­sen­de Meldung wird im Um­satz­steu­er­ge­setz (UStG) geregelt und un­ter­steht klaren Regeln und Fristen. Im Folgenden erklären wir, was man als Un­ter­neh­mer über Zu­sam­men­fas­sen­de Meldungen wissen muss.

Im Pa­ra­gra­fen 18a des Um­satz­steu­er­ge­set­zes (UStG) werden Zu­sam­men­fas­sen­de Meldungen geregelt. Dort ist u.a. fest­ge­schrie­ben, für welche Fälle eine ZM an­zu­fer­ti­gen ist. Ver­ein­facht gesagt muss man für die folgenden drei Ge­schäfts­fäl­le eine Zu­sam­men­fas­sen­de Meldung über­mit­teln:

1. für steu­er­freie in­ner­ge­mein­schaft­li­che Wa­ren­lie­fe­run­gen
2. für sonstige Leis­tun­gen, die im anderen EU-Land steu­er­pflich­tig sind und für die der dortige Leis­tungs­emp­fän­ger die Steuer schuldet
3. für Lie­fe­run­gen im Rahmen von in­ner­ge­mein­schaft­li­chen Drei­ecks­ge­schäf­ten

In den genannten Fällen greift das Reverse-Charge-Verfahren: Der Un­ter­neh­mer stellt seinem Kunden, der ebenfalls Un­ter­neh­mer ist, eine um­satz­steu­er­freie Rechnung aus – und überlässt es dem Leis­tungs­emp­fän­ger, die nicht erhobene Um­satz­steu­ern selbst ans Finanzamt zu zahlen. Damit das Finanzamt diese Vorgänge prüfen kann, fertigt der Lieferant die Zu­sam­men­fas­sen­de Meldung an. Die In­for­ma­tio­nen aus den ZM pflegen die Mit­glieds­staa­ten dann in eine Datenbank ein, die von der Behörde des Be­stim­mungs­lan­des abgerufen wird. Die über­mit­tel­ten Infos geben Fi­nanz­be­hör­den Auskunft darüber, wie viel grenz­über­schrei­ten­de Umsätze innerhalb der EU getätigt werden und wie viel Um­satz­steu­er sie von einzelnen Un­ter­neh­men einziehen.

In der Praxis bedeutet das: Meldet ein deutsches Un­ter­neh­men in seiner Zu­sam­men­fas­sen­den Meldung eine Lieferung von 60.000 Euro an ein fran­zö­si­sches Un­ter­neh­men, so über­mit­telt die deutsche Fi­nanz­be­hör­de diese Info an die fran­zö­si­sche Fi­nanz­ver­wal­tung. Diese stellt dann sicher, dass die Steuer vom fran­zö­si­schen Leis­tungs­emp­fän­ger korrekt abgeführt wird. Um den Vorgang zuordnen zu können, benötigt die fran­zö­si­sche Fi­nanz­be­hör­de die Ust-ID-Nummer des be­tref­fen­den Un­ter­neh­mens in Frank­reich. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Ust-ID-Nummer des EU-Ge­schäfts­part­ners zu haben, denn ohne diese kann die ZM nicht korrekt aus­ge­füllt werden.

Wenn ein Un­ter­neh­men oder eine Or­gan­ge­sell­schaft für ein anderes in einem EU-Mit­glied­staat an­säs­si­ges Un­ter­neh­men grenz­über­schrei­ten­de Lie­fe­run­gen durch­führt oder sonstige Leis­tun­gen (Dienst­leis­tun­gen) erbringt, muss es bzw. sie re­gel­mä­ßig eine Zu­sam­men­fas­sen­de Meldung erstellen. Jeder in­ner­ge­mein­schaft­li­che Umsatz ist grund­sätz­lich in einer ZM dem Finanzamt zu melden. Handelt ein Un­ter­neh­mer jedoch aus­schließ­lich innerhalb seines eigenen EU-Landes, so muss er keine Zu­sam­men­fas­sen­de Meldung abgeben.

Damit sind auch Frei­be­ruf­ler zur Abgabe einer Zu­sam­men­fas­sen­den Meldung ver­pflich­tet, sofern sie Umsätze im EU-Ausland ge­ne­rie­ren. Hat bei­spiels­wei­se ein Notar einen Mandanten, der mit seinem Un­ter­neh­men in einem anderen EU-Land ansässig ist, so gelten die Regeln des UStG zur Zu­sam­men­fas­sen­den Meldung auch für ihn. Eine Ausnahme betrifft Klein­un­ter­neh­men (nach § 19 UStG): Sie sind von der Pflicht zur Zu­sam­men­fas­sen­den Meldung befreit.

Al­ler­dings sind so­ge­nann­te Null­mel­dun­gen vom Finanzamt nicht erwünscht: Wurden im Mel­de­zeit­raum keine in­ner­ge­mein­schaft­li­chen Lie­fe­run­gen oder Dienst­leis­tun­gen aus­ge­führt, so wird auch keine Zu­sam­men­fas­sen­de Meldung erstellt.

Die Zu­sam­men­fas­sen­de Meldung gibt man entweder monatlich oder vier­tel­jähr­lich ab – je nach Höhe des Umsatzes. Die Regel lautet so: Die ZM für Liefer- und sonstige Leis­tungs­ge­schäf­te oder in­ner­ge­mein­schaft­li­che Drei­ecks­ge­schäf­te erfolgt monatlich, sofern die Summe der Umsätze des Un­ter­neh­mens über 50.000 Euro liegt. Vier­tel­jähr­lich muss man die Meldung abgeben, wenn die Summe unter dieser Grenze von 50.000 Euro liegt.

Al­ler­dings gilt diese Ausnahme nur dann, wenn die Umsatz-Grenze weder für das laufende Ka­len­der­vier­tel­jahr noch für die vier vor­an­ge­hen­den Ka­len­der­vier­tel­jah­re über­schrit­ten wurde.

Die genaue Frist, in der man die Zu­sam­men­fas­sen­de Meldung abgeben muss, richtet sich dann nach dem so­ge­nann­ten Mel­de­zeit­raum. Der Mel­de­zeit­raum ist der Zeitraum, über den man die Umsatz-Angaben in der Zu­sam­men­fas­sen­den Meldung macht. Er endet immer zum Ende des Ka­len­der­mo­nats oder des Ka­len­der­vier­tel­jahrs. Die Ab­ga­be­frist für die ZM endet dann immer 25 Tage nach Ablauf des Mel­de­zeit­raums.

Eine Aus­nah­me­re­ge­lung ist noch zu beachten: Ist ein Un­ter­neh­mer von der Um­satz­steu­er-Vor­anmel­dung befreit – und somit von den Vor­aus­zah­lun­gen –, so gelten mög­li­cher­wei­se auch für die Zu­sam­men­fas­sen­de Meldung andere Fristen: Unter be­stimm­ten Vor­aus­set­zun­gen reicht es dann, wenn der Un­ter­neh­mer sie bis zum 25. Tag nach Ablauf des Ka­len­der­jah­res abgibt. Dies ist der Fall, wenn:

1. Die Summe aller Lie­fe­run­gen und sonstigen Leis­tun­gen aus dem Geschäft im vor­an­ge­hen­den Ka­len­der­jahr 200.000 Euro nicht über­stie­gen hat und auch im laufenden Ka­len­der­jahr vor­aus­sicht­lich nicht über­stei­gen wird,
    
2. die Summe der in­ner­ge­mein­schaft­li­chen Wa­ren­lie­fe­run­gen und sonstigen Leis­tun­gen im vor­an­ge­hen­den Ka­len­der­jahr 15.000 Euro nicht über­steigt und auch im laufenden Jahr nicht über­stei­gen wird und …
    
3. es sich bei den Lie­fe­run­gen unter Punkt 2. nicht um neue Fahrzeuge handelt, die an Abnehmer ohne Um­satz­steu­er-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer geliefert wurden.

In dieses Formular trägt man alle Umsätze aus Ge­schäf­ten mit dem EU-Ausland ein, die nach dem Reverse-Charge-Verfahren besteuert werden und die man innerhalb des Mel­de­zeit­raums getätigt hat. Insgesamt besteht eine Zu­sam­men­fas­sen­de Meldung aus vier Kom­po­nen­ten:

1. Um­satz­steu­er-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer des eigenen Un­ter­neh­mens
2. Um­satz­steu­er-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer des Ge­schäfts­part­ners
3. Angaben zum Jahr und Mel­de­zeit­raum der ZM
4. Auf­lis­tung aller Umsätze aus in­ner­ge­mein­schaft­li­chen Lie­fe­run­gen, Drei­ecks­ge­schäf­ten und sonstigen Leis­tun­gen innerhalb des Mel­de­zeit­raums der ZM

All diese Angaben werden in die fertige Maske auf dem Portal ELSTER ein­ge­pflegt und von dort elek­tro­nisch über­mit­telt. Beachtet man also diese Regeln und Fristen zur Zu­sam­men­fas­sen­den Meldung, so erfolgen auch die Geschäfte mit dem EU-Ausland steu­er­lich korrekt und sind mit dem UStG konform.