Buch­hal­tungs-Apps im Check: Das sind die besten Lösungen für die mobile Buch­hal­tung

Die ord­nungs­ge­mä­ße Buch­füh­rung ist für Un­ter­neh­men und Selbst­stän­di­ge aus zweierlei Gründen von enormer Wich­tig­keit: Zum einen besteht fast immer die Pflicht, dem Finanzamt jährlich eine lü­cken­lo­se und korrekte Ge­winn­ermitt­lung vor­zu­le­gen. Zum anderen er­leich­tert die voll­stän­di­ge Auf­lis­tung aller Einnahmen und Ausgaben die lang­fris­ti­ge Planung der eigenen Geld­mit­tel erheblich. Das Rech­nungs­we­sen ist al­ler­dings auch mit einer Menge Aufwand verbunden – ins­be­son­de­re, wenn das Budget fehlt, um einen pro­fes­sio­nel­len Buch­hal­ter zu be­schäf­ti­gen. Immer beliebter wird daher der Einsatz von Software, wobei sich cloud­ba­sier­te Lösungen als besonders effizient erweisen. Diese lassen sich nämlich nicht nur auf dem Desktop-PC mit dem Browser der Wahl, sondern in vielen Fällen auch per Buch­hal­tungs-App auf dem Mo­bil­ge­rät nutzen.

Wir zeigen Ihnen, was die Buch­füh­rung per App so in­ter­es­sant macht und welche Buch­hal­tungs-Apps den Rech­nungs­all­tag auch tat­säch­lich ver­ein­fa­chen.

Seit dem In­kraft­tre­ten der GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Führung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Da­ten­zu­griff) am 1. Januar 2015 müssen Fi­nanz­äm­ter Bücher in Form von Excel- oder Word-Dateien nicht mehr an­er­ken­nen. Spä­tes­tens seit diesem Tag tun Un­ter­neh­men und Selbst­stän­di­ge gut daran, pro­fes­sio­nel­le Programme für das An­fer­ti­gen von Rech­nun­gen, Kas­sen­bü­chern und Ein­nah­men­über­schuss­rech­nun­gen zu verwenden.

Eine immer wich­ti­ge­re Rolle nehmen dabei Buch­hal­tungs-Apps für iOS und Android ein, die es Ihnen er­mög­li­chen, die Buch­füh­rung nicht mit der je­wei­li­gen Desktop- bzw. Web­an­wen­dung, sondern von ihrem mobilen Gerät aus zu erledigen. Diese Apps für die mobile Buch­hal­tung zeichnen sich dadurch aus, dass sie optimal auf die Dis­play­grö­ßen und Be­die­nungs­ei­gen­hei­ten von Smart­phones und Tablets zu­ge­schnit­ten sind. Die Da­ten­spei­che­rung findet dabei auf den Servern des Anbieters statt, weshalb die geringe Spei­cher­ka­pa­zi­tät von Mo­bil­ge­rä­ten kein Problem darstellt. Wie bei allen cloud­ba­sier­ten Diensten haben Sie dadurch außerdem die Mög­lich­keit, die Features des Buch­füh­rungs-Tools im Team und un­ab­hän­gig von Ort und Zeit zu nutzen.

Apps für die mobile Buch­hal­tung haben den Anspruch, die zahl­rei­chen Rou­ti­ne­auf­ga­ben und Her­aus­for­de­run­gen bei der Buch­füh­rung für den Nutzer so bequem wie möglich zu gestalten. So ist bei­spiels­wei­se eine Rechnung innerhalb weniger Schritte erstellt, sobald Sie Stamm­da­ten für Layout, Kun­den­in­for­ma­tio­nen und Po­si­tio­nen hin­ter­legt haben. Zudem besitzen die meisten Buch­hal­tungs-Apps Funk­tio­nen, um Rech­nun­gen direkt per Mail oder – über eine digitale Schnitt­stel­le – als Brief an den Empfänger zu schicken, ohne den Gang zur Post antreten zu müssen.

Auch die generelle Ver­wal­tung von Aufträgen wird durch den Zugriff auf Be­stands­da­ten erheblich ver­ein­facht, denn nicht nur Rech­nun­gen, sondern auch Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen, Lie­fer­schei­ne und Zah­lungs­er­in­ne­run­gen lassen sich mit Buch­füh­rungs-Apps wei­test­ge­hend au­to­ma­ti­siert ge­ne­rie­ren und ver­schi­cken.

Weitere Vorzüge, durch die sich Buch­hal­tungs-Apps aus­zeich­nen, sind u. a. folgende:

• in­di­vi­du­el­le Lie­fe­ran­ten- und Kun­den­seg­men­tie­rung inklusive Such- und Fil­ter­funk­ti­on
• Di­gi­ta­li­sie­rung von Belegen per Kamera
• einfache In­te­gra­ti­on von Shop- und Zah­lungs­sys­te­men
• zentrale Übersicht über alle Einnahmen und Ausgaben
• GoBD-Kon­for­mi­tät
• Da­ten­ex­port im DATEV-Format

Buch­füh­rungs-Apps stehen fast immer in Ver­bin­dung mit einer Web­an­wen­dung, die fast immer auch die Haupt- bzw. Ori­gi­nal­ver­si­on der Software ist. In einigen Fällen gibt es darüber hinaus auch eine in­stal­lier­ba­re Desktop-Anwendung, die quasi das Ge­gen­stück der mobilen App für Desktop-PCs darstellt. Mobile App und PC-Version un­ter­schei­den sich von dem On­line­ser­vice vor allem hin­sicht­lich der Be­nut­zer­ober­flä­che. Diese wird speziell an die je­wei­li­gen tech­ni­schen Rah­men­be­din­gun­gen wie Dis­play­grö­ße, Be­die­nungs­kon­zep­te (Tastatur vs. Touchpad) oder Sys­tem­leis­tung. Über ein zentrales Be­nut­zer­kon­to erhalten Sie in der Regel Zugriff auf alle ver­füg­ba­ren Versionen der Software, die Sie dann nach der Anmeldung auf dem je­wei­li­gen Gerät – im Falle der App auf Ihrem Smart­phone oder Tablet – nutzen können.

Mobile Buch­hal­tung ist für viele Klein­un­ter­neh­men und Selbst­stän­di­ge die perfekte Lösung, um den An­sprü­chen der modernen Geschäfts- und Fi­nanz­welt gerecht zu werden. Die prak­ti­schen Ap­pli­ka­tio­nen für Mo­bil­ge­rä­te liefern die Antwort auf die zu­neh­men­de Di­gi­ta­li­sie­rung und den damit ver­bun­de­nen Trend zum pa­pier­lo­sen Büro, das nicht nur dem Pa­pier­krieg ein Ende setzt, sondern auch den Workflow spürbar ver­bes­sert.

Auch wenn sich Buch­füh­rungs-Apps grund­sätz­lich sehr ähnlich sind, gibt es Un­ter­schie­de – etwa in puncto Funk­ti­ons­um­fang oder Kosten –, die die Suche nach der für die eigenen Zwecke passenden Anwendung er­schwe­ren. Wir haben die wich­tigs­ten In­for­ma­tio­nen zu den in­ter­es­san­tes­ten Buch­hal­tungs-Apps auf dem Markt für Sie zu­sam­men­ge­tra­gen.

Alle sevDesk-Abon­ne­ments liefern Ihnen das perfekte Paket, um Rech­nun­gen, Angebote, Gut­schrif­ten bzw. Stor­no­rech­nun­gen und Zah­lungs­er­in­ne­run­gen schnell und einfach zu erstellen und zu versenden. Pro­blem­los legen Sie hierfür zunächst Kun­den­pro­fi­le an, die Sie an­schlie­ßend jederzeit einem neuen Dokument zuweisen können. Außerdem in jedem Paket dabei: ein ex­klu­si­ver Steu­er­be­ra­ter-Zugang sowie die Mög­lich­keit, Daten per DATEV-Schnitt­stel­le zu ex­por­tie­ren. Wenn Sie das besonders beliebte Paket „Buch­hal­tung“ wählen, können Sie mit der App auch Kas­sen­bü­cher, Lie­fer­schei­ne, Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen und EÜRs erstellen, die Um­satz­steu­er­vor­anmel­dung durch­füh­ren und Belege di­gi­ta­li­sie­ren (auf Android-Geräten benötigen Sie hierfür die genannte Zusatz-App sevScan).

Die Debitoor-Buch­hal­tungs-App er­mög­licht es Ihnen, immer und überall Rech­nun­gen zu schreiben, die Sie im Anschluss per E-Mail oder sogar per WhatsApp versenden können. Hat der Kunde die Rechnung geöffnet, erhalten Sie eine Be­nach­rich­ti­gung. Auch Ihre Ausgaben erfassen Sie bequem mit der App, wobei Sie die passenden Belege bequem mit der Kamera Ihres Mo­bil­ge­räts ab­fo­to­gra­fie­ren und als Bilddatei anhängen können. Die Zahl möglicher Rech­nun­gen und Ausgaben-Auf­zeich­nun­gen ist al­ler­dings nur im Premium-Abon­ne­ment „L“ un­be­grenzt, während die anderen Pläne ein Jah­res­li­mit besitzen (100, 400 bzw. 800). Je nach gewähltem Abon­ne­ment lassen sich mit der Buch­füh­rungs-App außerdem Angebote, Lie­fer­schei­ne, Ein­nah­men­über­schuss­rech­nun­gen (EÜR) und Bilanzen an­fer­ti­gen und ver­schi­cken sowie die Um­satz­steu­er­vor­anmel­dung durch­füh­ren.

Billomat ist die web­ba­sier­te Buch­hal­tungs­soft­ware des gleich­na­mi­gen, in Deutsch­land be­hei­ma­te­ten Un­ter­neh­mens, das bereits seit 2008 Buch­füh­rungs­lö­sun­gen für Start-ups, KMUs und Selbst­stän­di­ge ent­wi­ckelt. Im Rahmen des 2016 voll­zo­ge­nen Relaunchs ver­öf­fent­lich­te das Team mit Billomat App gleich auch das passende Werkzeug, um die Vorzüge der eigenen Software auch auf Tablet, Smart­phone und Co. genießen zu können: Die für Mo­bil­ge­rä­te op­ti­mier­te Buch­hal­tungs-App steht allen Nutzern von Android (4.1+) und iOS (9.0+) im Google Play Store bzw. App Store zum kos­ten­frei­en Download zur Verfügung.

Sie können Billomat zwei Monate lang testen, bevor Sie sich für einen der kos­ten­pflich­ti­gen Tarife ent­schei­den. Der Ein­stei­ger­ta­rif „Solo“ (ab 6 Euro pro Monat) gibt Ihnen bei­spiels­wei­se die Mög­lich­keit, monatlich 30 Dokumente (Rech­nun­gen, Angebote, Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen, Lie­fer­schei­ne etc.) zu erstellen und zu ver­schi­cken. Darüber hinaus können Sie Belege per Kamera erfassen und aus­ge­wähl­te Dokumente per DATEV ex­por­tie­ren. Wollen Sie diese Do­ku­men­ten­gren­ze aufheben und darüber hinaus mit der Buch­füh­rungs-App auch Zahlungen empfangen, werten Sie Ihr Konto einfach auf, indem Sie das „Business“-Abon­ne­ment (ab 24 Euro pro Monat) ab­schlie­ßen. In diesem Fall haben zudem bis zu fünf Nutzer sowie Ihr Steu­er­be­ra­ter Zugriff auf das Billomat-Konto.

Schon mit dem Stan­dard­pa­ket „Rechnung und Finanzen“ gewährt Ihnen lexoffice Zugriff auf ein her­vor­ra­gen­des Arsenal an Buch­hal­tungs-Features: Bequem können Sie Rech­nun­gen, Angebote und Belege schreiben, erfassen und ex­por­tie­ren, wobei Schnitt­stel­len zu diversen Part­ner­diens­ten und ein direkter Steu­er­be­ra­ter-Zugang die Arbeit zu­sätz­lich er­leich­tern. Wollen Sie darüber hinaus auch Kas­sen­bü­cher und die Um­satz­steu­er­vor­anmel­dung mit der Buch­hal­tungs-App erledigen, greifen Sie statt­des­sen zu den Paketen „Buch­hal­tung und Finanzen“ bzw. „Buch­hal­tung und Berichte“. Beide erweitern Ihren Account außerdem zu einem Mehr­be­nut­zer­kon­to, das sich gemeinsam im Team verwalten lässt. Exklusiv erlaubt Ihnen letzt­ge­nann­tes Abon­ne­ment zudem die Er­stel­lung von Gewinn- und Ver­lust­rech­nun­gen (GUV) und Ein­nah­men­über­schuss­rech­nun­gen (EÜR).

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