Prioritäten setzen im Alltag: So behalten Sie den Überblick
Mit den richtigen Methoden lässt sich auch eine Vielzahl von Tätigkeiten sinnvoll strukturieren und priorisieren. Dabei spielen externe Faktoren wie Zeit, aber auch eigene Aspekte wie Wünsche oder Interessen eine wichtige Rolle. Wir zeigen die besten Methoden, um Prioritäten leichter zu setzen.
Arbeit und Freizeit unter einen Hut zu bringen kann in Stress ausarten. Damit das nicht passiert, ordnen wir Aktivitäten unterschiedliche Wichtigkeiten zu und strukturieren somit einzelne Tage und Wochen. Aufgaben zu priorisieren, leistet einen wichtigen Beitrag zur Stressbewältigung.
Dabei spielen zeitliche Aspekte eine wichtige Rolle, aber auch Wünsche von uns und anderen Personen sind ein wichtiger Aspekt bei der Organisation von Freizeit und Beruf: Steht im Job ein bestimmtes Projekt an, ist pünktlich nach Feierabend ein Sportkurs angesetzt oder bereitet man sich auf einen anstehenden Urlaub vor?
Diese ganzen Ereignisse haben kurz-, mittel- und langfristige Implikationen und wollen im Voraus geplant und teilweise aufeinander abgestimmt werden. Es ist also wichtig, Prioritäten zu setzen. Dazu gibt es eine Reihe von Methoden, die uns im Alltag dabei unterstützen können. Wir stellen fünf alltagstaugliche Methoden vor.
Was bedeutet Prioritäten setzen?
Grundlegend gilt: Festgelegte Prioritäten helfen uns dabei, unseren Alltag zu organisieren und Entscheidungen zu treffen, was wann und auch in welchem Umfang erledigt werden sollte. Schon überhaupt zu priorisieren stellt dabei selbst eine Priorität dar.
Prioritäten zu setzen bedeutet aber nicht einfach nur, bestimmte Aktivitäten und Termine in eine zeitliche Abfolge zu überführen, sondern auch weitere Aspekte miteinfließen zu lassen. So stehen im Kern die eigenen Ziele und Wünsche, aber auch externe Faktoren fließen bei den Prioritäten immer wieder mit ein und können zu Konflikten untereinander führen.
Deshalb ist es besonders wichtig, beim Setzen der Prioritäten auch die unterschiedlichen Anforderungen an eine Tätigkeit oder eine Aufgabe festzulegen und dies entsprechend zu gewichten.
So sind auch potenzielle Konsequenzen von erledigten und nicht erledigten Aktivitäten Teil einer Priorisierung. Beispielweise können kleinere, unerledigte Aufgaben im Beruf eine ganze Reihe von Folgen nach sich ziehen, wenn der eigene Anteil innerhalb eines größeren Projekts geleistet werden soll.
So unterschiedlich, wie wir Menschen sind, so unterschiedlich setzen wir unsere Prioritäten. Denn die Organisation des beruflichen und privaten Alltags unterliegt immer auch einer individuellen Wertung: Für die einen nehmen beispielsweise sportliche Aktivitäten einen hohen Stellenwert ein, andere wiederum ziehen die gemeinsame Zeit mit der Familie in der Freizeit vor.
Zusätzlich gilt: Je komplexer Entscheidungen sind, desto schwerer fällt es uns, Prioritäten intuitiv zu setzen. Hier helfen Entscheidungsmodelle sowie eine sorgfältige Reflexion der anstehenden Ereignisse, um eine saubere Priorisierung auszuarbeiten.
5 Methoden, die dabei helfen, Prioritäten zu setzen
Es gibt unterschiedliche Ansätze und Methoden, um Aufgaben im Job zu organisieren. Beispielsweise helfen Zeitmanagement-Methoden bei der besseren Planung, und auch Projektmanagement-Apps bieten praktische Unterstützung. Dabei gibt es eine Vielzahl von einfachen, aber effektiven Methoden zur Prioritätensetzung. Hier sind fünf der nützlichsten.
Ziele richtig definieren: SMART sollten sie sein
Wer im Studium eine Marketingvorlesung oder Kurse zur Unternehmensstrategie besucht hat, dem ist diese Methode vielleicht noch geläufig. Im Kern dieser Methode geht es darum, Ziele anhand von festgelegten Kriterien zu definieren. Dabei stehen vor allem die Umsetzbarkeit und eine klare zeitliche Dimension im Fokus.
Mit Anwendung der SMART-Methode werden Ziele anhand des Akronyms in den Dimensionen Strategic, Measurable, Achievable, Realistic und Time-bound festgelegt. Es geht also darum, den Fokus einer Tätigkeit zu schärfen und diese mit Hilfe der fünf Kategorien auswertbar und auch vergleichbar zu machen. Wichtig ist dabei besonders, dass Ziele anhand von vorher bestimmten Kennzahlen klar als erreicht oder nicht erreicht ausgewertet werden können.
Diese Methode hilft somit nicht nur bei der Priorisierung, sondern schärft insgesamt bei der Vorbereitung den Blick für das Ziel. Dadurch ist es möglich, Aufgaben klarer zu definieren und so gleichzeitig den Aufwand fokussierter zu bestimmen.
Der Klassiker: Prioritäten in eine To-do-Liste überführen
Die allseits bekannte To-do-Liste ist ein einfaches und gleichzeitig praktisches Werkzeug, um Tätigkeiten in eine Priorisierung zu überführen. Dabei werden alle Aktivitäten erst einmal aufgeschrieben und anschließend nach Wichtigkeit sortiert.
In der Liste lassen sich so auch Tätigkeiten aufeinander abstimmen: Erst wenn Tätigkeit A ausgeführt wurde, kann mit Tätigkeit C begonnen werden, währenddessen ist Tätigkeit B von anderen Aufgaben losgelöst etc. Durch eine entsprechende Visualisierung kann die Liste auch in unterschiedliche Bereiche wie Arbeit, Freizeit oder nach Aufgaben in bestimmten Teams organisiert werden.
Die ABC-Methode: Von wichtig bis unwichtig
Die ABC-Methode bzw. ABC-Analyse legt den Fokus auf die Wichtigkeit von anstehenden Aufgaben: Aufgaben der Kategorie A sind sehr wichtig und sollten sofort erledigt werden. Alles, was weniger wichtig ist, fällt in die Kategorie B und kann entweder später erledigt oder sollte an andere delegiert werden. Wenig wichtige oder gar nicht wichtige Aufgaben werden der Kategorie C zugeordnet. Diese Aufgaben werden entweder delegiert oder direkt verworfen.
Bei unternehmerischen Entscheidungen geht dem einfachen Schema eine komplexere Berechnung und Analyse voraus. Aufgaben, aber auch Produkte werden anhand von wichtigen Kennzahlen den jeweiligen Kategorien zugeordnet. Die relevante Kenngröße für die ABC-Klassifizierung – z. B. Materialkosten, Bestellmenge oder Marge – muss vorher festgelegt werden.
ALPEN: Prioritäten setzen anhand des Umfangs einer Aufgabe
Die ALPEN-Methode ist ebenso wie die SMART-Methode ein Akronym. Dabei steht ALPEN für einen schematischen Ablauf einer Priorisierung:
- Aufgaben schriftlich erfassen
- Länge (Dauer) realistisch einschätzen
- Pufferzeit einplanen
- Entscheidungen nach Wichtigkeit priorisieren
- Nachkontrolle, welche Aufgaben in welchem Umfang erreicht wurden
Auch hier hilft bereits die Verschriftlichung der Aufgaben anhand der vorgegebenen Kriterien dabei, den Fokus auf die wesentlichen Aspekte einer Tätigkeit zu lenken. Gleichzeitig werden zeitliche Aspekte miteinbezogen, sodass eine Priorisierung anhand der Umsetzungsdauer vorgenommen werden kann.
Getting Things Done: Prioritäten aufschreiben und Dinge abhaken
Es klingt banal, aber vor einem Aufgabenberg alle anstehenden Tätigkeiten zu sammeln, die in nächster Zeit unter allen Umständen erledigt werden müssen, hilft dabei, ein besseres Verständnis für wichtige Aufgaben zu entwickeln.
Dabei ist das Prinzip von Getting Things Done ganz einfach: Nachdem alle wichtigen Aufgaben notiert sind, werden diese anschließend nach ihrer Wichtigkeit sortiert – alles Unwichtige wird zu diesem Zeitpunkt nicht in die Planung aufgenommen.
Der Fokus bei dieser Methode liegt darin, größere Aufgaben in kleinere Arbeitspakete zu untergliedern und so Schritt für Schritt Teilaspekte abzuschließen. Die Arbeitspakete werden dann am Ende anhand der zeitlichen Vorgaben weiter priorisiert.
Eine ähnliche Methode ist die sogenannte Eisenhower-Matrix.
Fazit: Die Methode muss zu den Anforderungen passen
Jede der hier vorgestellten Projektmanagement-Methoden kann allein für sich schon dazu führen, dass Prioritäten einfacher gesetzt werden können. Dabei ist eine Mischung der Methoden untereinander möglich. Hierbei kommt es vor allem auf die Komplexität anstehender Aufgaben an. Eine Woche mit der Familie lässt sich vielleicht mit einer einfachen To-do-Liste sauber strukturieren. Im Beruf sind SMART-Methode und ABC-Analyse vielleicht passender, um sich über Zielsetzung und Priorisierung einer Tätigkeit klar zu werden.
Damit Sie leistungsfähig bleiben, sollten Sie auch regelmäßigen Entspannungsübungen eine gewisse Priorität einräumen.