Mit­ar­bei­ter anmelden: So funk­tio­niert die Per­so­nal­an­mel­dung

Möchten Sie als Un­ter­neh­mer oder Un­ter­neh­me­rin so­zi­al­ver­si­che­rungs­pflich­ti­ge Mit­ar­bei­ten­de, Mi­ni­job­ber oder Aus­zu­bil­den­de ein­stel­len, sind Sie ge­setz­lich ver­pflich­tet, diese bei ver­schie­de­nen Behörden an­zu­mel­den.

Kurz­an­lei­tung: Per­so­nal­an­mel­dung

1. Wenn noch nicht geschehen, Betrieb anmelden: Be­triebs­num­mer, Be­rufs­ge­nos­sen­schaft und Finanzamt
2. Ar­beit­neh­mer­un­ter­la­gen anfordern
3. Mit­ar­bei­ten­de bei zu­stän­di­gen Stellen melden: Finanzamt, So­zi­al­ver­si­che­rung, Minijob-Zentrale bei Mi­ni­job­bern

Beachten Sie beim Ar­beit­neh­mer-Anmelden die je­wei­li­gen Fristen und etwaige Ausnahmen.

Vor­aus­set­zun­gen für die Anmeldung von Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­tern

Ein Un­ter­neh­mer oder eine Un­ter­neh­me­rin, der oder die Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter ein­stel­len möchte, muss seinen Betrieb zunächst bei allen er­for­der­li­chen Ein­rich­tun­gen anmelden.

Die Be­schäf­ti­gung von Ar­beit­neh­men­den setzt Folgendes voraus:

• Be­triebs­num­mer der Bun­des­agen­tur für Arbeit
• Anmeldung bei der Be­rufs­ge­nos­sen­schaft
• Re­gis­trie­rung beim Finanzamt

Be­triebs­num­mer der Bun­des­agen­tur für Arbeit

Die acht­stel­li­ge Be­triebs­num­mer der Bun­des­agen­tur für Arbeit ist die Vor­aus­set­zung für die Meldung zur So­zi­al­ver­si­che­rung und muss von Un­ter­neh­mern seit dem 01.01.2017 elek­tro­nisch beantragt werden. Die Agentur für Arbeit bietet dafür unter www.ar­beits­agen­tur.de/un­ter­neh­men/be­triebs­num­mern-service ein Online-Formular an.

Än­de­rungs­mit­tei­lun­gen werden te­le­fo­nisch sowie per Fax oder E-Mail ent­ge­gen­ge­nom­men.

Die Be­triebs­num­mer muss lediglich einmal vor der Ein­stel­lung des ersten Ar­beit­neh­men­den beantragt werden und dient später der An- und Abmeldung bei der Kran­ken­kas­se sowie der Ab­rech­nung von Beiträgen zur Kranken-, Renten- und Ar­beits­lo­sen­ver­si­che­rung. Darüber hinaus wird die Be­triebs­num­mer für be­triebs­be­zo­ge­ne Ar­beits­ge­neh­mi­gun­gen und Un­fall­an­zei­gen bei der Be­rufs­ge­nos­sen­schaft benötigt.

Anmeldung bei der Be­rufs­ge­nos­sen­schaft

Be­schäf­tig­te eines Un­ter­neh­mens sind kraft Gesetzes un­fall­ver­si­chert. Ein neu ge­grün­de­tes Un­ter­neh­men muss daher innerhalb einer Woche beim zu­stän­di­gen Un­fall­ver­si­che­rer an­ge­mel­det werden. Un­fall­ver­si­che­rer für pri­vat­recht­li­che Un­ter­neh­men ist die ge­werb­li­che Be­rufs­ge­nos­sen­schaft der je­wei­li­gen Branche oder die zu­stän­di­ge land­wirt­schaft­li­che Be­rufs­ge­nos­sen­schaft (LBG). Da die ge­setz­li­che Un­fall­ver­si­che­rung in aller Regel nur für die Ar­beit­neh­me­rin­nen und Ar­beit­neh­mer gilt, müssen Ar­beit­ge­ben­de sich selbst gegen Un­fall­ri­si­ken absichern.

Die Beiträge für die ge­setz­li­che Un­fall­ver­si­che­rung trägt das Un­ter­neh­men, das die Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter be­schäf­tigt. Die Höhe der Beiträge hängt von der Ge­fahr­klas­se des be­tref­fen­den Un­ter­neh­mens ab.

Re­gis­trie­rung beim Finanzamt

Stellen Sie als Un­ter­neh­mer oder Un­ter­neh­me­rin zum ersten Mal einen Mit­ar­bei­ter oder eine Mit­ar­bei­te­rin ein, haben Sie die Wahl, die Lohn­ab­rech­nung selbst durch­zu­füh­ren oder einen Steu­er­be­ra­ter bzw. eine Steu­er­ba­te­rin damit zu be­auf­tra­gen.

Für Selb­stab­rech­nen­de ist vor der Per­so­nal­ein­stel­lung eine Re­gis­trie­rung beim Finanzamt vor­ge­schrie­ben. Wurde eine dritte Person mit der Lohn­ab­rech­nung be­auf­tragt, genügt es, wenn diese re­gis­triert ist. Die Re­gis­trie­rung beim Finanzamt ist eine Vor­aus­set­zung dafür, dass Sie Ar­beit­neh­me­rin­nen und Ar­beit­neh­mer beim Finanzamt anmelden und Lohn­steu­er abführen können.

Führen Sie die Lohn­ab­rech­nung nicht selbst durch, erfolgt auch die Anmeldung von Ar­beit­neh­men­den durch das be­auf­trag­te Steu­er­bü­ro.

Benötigte Un­ter­la­gen für die Anmeldung

Damit Sie einen neuen Mit­ar­bei­ter bzw. eine neue Mit­ar­bei­te­rin ord­nungs­ge­mäß bei allen er­for­der­li­chen Stellen anmelden können, benötigen Sie folgende Un­ter­la­gen von ihm oder ihr:

• Ar­beits­er­laub­nis (nur bei Ar­beit­neh­me­rin­nen und Ar­beit­neh­mern aus Nicht-EU-Ländern)
• Steu­er­iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer
• So­zi­al­ver­si­che­rungs­aus­weis
• Ur­laubs­be­schei­ni­gung des vor­he­ri­gen Ar­beit­ge­ben­den
• Mit­glieds­be­schei­ni­gung einer Kran­ken­kas­se
• Un­ter­la­gen über ver­mö­gens­wirk­sa­me Leis­tun­gen
• ggf. Nachweis der El­tern­schaft
• ggf. Schwer­be­hin­der­ten­nach­weis
• ggf. Nachweise je nach Be­rufs­feld und Branche (z. B. Be­schei­ni­gung über Belehrung von Le­bens­mit­tel­per­so­nal gemäß § 43 In­fek­ti­ons­schutz­ge­setz

Wo müssen neue Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter an­ge­mel­det werden?

Die Ein­stel­lung von so­zi­al­ver­si­che­rungs­pflich­ti­gen Mit­ar­bei­ten­den oder Aus­zu­bil­den­den erfordert in jedem Fall die Meldung zur So­zi­al­ver­si­che­rung. Rechnen Sie selbst ab, ist zudem die Anmeldung des Ar­beit­neh­mers bzw. der Ar­beit­neh­me­rin beim Finanzamt er­for­der­lich.

Mi­ni­job­ber werden bei der Minijob-Zentrale an­ge­mel­det. Diese wickelt auch die Meldung zur So­zi­al­ver­si­che­rung ab.

So­zi­al­ver­si­che­rung

Wenn Sie Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter ein­stel­len, die in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Ar­beits­lo­sen­ver­si­che­rung pflicht­ver­si­chert sind (was der Nor­mal­fall ist), sieht der Ge­setz­ge­ber folgende Mel­de­pflich­ten vor:

• Anmeldung
• Abmeldung
• Jah­res­mel­dung
• Un­ter­bre­chungs­mel­dung
• sonstige Ent­gelt­mel­dun­gen

Für die Anmeldung benötigen Sie vom Ar­beit­neh­mer bzw. von der Ar­bei­ter­neh­me­rin die Be­schei­ni­gung zur Mit­glied­schaft in einer Kran­ken­kas­se, die als An­lauf­stel­le für alle Fragen rund um die So­zi­al­ver­si­che­rung fungiert.

Über die An-, Ab- und Ummeldung hinaus sind Sie ver­pflich­tet, ent­spre­chen­de Ar­beit­neh­me­rin­nen und Ar­beit­neh­mer so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­lich ein­zu­ord­nen, So­zi­al­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge im Rahmen der Lohn­ab­rech­nung zu berechnen und in Form eines Bei­trags­nach­wei­ses an die jeweilige Ein­zugs­stel­le zu über­mit­teln.

Der Einzug der So­zi­al­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge erfolgt im Last­schrift­ver­fah­ren durch die Kran­ken­kas­se des Ar­beit­neh­mer bzw. der Ar­beit­neh­me­rin.

Die Beiträge zu den ver­schie­de­nen Zweigen der So­zi­al­ver­si­che­rung werden jeweils zur Hälfte von Ihnen und den je­wei­li­gen Ar­beit­neh­me­rin­nen und Ar­beit­neh­mern getragen.

Die Über­mitt­lung des Bei­trags­nach­wei­ses muss aus­schließ­lich auf elek­tro­ni­schem Weg und mit ge­si­cher­ter, ver­schlüs­sel­ter Da­ten­über­tra­gung erfolgen. Dazu stehen Ihnen zwei Mög­lich­kei­ten zur Verfügung: Die Über­mitt­lung über ein kom­mer­zi­el­les sys­tem­ge­prüf­tes Ent­gelt­ab­rech­nungs­pro­gramm oder über sv-net, die kos­ten­lo­se elek­tro­ni­sche Aus­füll­hil­fe der In­for­ma­ti­ons­tech­ni­schen Ser­vice­stel­le der Ge­setz­li­chen Kran­ken­kas­se (ITGS).

Die Anmeldung zur So­zi­al­ver­si­che­rung erfolgt mit der ersten Lohn­ab­rech­nung und spä­tes­tens 6 Wochen nach Be­schäf­ti­gungs­be­ginn. Der Bei­trags­nach­weis muss bei der Kran­ken­kas­se monatlich spä­tes­tens am fünft­letz­ten Bank­ar­beits­tag um 0:00 Uhr eingehen. Geht der Bei­trags­nach­weis zu spät ein, ist die Kran­ken­kas­se zur Schätzung be­rech­tigt.

Ar­beit­ge­ben­de, die es versäumen, Ar­beit­neh­me­rin­nen und Ar­beit­neh­mer innerhalb der ge­setz­li­chen Frist bei der So­zi­al­ver­si­che­rung an­zu­mel­den, begehen eine Ord­nungs­wid­rig­keit, die mit hohen Geldbußen geahndet werden kann.

Finanzamt

Ar­beit­ge­ben­de, die die Lohn­steu­er selbst berechnen, müssen neue Mit­ar­bei­ten­de beim zu­stän­di­gen Finanzamt anmelden, um alle für die Ab­rech­nung re­le­van­ten Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­ma­le abfragen zu können. Diese umfassen:

• Steu­er­klas­se und Faktor (bei Steu­er­klas­se IV)
• Kir­chen­steu­er­merk­mal des Ar­beit­neh­mers bzw. der Ar­beit­neh­me­rin sowie des Le­bens­part­ners bzw. der Le­bens­part­ne­rin (falls vorhanden)
• Zahl der Kin­der­frei­be­trä­ge
• Lohn­steu­er­frei­be­trag und Hin­zu­rech­nungs­be­trag

Erfolgt die Lohn­steu­er­ab­rech­nung über ein Steu­er­bü­ro, übernimmt dieses die Re­gis­trie­rung des Betriebs sowie die Anmeldung neuer Ar­beit­neh­me­rin­nen und Ar­beit­neh­mer.

Die Mit­ar­bei­ter­an­mel­dung beim Finanzamt erfolgt über das ELStAM-Verfahren (kurz für Elek­tro­ni­sche LohnSteuerAbzugsMerkmale). Sie können Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter auf ver­schie­de­ne Weise anmelden: online über das Portal ELSTER oder über eine Lohn­ab­rech­nungs­soft­ware.

Um eine An­ge­stell­te oder einen An­ge­stell­ten anmelden zu können, benötigen Sie von ihr oder ihm folgende In­for­ma­tio­nen:

• Ge­burts­da­tum
• Steu­er­iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer

Darüber hinaus müssen Sie angeben, ob es sich um ein Haupt- oder Ne­ben­ar­beits­ver­hält­nis handelt und in welcher Höhe der Lohn­steu­er­frei­be­trag genutzt werden soll. Bei Be­en­di­gung des Ar­beits­ver­hält­nis­ses sind Sie außerdem zur Abmeldung des Mit­ar­bei­ters oder der Mit­ar­bei­te­rin ver­pflich­tet.

Be­son­der­hei­ten bei der Anmeldung neuer Mit­ar­bei­ten­der

Mi­ni­job­ber

Mi­ni­job­ber werden weder bei der Kran­ken­kas­se noch beim Finanzamt an­ge­mel­det. Statt­des­sen besteht eine Mel­de­pflicht gegenüber der Minijob-Zentrale, die als Melde- und Ein­zugs­stel­le für ge­ring­fü­gi­ge Be­schäf­ti­gung fungiert. Trägerin ist die Deutsche Ren­ten­ver­si­che­rung Knapp­schaft-Bahn-See (DRV KBS).

Auch ge­ring­fü­gig Be­schäf­tig­te sind von Ar­beit­ge­ben­den so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­lich zu be­ur­tei­len. Die Minijob-Zentrale stellt zu diesem Zweck einen Per­so­nal­fra­ge­bo­gen zur Verfügung. Diesen können Sie auf der Website der Mel­de­stel­le kostenlos her­un­ter­la­den.

Die Anmeldung von Mi­ni­job­bern erfolgt ebenfalls mit der ersten Lohn­ab­rech­nung, spä­tes­tens jedoch 6 Wochen nach Be­schäf­ti­gungs­be­ginn.

So­fort­mel­dungs­pflicht

Um Schwarz­ar­beit vor­zu­beu­gen, sieht der Ge­setz­ge­ber für besonders stark be­trof­fe­ne Branchen eine So­fort­mel­de­pflicht vor. Diese erfolgt zu­sätz­lich zur regulären Anmeldung des Ar­beit­neh­mers bzw. der Ar­beit­neh­me­rin. Das Be­schäf­ti­gungs­ver­hält­nis ist in diesem Fall noch am Tag der Ar­beits­auf­nah­me zu melden.

Gemäß § 28a Abs. 4 SGB IV gilt die So­fort­mel­de­pflicht für folgende Wirt­schafts­be­rei­che:

• Bau­ge­wer­be
• Gast­stät­ten- und Be­her­ber­gungs­ge­wer­be
• Per­so­nen­be­för­de­rungs­ge­wer­be
• Spe­di­ti­ons-, Transport- und das damit ver­bun­de­ne Lo­gis­tik­ge­wer­be
• Schau­stel­ler­ge­wer­be
• Forst­wirt­schaft
• Ge­bäu­de­rei­ni­gungs­ge­wer­be
• Auf- und Abbau von Messen und Aus­stel­lun­gen
• Fleisch­wirt­schaft
• Pro­sti­tu­ti­ons­ge­wer­be
• Wach- und Si­cher­heits­ge­wer­be

Die So­fort­mel­de­pflicht gilt sowohl für Voll- und Teil­zeit­be­schäf­tig­te als auch für Mi­ni­job­ber. Sie erfolgt auf elek­tro­ni­schem Weg direkt an die Da­ten­stel­le der Träger der Ren­ten­ver­si­che­rung (DSRV) – wahlweise über ein Ent­gelt­ab­rech­nungs­pro­gramm oder eine Aus­füll­hil­fe wie sv-net.

Kosten bei der Anmeldung von Ar­beit­neh­men­den

Die Anmeldung neuer Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­tern bei der So­zi­al­ver­si­che­rung oder beim Finanzamt ist kostenlos. Für Ar­beit­ge­ben­de entstehen im Rahmen des Be­schäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses jedoch Kosten für So­zi­al­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge (Ar­beit­ge­ber­an­teil). Zudem tragen Ar­beit­ge­ben­de die Ge­samt­kos­ten für die Un­fall­ver­si­che­rung ihres Personals.

Check­lis­te zur Mit­ar­bei­ter­an­mel­dung

1) Mel­de­pflich­ten bei Be­schäf­ti­gung von Mit­ar­bei­ten­den

Möchten Sie als Ar­beit­ge­be­rin oder Ar­beit­ge­ber Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter ein­stel­len, bestehen folgende Mel­de­pflich­ten:

• Betrieb bei der Agentur für Arbeit re­gis­trie­ren (Be­triebs­num­mer)
• Betrieb beim zu­stän­di­gen Un­fall­ver­si­che­rer anmelden (Be­rufs­ge­nos­sen­schaft je nach Branche)
• Betrieb beim Finanzamt re­gis­trie­ren

2) Mel­de­pflich­ten je nach Wirt­schafts­be­reich und Be­schäf­ti­gungs­ver­hält­nis

Prüfen Sie zunächst, ob es sich um ein so­zi­al­ver­si­che­rungs­pflich­ti­ges Ar­beits­ver­hält­nis oder eine ge­ring­fü­gi­ge Be­schäf­ti­gung handelt und ob eine Pflicht zur So­fort­an­mel­dung vorliegt.

Mi­ni­job­ber:

• Anmeldung bei der Minijob-Zentrale (binnen 6 Wochen)

Mi­ni­job­ber (so­fort­mel­de­pflich­tig):

• Anmeldung bei der DSRV (am Tag der Ein­stel­lung)
• Anmeldung bei der Minijob-Zentrale (binnen 6 Wochen)

So­zi­al­ver­si­che­rungs­pflich­ti­ge Ar­beit­neh­men­de/Aus­zu­bil­den­de:

• Anmeldung zur So­zi­al­ver­si­che­rung (mit der ersten Lohn­ab­rech­nung / binnen 6 Wochen)
• Anmeldung beim Finanzamt (mit der ersten Lohn­ab­rech­nung / binnen 6 Wochen)

So­zi­al­ver­si­che­rungs­pflich­ti­ge Ar­beit­neh­men­de/Aus­zu­bil­den­de (so­fort­mel­de­pflich­tig):

• Anmeldung bei der DSRV (am Tag der Ein­stel­lung)
• Anmeldung zur So­zi­al­ver­si­che­rung (mit der ersten Lohn­ab­rech­nung / binnen 6 Wochen)
• Anmeldung beim Finanzamt (mit der ersten Lohn­ab­rech­nung / binnen 6 Wochen)

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