Lizenznehmer übernehmen jedoch nicht nur die Verantwortung, sondern auch alle Kosten, die durch die Nutzung der Software entstehen. Darunter fallen meist Wartungsgebühren sowie Ausgaben für den Betrieb von Soft- und Hardware. Im Falle einer Open-Source-Software übernimmt in der Praxis häufig eine enge Gemeinschaft Weiterentwicklung und Fehlerbehebung. Der Nachteil: In diesem Fall entfällt der Gewährleistungsanspruch. Bei Bedarf lässt sich der notwendige Support oder die Durchführung von Software-Updates von entsprechenden Dienstleistern einkaufen.
Lizenznehmer erhalten über eine Desktop-Anwendung oder eine webbasierte Benutzeroberfläche Zugriff auf die Software. Unternehmen, die sensible Daten verwalten, entscheiden sich meist für die desktopbasierte Anwendung, um mögliche Sicherheitslücken und den Zugriff von Unbefugten ins System auszuschließen.