Die einfache Buchführung: Ein Blick in das deutsche Handelsrecht
Mit der einfachen Buchführung behalten Sie Ihre betrieblichen Einnahmen und Ausgaben im Blick und ermitteln Ihren Gewinn über die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Das spart Aufwand gegenüber einem Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Ob Sie die EÜR nutzen dürfen, hängt von Ihrer Tätigkeit, der Rechtsform und möglichen Buchführungspflichten ab. Auch bei der EÜR müssen Sie Belege ordnungsgemäß erfassen und aufbewahren.
Zusammenfassung
Die wichtigsten Punkte zur einfachen Buchführung:
- Die EÜR ermittelt den Gewinn aus Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben; grundsätzlich zählt der Zahlungszeitpunkt.
- Ob Sie die EÜR nutzen dürfen, hängt von Rechtsform, Tätigkeit und Schwellenwerten ab; 2026 gelten 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Gewinn.
- Einfache und doppelte Buchführung unterscheiden sich bei Gewinnermittlung, zeitlicher Zuordnung und Inventur.
- Die GoBD sind auch bei der EÜR zu beachten, soweit entsprechende Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bestehen; bei E-Rechnungen muss insbesondere der strukturierte Datenteil im empfangenen Format erhalten bleiben.
- Buchungsbelege bewahren Sie seit 2025 grundsätzlich acht statt zehn Jahre auf.
- KI kann Routinearbeiten erleichtern, die Ergebnisse müssen Sie aber kontrollieren.
- Überschreiten Sie die Grenzen oder wechseln Sie in eine GmbH, kann die doppelte Buchführung Pflicht werden.
Die handelsrechtliche und steuerrechtliche Buchführungspflicht
Wer ein Unternehmen führt, hat eine Reihe von Regeln und Vorschriften zu befolgen. In der freien Marktwirtschaft dient die sogenannte Buchführungspflicht zur Überprüfung, ob sich jedes Unternehmen auch tatsächlich an die geltenden Gesetze hält. Doch was bedeutet das konkret?
Damit Sie nachweisen können, dass Sie sich an die gesetzlichen Vorgaben halten, müssen Sie Ihre betrieblichen Handelsgeschäfte sowie die Lage Ihres Betriebsvermögens dokumentieren. In Deutschland sind die Rechtsgrundlagen zur Unternehmensführung hauptsächlich im Handelsgesetzbuch (HGB), im Einkommensteuergesetz (EStG) und spezifischer in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Dort können Sie sich genau informieren, welche handelsrechtlichen Richtlinien und Steuerregelungen für Ihr Unternehmen gelten.
Kaufleute sind nach § 238 HGB grundsätzlich zur Buchführung verpflichtet. Für bestimmte Einzelkaufleute besteht jedoch eine Befreiung. Wer sie nutzen kann, muss nach § 242 Absatz 4 HGB auch keinen handelsrechtlichen Jahresabschluss erstellen. Eine steuerliche Buchführungspflicht ist zusätzlich zu prüfen.
- Automatische Archivierung ausgewählter E-Mail-Postfächer
- Sicherung Ihrer Korrespondenz in deutschen Rechenzentren
- Unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie GoBD
Wer darf die einfache Buchführung anwenden?
Eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist zulässig, wenn Sie nicht gesetzlich verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu erstellen, und dies auch nicht freiwillig tun. Die Bezeichnung „einfache Buchführung“ wird im Alltag häufig für die Aufzeichnungen verwendet, auf denen die EÜR beruht.
Einzelkaufleute
Für Einzelkaufleute kann die Befreiung nach § 241a HGB greifen. Dafür gelten 2026 folgende Grenzen: höchstens 800.000 Euro Umsatzerlöse und höchstens 80.000 Euro Jahresüberschuss. Beide Werte dürfen grundsätzlich an den Abschlussstichtagen zweier aufeinanderfolgender Geschäftsjahre nicht überschritten werden. Bei einer Neugründung genügt zunächst der erste Abschlussstichtag. Die Anhebung von zuvor 600.000 Euro und 60.000 Euro erfolgte durch das Wachstumschancengesetz 2024.
Gewerbliche Unternehmen
Für gewerbliche Unternehmen sowie Land- und Forstwirte ohne anderweitige Buchführungspflicht ist außerdem § 141 AO maßgeblich: Mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn können eine steuerliche Buchführungspflicht auslösen. Beim Gewinn aus Gewerbebetrieb ist das Wirtschaftsjahr, beim Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft das Kalenderjahr maßgeblich. Eine überschrittene Grenze reicht aus. Die Beträge entsprechen zwar den handelsrechtlichen Grenzen; Berechnungsgrundlagen und Beginn der Pflicht sind aber gesondert zu prüfen.
Freiberuflerinnen und Freiberufler
Freiberuflerinnen und Freiberufler – Ärztinnen und Ärzte, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte oder Architektinnen und Architekten – dürfen ihren Gewinn grundsätzlich unabhängig von diesen Umsatz- und Gewinngrenzen per EÜR ermitteln. Voraussetzung ist insbesondere, dass keine Buchführungspflicht aufgrund der Rechtsform besteht. Eine freiberufliche Tätigkeit in einer GmbH fällt deshalb nicht unter diese Erleichterung.
Kapital- und Personenhandelsgesellschaften
GmbHs, UGs (haftungsbeschränkt) und Aktiengesellschaften müssen grundsätzlich auch bei niedrigen Umsätzen und Gewinnen bilanzieren. Auch OHGs und KGs können die Befreiung für Einzelkaufleute nicht nutzen.
Wie funktioniert die einfache Buchführung?
Bei der einfachen Buchführung halten Sie laufend und in zeitlicher Reihenfolge fest, welche betrieblichen Einnahmen und Ausgaben Sie haben. Für die Berechnung gilt: Betriebseinnahmen minus steuerlich abzugsfähige Betriebsausgaben ergeben Ihren Gewinn oder Verlust. Dabei zählt grundsätzlich, wann Sie Geld erhalten oder bezahlen – nicht das Datum auf der Rechnung. Das nennt sich Zufluss-Abfluss-Prinzip.
Ein Beispiel: Sie stellen im Dezember 2026 eine Rechnung für eine einmalige Beratung. Ihr Kunde bezahlt im Januar 2027. Die Einnahme zählt deshalb grundsätzlich zum Jahr 2027. Bei regelmäßig wiederkehrenden Zahlungen rund um den Jahreswechsel können Ausnahmen gelten.
Allerdings wirkt sich nicht jede Zahlung auf Ihren Gewinn aus:
- Privates Geld: Überweisen Sie eigenes Geld auf Ihr Geschäftskonto, ist das keine Betriebseinnahme. Entnehmen Sie Geld für private Zwecke, ist das keine Betriebsausgabe.
- Länger nutzbare Anschaffungen: Kaufen Sie beispielsweise eine Maschine, müssen Sie die Kosten häufig über mehrere Jahre verteilen. Das nennt sich Abschreibung.
Eine Liste aller Ein- und Auszahlungen reicht daher nicht immer aus. Entscheidend ist auch, wie die einzelnen Beträge steuerlich berücksichtigt werden.
Die fertige EÜR reichen Sie grundsätzlich elektronisch beim Finanzamt ein, zum Beispiel über ELSTER oder eine passende Buchhaltungssoftware. In anerkannten Härtefällen sind Ausnahmen möglich.
Einfache und doppelte Buchführung im Vergleich
Die einfache Buchführung ist weniger aufwendig als die doppelte Buchführung. Bei der doppelten Buchführung wird der Gewinn nicht über eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermittelt. Stattdessen erstellen Sie einen Jahresabschluss, zu dem gemäß § 242 HGB die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gehören. Die Bilanz zeigt das Vermögen und die Schulden Ihres Unternehmens. Die GuV stellt die Erträge und Aufwendungen des Geschäftsjahres gegenüber und zeigt, ob Sie einen Gewinn oder Verlust erzielt haben.
| Merkmal | Einfache Buchführung mit EÜR | Doppelte Buchführung |
|---|---|---|
| Grenzen und Voraussetzungen | Für Einzelkaufleute nach § 241a HGB grundsätzlich bei höchstens 800.000 € Umsatzerlösen und 80.000 € Jahresüberschuss in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren. Freiberuflerinnen und Freiberufler können die EÜR grundsätzlich unabhängig von diesen Grenzen nutzen. | Für gewerbliche Betriebe kann bei mehr als 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn eine Buchführungspflicht entstehen. Für bestimmte Rechtsformen, etwa GmbH und UG, gilt sie grundsätzlich unabhängig von diesen Grenzen. |
| Gewinnermittlung | Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben | Betriebsvermögensvergleich; Jahresabschluss mit Bilanz und GuV |
| Zeitliche Zuordnung | Grundsätzlich nach Zahlungseingang und Zahlungsausgang | Grundsätzlich nach wirtschaftlicher Zugehörigkeit |
| Offene Rechnungen | Grundsätzlich erst bei Zahlung gewinnwirksam | Forderungen und Verbindlichkeiten werden erfasst |
| Inventur | Keine Inventur allein wegen der EÜR; besondere Aufzeichnungen können erforderlich sein | Grundsätzlich Inventur und Inventar erforderlich |
| Dokumentation | Belege, Aufzeichnungen und Aufbewahrungspflichten bleiben erforderlich | Umfassende Kontenführung und Abschlussarbeiten erforderlich |
GoBD-konforme Buchführung
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bilden die allgemeinen Regeln für eine ordnungsgemäße Buchführung. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) konkretisieren die Anforderungen an die elektronische Buchführung und die Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen. Sie sind auch bei der EÜR zu beachten, soweit entsprechende Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bestehen.
Wesentliche Grundsätze der GoBD-konformen Buchführung sind Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Jeder Vorgang muss anhand seiner Belege überprüfbar bleiben. Dokumentieren Sie außerdem, wie Sie Belege empfangen, erfassen, kontrollieren, sichern und archivieren. Diese Verfahrensdokumentation sollte zu den tatsächlichen Abläufen und zur Größe Ihres Betriebs passen.
„Unveränderbar“ bedeutet nicht, dass Fehler unberichtigt bleiben müssen. Eine Korrektur muss jedoch nachvollziehbar sein; der ursprüngliche Inhalt darf nicht spurlos überschrieben oder gelöscht werden. Geeignete Systeme dokumentieren Änderungen und erhalten die Verbindung zwischen ursprünglichem Vorgang und Korrektur. Eine frei überschreibbare Excel-Datei oder ein gewöhnlicher Dateiordner gewährleistet das allein nicht. Entscheidend sind die technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen des gesamten Verfahrens.
Digital eingegangene Belege müssen grundsätzlich digital erhalten bleiben. Ein Ausdruck ersetzt die elektronische Aufbewahrung nicht. Bei E-Rechnungen ist insbesondere der strukturierte Datenteil, etwa XML, im empfangenen Format aufzubewahren. Enthalten zusätzliche Bildteile oder Anlagen steuerlich relevante Informationen, müssen auch diese erhalten bleiben. Sorgen Sie für Lesbarkeit, Verfügbarkeit und erforderliche maschinelle Auswertbarkeit über die gesamte Aufbewahrungszeit.
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können; dafür reicht technisch bereits ein E-Mail-Postfach. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen alle Rechnungsausstellenden weiterhin Papierrechnungen oder mit Zustimmung der empfangenden Person beispielsweise PDF-Rechnungen verwenden. Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Vorjahr können diese Übergangsregel noch bis Ende 2027 nutzen. Ab 2028 ist bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich eine strukturierte E-Rechnung erforderlich.
Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern; Rechnungen an Privatpersonen fallen grundsätzlich nicht unter die E-Rechnungspflicht.
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Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die reguläre Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege acht statt zehn Jahre. Grundlage ist das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Für bestimmte Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt dagegen eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Die Verkürzung gilt auch für viele ältere Belege, deren Frist Anfang 2025 noch nicht abgelaufen war. Sie betrifft jedoch nicht sämtliche Buchhaltungsunterlagen.
| Unterlagen | Reguläre Frist |
|---|---|
| Buchungsbelege, etwa Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kostenbelege | 8 Jahre |
| Bücher und steuerlich erforderliche Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse sowie erforderliche Organisationsunterlagen | 10 Jahre |
| Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen, soweit keine längere Frist greift | 6 Jahre |
Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist beziehungsweise die letzte Eintragung erfolgte. Für Abschlüsse ist das Jahr ihrer Aufstellung maßgeblich. Ein im Jahr 2026 entstandener Rechnungsbeleg ist bei achtjähriger Frist somit grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren.
Löschen Sie Unterlagen nicht automatisch nach Fristablauf: Sie können länger benötigt werden, etwa wegen noch offener steuerlicher Verfahren. Prüfen Sie außerdem branchenspezifische Sonderregeln. Die genannten Fristen gelten für Papierbelege und digitale Unterlagen gleichermaßen.
Einfache Buchführung mit KI automatisieren
KI-gestützte Buchhaltungssoftware kann je nach Funktionsumfang Routinearbeiten erleichtern: Sie liest Angaben aus Belegen aus, schlägt Ausgabenkategorien vor oder unterstützt den Abgleich mit Bankzahlungen. So können Sie die laufende Erfassung beschleunigen. Prüfen Sie vor der Auswahl anhand eigener Musterbelege, welche Aufgaben eine Lösung tatsächlich zuverlässig erledigt.
Ein praktisches Beispiel: In IONOS GPT können Sie eine Excel- oder CSV-Liste Ihrer Einnahmen und Ausgaben oder eine PDF-Rechnung hochladen und sich Datum, Betrag und Steuersatz übersichtlich zusammenstellen lassen. Der Assistent liest nur Text aus Dateien; Fotos von Belegen kann er nicht auswerten. Laut IONOS werden die Daten ausschließlich in EU-Rechenzentren verarbeitet. Das Ergebnis ersetzt keine Buchung: Prüfen Sie jeden Wert am Originalbeleg.
Auch bei der GoBD-konformen Archivierung kann KI unterstützen, indem steuerlich relevante Dokumente manipulationssicher gespeichert und entsprechend den geltenden Aufbewahrungsfristen vorgehalten werden. Das erleichtert die strukturierte Archivierung und die Bereitstellung von Unterlagen für eine mögliche Betriebsprüfung. Zusätzlich kann ein KI-Dokumentenmanager dabei unterstützen, die für die EÜR benötigten Informationen und Dokumente zusammenzuführen.
Lassen Sie Beträge, Steuersätze, Belegzuordnungen und vorgeschlagene Buchungen kontrollieren, bevor Sie diese übernehmen. Besonders bei gemischt privat und betrieblich veranlassten Ausgaben oder ungewöhnlichen Geschäftsvorfällen ist eine fachliche Prüfung wichtig. KI-Ausgaben ersetzen weder Originalbelege noch die erforderlichen Nachweise. Achten Sie auf nachvollziehbare Freigaben, protokollierte Änderungen, geeignete Archivierung und einen vollständigen Datenexport. Klären Sie vor dem Hochladen von Belegen auch, wo die Daten verarbeitet werden und wer darauf zugreifen kann. Für die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Aufzeichnungen bleiben Sie auch beim Einsatz externer Dienstleister verantwortlich.
Häufige Fehler bei der einfachen Buchführung
- Belege nicht GoBD-konform archivieren: Ein gewöhnlicher Dateiordner allein gewährleistet noch keine GoBD-konforme Aufbewahrung. Entscheidend sind unter anderem Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Datenteil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben; ein Ausdruck allein reicht daher nicht aus.
- Aufbewahrungsfristen verwechseln: Die achtjährige Frist gilt für Buchungsbelege. Für andere Unterlagen können zehn oder sechs Jahre gelten. Ordnen Sie Ihre Dokumente vor dem Löschen korrekt ein.
- Schwellenwerte übersehen: Prüfen Sie Umsatz und Gewinn regelmäßig. Eine einzige überschrittene Grenze kann für den Wechsel entscheidend sein; Rechtsform und Rechtsgrundlage bestimmen das weitere Vorgehen.
- Private und geschäftliche Transaktionen vermischen: Kennzeichnen Sie private Geldbewegungen und grenzen Sie betriebliche Ausgaben nachvollziehbar ab. Ein separates Geschäftskonto erleichtert dies, ist aber für Einzelunternehmen nicht allein wegen der EÜR generell gesetzlich vorgeschrieben.
- Zahlungszeitpunkt und Rechnungsdatum verwechseln: Für die EÜR zählt grundsätzlich die Zahlung. Beachten Sie Sonderregeln, etwa für Abschreibungen und regelmäßig wiederkehrende Zahlungen zum Jahreswechsel.
Wann die Umstellung auf doppelte Buchführung verpflichtend wird
Prüfen Sie zunächst, warum die Pflicht entsteht. Bei Einzelkaufleuten kann die Befreiung nach § 241a HGB entfallen. Bei sonstigen gewerblichen Betrieben kommt § 141 AO in Betracht. Auch eine Änderung der Rechtsform, etwa der Wechsel in eine GmbH, kann die doppelte Buchführung erforderlich machen.
Für die originäre steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 AO gilt: Sie beginnt grundsätzlich mit dem Wirtschaftsjahr nach Bekanntgabe der entsprechenden Mitteilung des Finanzamts. Erhalten Sie diese 2026 und entspricht Ihr Wirtschaftsjahr dem Kalenderjahr, beginnt die Pflicht damit grundsätzlich am 1. Januar 2027. Bei einer bereits handelsrechtlich bestehenden Pflicht dürfen Sie dagegen nicht auf diese Mitteilung warten.
Bereiten Sie die Umstellung in diesen Schritten vor:
- Rechtsgrundlage und Stichtag klären: Prüfen Sie die maßgeblichen Werte sowie Ihre Rechtsform. Stimmen Sie den Beginn mit Ihrer Steuerberatung ab und berücksichtigen Sie gegebenenfalls die Mitteilung des Finanzamts.
- Erklärungs- und Mitteilungspflichten beachten: Geben Sie Umsatz und Gewinn vollständig in den Steuererklärungen an. § 141 AO sieht keine allgemeine zusätzliche Sofortmeldung allein wegen einer Grenzüberschreitung vor. Für Änderungen der Rechtsform oder des Betriebs können eigene Anzeigepflichten bestehen. Klären Sie mit dem Finanzamt, wenn der Beginn der Buchführungspflicht unklar ist.
- Bestände aufnehmen: Erfassen und bewerten Sie zum Umstellungsstichtag Vermögen und Schulden. Dazu gehören etwa Bankguthaben, Waren, Anlagegüter, offene Kundenforderungen und noch unbezahlte Lieferantenrechnungen.
- Eröffnungsbilanz erstellen: Die häufig als Umstellungsbilanz bezeichnete Eröffnungsbilanz bildet diese Anfangsbestände ab und ist die Grundlage Ihrer neuen Buchführung.
- Übergangsergebnis berechnen: Durch den Methodenwechsel dürfen Einnahmen und Ausgaben weder doppelt noch gar nicht erfasst werden. Deshalb sind Zu- und Abrechnungen nötig, etwa für Warenbestände, Forderungen und Verbindlichkeiten. Daraus entsteht ein Übergangsgewinn oder Übergangsverlust.
- Laufende Buchführung einrichten: Stellen Sie Software und Kontenplan um, übernehmen Sie die Anfangsbestände und organisieren Sie die Erfassung offener Posten. Am Jahresende erstellen Sie den erforderlichen Abschluss. Die steuerliche Bilanz und GuV sind grundsätzlich elektronisch als E-Bilanz zu übermitteln; gesetzliche Ausnahmen bleiben möglich.
Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.
Reviewers
Anne-Laure Wolber
Anne-Laure begleitet den IONOS Digital Guide bereits seit seiner Geburtsstunde im Jahr 2016. Als Expertin für die Startup-Kategorie konzentriert sie sich primär auf die strategische Verzahnung von SEO, GEO und Conversion-Rate-Optimierung.
Christian Heldmaier
Christian Heldmaier ist ein erfahrener Online-Marketing- und SEO-Spezialist aus Karlsruhe. Seit Juli 2020 ist er als SEO Manager bei IONOS tätig.