Was ist SaaS (Software as a Service)? Ein Überblick

Bei „Software als Service“, kurz SaaS (Software as a Service), verwenden Sie bereitgestellte Software, die Sie nicht lokal installiert haben, sondern über eine Internetverbindung benutzen. Hard- und Software werden dabei vom Anbieter der Dienstleistung gestellt. Sie nehmen lediglich die Funktionen der Software von außen in Anspruch. SaaS ist somit per Definition ein Teil des Cloud-Computing, eines der größten Entwicklungsfelder für Unternehmen.

Andere Services des Cloud-Computing umfassen Infrastructure as a Service (IaaS) und Platform as a Service (PaaS). Nach dem SaaS-Prinzip funktionieren übrigens seit Jahren schon E-Mail-Provider, die Ihnen wie 1&1 IONOS E-Mail-Tools über eine Website anbieten. Andere bekannte SaaS-Anbieter sind Slack, Salesforce und Wordpress. Auch große Software-Entwickler wie Microsoft (Office 365) und Adobe (Creative) bieten mittlerweile SaaS-Versionen Ihrer Produkte an.

Wie funktioniert SaaS?

Bei SaaS wird Software als Service über das Internet zentral bereitgestellt. Nutzer legen individuelle Accounts an und u. U. anfallende Kosten werden monatlich oder jährlich abgerechnet. Die Anwendungen laufen dann nicht über den eigenen Rechner, sondern werden online abgerufen. Bereitstellung, Wartung und Aktualisierung der Programme obliegen direkt dem Anbieter. Die Anwender müssen lediglich die Software über einen Webbrowser ansteuern. Das geht in der Regel mit jedem internetfähigen Gerät; Sie brauchen sich lediglich mit Ihren Anmeldedaten im Webtool einzuloggen.

Zu den beliebtesten SaaS-Programmen gehören Projektmanagement-Apps, Content-Management-Systeme (CMS), Programme für Finanzbuchhaltung, Aktenführung, eCommerce, Customer Relationship Management (CRM), Archivverwaltung und Personalplanung. Mussten Betriebe in der Vergangenheit oftmals mehrere Programme installieren und dafür Lizenzen kaufen und verwalten, wird das weitaus kundenfreundlichere SaaS-Modell immer beliebter.

Vorteile von SaaS

SaaS ist dabei, sich als attraktive Cloud-Lösung auf viele Bereiche auszubreiten, bietet es doch sowohl für Nutzer als auch für Unternehmen gegenüber installierter Software viele Vorteile:

  • Schnelle Inbetriebnahme und Bereitstellung von Services für Kunden: Anstatt Software-Pakete zu versenden und Lizenzen zu vergeben, muss der Service lediglich „online gehen“, um den Betrieb aufzunehmen.

  • Instandhaltung durch den Anbieter führt zur Entlastung eigener Mitarbeiter: Vor allem IT-Teams müssen sich fortan nicht um Software-Installationen, Lizenzen, Updates oder Wartungen kümmern, sondern können Ihre Ressourcen auf Aufgaben ausrichten, die für das Unternehmen ebenso von Wichtigkeit sind.

  • Einfache Integration neuer Mitarbeiter: Für neue Mitarbeiter müssen keine Lizenzen mehr vergeben oder die Software installiert werden. Meist reicht eine Neuanmeldung im Webtool. Das erleichtert die Eingliederung neuer Mitarbeiter, die umso schneller Ihre Arbeit aufnehmen können.

  • Nutzung der Services stationär und mobil von unterschiedlichen Geräten aus: Die Software ist nicht mehr zwingend an einen Arbeitsplatz gebunden. Mit den Anmeldedaten können Nutzer die bereitgestellten Tools auch mobil oder von anderen Systemen aus nutzen. Das erleichtert auch das Konzept des Home-Office erheblich.

  • Cloud-Architektur bietet allen Nutzern dieselben Sicherheitsstandards: Durch die dezentrale Speicherung aller Daten auf einem Cloud-Server führen lokale Hardware- und Software-Probleme seltener zu Datenverlusten. Kleinere Unternehmen genießen dieselben Sicherheitsstandards, die auch für größere Firmen gelten.

  • Neue Funktionen und Updates werden erheblich schneller umgesetzt und integriert: Da die Software auf Anbieterseite läuft, wird sie auch direkt vom Anbieter gesteuert. So nutzen Sie immer die neueste Version der Services.

  • Nutzerorientiert: Unternehmen zahlen keine Pauschalbeträge, sondern pro Nutzer. Gerade für kleinere Unternehmen waren Software-Lizenzen in der Vergangenheit gemessen an ihrer Größe oft zu teuer. Mit Bezahloptionen pro Nutzer können die Ausgaben für Firmen effizient gesteuert werden.

Nachteile und Gefahren von SaaS

Bei den Nachteilen und möglichen Gefahren von SaaS handelt es sich zum Großteil um Kinderkrankheiten. Das SaaS-Modell verbreitet sich rasant, und durch den Konkurrenzdruck wird bei Problemfeldern wie Datensicherheit und Performance kontinuierlich nachgebessert. Dennoch sollte man wissen, welche Bedenken mit SaaS verbunden sind:

  • Abtretung Ihrer Daten an den Anbieter: Auch wenn der Betreiber höchste Verschwiegenheit und Sicherheit verspricht und Daten per Vertrag geschützt werden – Ihre vertraulichen Firmendaten sind de facto nicht in Ihrem Besitz, sondern werden auf Betreiberseite gespeichert. Datenlecks, Hackerangriffe und andere Vorfälle, die die Geheimhaltung Ihrer Daten gefährden, obliegen grundsätzlich nicht Ihrer eigenen Kontrolle. Die Sicherheit von Cloud-Diensten bleibt umstritten. In Europa könnte die neue Datenschutz-Grundverordnung für geregelte Verhältnisse sorgen, sofern sie auf den jeweiligen Anbieter zutreffen.

  • Gefahren durch Einstellung von Services: Geht der Anbieter der SaaS insolvent oder wird aus sonstigen Gründen dazu gezwungen, den Service einzustellen, ist nicht nur die Weiterbenutzung der Services unmöglich. Ebenso können theoretisch sämtliche Daten und Dokumente verloren gehen. Allerdings schalten sich SaaS selten spontan ab, sondern die betreffenden Anbieter geben den Nutzern meist Zeit, ihre Datensätze und Dokumente auf anderen Datenträgern oder Servern zu sichern. In manchen Fällen geht ein Service in einen anderen über, wobei die Daten oft transferiert werden können.

  • Erfordert eine schnelle und konstante Internetverbindung: SaaS arbeitet online, daher ist eine gute Internetverbindung wesentlich. Viele Betreiber bieten zwar Offlinemodi an, die das Arbeiten ohne Internet erlauben und die Daten synchronisieren, sobald Sie wieder online gehen. Jedoch benötigen Sie für die optimale Nutzung von SaaS eine konstante Verbindung zum Internet. Probleme in Ihrem Netzwerk können zu ärgerlichen Ladezeiten in den Webtools führen, wodurch wirtschaftlicher Schaden entstehen kann.

  • Keine Nutzung der Software bei Downtime: Ebenso lassen sich viele SaaS nicht benutzen, wenn der Anbieter seine Services vorübergehend vom Netz nehmen muss, etwa wegen Wartungsarbeiten oder Serverausfällen.

  • Notwendige Kompatibilität mit Betriebssystemen und Browsern: Webtools performen u. U. unterschiedlich, abhängig davon, welchen Browser Sie verwenden. Auch in puncto Betriebssystem kann es zu Kompatibilitätsproblemen kommen, vor allem wenn Sie macOS verwenden. Die meisten SaaS-Anbieter optimieren Ihre Tools derzeit noch für Windows. Immerhin: Probleme durch die Browserwahl sind überaus selten.

  • Inbetriebnahme unfertiger Software: Da SaaS nicht auf dem traditionellen Weg produziert und verkauft wird, sind SaaS-Anbieter möglicherweise dazu verführt, ihre Software in einem zu frühen Entwicklungsstadium zur Verfügung zu stellen. Das kann passieren, bevor umfangreiche Betatests durchgeführt wurden oder wichtige Features implementiert wurden. Allgemein gesagt gibt es bei SaaS-Produkten eine weitaus nachlässigere Qualitätskontrolle.

Bekannte SaaS-Anbieter

Die bekanntesten SaaS-Anbieter sind zweifelsohne E-Mail-Provider, und die Chance ist hoch, dass Sie die Webtools eines solchen Anbieters schon benutzen. Der Anwendungsbereich von SaaS geht aber weit über E-Mail hinaus, vor allem im Businessbereich. Wir präsentieren Ihnen drei Webtools, die als SaaS die Arbeitswelt bereits aufgewirbelt haben.

Slack

Slack bietet eine Kommunikationsoberfläche für Arbeitsgruppen. Dabei unterteilt das Tool alle Unterhaltungen in angelegte Channels und anschließend in Threads, um spezifische Unterhaltungen abzugrenzen. Zusätzlich haben Sie eine breite Auswahl an Apps, die Sie „installieren“ können. Das kann eine To-do-Liste sein, eine Verknüpfung mit Google Drive oder ein Finanzrechner – je nachdem, was Sie für Ihre Arbeitsgruppe benötigen. Slack ist sehr schnell eingerichtet, dann können Sie per E-Mail weitere Mitglieder einladen. Auch das Freemium-Modell des Webtools hat dazu geführt, dass Slack sich immer größerer Beliebtheit erfreut. Bedenken gibt es wegen der Datensicherheit. So werden sämtliche Informationen auf amerikanischen Servern gespeichert, die aufgrund der weniger strikten Datenrechtsbestimmungen in den USA als unsicherer gelten als etwa deutsche Server.

Slack ist als SaaS-Tool bekannt geworden, mittlerweile gibt es jedoch auch eine herkömmliche Software für Windows, Android und iOS. Ein Vorteil gegenüber dem Webtool ist, dass man mehrere Workspaces gleichzeitig geöffnet haben kann. Außerdem verspricht Slack damit mehr Kontrolle über Benachrichtigungen. Nutzt man nur einen Workspace, ist es mehr oder weniger Geschmackssache, ob man auf das Webtool oder die Software zurückgreift. Die generelle Funktionalität von Slack bleibt unverändert. Ob man Slack installiert oder über den Browser nutzt: Jeder kann teilhaben. Somit ist Slack ein gutes Aushängeschild für das SaaS-Modell.

Salesforce

Als Anbieter verschiedener Unternehmenstools konkurriert Salesforce mit dem Software-Schwergewicht SAP. Dabei ist das Angebot im Cloud-Computing-Bereich breit gefächert: Mit Finanztools, Chatprogrammen, Entwicklertools und Kundenbeziehungs-Management (CRM) versteht sich Salesforce als Komplettlösung für Unternehmen.

Salesforce hat sich mittlerweile als einer der erfolgreichsten Cloud-Computing-Anbieter etabliert. Besonders im Bereich des Customer Relationship Management (CRM) beeindruckt Salesforce mit einem umfangreichen Angebot verschiedener SaaS-Angebote wie Work.com, ehemals Rypple, und Data.com, das vorher Jigsaw hieß. Salesforce präsentiert sich ohnehin mehr als Netzwerk verschiedener Tools, die über die Jahre akquiriert wurden. So hat sich das Unternehmen zu einem ernsthaften Konkurrenten zu SAP entwickelt und lässt erwarten, dass in Zukunft noch mehr SaaS-Anbieter von ähnlich großen Unternehmen geschluckt werden könnten.

Trello

SaaS-basierte Webtools können spielerische Wege gehen, um innovative Lösungen für Arbeitsvorgänge und Projektmanagement zu bieten. Trello verpackt Aufgaben, Ereignisse, Anfragen usw. in interaktive Karten, die von berechtigten Mitgliedern des Netzwerks bearbeitet oder verschoben werden können. So punktet das Interface mit einer hervorragenden Übersicht.

Die Unterteilung in Listen ermöglicht es Ihnen, Trello ganz nach Ihrem Bedarf anzupassen. Z. B. können die Listen verschiedene Arbeitsschritte wie „Zu schreiben“, „Geschrieben“, „Gelesen“ und „Hochgeladen“ darstellen. Sie können aber auch Listen wie Kategorien anlegen (z. B. „Sport“, „Gesundheit“, „Politik“). In den individuellen Karten können Sie kommentieren, Anhänge hinzufügen, eine Checkliste erstellen, eine Frist bestimmen und vieles mehr.

Trello arbeitet schnell und eingängig und ist daher ein gelungenes SaaS-Webtool. Es nutzt wie Slack das Freemium-Modell, das sich als erfolgreich herausgestellt hat: Im März 2017 kaufte Atlassian die SaaS für 425 Mio. Dollar. Von Trello gibt es auch mobile Apps für Android und iOS. Wenig später wurde eine Desktop-App für Windows und macOS veröffentlicht. Damit folgt nach Slack auch Trello dem Trend, die zunächst als SaaS veröffentlichten Programme auch als lokal installierbare Anwendungen anzubieten.

Prognose von SaaS-Diensten

Ganz klar: SaaS ist ein Zukunftsmodell. Bis 2019 erwartet man eine Verdreifachung des Umsatzes im Vergleich zu 2014. Dennoch haben SaaS-Anbieter noch einige Herausforderungen zu bewältigen. Zum einen ist das Misstrauen gegenüber Cloud-Computing in puncto Datensicherheit immer noch weit verbreitet. Lösungsansätze wie die Bereitstellung eines Cloud-Access-Security-Managers (CASM), der die Datensicherheit und entsprechende Richtlinien mehr auf die Nutzerseite verlagert, sind aber ebenso vielversprechend wie die Zusagen vieler Anbieter, die Transparenz und Kontrolle über Daten auf Serverseite zu verbessern.

Wollen SaaS-Anbieter auch weiterhin wachsende Nutzerzahlen erreichen, muss zudem die Performance konstant bleiben. Damit Nutzer nicht durch lange Ladezeiten oder Ausfälle abgeschreckt werden und schließlich wieder verstärkt zu herkömmlicher Software greifen, müssen SaaS-Anbieter fortan konstant beweisen, dass ihr Modell technisch ausgereift und zukunftsfähig ist. Die oben beschriebenen Vorteile müssen die Nachteile ganz deutlich ausstechen. Dann könnte sich SaaS langfristig als das populärste Software-Modell etablieren.