Out­sour­cing

Der Begriff „Out­sour­cing“ setzt sich aus den eng­li­schen Wörtern out und source zusammen, was man in Kom­bi­na­ti­on grob als „von außerhalb beziehen“ über­set­zen kann. Und genau darum geht es beim Out­sour­cing: Ein Un­ter­neh­men lagert einzelne Aufgaben, Teil­be­rei­che oder Ge­schäfts­pro­zes­se an Dritt­un­ter­neh­men aus und bezieht also die Er­geb­nis­se von außerhalb. Leis­tun­gen, für dessen Umsetzung Ihr Un­ter­neh­men bisher selbst zuständig war, werden nun von einem spe­zia­li­sier­ten Dienst­leis­ter erbracht. Dabei handelt es sich oft um Se­kun­där­funk­tio­nen: Aufgaben, die erfüllt werden müssen, damit ein Un­ter­neh­men seiner Haupt­tä­tig­keit nachgehen kann.

Beim Out­sour­cing werden in der Regel einzelne Aufgaben oder Prozesse an ein externes Un­ter­neh­men abgegeben. Unter Umständen kann die Leis­tungs­er­brin­gung jedoch auch intern erfolgen (un­ter­neh­mens­in­ter­nes Out­sour­cing). Wenn Sie bei­spiels­wei­se eine Aufgabe an einen anderen Betrieb innerhalb Ihres Konzerns abgeben, ein neues Un­ter­neh­men gründen, das sich auf die ent­spre­chen­de Aufgabe spe­zia­li­siert, oder die Aufgabe an Leih­ar­bei­ter vergeben, handelt es sich um un­ter­neh­mens­in­ter­nes Out­sour­cing. Im Gegensatz dazu wird beim un­ter­neh­mens­exter­nen Out­sour­cing eine Aufgabe gänzlich an ein externes Un­ter­neh­men abgegeben. Dabei kann es sich um ein re­gio­na­les Un­ter­neh­men, aber auch um eine aus­län­di­sche Fremd­fir­ma handeln. Der Fokus liegt auf einer möglichen Kos­ten­ein­spa­rung.

Außer der erhofften Kos­ten­ein­spa­rung durch Out­sour­cing sprechen noch weitere Gründe für das Auslagern von Aufgaben:

• Steigende Effizienz: Un­ter­neh­men können sich auf ihre Kern­kom­pe­ten­zen kon­zen­trie­ren und so ef­fi­zi­en­ter arbeiten.
   
• Optimale Ska­lier­bar­keit: Dank Out­sour­cing nimmt die ver­füg­ba­re Kapazität von Ar­beits­kräf­ten zu. Dadurch kann in der Pro­duk­ti­on maximale Leistung erreicht und die Fertigung – auch bei sai­so­na­len oder be­triebs­un­üb­li­chen Aus­las­tungs­schwan­kun­gen – ga­ran­tiert werden.
   
• Schnel­le­re Re­ak­ti­ons­fä­hig­keit: Sie reagieren schneller auf Ver­än­de­run­gen, da ent­spre­chen­de Aufgaben an spe­zia­li­sier­te Dritt­un­ter­neh­men wei­ter­ge­ge­ben werden können.
• Qua­li­täts­ver­bes­se­rung: Das Out­sour­cing bringt häufig Qua­li­täts­ver­bes­se­run­gen mit sich. Vor allem in der Fertigung kann eine gute Fabrik oder Werkstatt die Qualität von Produkten steigern.
   
• Kosten sparen: Externe Un­ter­neh­men verfügen über einen hohen Spe­zia­li­sie­rungs­grad in Bezug auf ihre jeweilige Dienst­leis­tung. So können diese sehr viel kos­ten­spa­ren­der arbeiten und deshalb günstige Angebote un­ter­brei­ten.
   
• Mangel an Know-how: Werden neue Ar­beits­pro­zes­se in einem Un­ter­neh­men notwendig, mangelt es in der Umsetzung oft an Know-how oder qua­li­fi­zier­ten Mit­ar­bei­tern. Das Out­sour­cing ist hier eine Al­ter­na­ti­ve zur Neu­ein­stel­lung von Fach­kräf­ten.

Man un­ter­schei­det zwischen ver­schie­de­nen Formen des Out­sour­cings:

• Business Process Out­sour­cing: Beim Business Process Out­sour­cing werden ganze Un­ter­neh­mens­pro­zes­se aus­ge­la­gert. Ein Beispiel für diese Form: Sie lassen die Ge­halts­ab­rech­nun­gen Ihrer Mit­ar­bei­ter von einem externen Dienst­leis­ter erstellen.
   
• Knowledge Process Out­sour­cing: Bei dieser Art des Out­sour­cings werden komplexe Aufgaben an ein Dritt­un­ter­neh­men abgegeben. Da kann bei­spiels­wei­se die Aus­ar­bei­tung von such­ma­schi­nen­op­ti­mier­ten Texten für die eigene Website sein. Das ent­spre­chen­de Un­ter­neh­men verfügt in der Regel über geschulte Experten mit einem hohen Spe­zia­li­sie­rungs­grad.
   
• Out­tas­king: Hierbei werden lediglich einzelne, ab­ge­grenz­te Auf­ga­ben­be­rei­che an ein anderes Un­ter­neh­men abgegeben. Oft handelt es sich dabei um zeit­in­ten­si­ve und ad­mi­nis­tra­ti­ve Prozesse, z. B. die Ar­chi­vie­rung von E-Mails oder die Da­ten­si­che­rung. Die Ver­ant­wor­tung dafür bleibt jedoch im Un­ter­neh­men, denn der gesamte Ge­schäfts­be­reich wird weiterhin ei­gen­ver­ant­wort­lich gesteuert.
   
• Selective Out­sour­cing: Das Selective Out­sour­cing vermischt das Business Process Out­sour­cing und das Out­tas­king mit­ein­an­der. Es werden spezielle Teil­be­rei­che aus­ge­la­gert, die um­fang­rei­cher als einzelne Aufgaben sind, aber dennoch keinem kom­plet­ten Prozess ent­spre­chen.

Out­sour­cing-Stra­te­gien werden z. B. in den Un­ter­neh­mens­be­rei­chen Kun­den­ser­vice, Buch­hal­tung, Steu­er­be­ra­tung (siehe hierzu Steu­er­be­ra­ter-Kosten), IT und Marketing ein­ge­setzt.

Beispiele für mögliche Out­sour­cing-Stra­te­gien:

• Kun­den­ser­vice: Ein Un­ter­neh­men gibt die Aufgabe des Kun­den­ser­vices an ein spe­zia­li­sier­tes Un­ter­neh­men ab. Oft über­neh­men Call­cen­ter bestimmte An­ruf­ka­pa­zi­tä­ten für einen ver­ein­bar­ten Festpreis.
   
• Marketing: Ein Un­ter­neh­men lagert die Betreuung der Social-Media-Kanäle an einen externen Dienst­leis­ter (z. B. eine Agentur) aus.
   
• Fertigung von Produkten: Für viele Mo­de­un­ter­neh­men ist es zu teuer, die Kleidung in Deutsch­land zu pro­du­zie­ren. Daher ent­schei­den sie sich häufig für eine Fertigung in Asien. Nach ab­ge­schlos­se­ner Pro­duk­ti­on wird die Be­klei­dung nach Deutsch­land ver­schifft.

Dies sind nur aus­ge­wähl­te und typische Beispiele für Out­sour­cing. Praktisch kann ein Un­ter­neh­men heut­zu­ta­ge jeden Ar­beits­schritt, egal ob in der Fertigung oder bei der Be­reit­stel­lung von Diensten, an einen externen Auf­trag­neh­mer auslagern. Dank der ver­netz­ten Welt spielt es dabei kaum noch eine Rolle, ob das fremde Un­ter­neh­men im Nach­bar­ort oder auf der anderen Seite der Welt sitzt.

Out­sour­cing ist auch für Ihr Un­ter­neh­men eine geeignete Strategie, aber Sie wissen nicht, wie Sie am besten vorgehen sollen? Grund­sätz­lich gibt es keine einzig richtige Vor­ge­hens­wei­se für ein Out­sour­cing-Projekt. So un­ter­schied­lich wie Un­ter­neh­men sind, kann auch die Out­sour­cing-Strategie sein. Folgende Best-Practice-Methode hat sich al­ler­dings schon in vielen Si­tua­tio­nen bewährt:

1. Den Ist-Zustand ana­ly­sie­ren: Ana­ly­sie­ren Sie den Ist-Zustand einer Aufgabe, eines Teil­be­reichs oder eines Ge­schäfts­pro­zes­ses. Aus der Analyse können Sie das weitere Vorgehen ableiten und das mögliche Potenzial einer Out­sour­cing-Strategie ab­schät­zen.
    
2. Vor­be­rei­tun­gen treffen: Or­ga­ni­sie­ren Sie ein Kick-off-Meeting mit allen Pro­jekt­be­tei­lig­ten Ihres Un­ter­neh­mens, um mit Ihrem Out­sour­cing-Projekt optimal zu starten. Im Meeting legen Sie die Basis für die zu­künf­ti­ge ge­mein­sa­me Arbeit. Darin sollten der Pro­jekt­nut­zen, der in­halt­li­che und zeitliche Verlauf des Projekts sowie die nächsten Schritte her­aus­ge­stellt und dis­ku­tiert werden.
    
3. Dienst­leis­ter auswählen: Ver­glei­chen Sie po­ten­zi­el­le Dienst­leis­ter mit­ein­an­der. Für die Auswahl und In­ter­ak­ti­on mit möglichen Dienst­leis­tern benötigen Sie ein Lasten- und ein Pflich­ten­heft. Im Las­ten­heft halten Sie alle Ba­sis­an­for­de­run­gen sowie das grobe Pro­jekt­kon­zept fest. Im Pflich­ten­heft hingegen notieren Sie ent­spre­chen­den Lösungen und de­tail­lier­te An­for­de­run­gen. Auf dieser Grundlage können Dienst­leis­ter neue Lösungen ent­wi­ckeln oder be­stehen­de wei­ter­ent­wi­ckeln. Zudem vermeiden Sie so mögliche Miss­ver­ständ­nis­se.
    
4. Zeitplan zur Umsetzung stecken: Nach Ver­trags­ab­schluss kann die Umsetzung beginnen. Wichtig hierbei: Ver­ein­ba­ren Sie im Vertrag einen konkreten Zeitplan für die Umsetzung. Kon­trol­lie­ren Sie im Rahmen des Pro­jekt­ma­nage­ments re­gel­mä­ßig, ob ver­trag­lich fest­ge­hal­te­ne Etap­pen­zie­le erreicht wurden.

Out­sour­cing ist ein komplexer Prozess, weshalb sich schnell Fehler bei der Umsetzung ergeben. Denn auch eine um­fang­rei­che Planung kann keinen rei­bungs­lo­sen Ablauf ga­ran­tie­ren. Wir in­for­mie­ren Sie über die häu­figs­ten Fehler, damit Sie diese vermeiden:

• Falscher Out­sour­cing-Partner: Un­ter­neh­men können je nach Ge­gen­stand zwischen ver­schie­de­nen Out­sour­cing-Partnern wählen: spe­zia­li­sier­ten Her­stel­lern, Agenturen oder Selbst­stän­di­gen. Doch ein zu­frie­den­stel­len­des Ergebnis setzt eine sorg­fäl­ti­ge Auswahl des Ge­schäfts­part­ners voraus.
   
• Will­kür­li­ches Out­sour­cing: Aufgaben will­kür­lich aus­zu­la­gern, kann Ihnen viel­leicht Arbeit sparen, ist aber selten sinnvoll. Nicht nur aus wirt­schaft­li­cher Per­spek­ti­ve empfiehlt es sich, die ver­schie­de­nen Felder und Tä­tig­kei­ten des eigenen Un­ter­neh­mens de­tail­liert zu ana­ly­sie­ren und erst dann eine Ent­schei­dung zu fällen.
   
• Ungenaue Ab­spra­chen: Oft führen unklare Ab­spra­chen dazu, dass Sie als Un­ter­neh­mer mit den Er­geb­nis­sen nicht zufrieden sind. Daher ist es wichtig, im Vorhinein fest­zu­le­gen, was genau aus­ge­la­gert wird und wie bzw. in welchem Umfang die fest­ge­leg­ten Kriterien kon­trol­liert werden.
   
• Schlechte Verträge: In einem Out­sour­cing-Vertrag sollten die aus­ge­la­ger­ten Aufgaben sowie die ge­gen­sei­ti­gen Ver­pflich­tun­gen do­ku­men­tiert werden. Un­ge­klär­te Fragen führen im Zweifel zu Miss­ver­ständ­nis­sen.

Sie wollen einen Teil Ihrer Ar­beits­pro­zes­se auslagern und eine Firma oder einen Dienst­leis­ter im Ausland damit be­auf­tra­gen? Beachten Sie unbedingt diese drei Faktoren:

• Zeit­ver­schie­bung: Dank der Di­gi­ta­li­sie­rung können Sie z. B. mit Free­lan­cern aus der ganzen Welt zu­sam­men­ar­bei­ten. Doch im Falle eines drin­gen­den Auftrags oder spontanen Meetings kann die Zeit­ver­schie­bung eine Schwie­rig­keit dar­stel­len.
   
• Sprach­li­che Barrieren: Fließend Englisch zu sprechen ist eine der wich­tigs­ten Grund­vor­aus­set­zun­gen, um Out­sour­cing im Ausland zu betreiben.
   
• Ar­beits­wei­se: Techniken und Her­an­ge­hens­wei­sen sind nicht in allen Un­ter­neh­men gleich. Es ist wahr­schein­lich, dass ein Un­ter­neh­men auf der anderen Seite der Welt ein Problem anders angeht, als Sie es gewohnt sind.

Die Ent­schei­dung, bestimmte Funk­tio­nen an einen Dienst­leis­ter abzugeben, sollte in keinem Fall leicht­fer­tig getroffen werden. Denn sind die Aufgaben erst einmal aus­ge­la­gert, ist eine Re­inte­gra­ti­on in das Un­ter­neh­men alles andere als einfach. Über­prü­fen Sie, ob die Vorteile die Nachteile in Ihrem Fall über­wie­gen, bevor Sie sich für das Out­sour­cing ent­schei­den.

Das Out­sour­cing hat in den letzten Jahr­zehn­ten immer weiter an Bedeutung gewonnen. Viele Un­ter­neh­men greifen zu Out­sour­cing-Stra­te­gien, um kos­ten­güns­tig Leis­tun­gen ein­zu­kau­fen und sich stärker auf die eigenen Kom­pe­ten­zen fo­kus­sie­ren zu können. Damit derartige Maßnahmen den ge­wünsch­ten Erfolg erzielen, sind moderne Pro­duk­ti­ons- und Lo­gis­tik­kon­zep­te notwendig. Die Just-in-time-Pro­duk­ti­ons­stra­te­gie ist ein Beispiel für ein solches Konzept. Dabei werden Ma­te­ria­li­en erst dann pro­du­ziert bzw. geliefert, wenn sie tat­säch­lich für die Pro­duk­ti­on gebraucht werden. So spart das Un­ter­neh­men La­ger­kos­ten und muss erst bei der Pro­duk­ti­on für die Ma­te­ri­al­kos­ten aufkommen.

Im Zuge der Glo­ba­li­sie­rung, durch weltweite Lo­gis­tik­kon­zep­te und die stetige Wei­ter­ent­wick­lung des Internets fällt es Un­ter­neh­men heute leichter als jemals zuvor, mehr oder weniger große Teil­pro­zes­se an andere Firmen abzugeben. Wer Out­sour­cing richtig einsetzt, kann Ar­beits­ab­läu­fe be­schleu­ni­gen und seine Produkte oder Dienst­leis­tun­gen ver­bes­sern. So ist es möglich, der ebenfalls wach­sen­den globalen Kon­kur­renz entgegen zu treten.