Als Istkaufmann bezeichnet man also im Sprachgebrauch eine Person, die kraft ihrer Tätigkeit ein Kaufmann ist. Umgekehrt ist jeder Gewerbebetrieb prinzipiell ein Handelsgewerbe, aber es gibt dabei bestimmte Ausnahmen – laut Gesetz nämlich dann, wenn das Gewerbe dies nach Art oder Umfang nicht erfordert.
Für Einzelkaufleute nennt das Handelsgesetzbuch eine Grenze von 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn pro Jahr als Grenze für den Geschäftsumfang (§ 241a HGB). Darunter gelten sie als Kleingewerbetreibende. Genau genommen sind sie damit zwar immer noch Kaufleute, aber von der Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchhaltung und Aufstellung von Bilanzen befreit. Damit zählt man sie auch nicht zu den Istkaufleuten. Die Abgabenordnung setzt dieselbe Grenze übrigens für alle Gewerbetreibenden – somit auch für Gesellschaften, die nicht schon durch ihre Rechtsform buchhaltungspflichtig, also Formkaufleute sind (§ 141 AO).
Ähnliches gilt für Forst- und Landwirte, die ebenfalls nicht als Istkaufleute gelten. Es ist allerdings für solche Betriebe sowie auch für Kleingewerbe möglich, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen. Dann werden sie zu Kannkaufleuten.
Außerdem gelten bestimmte Berufsgruppen nicht als Gewerbetreibende, sodass sie grundsätzlich keine Kaufleute und damit auch keine Istkaufleute sind. Das betrifft die sogenannten freien Berufe: Ärzte, Rechtsanwälte, Ingenieure, Architekten, Steuerberater, Journalisten, Wissenschaftler, Künstler, Lehrer und noch einige mehr.
Ein Istkaufmann übt seine Tätigkeit zudem selbstständig aus. Als abhängig Beschäftigter in einem Unternehmen kann man selbst kein Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs sein. Als Nebentätigkeit ist dies jedoch selbstverständlich möglich.
Ein kaufmännisch geführtes Handelsgewerbe muss darüber hinaus noch weitere Kriterien erfüllen: So soll es mit der Absicht zur Gewinnerzielung als Unternehmen auf dem Markt auftreten, wobei Leistungen gegen Entgelt angeboten werden. Außerdem muss die Tätigkeit nachhaltig und planmäßig sein: Ein Gewerbebetrieb nach kaufmännischer Art ist also auf Dauer angelegt und wird regelmäßig ausgeübt. Damit unterscheidet sich die kaufmännische Tätigkeit beispielsweise von einem reinen Hobby, das eventuell Gewinn abwirft. Ein Istkaufmann betreibt sein Gewerbe demnach dauerhaft und nach einem Plan.