Das Gut­schrift­ver­fah­ren spart sowohl Leis­tungs­er­brin­gen­den als auch Leis­tungs­emp­fan­gen­den Zeit – aus diesem Grund ist es eine beliebte Ab­rech­nungs­form. Al­ler­dings muss eine Gut­schrift auch in der Bilanz auf­tau­chen. Erfahren Sie, wie Sie eine Gut­schrift korrekt buchen.

Wie verbucht man eine Gut­schrift?

Da jede Gut­schrift in Ihrer Bilanz auf­tau­chen sollte, ist eine korrekte Buchung wichtig. Dabei gilt immer: Eine Gut­schrift – bzw. genauer eine Ab­rech­nungs­gut­schrift – wird vom Leis­tungs­emp­fän­ger an den Leis­tungs­er­brin­ger gestellt. Da Gut­schrif­ten eine Form von Rech­nun­gen sind (§ 14 Abs. 2 UStG), ist der Leis­tungs­emp­fän­ger – also der Ersteller bzw. die Er­stel­le­rin der Gut­schrift – zum Vor­steu­er­ab­zug be­rech­tigt. Der Leis­tungs­er­brin­ger wiederum ist zur Zahlung der Um­satz­steu­er ver­pflich­tet.

Um eine Gut­schrift korrekt zu buchen, sind folgende Schritte wichtig:

  1. Gut­schrift erhalten: Prüfen Sie, ob die Gut­schrift korrekt und voll­stän­dig ist.
  2. Be­leg­num­mer zuordnen: Ordnen Sie eine ein­deu­ti­ge Be­leg­num­mer zur besseren Nach­ver­folg­bar­keit zu.
  3. Gut­schrift erfassen: Erfassen Sie die Gut­schrift in Ihrem Buch­hal­tungs­sys­tem.
  4. Rechnung zuweisen: Weisen Sie die ent­spre­chen­de Rechnung zu, für die Sie die Gut­schrift verbuchen wollen.
  5. Um­satz­steu­er als Vorsteuer geltend machen: Machen Sie die Um­satz­steu­er als Vorsteuer geltend, sofern Sie zum Vor­steu­er­ab­zug be­rech­tigt sind.
  6. Gut­schrift do­ku­men­tie­ren: Do­ku­men­tie­ren Sie Gut­schrift und verbuchte Beträge ent­spre­chend der ge­setz­li­chen An­for­de­run­gen für eine mögliche Prüfung durch das Finanzamt.
Hinweis

Mit Gut­schrift meinen wir die um­ge­kehr­te Rechnung, nicht eine Rech­nungs­kor­rek­tur. Noch immer werden die beiden um­gangs­sprach­lich oft ver­wech­selt. Handelt es sich um die Korrektur einer Rechnung, darf das Dokument nicht als Gut­schrift be­zeich­net werden. Es muss klar als Rech­nungs­kor­rek­tur erstellt und ge­kenn­zeich­net werden.

Gut­schrift buchen: Beispiel für einen Bu­chungs­satz

An­ge­nom­men, Sie arbeiten als Grafiker bzw. Gra­fi­ke­rin für eine Agentur. Gemeinsam mit der Agentur haben Sie sich für das Gut­schrift­ver­fah­ren ent­schie­den. Im ersten Quartal beträgt Ihr Honorar 5.000 Euro plus 19 Prozent Um­satz­steu­er (950 Euro). Für Sie sieht der Bu­chungs­satz der Gut­schrift dann so aus:

Gut­schrift Bu­chungs­satz
Bank: 5.950 Euro An Erlöse: 5.000 Euro
An Um­satz­steu­er 19 %: 950 Euro

Für die Agentur als Er­stel­le­rin der Gut­schrift ergibt sich hingegen der folgende Bu­chungs­satz. Die aus­ge­wie­se­ne Um­satz­steu­er bucht sie dabei je nach dem spe­zi­el­len Fall entweder auf das Konto „Ab­zieh­ba­re Vorsteuer 7 %“ oder „Ab­zieh­ba­re Vorsteuer 19 %“:

Bu­chungs­satz Gut­schrift
Fremd­leis­tun­gen 19 % Vorsteuer: 5.000 Euro
Ab­zieh­ba­re Vorsteuer 19 %: 950 Euro Bank: 5.950 Euro

Damit eine Gut­schrift rechts­wirk­sam ist und von beiden Be­tei­lig­ten richtig gebucht werden kann, muss sie alle Angaben enthalten, die auch für Rech­nun­gen vor­ge­schrie­ben sind (§ 14 Abs. 4 UStG). Wichtig ist ebenfalls, dass das Dokument aus­drück­lich das Wort „Gut­schrift“ enthält. Sind die Angaben falsch oder un­voll­stän­dig, ist der Vor­steu­er­ab­zug gefährdet. Bedenken Sie dabei auch, dass das Gesetz dem Leis­tungs­er­brin­ger als Empfänger der Gut­schrift das Recht gibt, ihr zu wi­der­spre­chen.

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